Regulamin Pracy Komisji Konkursowej oceniającej projekty złożone

Załącznik 2 do Uchwały 27/435/11
Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego
z dnia 19 kwietnia 2011 r.
Regulamin Pracy Zespołu ekspertów Zarządu Województwa
Kujawsko-Pomorskiego ds. polityki innowacyjnej i badawczo-rozwojowej
§1
Postanowienia ogólne
1. Zespół ekspertów Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego ds. polityki
innowacyjnej i badawczo-rozwojowej (Zespół) usytuowany jest przy Departamencie
Planowania Strategicznego i Gospodarczego (DPSiG), który zapewnia obsługę realizacji
zadań merytorycznych, o których mowa załączniku nr 1 do niniejszej uchwały
w § 2, pkt.7 i 8.
2. Przepływ informacji pomiędzy DPSiG a członkami Zespołu będzie odbywał się drogą
pisemną, telefoniczną lub za pośrednictwem faksu i poczty elektronicznej.
3. Posiedzenia Zespołu są ważne, gdy uczestniczy w nich minimum 4 z 11 członków.
§2
Skład Zespołów Oceniających
1. W ramach Zespołu tworzone są co najmniej trzyosobowe Zespoły Oceniające projekty
w ramach Działania 5.4. Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa KujawskoPomorskiego na lata 2007-2013 w składzie Przewodniczącego Zespołu Oceniającego i co
najmniej dwóch Członków Zespołu.
2. Skład Zespołów Oceniających może zostać uzupełniony o ekspertów spoza osób
określonych w § 1 Uchwały Nr 11/147/11 Zarządu Województwa KujawskoPomorskiego z dnia 17 lutego 2011 r., z dziedzin, których dotyczą oceniane wnioski.
Propozycje osób zgłaszane są przez Zespół, a następnie akceptowane przez Dyrektora
DPSiG.
3. Składy poszczególnych Zespołów Oceniających zatwierdzane są przez Dyrektora DPSiG
(według wzoru w załączniku nr 1).
§3
Sekretarz Zespołu ekspertów
1. Sekretarzem Zespołu ekspertów Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego ds.
polityki innowacyjnej i badawczo-rozwojowej (Sekretarz) jest osoba wskazana przez
Dyrektora DPSiG.
2. Sekretarz przygotowuje składy Zespołów Oceniających i przedstawia je Dyrektorowi
DPSiG do zatwierdzenia.
3. Sekretarz dokonuje ostatecznej wykładni zapisów niniejszego Regulaminu podczas
dokonywania oceny przez ekspertów oraz Zasad działania Zespołu.
4. Przed rozpoczęciem oceny Sekretarz przedstawia ekspertom zasady dokonywania oceny
wynikające z niniejszego Regulaminu i z „Systemu oceny projektów w ramach
1
5.
6.
7.
8.
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata
2007-2013”, a także kryteria oceny projektów będących przedmiotem oceny oraz
„Metodologię oceny kryteriów wyboru projektów dla Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013”.
Sekretarz weryfikuje kompletność dokumentacji sporządzonej przez eksperta, poprawność
wypełnienia Karty oceny merytorycznej pod względem formalno-rachunkowym oraz fakt
sporządzenia uzasadnienia oceny do każdego kryterium.
Zadaniem Sekretarza jest sporządzenie Protokołu z oceny merytorycznej projektu.
Sekretarz ma możliwość zarówno w trakcie dokonywania oceny danego projektu, jak i
później, sprawdzenia prawidłowości wyliczenia danych do oceny kryteriów mierzalnych.
W przypadku wątpliwości co do prawidłowości dokonania oceny zwraca się do danego
eksperta o wyjaśnienia lub/i o korektę oceny. Korekta oceny dokonywana jest przez
eksperta na karcie oceny z podaniem daty korekty oraz potwierdzona podpisem eksperta i
Sekretarza.
Sekretarz w przypadku oczywistego błędu popełnionego przez eksperta podczas oceny
danego projektu ma możliwość w trakcie trwania oceny zwrócenia uwagi danemu
ekspertowi na popełniony błąd wraz ze wskazaniem dokumentu, z którego wynika
poprawne podejście do danego przypadku.
§4
Miejsce pracy oraz miejsce dokonywania oceny
1. Miejsce i czas pracy Zespołu wskazuje DPSiG o czym zawiadamia członków Zespołu.
2. Ocena wniosku o dofinansowanie odbywa się w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego lub
w innym miejscu wyznaczonym przez DPSiG.
3. Wszelkie materiały niezbędne do dokonywania oceny znajdują się w miejscu oceny.
§5
Zasady poufności oraz bezstronności
1. Wszystkie osoby biorące udział w ocenie merytorycznej projektu podpisują deklaracje
bezstronności oraz poufności, które stanowią załączniki nr 2 i 3 do niniejszego
Regulaminu.
2. Jeżeli w trakcie trwania oceny zaistnieją okoliczności mogące budzić wątpliwości, co do
bezstronnej oceny wybranych projektów, eksperci, którzy nie mogą podpisać deklaracji
bezstronności, podpisują deklarację poufności.
3. Projekty, co do których nie jest możliwe podpisanie deklaracji bezstronności
przez eksperta wchodzącego w skład danego Zespołu Oceniającego, są przekazywane do
oceny przez innego eksperta.
§6
Odpowiedzialność
1. Członkowie Zespołów Oceniających są odpowiedzialni za trafność i jakość
podejmowanych decyzji.
2. W przypadku naruszenia zasady poufności i bezstronności, ekspert podlega karze zgodnie
z Kodeksem Karnym (Dz. U. Nr 88 poz. 553 z późn. zm.).
2
§7
Tryb pracy Zespołu Oceniającego
1. Przed rozpoczęciem oceny merytorycznej projektów złożonych w danym konkursie, lista
projektów, które mają być poddanie ocenie2 zostaje przedstawiona ekspertom.
2. Ekspert podpisuje oświadczenie, iż w sposób bezpośredni nie był zaangażowany
w przygotowywanie wniosku o dofinansowanie projektu i dokumentacji do wniosku przy projektach, które znajdują się na wyżej wymienionej liście. W przypadku
wystąpienia konfliktu interesów wobec któregokolwiek wniosku z listy, dany ekspert jest
wykluczony z oceny całej puli wniosków ocenianych w danym konkursie.
3. Wzór oświadczenia, o którym mowa w § 7 ust. 2 stanowi załącznik nr 4 do niniejszego
Regulaminu.
4. Przed rozpoczęciem oceny merytorycznej projektów ekspert podpisuje deklaracje
bezstronności oraz poufności, o których mowa w § 5 ust 1.
5. Ocena projektów dokonywana jest według kryteriów zatwierdzonych przez Komitet
Monitorujący RPO.
6. Każdy projekt oceniany jest pod względem wybranych kryteriów oceny merytorycznej
przez wszystkich ekspertów wchodzących w skład Zespołu Oceniającego zgodnie
z Metodologią Oceny Kryteriów Wyboru Projektów Dla Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Kujawsko-pomorskiego na lata 2007-2013.
7. Ocena merytoryczna projektów dokonywana jest przez ekspertów przy wykorzystaniu
papierowego arkusza Karty oceny merytorycznej. Eksperci dokonujący oceny
merytorycznej uzasadniają w karcie ocenę każdego kryterium oceny z podaniem danych i
informacji
z dokumentacji projektowej będących podstawą do wydanej oceny.
8. Zespół Oceniający wypracowuje wspólną ocenę merytoryczną projektu. Pod zbiorczą
kartą oceny merytorycznej podpisują się wszyscy członkowie Zespołu Oceniającego.
9. Poszczególni Członkowie Zespołu Oceniającego dokonują oceny merytorycznej w czasie
ustalonym z Sekretarzem. Informacja o terminie i miejscu dokonania oceny przez
poszczególnych członków Zespołu Oceniającego jest umieszczana przez Sekretarza w
protokole z oceny merytorycznej.
10. W przypadku złożenia przez Wnioskodawcę wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy od
negatywnej oceny merytorycznej projektu oraz jego pozytywnego rozpatrzenia przez
Departament Polityki Regionalnej (dalej: DPR), projekt zostaje przywrócony do
ponownej oceny merytorycznej. Zespół Oceniający dokonuje ponownej oceny w części
dotyczącej odwołania. Ponownej oceny merytorycznej w takim przypadku dokonuje inny
skład Zespołu Oceniającego niż ten, który dokonał pierwotnej oceny projektu.
§8
Wynik oceny merytorycznej projektu
Projekt uczestniczy w kolejnym etapie procedury wyboru projektów w przypadku:
1) o którym mowa w § 2 pkt 7 załącznika nr 1 do niniejszej uchwały po uzyskaniu
pozytywnej lub negatywnej oceny,
2) o którym mowa w § 2 pkt 8 załącznika nr 1 do niniejszej uchwały po uzyskaniu
pozytywnej oceny.
2
W przypadku rozpoczęcia oceny merytorycznej przed zakończeniem oceny formalnej projektów złożonych
w danym konkursie ekspertom przedkłada się listę wszystkich projektów złożonych w konkursie.
3
§9
Obsługa prac Zespołów Oceniających
Obsługę realizacji zadań merytorycznych Zespołu zapewnia DPSiG. Do jego zadań należą
m.in.:
1) dbałość o zapewnienie sprawnej pracy Zespołu (organizacja spotkań, przebiegu prac)
2) dostarczenie Członkom Zespołu dokumentacji niezbędnej do dokonania przez nich
oceny,
3) obsługa księgowo-finansowa Zespołu (przygotowanie i zawarcie umów o dzieło z
członkami Zespołów Oceniających, rejestracja umów, przygotowanie dokumentacji
do wypłaty wynagrodzenia)
4) przekazanie do Departamentu Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego
(DWRPO) i do Departamentu Polityki Regionalnej kopii protokołów z posiedzeń
Zespołów Oceniających.
§ 10
Protokół z oceny merytorycznej projektu
Protokół z dokonanej oceny merytorycznej projektu zawiera następujące elementy:
1) data i miejsce dokonania oceny przez ekspertów,
2) skład osobowy Zespołu Oceniającego,
3) deklaracje bezstronności i poufności,
4) zbiorczą kartę oceny merytorycznej wypełnioną przez Sekretarza na podstawie kart
indywidualnych wypełnionych przez Członków Zespołu Oceniającego,
5) podpisy:
- Członków Zespołu Oceniającego,
- Sekretarza (na protokole i karcie oceny).
§ 11
Wynagrodzenie członków Zespołu Oceniającego
1. Ekspert za wykonaną pracę otrzymuje wynagrodzenie na podstawie umowy o dzieło
w wysokości 500 zł brutto za każdy sprawdzony wniosek.
2. Ekspertowi zamieszkującemu poza terenem województwa kujawsko-pomorskiego
przysługuje zwrot kosztów podróży poniesionych w związku z posiedzeniem Zespołu
ekspertów na podstawie oświadczenia eksperta poprzez:
-okazanie oryginalnych dokumentów np. bilety PKP, PKS
-ryczałtu: refundacja do wysokości kosztów przejazdu publicznymi środkami transportu
na danej trasie.
§ 12
Postanowienia końcowe
Sytuacje nieprzewidziane niniejszym regulaminem rozstrzygane będą:
5) w zakresie realizacji zadań merytorycznych przez Przewodniczącego Zespołu;
6) w zakresie obsługi realizacji ww. zadań przez Dyrektora DPSiG.
4
Załącznik Nr 1 do Regulaminu Pracy Zespołu Ekspertów
Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego
ds. polityki innowacyjnej i badawczo-rozwojowej
Toruń, ………….
Skład Zespołu Oceniającego wniosek pt. „………………………..”:
1) ……………………
2) ……………………
3) ……………………
Zatwierdzam
………………………
Podpis Dyrektora DPSiG
5
Załącznik Nr 2 do Regulaminu Pracy Zespołu Ekspertów
Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego
ds. polityki innowacyjnej i badawczo-rozwojowej
Deklaracja bezstronności
Ja niżej podpisany/podpisana, niniejszym deklaruję, że zgadzam się brać udział w procedurze
oceny i rekomendacji projektów ubiegających się o dofinansowanie z Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Poprzez złożenie niniejszej deklaracji, potwierdzam,
że zapoznałem/zapoznałam się z dostępnymi do dnia dzisiejszego informacjami dotyczącymi
oceny i wyboru projektów oraz Regulaminem Pracy Zespołu ekspertów Zarządu
Województwa Kujawsko-Pomorskiego ds. polityki innowacyjnej i badawczo-rozwojowej
przyjętym uchwałą Nr ………. Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia
……….
Deklaruję, że będę bezstronnie, uczciwie i samodzielnie wykonywać swoje obowiązki.
Oświadczam, iż z jakimkolwiek podmiotem (lub członkami jego władz), ubiegającym się
o dofinansowanie i podlegającym mojej ocenie:
- nie pozostaję/pozostaję* w związku małżeńskim ani w faktycznym pożyciu albo w
stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub
powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia i nie jestem z nim związany/a z tytułu
przysposobienia, opieki, kurateli;
- nie pozostaję/pozostaję* w stosunku pracy lub zlecenia ani nie jestem członkiem jego władz.
Oświadczam, iż nie brałem/brałem* bezpośredniego udziału w procesie przygotowywania
jakiegokolwiek wniosku o dofinansowanie projektu, podlegającego mojej ocenie.
Jeżeli okaże się, że w trakcie trwania procesu oceny/wyboru projektów zaistnieją okoliczności
mogące budzić wątpliwości, co do bezstronnej oceny wybranych projektów z mojej strony, ze
względu na mój służbowy związek z podmiotem zgłaszającym projekt lub osobisty udział
w procesie przygotowania projektu, bezzwłocznie wstrzymam się z wyrażaniem opinii
i dokonaniem oceny tego projektu, jak i wszystkich innych projektów podlegających mojej
ocenie, a już dokonane oceny zostaną przeze mnie wycofane i uznane za nieważne. Fakt taki
zgłoszę prowadzącemu obrady odpowiedniego gremium, niezwłocznie po rozpoczęciu
procesu oceny, przed rekomendacją projektów.
Powyższa deklaracja jest składana pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie
fałszywych zeznań, zgodnie z art. 31 ust. 4 ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach
prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009r. Nr 84, poz. 712 z późn. zm.) w zw. z art. 233
§ 6 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.)
Imię i nazwisko
Podpis
Data
* niepotrzebne skreślić
6
Załącznik Nr 3 do Regulaminu Pracy Zespołu Ekspertów
Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego
ds. polityki innowacyjnej i badawczo-rozwojowej
Deklaracja poufności
Ja niżej podpisany/podpisana, niniejszym deklaruję, że zgadzam się brać udział w procedurze
oceny i rekomendacji projektów ubiegających się o dofinansowanie z Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Poprzez złożenie niniejszej deklaracji, potwierdzam,
że zapoznałem/zapoznałam się z dostępnymi do dnia dzisiejszego informacjami dotyczącymi
oceny i wyboru projektów oraz Regulaminem Pracy Zespołu ekspertów Zarządu
Województwa Kujawsko-Pomorskiego ds. polityki innowacyjnej i badawczo-rozwojowej
przyjętym uchwałą Nr ………. Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia
……….
Zobowiązuję się utrzymywać w tajemnicy i poufności wszelkie informacje i dokumenty,
które zostały mi ujawnione, przygotowane przeze mnie w trakcie procedury oceny wniosków
lub wynikające z procesu oceny.
Zgadzam się również, aby nabyte przeze mnie informacje i sporządzane dokumenty były
używane wyłącznie w procesie oceny projektów.
Powyższa deklaracja jest składana pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie
fałszywych zeznań, zgodnie z art. 31 ust. 4 ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach
prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009r. Nr 84, poz. 712 z późn. zm.) w zw. z art. 233
§ 6 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.)
Imię i nazwisko
Podpis
Data
7
Załącznik Nr 4 do Regulaminu Pracy Zespołu Ekspertów
Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego
ds. polityki innowacyjnej i badawczo-rozwojowej
Oświadczenie eksperta o braku bezpośredniego zaangażowania
w przygotowanie wniosku i dokumentacji do wniosku.
……………………………………………………….
imię i nazwisko osoby składającej oświadczenie
Lista wszystkich projektów złożonych w odpowiedzi na dany konkurs
-…………………………………..
-…………………………………..
-…………………………………..
Oświadczam, iż w bezpośredni sposób nie uczestniczyłem/łam /uczestniczyłem/łam*
w przygotowywaniu wniosku o dofinansowanie projektu i dokumentacji do wniosku przy wyżej
wymienionych projektach.
Powyższe oświadczenie jest składana pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie
fałszywych zeznań, zgodnie z art. 31 ust. 4 ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach
prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009r. Nr 84, poz. 712 z późn. zm.) w zw. z art. 233
§ 6 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.)
……………………………………………………….
Podpis osoby składającej oświadczenie
……………………………………………………….
Miejsce i data złożenia oświadczenia
* niepotrzebne skreślić
8