STT_krok_po_kroku 13_14 - erasmus.wpia.uw.edu.pl

UNIWERSYTET WARSZAWSKI – PL WARSZAW01
PROGRAM UCZENIE SIĘ PRZEZ CAŁE ŻYCIE (LLP) – ERASMUS - WYJAZD PRACOWNIKA W CELACH SZKOLENIOWYCH (STT)
W ROKU AKADEMICKIM 2013/2014
KROK PO KROKU
KROK 1 – ZGŁOSZENIE KANDYDATURY
1.
Biuro Współpracy z Zagranicą (BWZ) przesyła kierownikom jednostek oraz koordynatorom ds. mobilności informację o
zasadach ubiegania się o stypendium Erasmus oraz zamieszcza ją na stronie internetowej www.bwz.uw.edu.pl (zakładka
Jestem pracownikiem → LLP Erasmus → Wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych → Regulamin Procedury i
Kryteria).
2.
Kierownik jednostki lub koordynator ds. mobilności zgłasza do BWZ do 14 listopada 2013 r., rankingową listę
pracowników UW (załącznik nr 1) wraz z indywidualnym programem szkolenia, przy czym w tym terminie dokument nie
musi być podpisany przez przedstawiciela instytucji przyjmującej oraz kopią certyfikatu językowego lub oryginału
oświadczenia kandydata o znajomości języka (załącznik nr 2).
Uwaga! Szkolenie powinno trwać minimum 1 tydzień (pięć dni szkolenia + jeden dzień bezpośrednio przed szkoleniem na
dojazd „tam” i jeden dzień bezpośrednio po szkoleniu na dojazd „z powrotem”).
3. BWZ przedkłada listę kandydatów oraz preliminarz prorektorowi ds. badań naukowych i współpracy do oceny i
zatwierdzenia.
KROK 2 - PRZYGOTOWANIE WYJAZDU
1. BWZ wskazuje zakwalifikowanej osobie adres internetowy, pod którym znajdują się informacje i formularze dot.
wyjazdów w celach szkoleniowych lub przesyła je pocztą elektroniczną.
2. Do kontynuacji procedury wymagany jest zaakceptowany przez przedstawiciela instytucji przyjmującej starannie
wypełniony Indywidualny program szkolenia (Individual Work Programme), określający zakładane cele i efekty szkolenia,
korzyści po odbytym szkoleniu, harmonogram pracy, program szkolenia, zadania pracownika, a także oczekiwane
rezultaty dla Beneficjenta, UW oraz instytucji przyjmującej.
3.
Skierowany na szkolenie typu STT pracownik UW dostarcza/przesyła do BWZ niezwłocznie po zakwalifikowaniu i
najpóźniej na 3 tygodnie przed wyjazdem:
prawidłowo wypełniony i podpisany przez wszystkie strony indywidualny program szkolenia;
oryginał wypełnionego i właściwie podpisanego wniosku wyjazdowego Erasmus STT;
kopię wniosku wyjazdowego UW (jeżeli wyjazd jest dofinansowany z innych źródeł).
4.
BWZ wylicza wysokość zaliczki na poczet stypendium typu STT i wpisuje ją do wniosku wyjazdowego STT.
5.
Na podstawie wniosku wyjazdowego STT, BWZ przygotowuje umowę indywidualną i przekazuje ją w 2 egzemplarzach
do podpisu przez wyjeżdżającego pracownika.
6.
BWZ przekazuje podpisaną przez pracownika umowę indywidualną do podpisu przez prorektora ds. badań naukowych i
współpracy, a następnie odsyła jeden egzemplarz osobie wyjeżdżającej.
7.
Pracownik skierowany na szkolenie typu STT przesyła wstępną rezerwację biletu zaproponowaną przez biuro podróży
Supertour (lub inne biuro wyłonione w procedurze przetargowej ok. 02.2014r.) – do akceptacji przez uczelnianego
koordynatora programu LLP– Erasmus na adres: [email protected].
UWAGA! Koszt podróży nie powinien przekroczyć 1500 PLN. Zwracane będą koszty podróży na trasie
Warszawa/miasto, w którym odbywa się szkolenie/Warszawa. Koszt biletów na trasie lotnisko/centrum miasta, w
którym odbywa się szkolenie/lotnisko należy pokryć ze stypendium STT.
•
W wyjątkowych sytuacjach możliwa jest podróż samochodem prywatnym. Warunkiem uzyskania zgody na
podróż własnym samochodem jest podpisanie umowy w sprawie używania pojazdów służbowych oraz uzyskanie
zgody uczelnianego koordynatora programu Erasmus. Podanie powinno zawierać uzasadnienie takiej formy
podróży oraz wycenę najtańszego biletu na danej trasie. Koszty takiej podróży będą mogły być zwrócone do
wysokości wyceny biletu nie więcej jednak niż 1500 PLN.
8.
Uczelniany koordynator programu Erasmus zatwierdza wysokość kosztów podróży; BWZ wykupuje bilet.
9.
BWZ przekazuje Kwesturze oryginał wniosku wyjazdowego STT do realizacji.
10. Pracownik
•
•
•
odbiera stypendium w Kwesturze na 3 dni robocze przed wyjazdem (ul. Karowa 20, III piętro, w godz. od 9.00 do
13.00), w gotówce - o ile taka dyspozycja była wskazana we wniosku wyjazdowym
składa w kadrach podpisane przez kierownika podanie o urlop w związku z wyjazdem za granicę w celach
szkoleniowych według wzoru: http://www.bwz.uw.edu.pl/?page_id=990
powinien być ubezpieczony (koszty leczenia i następstwa nieszczęśliwych wypadków) na czas podróży i pobytu w
instytucji przyjmującej. Może skorzystać z oferty towarzystwa ubezpieczeniowego wyłonionego w postępowaniu
przetargowym (więcej na http://www.uw.edu.pl/strony/pracownik/kl_info.pdf)
KROK 3 – ROZLICZENIE
W ciągu 7 dni od daty zakończenia szkolenia Beneficjent zobowiązuje się:
1.dostarczyć do BWZ:
dokument wydany na papierze firmowym przez instytucję przyjmującą lub według wzoru opracowanego przez UW
http://www.bwz.uw.edu.pl/nowa/wp-content/uploads/2010/03/STT_poswiadczenie_pobytu_13_141.rtf (wraz z
pieczęcią instytucji przyjmującej, wystawiony ostatniego dnia szkolenia), poświadczający okres pobytu w tej instytucji
(zgodny ze złożonym uprzednio w BWZ „Indywidualnym programem szkolenia”) i zrealizowanie programu szkolenia.
Dokument musi również zawierać informację o rodzaju szkolenia ( workshop, training lub work shadowing);
oryginał „Indywidualnego programu szkolenia” podpisany przez pracownika, przedstawiciela zagranicznej instytucji
przyjmującej i kierownika macierzystej jednostki UW (z datami zgodnymi ze złożoną wcześniej kopią);
bilet z datą wyjazdu i powrotu, ceną oraz kartami pokładowymi (jeżeli dotyczy);
w przypadku podróży samochodem:
o podpisane przez pracownika oświadczenie o odbyciu podróży, dacie i godzinie przekroczenia granicy oraz
o liczbie faktycznie przejechanych kilometrów ;
o podanie zawierające numer konta, na który ma byc zwrócona należność za podróż;
2. wypełnić ankietę na stronie Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE)
http://ankiety.frse.org.pl/users/login; ankieta stanowi integralną część umowy zawartej z pracownikiem oraz jego
rozliczenia ze stypendium. Wydruk ankiety zostanie dołączony do akt pracownika;
3. (jeżeli dotyczy) uregulować w Kasie Głównej UW (ul. Karowa 20, III piętro, w godz. od 9.00 do 13.00) zobowiązanie
finansowe wynikające z rozliczenia stypendium w BWZ na podstawie wyżej wymienionych dokumentów.
Sylwia Salamon
Uczelniany koordynator programu Erasmus
Warszawa, 15.10.2013