Instrukcja organizacyjna Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej 1

Załącznik
do Uchwały Głównej Kwatery ZHP nr 67/2011 z dnia 18 czerwca 2011 r.
w sprawie Instrukcji organizacyjnej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
Załącznik
do Uchwały Głównej Kwatery ZHP nr 67/2011
z dnia 28 czerwca 2011 r. w sprawie Instrukcji organizacyjnej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
Instrukcja organizacyjna Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
1.
Postanowienia wstępne
1.1. Podstawę prawną wydania niniejszej instrukcji stanowi § 70 ust. 3 pkt 12) Statutu ZHP.
1.2. Harcerska Akcja Letnia i Zimowa, zwana dalej HALiZ jest integralną częścią działalności wszystkich
jednostek organizacyjnych ZHP, hufców, chorągwi, GK ZHP, dotyczącą wypoczynku dzieci i młodzieży,
organizowanego podczas ferii letnich i zimowych oraz zimowej i wiosennej przerwy świątecznej. Częścią
HALiZ jest Nieobozowa Akcja Letnia i Zimowa, zwana dalej NALiZ.
1.3. Instrukcja określa zadania harcerskich komend i procedury wewnątrzorganizacyjne związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem wypoczynku w ramach HALiZ.
1.4. Organizatorzy form wypoczynku w ramach HALiZ zobowiązani do przestrzegania:
1) Statutu ZHP
2) niniejszej instrukcji,
3) Instrukcji finansowej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej (Uchwała Głównej Kwatery ZHP nr 68/2011 z dnia
18 czerwca 2011 r. w sprawie Instrukcji finansowej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej )
4) innych przepisów wewnętrznych wydanych przez władze ZHP
oraz obowiązujących przepisów prawa, w tym:
5) Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2003
Nr 6, poz. 873, poz. 874 z późn. zm.)
6) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. (Dz. U. 1997 nr 133, poz. 883 z późn.
zm.)
7) Ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. 1991 Nr 101, poz. 444 z późn. zm.)
8) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. 1997 Nr 133, poz. 884 z późn. zm.)
9) Ustawy z dnia 18 lipca 2001 r. Prawo wodne (Dz. U. 2001 Nr 115, poz. 1229 z późn. zm.)
10) Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie ewidencji kąpielisk oraz sposobu
oznakowania kąpielisk i miejsc wykorzystywanych do kąpieli (Dz. U. 2011 Nr 91, poz. 527)
11) Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie
muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. 1997 Nr 12, poz. 67 z późn. zm.)
12) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 maja 1997 r. w sprawie określenia warunków bezpieczeństwa
osób przebywających w górach, pływających, kąpiących się i uprawiających sporty wodne (Dz. U. 1997
Nr 57, poz. 358),
13) Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich
i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie z późn. zm. (tekst jednolity w Dz. U. 2006
Nr 22, poz. 169)
14) Instrukcji Głównego Inspektora Sanitarnego w sprawie wymagań higieniczno-sanitarnych dla
stacjonarnych obozów pod namiotami z czerwca 2010 r.
2.
Podstawowe formy wypoczynku HALiZ
W ramach HALiZ organizowane są: kolonie zuchowe, obozy stałe i wędrowne, zimowiska w kraju i za
granicą oraz biwaki, półkolonie, a także inne formy pracy jednostek ZHP w ramach NALiZ.
Jeżeli w niniejszej instrukcji mówi się o letnim i zimowym wypoczynku HALiZ, oznacza to równoważnie
wymienione niżej formy, które podlegają zgłoszeniu kuratorowi oświaty właściwemu dla siedziby lub miejsca
zamieszkania organizatora - zgodnie z wymogami Rozporządzenia MEN z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie
1
Załącznik
do Uchwały Głównej Kwatery ZHP nr 67/2011 z dnia 18 czerwca 2011 r.
w sprawie Instrukcji organizacyjnej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego
organizowania i nadzorowania (Dz. U. z 1997 Nr 12, poz. 67) ze zmianami z dnia 9 grudnia 2009 r. (Dz. U. 2009
Nr 218, poz. 1696), z wyjątkiem biwaków, o których mowa w pkt. 2.8. ppkt. b).
2.1. Kolonia zuchowa
Organizatorami kolonii mogą być:
- gromada zuchowa
- szczep, związek drużyn, hufiec, chorągiew - w tym przypadku organizatorzy winni zadbać o udział całych
gromad lub większych zespołów (szóstek) z jednej gromady zuchowej.
Kolonia zuchowa (od 6 dni) organizowana jest w obiektach stałych, spełniających wymogi określone
przepisami. W wyjątkowych przypadkach zezwala się na organizowanie kolonii pod namiotami z zastrzeżeniem,
że organizator zapewni uczestnikom właściwe warunki bytowe, w tym:
- namioty z podłogami (zalecane namioty ocieplane podpinką),
- odpowiedni sprzęt noclegowy, a w razie potrzeby dodatkowe koce dla uczestników,
- półki i wieszaki na rzeczy osobiste,
- odpowiednie zaplecze sanitarne, umożliwiające m.in. bezpieczne korzystanie z toalety nocą lub w razie
niepogody.
2.2. Obóz stały
Organizatorami obozów stałych mogą być:
- drużyna, krąg lub inna jednostka działająca na zasadach drużyny lub kręgu,
- szczep,
- związek drużyn,
- hufiec,
- chorągiew,
- Główna Kwatera ZHP.
Obozy stałe pod względem programowym mogą mieć charakter:
- podsumowania śródrocznej pracy jednostki organizacyjnej,
- kształceniowy (np. kursy instruktorskie, zastępowych, przybocznych),
- specjalnościowy (np. żeglarskie, łącznościowe, szybowcowe, przyrodnicze, etnograficzne, wspinaczkowe,
kursy językowe, na prawo jazdy, inne),
- prozdrowotny, rehabilitacyjny, terapeutyczno-rewalidacyjny, resocjalizacyjny,
- rekreacyjno-wypoczynkowy.
Obóz stały (od 6 dni) organizowany jest pod namiotami lub w obiektach stałych, zlokalizowany:
- w stałej bazie obozowej (stanicy obozowej, ośrodku),
- w miejscu przystosowanym do obozowania.
Organizatorzy obozów muszą zapewnić uczestnikom właściwe warunki bytowe, w tym:
- namioty sprawne technicznie (w przypadku obozów pod namiotami),
- odpowiedni sprzęt noclegowy, a w razie potrzeby dodatkowe koce dla uczestników,
- półki i wieszaki na rzeczy osobiste,
- odpowiednie zaplecze sanitarne, umożliwiające m.in. bezpieczne korzystanie z toalety nocą lub w razie
niepogody.
2.3. Obóz wędrowny
Obóz wędrowny (od 6 dni) organizowany dla harcerzy posiadających przygotowanie turystyczne i kondycyjne,
a w przypadku obozów turystyki kwalifikowanej (np. żeglarskie, kajakowe, górskie, rejsy, spływy) także
z przygotowaniem specjalistycznym, w tym z umiejętnościami posługiwania się sprzętem specjalistycznym.
2
Załącznik
do Uchwały Głównej Kwatery ZHP nr 67/2011 z dnia 18 czerwca 2011 r.
w sprawie Instrukcji organizacyjnej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
Wędrówka może odbywać się m.in. po trasach typowych, przygotowanych przez PTTK czy PTSM (znakowane
szlaki turystyczne), z noclegami pod namiotami, w bazach i schroniskach turystycznych lub w innych
przystosowanych do tego obiektach stałych.
Członkiem kadry obozów wędrownych turystyki kwalifikowanej (kajakowe, górskie, itp.) musi być osoba
posiadająca odpowiednie uprawnienia specjalistyczne.
2.4. Zgrupowanie obozów
Organizatorami zgrupowań obozów mogą być:
- szczep,
- związek drużyn,
- hufiec,
- chorągiew,
- Główna Kwatera ZHP.
Jest formą obozu stałego jak w pkt. 2.2. skupiającą uczestników lub jednostki organizacyjne:
- z jednego szczepu związku drużyn, hufca,
- ze środowisk ZHP (drużyn, szczepów, hufców) lub spoza ZHP, zwanych podobozami.
Podobozy działają według własnego zatwierdzonego programu, a ich zajęcia oraz praca kadry podlegają
kontroli ze strony komendanta zgrupowania jako kierownika wypoczynku. Zgrupowanie przejmuje zadania
organizacyjno-gospodarcze (np. transport, zaopatrzenie, żywienie, służba zdrowia, kąpielisko).
Podobozy mogą mieć charakter samodzielnych obozów środowisk prowadzących dokumentację i rozliczenia
finansowe, zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji.
2.5. Zloty i akcje
Organizatorami zlotów i akcji mogą być:
- hufiec,
- chorągiew,
- Główna Kwatera ZHP,
- ruch programowo-metodyczny.
W celu przygotowania i przeprowadzenia zlotów i akcji organizatorzy powołują komendę lub sztab jako
jednostkę nadrzędną dla środowisk (jednostek ZHP) biorących w nich udział.
2.6. Obozy zagraniczne
Organizowane są w ramach współpracy ZHP z organizacjami skautowymi skupionymi w WAGGGS i WOSM,
organizacjami harcerskimi za granicą bądź jako wyjazdy krajoznawczo-turystyczne organizowane przez jednostki
ZHP.
Obozy zagraniczne powinny być konsultowane w trakcie planowania, zatwierdzania i realizacji z właściwym
dla organizującej obóz jednostki ZHP pełnomocnikiem komendanta chorągwi ds. zagranicznych lub instruktorem
hufca ds. zagranicznych.
Ogólne zasady organizowania przedsięwzięć zagranicznych, reprezentowania ZHP za granicą oraz udziału
w zlotach i obozach międzynarodowych określone zostały w Zasadach współpracy zagranicznej jednostek ZHP.
Strona zagraniczna może wymagać potwierdzenia przynależności danej jednostki do ZHP (jako organizacji
członkowskiej WOSM/WAGGGS) przez komisarzy zagranicznych ZHP. Pomocy w jego uzyskaniu udziela
pełnomocnik komendanta chorągwi ds. zagranicznych.
3
Załącznik
do Uchwały Głównej Kwatery ZHP nr 67/2011 z dnia 18 czerwca 2011 r.
w sprawie Instrukcji organizacyjnej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
2.7. Formy wypoczynku NALiZ
Nieobozowa Akcja to rodzaj harcerskiej formy wypoczynku (od 5 dni), zorganizowanej dla członków ZHP oraz
dzieci nienależących do ZHP. Nieobozową Akcję prowadzi zgodnie z przyjętym planem pracy pełnoletnia
i doświadczona kadra instruktorska spełniająca wymogi ww. Rozporządzenia MEN.
Zimowisko w miejscu zamieszkania/ półkolonia – to forma, której kadra organizuje codzienne zajęcia, bez
noclegów, zlokalizowana w obiekcie stałym, umożliwiającym przygotowanie i spożycie co najmniej jednego
gorącego posiłku oraz prowadzenie zajęć świetlicowych i sportowych.
Imprezy NALiZ – to pojedyncze imprezy sportowe, kulturalne, turystyczne, organizowane w miejscu
zamieszkania, przez hufiec, szczep, związek drużyn lub drużynę, w czasie ferii zimowych i letnich dla zuchów,
harcerzy i dzieci nie należących do ZHP. Uczestnicy imprez muszą mieć zapewniony nadzór pełnoletniego
opiekuna.
2.8. Biwak
Jest jedną z form działalności podstawowych jednostek ZHP, trwającą do 5 dni, organizowaną:
a) w okresie ferii letnich i zimowych oraz zimowej i wiosennej przerwy świątecznej - jako forma HALiZ,
zgodnie z ww. Rozporządzeniem MEN,
b) w innym czasie - w zakresie krajoznawstwa i turystyki - musi być zatwierdzony w macierzystym hufcu, który
prowadzi rejestr biwaków. (Karta biwaku stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji).
2.9. Zimowisko
Organizatorami zimowisk mogą być:
- drużyna, krąg lub inna jednostka działająca na zasadach drużyny lub kręgu,
- szczep,
- związek drużyn,
- hufiec,
- chorągiew,
- Główna Kwatera ZHP.
Zimowiska pod względem programowym mogą mieć charakter:
- kontynuacji śródrocznej pracy jednostki organizacyjnej,
- kształceniowy (np. kursy instruktorskie, zastępowych, przybocznych),
- specjalnościowy (np. żeglarskie, łącznościowe, szybowcowe, przyrodnicze, etnograficzne, kursy
językowe, na prawo jazdy, inne),
- prozdrowotny, rehabilitacyjny, terapeutyczno-rewalidacyjny, resocjalizacyjny,
Zimowisko (od 6 dni) należy lokalizować w obiekcie stałym, spełniającym wymogi określone przepisami,
zapewniającym warunki do realizacji programu, tereny sportowo-turystyczne, miejsce do zajęć kulturalnych.
2.10. Wypoczynek letni i zimowy dla dzieci i młodzieży niezrzeszonej w ZHP
Są to obozy i kolonie dla dzieci i młodzieży spoza ZHP, organizowane przez harcerskie komendy w ramach
działalności statutowej (zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 24) Statutu ZHP), zgodnie z przepisami obowiązującymi w ZHP.
Ww. formy organizowane są na następujących warunkach:
1) Organizatorami mogą być harcerskie komendy, po wcześniejszym zapewnieniu udziału w wypoczynku
członkom ZHP, zaspokojeniu potrzeb kadrowych, bazowych i sprzętowych, nadzorowanych jednostek
organizacyjnych lub terytorialnych.
2) Zaleca się organizowanie ich jako odrębnych obozów i kolonii.
3) Mogą być prowadzone z wykorzystaniem harcerskich metod i form pracy oraz dorobku programowego,
bez używania mundurów ZHP.
4
Załącznik
do Uchwały Głównej Kwatery ZHP nr 67/2011 z dnia 18 czerwca 2011 r.
w sprawie Instrukcji organizacyjnej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
3. Zadania harcerskich komend w zakresie przygotowania i przebiegu HALiZ
Harcerskie komendy winny dążyć do tego, by:
1) Formy letniego i zimowego wypoczynku były podsumowaniem śródrocznej działalności harcerskich
jednostek,
2) Organizatorem form letniego i zimowego wypoczynku były przede wszystkim: drużyna, krąg, szczep,
związek drużyn.
3) Obozy i kolonie organizowane w bazach i ośrodkach, w pierwszej kolejności były lokalizowane w tych
należących do ZHP, na mocy zawieranych umów i porozumień.
4) Postanowienia zawieranych umów i porozumień były realizowane rzetelnie i ze szczególną starannością.
Organizatorzy wszystkich obozów, kolonii i zimowisk zobowiązani są do określenia na piśmie „Warunków
uczestnictwa” dla uczestników i ich rodziców, zawierających następujące informacje: czas trwania, miejsce - adres
wypoczynku, kontakt, sposób transportu - godziny wyjazdu i powrotu, ubezpieczenie, kwalifikacje kadry, program
pobytu, wyżywienie – sposób przygotowania i liczba posiłków, wykaz niezbędnego wyposażenia uczestnika.
3.1. Drużynowy, szczepowy, komendant związku drużyn
Opracowuje roczny plan zamierzeń z uwzględnieniem organizacji letniego i zimowego wypoczynku.
W zależności od możliwości i warunków ustala, czy:
1) będzie organizatorem samodzielnego obozu lub zimowiska: stałego, wędrownego, zagranicznego,
2) współpracując z innymi drużynami (szczepem), związkiem drużyn – zorganizuje zgrupowanie,
3) planuje wzięcie udziału w zgrupowaniu organizowanym przez hufiec,
4) zorganizuje NALiZ.
W przypadku organizacji obozu lub zgrupowania przez hufiec lub chorągiew, drużyna powinna uczestniczyć
w tworzeniu programu obozu, konserwacji i przygotowaniu sprzętu oraz w gromadzeniu środków finansowych.
3.2. Komendant hufca i komenda hufca
3.2.1. Komenda hufca
1) Koordynuje, kieruje i nadzoruje przygotowania podstawowych jednostek organizacyjnych do HALiZ
2) Wspiera gromady, drużyny, kręgi, szczepy i związki drużyn, w organizowaniu HALiZ przez:
a) zapewnianie warunków dla zorganizowania wypoczynku, w tym udzielanie pomocy w załatwianiu
formalności związanych z jego lokalizacją, pozyskiwaniu środków finansowych i udostępnianiu
ww. jednostkom w pierwszej kolejności majątku Związku, będącego w dyspozycji hufca,
b) przygotowanie kadry instruktorskiej do pełnienia funkcji oraz wypełniania obowiązków podczas HALiZ
wynikających z podpisanych umów i porozumień,
c) doradztwo programowe, organizacyjne i w zakresie spraw finansowo-kwatermistrzowskich,
d) przygotowanie zadań programowych w ramach NALiZ dla zuchów, harcerek i harcerzy, pozostających
w czasie ferii letnich i zimowych w miejscu zamieszkania,
e) wykorzystanie HALiZ do organizacji kursów instruktorskich i tzw. małej kadry,
f) stwarzanie właściwego klimatu społecznego w środowisku działania przez stałą współpracę z władzami
oświatowymi, administracyjnymi, samorządowymi i środkami masowego przekazu.
3) Nadzoruje przestrzeganie zasad dotyczących bezpieczeństwa życia i zdrowia uczestników HALiZ przez
organizatorów i kadrę wypoczynku.
3.2.2. Komendant hufca
Nadzoruje przebieg wypoczynku w ramach HALiZ, w tym dokonuje bieżącej kontroli stanu przygotowań, wizytuje
jednostki w czasie akcji, odpowiada za prawidłowe i terminowe rozliczenie akcji.
Komendant hufca może powołać pełnomocnika ds. HALiZ, sztab NALiZ.
5
Załącznik
do Uchwały Głównej Kwatery ZHP nr 67/2011 z dnia 18 czerwca 2011 r.
w sprawie Instrukcji organizacyjnej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
W ramach uzyskanych od komendanta chorągwi pełnomocnictw:
1) wykonuje czynności związane z przygotowaniem i zatwierdzaniem form wypoczynku w ramach HALiZ
hufca,
2) przekazuje do macierzystej komendy chorągwi w ustalonych terminach:
a) dokumenty form wypoczynku HALiZ zgodnie z pkt. 4.4. niniejszej instrukcji,
b) meldunki, informacje, sprawozdania statystyczne i opisowe HALiZ,
c) informacje o zmianach terminów, zmianach osobowych w kadrze form wypoczynku lub odwołaniu tych
form (na bieżąco),
d) meldunki o wypadkach i sytuacjach nadzwyczajnych,
3) wykonuje inne zadania nałożone przez właściwego komendanta chorągwi ZHP.
W celu prawidłowej realizacji powyższych zadań komendant hufca ZHP nie powinien jednocześnie pełnić funkcji
komendanta lub kwatermistrza form wypoczynku czy komendanta lub kwatermistrza bazy HALiZ.
W sytuacjach nadzwyczajnych zgody na zmianę powyższych zasad udziela komendant macierzystej chorągwi
ZHP na pisemny wniosek komendanta hufca wraz z uzasadnieniem.
3.3. Komendant i komenda chorągwi
3.3.1. Komenda chorągwi
1) Koordynuje i kieruje przygotowaniami oraz nadzoruje przebieg i podsumowanie HALiZ przez realizację
następujących zadań:
a) opracowanie i upowszechnienie założeń programowo-organizacyjnych letniego i zimowego wypoczynku,
b) promowanie samodzielnych obozów drużyn, szczepów i związków drużyn, m.in. przez udostępnianie
tym obozom, w pierwszej kolejności, majątku i dofinansowania w ramach dotacji Kuratorium Oświaty lub
innych podmiotów,
c) przygotowanie kadry dla potrzeb HALiZ,
d) wykorzystanie HALiZ do kształcenia instruktorów i tzw. małej kadry,
e) stwarzanie możliwości zaopatrzenia się w niezbędne wydawnictwa, materiały repertuarowe
i informacyjne, wszystkim organizatorom letniego i zimowego wypoczynku,
f) pomoc w pozyskiwaniu środków rzeczowych i finansowych,
g) stworzenie systemu przepływu informacji, w tym możliwości kontaktu dla rodziców, komendantów form
wypoczynku w sytuacjach nadzwyczajnych,
h) organizowanie i przeprowadzanie wizytacji oraz kontroli,
i) współdziałanie z instytucjami i organizacjami zajmującymi się wypoczynkiem dzieci i młodzieży na
terenie swojego województwa,
j) stwarzanie właściwego klimatu społecznego w środowisku działania, współpracę z władzami
oświatowymi, administracyjnymi, samorządowymi i środkami masowego przekazu,
k) spełnianie funkcji gospodarza terenu (wg pkt. 4.6. niniejszej instrukcji),
l) gromadzenie i publikowanie informacji i przepisów państwowych i wewnętrznych ZHP dotyczących
letniego i zimowego wypoczynku na stronie internetowej chorągwi,
m) informowanie właściwego kuratora oświaty o wszelkich zmianach w zgłoszonych formach wypoczynku.
2) Nadzoruje i odpowiada za przestrzeganie zasad dotyczących bezpieczeństwa życia i zdrowia uczestników
HALiZ przez komendantów i komendy hufców, organizatorów i kadrę wypoczynku HALiZ z terenu danej
chorągwi.
3.3.2. Komendant chorągwi
lub powołany i działający z jego upoważnienia pełnomocnik ds. HALiZ:
1) wykonuje czynności związane z przygotowaniem i zatwierdzaniem wypoczynku w ramach HALiZ
chorągwi (zgodnie z pkt. 4.1–4.3),
2) wydaje zarządzenia w sprawie:
6
Załącznik
do Uchwały Głównej Kwatery ZHP nr 67/2011 z dnia 18 czerwca 2011 r.
w sprawie Instrukcji organizacyjnej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
a) bezpieczeństwa i higieny uczestników i kadry podczas form letniego i zimowego wypoczynku,
którego organizatorem są jednostki danej chorągwi,
b) sposobu i zasad postępowania w wyniku stwierdzenia szkody w następstwie nieszczęśliwego
wypadku,
c) ochrony danych osobowych uczestników i kadry wypoczynku, zawartych w dokumentach
zatwierdzonych form wypoczynku, w tym dostępu i sposobu korzystania z nich przez kadrę oraz
ich zabezpieczania i przechowywania,
4) opracowuje i wydaje biuletyny i komunikaty HALiZ,
5) wydaje łącznie ze skarbnikiem chorągwi: pełnomocnictwa komendantom hufców do zawierania umów
dotyczących HALiZ oraz pełnomocnictwa do prowadzenia form wypoczynku,
6) przekazuje do właściwego kuratora oświaty zgłoszenie wypoczynku lub nadzoruje stan zgłoszeń
wypoczynku przez upełnomocnione komendy hufców, z kierowanej przez siebie chorągwi,
7) przekazuje do GK ZHP w ustalonym terminie:
a) zbiorcze arkusze lokalizacyjne form wypoczynku HALiZ zorganizowanych przez podległe jednostki,
b) informacje, sprawozdania statystyczne i opisowe HALiZ, komunikaty i inne materiały,
c) informacje (na bieżąco) o wszelkich zmianach dotyczących organizowanych form wypoczynku,
(terminów, komendanta/kierownika wypoczynku, miejsca lokalizacji lub odwołaniu form),
d) meldunki o wypadkach i sytuacjach nadzwyczajnych,
8) wykonuje inne zadania, nałożone przez Naczelnika ZHP.
W celu prawidłowej realizacji powyższych zadań komendant chorągwi ZHP nie powinien jednocześnie pełnić
funkcji komendanta lub kwatermistrza form wypoczynku czy komendanta lub kwatermistrza bazy HALiZ.
W sytuacjach nadzwyczajnych zgody na zmianę powyższych zasad udziela Naczelnik ZHP na pisemny wniosek
komendanta chorągwi wraz z uzasadnieniem.
3.4. Naczelnik ZHP i Główna Kwatera ZHP
Nadzoruje i koordynuje przebieg i podsumowanie letniego i zimowego wypoczynku w ZHP przez:
1) stały i systematyczny monitoring przepisów prawa, dotyczących wypoczynku dzieci i młodzieży oraz ich
upowszechnianie w Związku,
2) współdziałanie z instytucjami, w tym z administracją państwową i samorządową, w zakresie stosowania
przepisów prawa, załatwiania spraw formalnych, umożliwiających prawidłowe przygotowanie i przebieg
HALiZ,
3) opracowywanie, wydawanie oraz nowelizację instrukcji, regulaminów, zestawów przepisów i poradników
dla komend i jednostek harcerskich, organizujących akcję letnią i zimową,
4) zatwierdzanie i zgłaszanie akcji ogólnopolskich do rejestru kuratora oświaty i realizowanie w stosunku do
tych akcji obowiązków organizatora,
5) opracowywanie bieżącej informacji o przebiegu HALiZ dla potrzeb władz centralnych i środków
masowego przekazu,
6) opracowywanie propozycji programowych HALiZ,
7) kontrolowanie stanu przygotowań do HALiZ, podległych jednostek organizacyjnych oraz przygotowanie
i przeprowadzanie kontroli i wizytacji wypoczynku na terenie kraju, w porozumieniu z właściwymi
komendantami chorągwi (gospodarzem terenu i organizatorem wypoczynku),
8) opracowywanie danych statystycznych i informacji końcowych o przebiegu HALiZ na podstawie
odwiedzin, kontroli, wyników wizytacji i sprawozdań komend chorągwi.
Naczelnik ZHP może powołać pełnomocnika ds. HALiZ, który:
- odpowiada za koordynację spraw związanych z przygotowaniem, przebiegiem i podsumowaniem HALiZ
w ZHP,
- opracowuje oraz wydaje komunikaty HALiZ,
- jest informowany o przedsięwzięciach chorągwianych i ogólnopolskich, o wypadkach i wydarzeniach
nadzwyczajnych w czasie HALiZ.
7
Załącznik
do Uchwały Głównej Kwatery ZHP nr 67/2011 z dnia 18 czerwca 2011 r.
w sprawie Instrukcji organizacyjnej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
4. Postanowienia organizacyjne
4.1. Kadra form wypoczynku HALiZ
Formy letniego i zimowego wypoczynku organizowane przez ZHP powinny być prowadzone przez kadrę
pracującą społecznie, na podstawie podpisanych umów/porozumień wolontariackich.
Uwzględniając jednak warunki organizacyjne, potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa uczestników oraz kadry
specjalistycznej i gospodarczej - dopuszcza się możliwość zatrudnienia osób na podstawie umowy zlecenia
i w wyjątkowych przypadkach - umowy o dzieło - pod warunkiem posiadania przez organizatora środków
finansowych na ten cel lub zabezpieczonych przez zleceniodawcę zewnętrznego. Liczba kadry musi być
proporcjonalna do liczby uczestników i zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Sposób i tryb zatrudniania
określa Instrukcji finansowej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej ,Rozdział V.
Opiekę nad dziećmi i młodzieżą w czasie wypoczynku sprawuje legitymująca się wymaganymi uprawnieniami
i odpowiednio przygotowana kadra instruktorska, personel medyczny, kadra kwatermistrzowsko-gospodarcza,
w tym personel kuchenny. Wszyscy członkowie kadry muszą mieć aktualne badania lekarskie, właściwe dla
rodzaju wykonywanej pracy - zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Angażowanie w skład kadry form wypoczynku instruktorów mających przydział służbowy do innego
hufca/chorągwi niż organizator placówki, wymaga uzyskania pisemnej zgody komendanta macierzystego
hufca/chorągwi danego instruktora.
Formą wypoczynku HALiZ kieruje komendant/kierownik wypoczynku, powołany na funkcję rozkazem komendanta
chorągwi/upoważnionego komendanta hufca. Pozostałą kadrę zatwierdza komendant chorągwi lub osoba przez
niego upoważniona, przyjmując i podpisując wykaz kadry w raporcie przedobozowym. Każda zmiana składu kadry
wymaga uzyskania zgody jednostki, która ją uprzednio zatwierdziła. W razie potrzeby nagłej zmiany składu kadry
podczas trwania wypoczynku (np. choroba, niewywiązywanie się z obowiązków), decyzję o tym podejmuje
komendant formy przy bezzwłocznym powiadomieniu jednostki zatwierdzającej tę formę.
Komendantem/kierownikiem wypoczynku może być:
1) w przypadku form organizowanych w ramach HALiZ (zgodnie z pkt. 1.2. niniejszej instrukcji): instruktor
ZHP w stopniu co najmniej podharcmistrzyni/podharcmistrza, który ukończył kurs dla kierowników
wypoczynku lub inna osoba, o której mowa w § 11 ust. 1 Rozporządzenia MEN z dnia 21 stycznia 1997 r.
w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej,
a także zasad jego organizowania i nadzorowania
2) w przypadku form organizowanych w innym czasie: pełnoletni instruktor ZHP.
1)
2)
3)
4)
5)
Do obowiązków kierownika wypoczynku /komendanta formy HALiZ należy:
wypełnianie zadań przewidzianych w § 11 ust. 4 ppkt. 1)-9) Rozporządzenia MEN z dnia 21 stycznia
1997 r. z późniejszymi zmianami,
przygotowanie formy wypoczynku pod względem programowym, organizacyjnym i kwatermistrzowskim
oraz rzetelne i terminowe rozliczenie po jej zakończeniu,
dobór pozostałej kadry i personelu, systematyczna współpraca z zespołem oraz dbałość o dobrą
atmosferę w czasie funkcjonowania placówki,
reprezentowanie formy wypoczynku na zewnątrz, w tym współpraca ze środowiskiem obozowania,
ponoszenie odpowiedzialności za:
a) bezpieczeństwo życia i zdrowia uczestników i kadry,
b) przestrzeganie Statutu ZHP,
c) realizację programu,
d) bieżące prowadzenie dokumentacji, w tym wydawanie rozkazów,
e) prawidłową gospodarkę sprzętową,
8
Załącznik
do Uchwały Głównej Kwatery ZHP nr 67/2011 z dnia 18 czerwca 2011 r.
w sprawie Instrukcji organizacyjnej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
f) rzetelne prowadzenie dokumentacji finansowej,
g) rzetelne i terminowe złożenie rozliczenia,
h) dokonanie podsumowania pracy formy wypoczynku, łącznie z oceną pracy kadry – sporządzenie
i przekazanie, do właściwej komendy, ewentualnych wniosków o wyróżnienie, nagrodzenie lub
niezatrudnianie w roku przyszłym członków kadry,
i) wykonywanie innych zadań, powierzonych przez władze harcerskie.
4.2. Zatwierdzenie wypoczynku organizowanego w ramach HALiZ
1) Jednym z podstawowych obowiązków organizatora jest uzyskanie zezwolenia na zorganizowanie form
HALiZ, po zatwierdzeniu każdej z nich pod względem programowo-organizacyjnym i finansowym
w terminie ustalonym przez macierzystą komendę chorągwi ZHP, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2) Zezwolenia na zorganizowanie form Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej udziela komendant chorągwi (lub
osoba przez niego upoważniona) i potwierdza to w raporcie przedobozowym.
3) Wypoczynek organizowany poza granicami kraju zatwierdza komendant chorągwi na podstawie
rekomendacji pełnomocnika komendanta chorągwi ds. zagranicznych, zgodnie z Zasadami współpracy
zagranicznej jednostek ZHP.
4.3. Rozliczanie form wypoczynku HALiZ
1) Do terminowego rozliczenia form wypoczynku zobowiązani są ich komendanci, a z tytułu nadzoru
- wszyscy organizatorzy letniego i zimowego wypoczynku, zgodnie z przepisami niniejszej instrukcji
i Instrukcji finansowej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej.
2) Rozliczenia form wypoczynku HALiZ pod względem organizacyjnym i finansowym dokonuje komendant
chorągwi ZHP i skarbnik chorągwi lub osoby przez nich upoważnione.
4.4. Obowiązująca dokumentacja
A. Do zatwierdzenia formy wypoczynku i uzyskania zezwolenia organizator zobowiązany jest przedłożyć
we właściwej komendzie:
1) pod względem programowo-organizacyjnym:
a) program pracy – wg wzoru (załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji),
b) raport przedobozowy (załącznik nr 3) zawierający:
- wykaz kadry (załącznik nr 3a) z kserokopią dokumentów potwierdzających kwalifikacje tej kadry,
- zobowiązanie do odpowiedzialności materialnej komendanta, kwatermistrza i innych osób, którym
powierzono mienie,
- deklaracje kadry w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia uczestników form wypoczynku HALiZ,
c) dokument (umowa) określający zasady korzystania z obiektu/terenu,
d) polisę ubezpieczeniową NW uczestników i kadry (zawartą na czas kwaterki, dojazdu, pobytu
i powrotu),
e) potwierdzenie opłacenia składek członkowskich przez organizatora i kadrę formy HALiZ,
f) inne dokumenty, obowiązujące w danym okresie na mocy prawa i zarządzeń władz lokalnych.
W przypadku obozów wędrownych należy uwzględnić w ich programie (planie pracy) przebieg trasy (zgodnie
z § 6 ust. 1 pkt 6 ww. Rozporządzenia MEN);
2) pod względem finansowym:
a) wypełniony preliminarz finansowy
b) informację o sposobie zabezpieczenia gotówki (ew. zawarte umowy rachunku bankowego, książeczki
oszczędnościowe, itp.),
c) potwierdzenie finansowego zabezpieczenia formy wypoczynku (np. listy odpłatności, umowy
z udzielającymi dotacji),
d) inne dokumenty obowiązujące w danym okresie na mocy przepisów prawa.
9
Załącznik
do Uchwały Głównej Kwatery ZHP nr 67/2011 z dnia 18 czerwca 2011 r.
w sprawie Instrukcji organizacyjnej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
Po sprawdzeniu i zaakceptowaniu ww. dokumentów przez odpowiednie osoby (np. pełnomocników ds. HALiZ
w hufcach) komendant chorągwi lub osoba działająca z jego upoważnienia, wydaje zezwolenie na
zorganizowanie formy wypoczynku HALiZ w raporcie przedobozowym (załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji).
B. Do zgłoszenia wypoczynku organizator zobowiązany jest przekazać kuratorowi oświaty właściwemu dla
siedziby lub miejsca zamieszkania organizatora – formularz zgłoszenia zawierający dane i informacje zgodnie
z § 6 ust. 1 pkt. 1)-6) ww. Rozporządzenia MEN.
C. Dokumentacja dla komendanta chorągwi - gospodarza terenu i Głównej Kwatery ZHP
Komenda chorągwi ZHP:
1) sporządza zbiorczy dla danego województwa Wykaz lokalizacji form wypoczynku (załącznik nr 4, 4 a-b).
2) pełniąc obowiązki organizatora - przesyła przed rozpoczęciem form wypoczynku sporządzony Wykaz do:
a) chorągwi - gospodarza terenu,
b) Głównej Kwatery ZHP - zgodnie z ustalonym terminarzem.
3) Informuje ww. adresatów o zmianach terminów lub odwołaniu form wypoczynku.
D. Dokumentacja obowiązująca w czasie trwania form wypoczynku HALiZ
Każda forma wypoczynku HALiZ posiada i prowadzi następującą dokumentację:
1. organizacyjną:
1) zaświadczenie kuratora oświaty o zgłoszeniu wypoczynku,
2) raport przedobozowy zatwierdzony przez KCH lub KH,
3) umowę (porozumienie) na korzystanie z obiektu/terenu,
4) polisę ubezpieczeniową NNW uczestników i kadry (zawartą na dojazd, pobyt i powrót), ew. inne polisy
ubezpieczeniowe,
5) wykaz uczestników (w książce pracy formy wypoczynku),
6) pisemne potwierdzenie przez uczestników i kadrę znajomości obowiązujących regulaminów (np.
w książce pracy obozu lub podobozów),
7) umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy wolontariacie, oddelegowania pracownicze oraz zakresy
obowiązków kadry z potwierdzeniem ich przyjęcia,
8) kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje kadry i wolontariuszy, w tym kadry specjalistycznej,
9) książkę pracy wraz z rozkazami komendanta formy wypoczynku,
10) aktualną książeczkę ratownika, w przypadku form zlokalizowanych nad wodą lub korzystających
z kąpieliska,
10) dokumentację kąpieliska/miejsca wykorzystywanego do kąpieli (jeżeli organizator wypoczynku jest
odpowiedzialny za jego przygotowanie, zgodnie Ustawą Prawo wodne) lub dokument potwierdzający
zawarcie umowy/porozumienia na korzystanie z kąpieliska,
2. programową:
1) zatwierdzony program (plan pracy) formy wypoczynku (obozu/podobozu)
2) książkę pracy formy wypoczynku (obozu/podobozu), którą prowadzi każda forma wypoczynku
realizująca własny program,
3) dzienniki zajęć wychowawców (zgodnie z zał. nr 6 do ww. Rozporządzenia MEN);
3. medyczną:
1) karty kwalifikacyjne uczestników (z częścią dodatkową stanowiącą załącznik nr 5 do niniejszej
instrukcji),
2) aktualne książeczki zdrowia kadry i personelu kuchennego,
3) książkę kontroli sanitarnych wraz dokumentacją sanitarną placówki,
4) rejestr udzielonych porad lekarskich i wydanych lekarstw,
10
5) rejestr wypadków;
Załącznik
do Uchwały Głównej Kwatery ZHP nr 67/2011 z dnia 18 czerwca 2011 r.
w sprawie Instrukcji organizacyjnej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
4. finansową – zgodnie z Instrukcją finansową Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej, Rozdział VII.
E. Dokumentacja niezbędna do rozliczenia form wypoczynku HALiZ
1) do rozliczenia programowo-organizacyjnego należy przedłożyć:
a) wypełniony raport poobozowy z oświadczeniem właściciela terenu obozowego/obiektu o przejęciu
terenu obozowego/obiektu i nie roszczenie pretensji wobec organizatora formy wypoczynku (załącznik
nr 6 do niniejszej instrukcji),
b) książkę pracy formy wypoczynku (do wglądu),
2) do rozliczenia finansowego - dokumentację, zgodnie z Instrukcją finansową Harcerskiej Akcji Letniej
i Zimowej, Rozdział VIII.
4.5. Wizytacje
1) Działalność każdej formy wypoczynku HALiZ może być przedmiotem wizytacji, dokonywanej przez
władze harcerskie, kuratora oświaty, organy samorządowe i państwowe, m.in. Policję, Inspekcję
Sanitarną i Inspekcję Pracy, GIODO, Straż Pożarną, Straż Leśną, w zakresie dziedzin prawnie dla nich
zastrzeżonych.
2) Do kontroli wewnętrznej ZHP uprawnieni są:
a) komendant hufca (i powołany przez niego zespół wizytacyjny) – form HALiZ swojego hufca,
b) komendant chorągwi (i powołany przez niego zespół wizytacyjny) – wszystkich form wypoczynku
zorganizowanych przez harcerskie jednostki swojej chorągwi oraz jako gospodarz terenu form
wypoczynku z innych chorągwi zlokalizowanych na swoim terenie,
c) Naczelnik ZHP, GK ZHP (i powołany przez niego zespół wizytacyjny) – wszystkich form wypoczynku
zorganizowanych przez jednostki organizacyjne ZHP,
d) Komisje rewizyjne – w zależności od szczebla, na jakim działają w strukturze ZHP, lub w wykonaniu
zadania kontrolnego zleconego przez komisje rewizyjne wyższego stopnia (Statut ZHP § 54 ust. 2
pkt 7, § 62 ust. 2 pkt 8, § 72 ust. 3).
3) Uwagi, wnioski i zalecenia, wynikające z kontroli, powinny być wpisane do książki pracy formy
wypoczynku.
W celu ograniczenia liczby kontroli zaleca się, by pełnomocnik komendanta chorągwi ds. HALiZ lub
komendant hufca, w miarę możliwości, byli koordynatorami wyjazdów zespołów wizytacyjnych.
4.6. Prawa i obowiązki komendanta chorągwi – gospodarza terenu
1) Komendant chorągwi – gospodarz terenu:
a) otrzymuje pisemną informację z komend chorągwi, o harcerskich formach wypoczynku
zlokalizowanych na swoim terenie i na bieżąco informacje o ich odwołaniu lub zmianach terminów ich
trwania,
b) udziela, w miarę możliwości, pomocy organizatorom lub komendantom tych form,
c) może zwizytować każdą harcerską formę wypoczynku, zlokalizowaną na terenie swojej chorągwi.
2) Komendant chorągwi - gospodarz terenu ma prawo zawiesić w czynnościach komendanta formy
wypoczynku HALiZ w przypadku:
a) nieprzestrzegania bądź naruszania przepisów bezpieczeństwa życia i zdrowia uczestników
kierowanej przez niego formy,
b) naruszania przepisów Statutu ZHP.
O zawieszeniu komendanta formy wypoczynku powiadamia w trybie natychmiastowym komendanta jego
macierzystej chorągwi i GK ZHP.
11
Załącznik
do Uchwały Głównej Kwatery ZHP nr 67/2011 z dnia 18 czerwca 2011 r.
w sprawie Instrukcji organizacyjnej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
3) Do czasu przyjazdu komendanta macierzystej chorągwi lub upoważnionej przez niego osoby (zespołu)
komendant chorągwi – gospodarz terenu, powierza obowiązki komendanta instruktorowi z grona kadry
instruktorskiej tej formy, posiadającego stosowne uprawnienia lub wyznacza osobę spoza tej formy albo
osobiście nią zarządza.
5. Postanowienia końcowe
Niniejszą instrukcję należy stosować łącznie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia
1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej,
a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. z 1997 Nr 12, poz. 67 z późn. zm.).
Załączniki:
nr 1 - Karta biwaku
nr 2- Program formy wypoczynku HALiZ
nr 3 - Raport przedobozowy
nr 3a - Wykaz kadry i personelu formy wypoczynku HALiZ
nr 4 - HAL – wykaz lokalizacji form wypoczynku na terenie województwa
nr 4 a - HAZ - wykaz lokalizacji form wypoczynku na terenie województwa
nr 4 b – Wykaz lokalizacji form wypoczynku za granicą
nr 5 - Karta kwalifikacyjna uczestnika HALiZ – część dodatkowa
nr 6 - Raport poobozowy
12