Kaucja rezerwacyjna w jednostce budżetowej

Kaucja rezerwacyjna w jednostce budżetowej
Wpisany przez
W jaki sposób należy właściwie zaksięgować tę kaucję?
Droga Redakcjo!
Jednostka organizuje duże szkolenie poza siedzibą firmy. Hotel, w którym organizowane będzie
szkolenie żąda wpłaty kaucji rezerwacyjnej, jako warunku podpisania umowy. Gdyby z jakiegoś
nieprzewidzianego powodu, z naszej winy, nie doszło do tego szkolenia, kaucja rezerwacyjna
przepada. Czy jednostka budżetowa może zapłacić kaucję rezerwacyjną? Jaka byłaby
celowość takiego wydatku i jak mogłabym ją zaksięgować?
Anna D., księgowa
Podmioty prowadzące działalność gospodarczą, aby zabezpieczyć się przed niewywiązaniem
się kontrahenta z umowy, pobierają kaucję. Kaucja jest to suma pieniężna złożona jako
gwarancja dotrzymania zobowiązania, która podlega zwrotowi po zrealizowaniu warunków
umowy. Stanowi ona odszkodowanie w razie niewykonania zobowiązania. W odróżnieniu od
zaliczki, zadatku czy raty, pobrana kaucja nie jest obrotem. Pamiętaj także, aby kaucji nie
utożsamiać z zadatkiem, zaliczką czy przedpłatą.
Kaucja, co do zasady, nie jest zaliczana na poczet ceny i podlega zwrotowi w przypadku
prawidłowego wykonania umowy. Nie jest to bowiem otrzymanie części należności. W
przypadku niewywiązania się z umowy kaucja staje się karą umowną. W praktyce częste są
1/3
Kaucja rezerwacyjna w jednostce budżetowej
Wpisany przez
sytuacje, że kontrahenci przed zakończeniem umowy postanawiają, iż kaucja nie będzie
zwracana, ale zostaje zaliczona na poczet należności za dostawę towarów lub świadczenie
usług.
Oznacza to, że kaucja rezerwacyjna pobrana przez hotel traktowana jest jako forma
zabezpieczenia w celu prawidłowego wykonania umowy polegającej na zorganizowaniu
szkolenia. W związku z powyższym umowa ta powinna szczegółowo określać wysokość kaucji,
jak również zasady jej rozliczania w sytuacjach, które mogą zaistnieć w czasie trwania umowy,
a także zwrot kaucji w przypadku jej niewykorzystania. Dodatkowo z treści umowy powinno
jednoznacznie wynikać, że pobrana kaucja podlega zwrotowi w przypadku właściwego i
terminowego wykonania warunków tej umowy.
W zależności od zaistniałej sytuacji kaucja rezerwacyjna może zatem:
- podlegać zwrotowi po wygaśnięciu umowy - gdy szkolenie zostanie zorganizowane,
- być zaliczona do pozostałych kosztów operacyjnych, jako odszkodowanie za odstąpienie
od realizacji umowy polegającej na zorganizowaniu przez hotel szkolenia,
- podlegać zarachowaniu na poczet spłaty zobowiązania z tytułu organizacji szkolenia,
jeżeli po wygaśnięciu umowy pozostaje nieuregulowana należność z tego tytułu.
Zapisy w księgach rachunkowych z zapłatą kaucji przebiegają następująco:
1. Wpłata kaucji rezerwacyjnej:
Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki",
Ma konto 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych".
2. Zwrot kaucji:
Wn konto 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych",
Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki".
3. Zaliczenie kaucji na poczet spłaty zobowiązania wobec hotelu za zorganizowanie
szkolenia:
Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami",
Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki".
2/3
Kaucja rezerwacyjna w jednostce budżetowej
Wpisany przez
4. Przepadek kaucji w przypadku odstąpienia przez jednostkę budżetową od umowy:
Wn konto 760 „Pozostałe przychody i koszty",
Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki".
Jednostek sektora finansów publicznych nie obowiązują ograniczenia prawne dotyczące
składania wszelkich depozytów w celu zabezpieczenia umów. Pamiętaj, że kaucje wykazywane
są w sprawozdaniu budżetowym Rb-N „Kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz
wybranych aktywów" w wierszu N.3. - Gotówka i depozyty.
Podstawa prawna: Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz.
2104 z późn. zm.).
3/3