jak przekształcić dane i raporty w realny dla firmy efekt

JAK PRZEKSZTAŁCIĆ DANE I RAPORTY
W REALNY DLA FIRMY EFEKT
01
Doskonałe zarządzanie to połączenie w spójny system wielu elementów.
Strategia, zasoby ludzi, motywacja, produkty, usługi, park maszynowy,
technologie, marketing, IT, controlling, przepływ informacji – ta lista nie
wyczerpuje wszystkiego, co potrzebne.
Dysponujemy w firmie niezbędnymi systemami raportowania, które
przetwarzają dostępne dane i prezentują je w czytelny dla odbiorców sposób.
Jednakże dostęp menedżerów do raportów nie gwarantuje nam możliwie
najwyższej efektywności działań.
CZEGO POTRZEBUJEMY?
Efektywny system przepływu informacji pomiędzy zarządem, menedżerami i
pracownikami sprzyja uzyskiwaniu lepszych wyników.
Mimo, iż mamy dzisiaj dostęp do nowoczesnych narzędzi komunikacji, które
umożliwiają uzyskanie wielu oszczędności – nie załatwiają one ostatecznie
problemu.
Największym wyzwanie w komunikacji są sami ludzie i to, w jaki sposób
rozmawiają ze sobą.
Doskonałym ujęciem tego zagadnienia – komunikacji między ludźmi, a raczej jej
braku - jest film pt. Babel. Widzieliście?
Rozwiązaniem w firmie jest wdrożenie efektywnie organizowanych i
przeprowadzanych spotkań operacyjnych.
02
OKREŚL ZASADY
Gdy nie ma zasad i reguł jest chaos. Opracuj zasady organizowania i
przeprowadzania spotkań. Możemy organizować spotkania na różnych
szczeblach struktury przedsiębiorstwa i w różnych odstępach czasowych, np.:
codzienne operatywki, tygodniowe spotkania operacyjne, miesięczne
podsumowania wyników, półroczne przeglądy strategii.
ZAPLANUJ
Spotkania powinny być zaplanowane z wyprzedzeniem a uczestnicy
powiadomieni w odpowiednim czasie. Sporządź agendę dla uczestników i
napisz, co będzie przedmiotem spotkania.
WYPEŁNIJ WAŻNĄ TREŚCIĄ
Spotkanie należy wypełnić ważną treścią i przygotować się merytorycznie.
Wykorzystaj dostępne raporty i istotne dane. Każdy uczestnik jest
przygotowany. Spotkania organizujemy na różnych szczeblach firmy. Na
najwyższych szczeblach (zarząd) spotkania mają charakter bardziej strategiczny,
na niższych zaś (średni szczebel zarządzania) operacyjny.
NIE MARNUJ CZASU
Każde spotkanie przeprowadzaj w zaplanowanych ramach czasowych. Bądź
konsekwentny i nie pozwól na jego przedłużanie.
03
PODEJMUJ DECYZJE
Spotkanie z menedżerami i konstruktywna dyskusja nad raportami powinna
prowadzić do określonych wniosków. Na podstawie wniosków koniecznie
podejmuj decyzje i wdrażaj je w życie.
POZOSTAW ŚLAD
Zwięźle sporządzona notatka ze spotkania umożliwia przegląd podjętych
decyzji, przydzielonych uczestnikom zadań i uzgodnionych terminów. Roześlij ją
po spotkaniu wszystkim uczestnikom.
KONSEKWENCJA
Mimo pierwszych niepowodzeń nie poddawaj się. Nie ulegaj presji innych osób,
by zaniechać dalszych spotkań. Doskonal je i trzymaj się konsekwentnie
ustalonych reguł.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Największą odpowiedzialność za firmę ponoszą menedżerowie. Im wyżej w
hierarchii są oni usytuowani, tym odpowiedzialność większa. Bardzo częste są
przypadki szybkiego opuszczania spotkań przez prezesa firmy lub ważnego
dyrektora z powodu „innych, ważniejszych obowiązków”. W takiej sytuacji
menedżerowie średniego szczebla i pracownicy nie widzą sensu dla spotkań –
tracą motywację a jakość spotkań spada bardzo mocno przynosząc firmie
szkodę.
04
UNIKAJ PUŁAPEK
Jedną z pułapek jest organizowanie nadmiernych ilości spotkań. Miej nad tym
kontrolę, by uniknąć sytuacji „brak czasu na załadowanie taczki”.
ROZLICZAJ
Każde kolejne spotkanie to okazja i obowiązek zweryfikowania stanu wykonania
ustaleń z poprzedniego spotkania. W tym kontekście widać, jak ważne jest
sporządzenie notatek.
PODSUMOWANIE
Najlepszą platformą dla wymiany informacji, analizy raportów i podejmowania
decyzji są bezpośrednie spotkania ludzi w firmie. Wszelkie narzędzia mogą nam
ułatwić komunikację lecz nie zastąpią bezpośredniego kontaktu personalnego.