Wykaz dokumentów do zatwierdzenia formy wypoczynku HALiZ

Wykaz dokumentów do zatwierdzenia formy wypoczynku HALiZ
Chorągwi Białostockiej ZHP
1. Zgłoszenie wypoczynku do Kuratorium Oświaty (wydruk z systemu MEN)
2. Raport przedobozowy – 2 egzemplarze (załącznik nr 2 do Instrukcji Harcerskiej Akcji
Letniej i Zimowej)
3. Książka komendanta obozu – do wglądu (załącznik nr 4 do Instrukcji Harcerskiej Akcji
Letniej i Zimowej)
4. Program formy wypoczynku HALiZ – kserokopia (w przypadku form wędrownych
zawierający planowany przebieg trasy)
5. Wzór „Warunków uczestnictwa” – kserokopia (załącznik nr 1 do Instrukcji Harcerskiej
Akcji Letniej i Zimowej)
6. Regulaminy obowiązujące podczas trwania formy wypoczynku HALiZ – kserokopie
7. Polisa NNW obejmująca uczestników i kadrę – kserokopia (zawarta na cały czas trwania
formy wypoczynku HALiZ łącznie z czasem działania grupy kwatermistrzowskiej,
dojazdem i powrotem)
8. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje kadry – skany w formacie *.pdf / *.jpg
(zaświadczenia ukończenia kursów, dyplom ukończenia skoły, książeczka instruktorska)
9. Potwierdzenia aktualnych kwalifikacji kadry wymaganych przepisami prawa
powszechnego i zapewniających bezpieczne przeprowadzenie formy wypoczynku
HALiZ – skany w formacie *.pdf / *.jpg (w przypadku obozów/zimowisk
specjalnościowych lub z zakresu turystyki kwalifikowanej)
10. Zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności osób pełniących funkcje
wychowawcze w czasie wypoczynku HALiZ – kserokopie (zaświadczenia z KRK
wydawane wolontariuszom bezpłatnie na podstawie oświadczenia wydanego przez
hufiec/chorągiew)
11. Dokument (umowa/porozumienie) określający zasady korzystania z bazy/stanicy
lub terenu – kserokopia (załącznik nr 11 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej)
12. Potwierdzenia noclegu – kserokopie (dotyczy obozów wędrownych)
13. Umowa z ośrodkiem podstawowej opieki zdrowotnej / gabinetem lekarskim –
kserokopia (w przypadku zapewnienia opieki medycznej przez jednostkę zewnętrzną)
14. Plan finansowy obozu – 2 egzemplarze (załącznik nr 3 do Instrukcji Harcerskiej Akcji
Letniej i Zimowej)
15. Lista uczestników (wydruk z książki komendanta obozu)
16. Lista wpłat uczestników (załącznik nr 8 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej)
17. Protokół zwolnienia z odpłatności – kserokopia
18. Wykaz kadry ze wskazaniem rodzaju zatrudnienia (wydruk z raportu przedobozowego
ze wskazaniem formy zatrudnienia)
19. Oryginały porozumień wolontariackich, umów cywilnoprawnych z kadrą HALiZ –
do wglądu (podpisanych wcześniej przez zainteresowaną osobę oraz komendanta
i skarbnika chorągwi)
20. Oświadczenia do umów cywilnoprawnych – do wglądu (wzór dostępny w chorągwi)
Wykaz dokumentów do rozliczenia formy wypoczynku HALiZ
Chorągwi Białostockiej ZHP
1. Potwierdzenie zgłoszenia wypoczynku do Kuratorium Oświaty
2. Raport poobozowy – 2 egzemplarze (załącznik nr 5 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej
i Zimowej)
3. Książka komendanta obozu – do wglądu (załącznik nr 4 do Instrukcji Harcerskiej Akcji
Letniej i Zimowej)
4. Protokoły kontroli
5. Protokoły wypadków i kradzieży podczas wypoczynku HALiZ (jeżeli wystąpiły)
6. Protokoły przekazania sprzętu (załącznik nr 6 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej
i Zimowej)
7. Lista obecności uczestników i kadry obozu (podpisana)
8. Listy zapoznania się z regulaminami przez uczestników i kadrę obozu (podpisane)
9. Dzienniczki zajęć (oryginały)
10. Karty kwalifikacyjne uczestników wypoczynku HALiZ zgodne z wzorem MEN
wraz z dodatkiem do karty kwalifikacyjnej uczestnika wypoczynku (załącznik nr 9
do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej)
11. Dokument (umowa/porozumienie) określający zasady korzystania z bazy/stanicy
lub terenu – oryginał (załącznik nr 11 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej)
12. Umowa z ośrodkiem podstawowej opieki zdrowotnej – oryginał / dokumentacja
medyczna placówki wypoczynku HALiZ
13. Plan finansowy obozu (załącznik nr 3 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej)
14. Książka kasowa i operacji bankowych formy wypoczynku HALiZ, tzw. książka finansowa
(załącznik nr 7 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej)
15. Dokumenty źródłowe wpływów i wydatków, tzw. dowody księgowe
16. Lista wpłat uczestników i kadry (załącznik nr 8 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej
i Zimowej)
17. Protokoły przyjęcia na stan jednostki sprzętu zakupionego podczas formy wypoczynku
HALiZ
18. Umowy cywilnoprawne wraz z potwierdzeniem zabezpieczenia środków na zapłacenie
przez komendę chorągwi podatku i składek
19. Oświadczenie komendanta i kwatermistrza o uregulowaniu zobowiązań (wynikających
z dowodów księgowych opłacanych gotówką oraz przelewem)
20. Dowód wpłaty salda do odpowiedniej komendy