doczałącznik ii. 1.5
download 
Reklamacja Transkrypt
załącznik ii. 1.5
SCHEMAT I WYKAZ PROCEDUR JRP SCHEMAT I WYKAZ PROCEDUR JRP DLA PROJEKTU „UPORZĄDKOWANIE GOSPODARKI WODNO- ŚCIEKOWEJ NA TERENIE AGLOMERACJI SŁUBICE” ZAŁĄCZNIK II. 1.5 DO TOM II. SIWZ [ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA] Znak sprawy: ZP1/POIIS/2016 Nazwa Zadania nadana przez Zamawiającego: "Pełnienie funkcji Koordynatora projektu POIIS w ramach Jednostki Realizującej Projekt dla przedsięwzięcia inwestycyjnego pn. " Uporządkowanie gospodarki wodno- ściekowej na terenie aglomeracji Słubice " który uzyskał dofinansowanie ze środków UE w ramach: Programu operacyjnego Infrastruktura i środowisko oś priorytetowa II „Ochrona środowiska, w tym adaptacja do zmian klimatu” – Działanie 2.3 „Gospodarka wodno – ściekowa w aglomeracjach”). - Strona 1 z 10 SCHEMAT I WYKAZ PROCEDUR JRP Strona 2 z 10 SCHEMAT I WYKAZ PROCEDUR JRP Przypisanie szczegółowego zakresu obowiązków i kompetencji nastąpi na podstawie procedur JRP w następującym zakresie merytorycznym. Moduł I. ZARZĄDZANIE [ Z] Moduł II. ORGANIZACJA PRZETARGÓW [P] Moduł III. ZAWIERANIE i ZARZĄDZANIE UMOWAMI [ U ] Moduł IV. FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ Część procedur została już przygotowana jednakże większa część pozostała do opracowania, co jest konieczne z uwzględnieniem analizy obowiązków wykonawców uwzględnionych w kontraktach dla których opracowano SIWZ w tym na roboty budowlane (FIDIC CZERWONY) i Inżyniera Kontraktu. Procedury muszą być bowiem spójne z tymi kontraktami a w szczególności muszą porządkować i integrować procedury odbiorowe i sposoby rozliczania wykonawców w ramach tych zamówień. Dlatego niezbędne jest opracowanie brakujących procedur i aktualizacja istniejących. Poniżej zestawiono wykaz procedur które zidentyfikowano jako niezbędne do zapewnienia sprawnego zarządzania i organizacji projektu przez JRP. W wykazie oznaczono kolorem stopień zawansowania prac nad procedurą. Legenda pomocnicza procedur JRP Lp. 1. 2 3. 4. Kolor Wyszczególnienie Procedury już istniejące ale wymagające aktualizacji Opracowano jako część Studium Wykonalności Opracowano w ramach SIWZ na Inżyniera Kontraktu Procedury do opracowania na zewnętrz przez eksperta zewnętrznego Ponadto wprowadzono symbole które oznaczają odpowiednio: A – akta prawne W- wzory dokumentów Z, P, K, M, F – procedury odpowiednich modułów Moduł I. ZARZĄDZANIE [ Z] Celem procedur w ramach Modułu I. „Zarządzanie” jest zapewnienie, że zarządzanie i organizacja projektu będą optymalne a dokumentacja projektu będzie przygotowywana na bieżąco i zgodnie z wytycznymi obowiązującymi Beneficjenta dla zapewnienia pozytywnego wyniku kontroli ex post projektu. Istotnym celem modułu Zarządzanie jest ponadto usprawnienie procesów powtarzalnych oraz zapewnienie ich standaryzacji na odpowiednim poziomie merytorycznym, co stanowi narzędzie minimalizacji ryzyk projektu, które mogłyby wynikać z nie dochowania należytej staranności a które mogłyby skutkować opóźnieniami we wdrażaniu kamieni milowych projektu, odbiorami prac które nie został wykonane zgodnie z umową, dublowaniem sie zakresów kompetencji i odpowiedzialności, czy brakiem należytego nadzoru nad pracą wykonawców. W tabeli poniżej przedstawiono wykaz głównych procedur JRP w zakresie "Zarządzania". Strona 3 z 10 SCHEMAT I WYKAZ PROCEDUR JRP Tabela [SW] 1. Wykaz procedur JRP w zakresie modułu I Zarządzanie Symbol procedury Nazwa procedury Moduł I. ZARZĄDZANIE [ Z] 1. Z1 Struktura organizacyjna JRP – schemat zarządzania projektem 2. Z2 Zakresy zadań i odpowiedzialności członków JRP 3. Z3 Schemat podejmowania decyzji dotyczącej realizacji Projektu 4. Z4 Osoby koordynujące zarządzanie Projektem Rejestr spotkań w sprawie realizacji Projektu, łącznie z rejestracją podjętych decyzji oraz trybem ich egzekwowania Zatwierdzone i aktualizowane załączniki do Umowy o dofinansowanie projektu Procedury postępowania w przypadku potencjalnego konfliktu interesów, w rozumieniu przepisów prawa 5. 6. Z5 Z6 7. Z7 8. Z8 Instrukcja obiegu dokumentów 9. Z9 Procedura sprawdzania i zatwierdzania dokumentów 10. Z10 Postępowanie podczas przeprowadzania kontroli 11. Z11 Postępowanie w przypadku wprowadzania zmian w procedurach Z12 Listy sprawdzające określające szczegółowy zakres porównania stanu faktycznego z pożądanym 13. Z13 Procedura pozyskiwania nieruchomości (jeśli będą wymagane) 14. Z14 Dokumenty JRP – archiwizacja dokumentów Z15 Zatwierdzenie konieczności zlecenia i wykonania robót dodatkowych lub zamiennych Z16 Plan zarządzania ryzykiem w projekcie 12. 15. 16. Źródło: Opracowanie własne Moduł II. ORGANIZACJA PRZETARGÓW [P] Celem procedury jest zapewnienie przejrzystych i zgodnych z właściwymi przepisami zasad przetargowych minimalizujących ryzyko nałożenia korekt finansowych uzyskanego dofinansowania oraz umożliwiających wybór wykonawców w sposób zapewniający optymalny stosunek wartości do ceny kontraktu. Celem procedur jest ponadto zapewnienie optymalizacji czasu na realizację odpowiednich czynności w postępowaniach z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z ustawowego czasu związania Wykonawców z ofertą (30 i 60 dni w zależności od wielkości procedury). Istotne są również skutki prawne określonych działań przez Zamawiającego. Sprawne zarządzanie projektem wymaga aby zaplanowane działania uwzględniały konieczność zapewnienia zgodności zapisów specyfikacji z normami bezwzględnie obowiązującymi w odniesieniu do prawa zamówień publicznych oraz prawa cywilnego. W tabeli poniżej przedstawiono wykaz głównych procedur JRP w zakresie " Organizacja Przetargów ". Tabela [SW] 2. Wykaz procedur JRP w zakresie modułu II Organizacja Przetargów. Strona 4 z 10 SCHEMAT I WYKAZ PROCEDUR JRP Numer Symbol procedury procedury P1 17. 18. P2.1 P2.2 19. 20. P2.3 P2.3 21. Nazwa procedury Moduł II. ORGANIZACJA PRZETARGÓW [P] Organizacja przetargów (zgodnie z nowymi wytycznymi do kwalifikowalności wydatków POIIS 2014-2020)- przed każdym przetargiem należy sporządzić szczegółowy plan działania określający sekwencję działań oraz ich zaplanowanie w czasie wraz z przypisaniem do poszczególnych działań poszczególnych członków zespołu przetargowego1 Struktura organizacyjna postępowań na wyłonienie wykonawców na Inżyniera Kontraktu (FIDIC) Struktura organizacyjna postępowań na wyłonienie wykonawców na roboty budowlane (FIDIC) – uwzględniająca zaangażowanie podmiotów zewnętrznych w tym Inżyniera Kontraktu, nadzoru autorskiego i Pomocy Technicznej dla JRP Struktura organizacyjna postępowań na wyłonienie pozostałych wykonawców (tylko członkowie JRP plus Ew. Pomoc Techniczna) Kalkulatory kryteriów oceny ofert dla głównych postępowań przetargowych na roboty budowlane FIDIC i Inżyniera kontraktu (skracające czas oceny ofert i minimalizujący ryzyko błędu umożliwiający testowanie kryteriów) Załącznik nr 1 do Uchwała Zarządu w sprawie Regulaminu udzielania zamówień procedury na dostawy, usługi i roboty budowlane 22. P1 Załącznik nr 2 do Uchwała Zarządu. w sprawie Regulaminu Pracy Komisji procedury Przetargowej 23. P1 Załącznik nr Uchwała Zarządu w sprawie zatwierdzenia schematów 3 do organizacyjnych postępowań przetargowych (Załącznik 1, procedury Załącznik 2, Załącznik 3) 24. P1 Źródło: Opracowanie własne Moduł III. ZAWIERANIE i ZARZĄDZANIE UMOWAMI [ U ] Celem procedur jest zapewnienie prawidłowej realizacji i przestrzegania umów dla zapewnienia wdrożenia projektu w odpowiednim terminie i w granicach przewidzianego budżetu. Większość umów została już przygotowana. Są to kontrakty FIDIC na roboty budowlane oraz a Inżyniera kontraktu. Umowy te są wewnętrznie spójne jeżeli chodzi o zakres uprawnień i obowiązków inżyniera kontraktu. Konieczna jest jeszcze weryfikacja umów przez prawnika w ramach pomocy technicznej pod kątem zgodności z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa. Ponadto ocena umów pod kątem W odniesieniu do najbardziej ryzykownych postępowań zaleca się opracowanie szczegółowego planu prac, którego celem jest prawidłowa i sprawna realizacja zamówienia publicznego. Plan prac powinien zostać opracowany w początkowym stadium realizacji projektu przed przeprowadzeniem postępowań i powinien zawierać terminy dla każdego etapu, tj.: a) przygotowanie dokumentacji dotyczącej zamówienia publicznego, w tym opracowanie opisu przedmiotu zamówienia publicznego, b) wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego, c) przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego, d) zawarcie umowy, e) realizacja zamówienia publicznego, f) odbiór zamówienia udokumentowany protokołami odbioru, g) weryfikacja faktur wystawionych przez wykonawcę. 1 Strona 5 z 10 SCHEMAT I WYKAZ PROCEDUR JRP jednolitej strategii zarządzania ryzykami projektu. W umowach przyjęto założenie, że alokacja ryzyk na strony umowy następuje zgodnie z zasadą, iż ryzyko przejmuje ta strona, która potrafi dane ryzyko skutecznie minimalizować oraz wprowadzono zasadę symetrycznego rozkładu ryzyk. Konieczne jest jednak opracowanie systemu zarządzania procedurą zawierania i nadzorowania umów. Niezmiernie ważne jest dochowanie należytej staranności w kwestiach formalnych, których nie dopełnienie w przypadku umów może prowadzić do nieważności czynności prawnej. W tabeli poniżej przedstawiono wykaz głównych procedur JRP w zakresie " Zawieranie i zarządzanie umowami". Tabela [SW] 3. Wykaz procedur JRP w zakresie modułu III Zawieranie i Zarządzanie umowami Numer procedury Symbol procedury Nazwa procedury Moduł III. UMOWAMI [ U ] ZAWIERANIE i ZARZĄDZANIE 26. U1 Warunki zawierania umów 27. U2 Osoby odpowiedzialne za przygotowanie/ weryfikację/monitoring umów Sprawdzanie poprawności i kompletności umów (pod względem prawnym/ merytorycznym/technicznym) 28. U3 31. U6 Podpisywanie umów (warunki konieczne podpisania umów/ zmian do umów określonego rodzaju) Podręcznik zarządzania umową FIDIC na roboty budowlane (dla weryfikacji pracy Inżyniera kontraktu) w tym procedura wprowadzania zmian w kontrakcie Warunki przechowywania umów na roboty budowlane 32. U7 Udostępnianie zawartych umów 29. 30. 33. 34. 35. U4 U5. U8 U9 U10 „Weryfikacji, czy roboty, usługi i/lub dostawy, za które jest dokonywana płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową” projektu z uwzględnieniem kamieni Plan wdrażania milowych oraz zadań cząstkowych w tym szczegółów odnoszących sie do poszczególnych etapów procedur przetargowych Naliczanie kar i schemat postępowania w ich egzekwowaniu Źródło: Opracowanie własne PODRĘCZNIK ZARZĄDZANIA UMOWĄ FIDIC NA ROBOTY BUDOWLANE - [U5] W ramach procedur JRP opracowano Podręcznik zarządzania umową FIDIC na roboty budowlane, który ma na celu ułatwienie członkom JRP weryfikacji pracy przez Inżyniera kontraktu. Kontrakty FIDIC są bowiem znacznie trudniejsze we wdrażaniu niż zwykły kontrakt na roboty budowlane. Podręcznik ma zapobiec sytuacji w której Inżynier Kontraktu przejmie 100% kontrolę merytoryczną nad projektem a Zamawiający nie będzie zorientowany co do poprawności jego postępowania. Istotą niniejszego podręcznika jest wskazanie ogólnej logiki Kontraktu FIDIC jako podstawy do oszacowania czasochłonności prac przez Inżyniera Kontraktu do celów zarządzania Umową FIDIC, jak również dla zapewnienia możliwości weryfikacji działań Inżyniera Kontraktu przez członków JRP. Podręcznik wskazuje, które klauzule warunków ogólnych nie mają zastosowania w Kontrakcie a które są tylko modyfikowane, a które zastępowane lub dodawane. Istotą modyfikacji warunków ogólnych Kontraktu nie jest przerzucenie wszystkich ryzyk na Wykonawcę ale uwzględnienie uzasadnionych potrzeb Zamawiającego w następującym zakresie: Dostosowanie warunków kontraktu FIDIC do warunków polskich, co dotyczy w szczególności zasady równego traktowania wykonawców ubiegających się o zamówienie na roboty Strona 6 z 10 SCHEMAT I WYKAZ PROCEDUR JRP budowlane (potrzeba zebrania wszystkich zmian do umowy w jednym miejscu); Zapewnienie optymalnej alokacji ryzyk na strony umowy zgodnej z zasadami współżycia społecznego w czym uwzględniono postanowienia Wyroku KIO z dnia 18 maja 2015 r. nr KIO 897/2015. Jako podstawę tego rozstrzygnięcia KIO legło przekonanie, że skoro umowy na realizację zamówienia publicznego podlegają reżimowi przepisów kodeksu cywilnego to stosuje się do nich wymóg zgodności z zasadami współżycia społecznego. KIO uznała, iż Wykonawca nie może być ubezpieczycielem Zamawiającego a w szczególności nie dochowania należytej staranności przez Zamawiającego lub ponoszenia konsekwencji ryzyk budowy Zamawiającego. W świetle powyższego nie może ostać się konstrukcja zgodnie z którą wszelkie ryzyko budowy obciąża wyłącznie Wykonawcę. – Taką też ideą kierowano się w konstrukcji Kontraktu FIDIC. Dlatego też w kontraktach FIDIC przyjęto obmiarowy sposób rozliczania robót. W Kontrakcie FIDIC wszystkie dopuszczalne zmiany zostały przeniesione do jednego miejsca aby Wykonawca mógł na ich podstawie dokonać oszacowania ceny (nie wliczając do ceny dopuszczonych zmian) i aby Zamawiający dokonał wyboru wykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców. Umowa zawiera delikty kar za niedochowanie należytej staranności w realizowaniu zamówienia przez Wykonawcę w zakresie terminów oraz jakości wykonania w czym kierowano się zasadą proporcjonalności z uwzględnieniem funkcji stymulacyjnej i rekompensującej kar umownych. Jednocześnie kary naliczane są tylko w przypadku łącznego wystąpienia zdarzeń przesłanki do naliczenia kary i winy wykonawcy. Wykonawca jest zwolniony z odpowiedzialności w przypadku wystąpienia okoliczności egzoeracyjnych na które nie miał wpływu np. stanowiące działanie lub zaniechanie Zamawiającego lub do których zobowiązane były inne podmioty, czy wystąpiły jakiekolwiek inne obiektywne utrudnienia. Kontrakt ma dawać Zamawiającemu narzędzie do wyegzekwowania wykonania zadania w odpowiednim terminie i ustalonych w SIWZ parametrach jakościowych bez konieczności zrywania Kontraktu, dlatego wprowadzono kary o charakterze porządkowym, które mają dyscyplinować /zniechęcać Wykonawcę do działań obstrukcyjnych i oportunistycznych, dezorganizujących pracę Inżyniera Kontraktu. Istotą tych kar nie jest danie uprzywilejowanej pozycji Inżynierowi lub Zamawiającemu ale zapewnienie, że polecenia Inżyniera kontraktu nie będą ignorowane a Wykonawca robót budowlanych będzie czytał Kontrakt oraz respektował procedury z niego wynikające. Z kolei obowiązkiem Inżyniera Kontraktu jest każdorazowe instruowanie Wykonawcy o konieczności podjęcia określonych czynności w taki sposób, aby nie dopuścić do zdarzeń których wystąpienia można było uniknąć . Kontrakt FIDIC został skonstruowany z poszanowaniem zasady równego traktowania wykonawców i jednocześnie poszanowania wzajemnych interesów i dobrych obyczajów. Zamawiający pozostawił po swojej stronie ryzyka Zamawiającego i zdarzenia określone jako nieprzewidywalne np. ryzyko siły wyższej wraz z dopuszczeniem zmian terminów oraz wynagrodzenia w takiej sytuacji. Ponadto przewidziano w kontrakcie na roboty budowlane rozliczanie wykonanych prac na podstawie książki obmiarów rezygnując z ryczałtu. Ewentualne roboty dodatkowe będą rozliczane na podstawie odrębnych umów, ale zgodnie z warunkami cenowymi podlegającymi ocenie punktowej na etapie wyboru wykonawcy. Konsekwencją obciążania Wykonawcy karami tylko za zwłokę w dotrzymaniu terminów ( którą jest zawinione opóźnienie) jest potrzeba prowadzenia przez Inżyniera Kontraktu dokładnych rejestrów odstępstw od harmonogramu dla dochowania należytej staranności w ustalaniu za jaki zakres odchylenia odpowiada Wykonawca robót budowlanych a jaki stanowi okoliczności zwalniające. Rejestr musi być prowadzony na bieżąco i przedkładany do każdego PŚP. Zidentyfikowano potrzebę prowadzenia ok 18 rejestrów przez Inżyniera, co bedzie stanowiło każdorazowo element sprawozdania Inżyniera przed ubieganiem się o dokonaniem odbioru częściowego prac. Minimalny zakres rejestrów został określony jako element OPZ na Strona 7 z 10 SCHEMAT I WYKAZ PROCEDUR JRP Inżyniera Kontraktu. Istotą prowadzenia przez Inżynier ww. Rejestrów jest utworzenie bazy danych przedsięwzięcia możliwych do szybkiego odszukania i wykorzystania w zależności od potrzeb a przede wszystkim do prawidłowego rozliczenia projektu ze środków UE oraz egzekwowania od wykonawców przestrzegania kontraktu. Rejestr Inżyniera stanowił będzie istotne źródło głównej wiedzy o poszczególnych kontraktach na roboty budowlane. Ich bieżące wypełnianie zapewni odpowiednie dokumentowanie realizacji kontraktu w taki sposób aby w razie wystąpienia problemu/roszczenia jednej ze stron możliwe było precyzyjne określenie czy Wykonawca jest uprawniony do anektowania kontraktu, czy Zamawiający powinien naliczyć kary. Istotną potrzebą Zamawiającego w przestrzeganiu zasady dobrych obyczajów jest dochowanie należytej staranności w dokumentowaniu zdarzeń dotyczących budowy za pomocą wykazu Rejestrów Inżyniera Kontraktu. Zamawiający podał w nich minimalny zakres informacji jakie mają być gromadzone i na bieżąco rejestrowane własne po to aby uniknąć problemów w zakresie sprawiedliwego i zgodnego ze stanem faktycznym odtwarzania przebiegu zdarzeń do celów określania czy Wykonawca odpowiada za zarejestrowane odstępstwo od wymogów Zamawiającego czy nie. Rejestry będą ponadto pomocne do podejmowania przez Inżyniera ustaleń na mocy klauzuli 3.5 [Ustalenia] oraz do rozstrzygania roszczeń wykonawcy w sposób sprawiedliwy tj. taki jaki pozwoli uniknąć powstania sporu, który będzie wymagał ponoszenia dodatkowych kosztów od obu stron. – jest to przejawem efektywnego zintegrowanego podejścia do zarządzania rydzykami budowy. Obowiązkiem Inżyniera Kontraktu jest postępować zgodnie z ww. zasadami wyznaczonymi przez Zamawiającego. Zamawiający określił ponadto potrzebę opracowania przez Inżyniera Kontraktu Metodologii pracy swojego zespołu oraz schematów dokumentów budowy w ramach tzw. Księgi komunikatów Inżyniera. W skład księgi Komunikatów Inżyniera Kontraktu będą wchodziły co najmniej dokumenty, do których opracowania zobowiązany będzie Inżynier Kontraktu, które obok Formularzy opracowanych przez Zamawiającego będą wykorzystywane przez Inżyniera Kontraktu do dokumentowania czynności nadzoru oraz organizowania i zarządzania Kontraktem FIDIC. Będą do: Dokumenty Inżyniera Kontraktu, Schematy graficzne organizacji procedur odbiorowych, Wzory dokumentów do których przygotowania zobowiązany jest wykonawca, czy bieżące dokumenty budowy do przekazania na bieżąco adekwatnie do postępu robót. Szczególnie ważna z dokumentów bieżących będzie Lista działań Nadzoru i Wykonawcy robót budowlanych (która będzie przekazywana Wykonawcy robót budowlanych do zapoznania się i zastosowania ) z 14 dniowym wyprzedzeniem i będzie zawierała zakres obejmujący czas do następnej Rady Budowy tj. (okres 30 dni) - lista musi być kompletna dla zapewnienia że żadne obowiązki Inżyniera Kontraktu i Wykonawcy robót budowlanych nie zostaną przeoczone a zakres świadczenia wykonawców zostanie zawężony względem złożonej Oferty. Wszystkie dokumenty organizacji kontraktów musza być zintegrowane z procedurami JRP dla zapewnienia, że obowiązki wykonawców będą należycie egzekwowane a postęp prac zgodny z harmonogramem realizacji projektu. Procedu ra przetarg owa Tabela [SW] 4. Wykaz głównych etapów i faz w realizacji kontraktu FIDiC Etap I. Opracowanie SIWZ, Etap II. Rozeznanie rynku, ustalenie szacunkowej wartości zamówienia, zaplanowanie procedury, przygotowanie szablonów dokumentów Strona 8 z 10 Realizacja Kontraktu FIDIC SCHEMAT I WYKAZ PROCEDUR JRP Etap III. Obejmujący czas aktualizacji SIWZ oraz weryfikacji OPZ do ogłoszenia o zamówieniu Etap IV. Od ogłoszenia o zamówieniu do składania Ofert (z uwzględnieniem ryzyka przedłużenia terminu składania Etap V Od otwarcia ofert do wyłonienia Wykonawcy - Ocena ofert Faza 1 Od wyłonienia wykonawcy do podpisania Umowy Faza 2 Faza 3 Faza 4 Faza 5 Przekazanie terenu budowy / gotowość do rozpoczęcia prac (1 miesiąc) Roboty budowlana od rozpoczęcia robót aż do wystawienia Świadectwa Przejęcia (12 m cy oczyszczalnia (FIDIC 1) i 24 m- ce modernizacja sieci wod- kan (FIDIC 2 ) Usuwanie wad (od Wystawienia Świadectwa Przejęcia do wystawienia Świadectwa Wykonania (2 -m ce) Rezerwa czasowa na ryzyko (2 m ce) Źródło: Opracowanie własne Moduł IV. FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ Celem procedur w zakresie modułu Finanse i księgowość jest zapewnienie bezpieczeństwa systemu zarządzania finansami i zagwarantowanie profesjonalnej kontroli finansowej projektu. Tabela [SW] 5. Wykaz procedur JRP w zakresie modułu IV. Finanse i księgowość Numer procedury Symbol procedury Nazwa procedury Moduł IV. FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ [ FK ] FK1 Zasady dokonywania płatności w ramach umów zawartych dla realizacji projektu w tym dokonywania płatności zaliczkowych 37. FK2 Monitoring i raportowanie finansowe projektu 38. FK3 Procedura monitoringu kosztów niekwalifikowanych 39. FK4 Haromonogramy rzeczowo finansowe projektu/ Plany płatności 40. FK5 Zasady kontroli dowodów księgowych przed dokonaniem płatności 41. FK6 Raporty audytu finansowego projektu 42. FK7 Warunki przechowywania dokumentacji finansowej FK8 Sporządzanie wniosków o płatność oraz weryfikacja wydatków w nich ujętych 36. 43 Źródło: Opracowanie własne Moduł V. MONITORING I SPRAWOZDAWCZOŚĆ [MS] Strona 9 z 10 SCHEMAT I WYKAZ PROCEDUR JRP Celem procedur jest zapewnienie realizacji Projektu zgodnie z harmonogramem i charakterem finansowania oraz osiągnięcia zakładanych efektów. Tabela [SW] 6. Wykaz procedur JRP w zakresie modułu V Monitoring i sprawozdawczość Nazwa procedury Numer Symbol Moduł V. MONITORING I SPRAWOZDAWCZOŚĆ [MS] procedury procedury 44. MS1 45 MS2 46. MS3 47. MS4 48. MS5 49. A Systemy sprawozdawczości: Procedura gromadzenia i udostępniania dokumentacji monitoringu Projektu Działania w przypadku ujawniania nieprawidłowości Zasady prowadzenia działań informacyjnych i promujących dotyczących przedsięwzięć zgodnie z wymaganiami Komisji Europejskiej Warunki umożliwiające prowadzenie kontroli terenowych Wytyczne do prowadzenia działań informacyjnych i promujących odnoszących się do przedsięwzięć Funduszu Spójności – zgodnie z wymaganiami Komisji Europejskiej Źródło: Opracowanie własne Jak wynika z zaprezentowanej listy procedur JRP zidentyfikowano 49 procedur standaryzujących pracę członków zespołu JRP. Do opracowania jest ok 25 procedur, co zostanie zlecone KOORDYNATOROWI POIIS. Istotne jest bowiem opracowanie procedur przez osobę posiadająca zarówno wiedzą o projekcie, wiedzę o specyfice działania spółki, jak również wiedzę z zakresu zamówień publicznych, prawa cywilnego, finansów, rozliczania projektu POIIS jak również znającą zasady realizacji kontraktów FIDIC. Procedury mają bowiem na celu ułatwienie wykonywania skomplikowanych zadań a nie ich jeszcze większe skomplikowanie. Dlatego każda procedura musi być przed jej wdrożeniem przetestowana pod kątem zrozumienia przez użytkownika procedury, jak również spójności z pozostałymi procedurami. W miarę możliwości procedura powinna być wsparta stosownym kalkulatorem w excelu. Wykonywanie pracy z wykorzystaniem procedury musi być szybsze niż bez jej użycia a efekty pracy gwarantowane takie same bez względu na osobę, która z niej korzysta bez konieczności długiego przyuczania. Strona 10 z 10
