Regulamin kwalifikacji pracowników 2013-2014
Transkrypt
Regulamin kwalifikacji pracowników 2013-2014
Załącznik nr 2 do Zarządzenia Rektora nr 5/IX/2013 z dnia 30.09.2013 r. REGULAMIN KWALIFIKACJI, REALIZACJI I FINANSOWANIA WYJAZDÓW PRACOWNICZYCH W CELU PROWADZENIA ZAJĘĆ DYDAKTYCZNYCH (STA – Staff Mobility for Teaching Assignments) ORAZ SZKOLENIOWYCH (STT – Staff Mobility for Training) W RAMACH PROGRAMU LLP/ERASMUS W ROKU AKADEMICKIM 2013/2014 Część 1: Zasady kwalifikacji w roku akademickim 2013/2014: 1. O wyjazd w ramach programu Erasmus mogą ubiegać się wszyscy pracownicy Wyższej Szkoły Ekonomii i Informatyki w Krakowie, niezależnie od posiadanego obywatelstwa, zatrudnieni w oparciu o umowę o pracę/dzieło/zlecenia, których okres zatrudnienia wynosi co najmniej 3 miesiące. 2. Pierwszeństwo przy kwalifikacji na wyjazdy pracowników spełniających w równym stopniu kryteria jakościowe mają osoby wyjeżdżające po raz pierwszy oraz zatrudnione w uczelni na podstawie umowy o pracę. 3. Celem wyjazdu pracownika uczelni może być: a) prowadzenie zajęć dydaktycznych dla studentów w uczelni partnerskiej (zob. pkt 22) – oferta dla nauczycieli akademickich (STA). Do kategorii STA zalicza się także przyjazdy pracowników zagranicznych przedsiębiorstw, którzy przyjeżdżają na zaproszenie uczelni w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych ze studentami uczelni zapraszającej. b) udział w szkoleniu podnoszącym kwalifikacje w związku z charakterem pracy wykonywanym w uczelni macierzystej (STT) – oferta dla wszystkich pracowników uczelni. 4. Aby zgłosić swoją kandydaturę do wyjazdu należy złożyć w Biurze Współpracy Zagranicznej (dalej BWZ) w terminie określonym w ogłoszeniu o naborze (podanym każdorazowo społeczności akademickiej) następujące dokumenty: a) indywidualny program nauczania dla pracowników dydaktycznych (do pobrania w BWZ oraz ze strony internetowej BWZ) – będący podstawą kwalifikacji na wyjazd typu STA; b) indywidualny plan pracy dla pozostałych pracowników dydaktycznych/administracyjnych (do pobrania w BWZ oraz ze strony internetowej BWZ) – będący podstawą kwalifikacji na wyjazd typu STT; c) życiorys (curriculum vitae) w języku angielskim lub języku kraju, w którym znajduje się instytucja przyjmująca; d) list motywacyjny sporządzony w języku angielskim lub języku kraju, w którym znajduje się instytucja przyjmująca; e) aktualne zaświadczenie o prowadzonych w szkole zajęciach, zajmowanych stanowiskach podpisane przez przełożonego, f) ewentualne certyfikaty potwierdzające znajomość języków obcych. 5. Proces kwalifikacji koordynuje i przeprowadza BWZ. 6. W skład Komisji Kwalifikacyjnej wchodzą: Rektor, dwaj przedstawiciele pracowników dydaktycznych uczelni wskazani przez Rektora, przedstawiciel pracowników administracyjnych – sekretarz Komisji (uczelniany koordynator programu Erasmus). 7. Podczas procesu kwalifikacji nie może dojść do sytuacji powodujących konflikt interesów. 8. Proces kwalifikacji składa się z następujących etapów: a) zbieranie przez BWZ aplikacji w wyznaczonym terminie, podanym do publicznej wiadomości wraz z zasadami kwalifikacji, realizacji i finansowania wyjazdów; b) ocena złożonej dokumentacji i stwierdzenie przez Komisję Kwalifikacyjną spełnienia przed kandydatów wymogów stawianych przez uczelnię (opisanych w pkt 1, 2 i 4 – kompletność dokumentów aplikacyjnych); 1 c) spotkanie kandydatów z Komisją Kwalifikacyjną oraz ogłoszenie listy osób zakwalifikowanych do wyjazdu (jeśli zaistnieje taka konieczność, zob. pkt 11 i 12). 9. Podstawą kwalifikacji do wyjazdu jest akceptacja i ocena indywidualnego programu nauczania / indywidualnego programu szkolenia. Akceptacji i oceny dokonuje Komisja Kwalifikacyjna w oparciu o następujące kryteria: a) indywidualny program nauczania: – kompletność wypełnienia: 0-5 pkt.; – konkretność zdefiniowanego celu: 0-5 pkt.; – szczegółowość programu nauczania: 0-5 pkt. – korzyści dla uczelni z dodatkowych działań podejmowanych podczas pobytu: 0-5 pkt. b) indywidualny program szkolenia: – kompletność wypełnienia: 0-5 pkt.; – konkretność zdefiniowanego celu: 0-5 pkt.; – szczegółowość programu szkolenia: 0-5 pkt.; – oczekiwane efekty szkolenia dla uczelni/jednostki: 0-5 pkt. – korzyści dla uczelni z dodatkowych działań podejmowanych podczas pobytu: 0-5 pkt. – profil i doświadczenie jednostki prowadzącej szkolenie: 0-5 pkt. Pozostałe dokumenty oceniane są w oparciu o następujące kryteria: – znajomość języka kraju docelowego lub języka angielskiego: 0-5 pkt.; – długość zatrudnienia w uczelni: 1-3 pkt.; (1 pkt za minimum 3 miesiące, 2 pkt. – od 3 miesięcy do 2 lat, powyżej 2 lat – 3 pkt.). 10. Sekretarz Komisji Kwalifikacyjnej sporządza listę osób, które złożyły ww. dokumenty wraz z oceną wyrażoną wg ww. skali, oraz (jeśli dotyczy) listę osób, które zostaną przesłuchane przez Komisję Kwalifikacyjną. 11. Jeśli liczba kandydatów nie przewyższa szacunkowej łącznej liczby osób, które mogą wyjechać ze stypendium (zapisanej w umowie z Narodową Agencją Programu „Uczenie się przez całe życie”, dalej NA, i zależnej od przyznanych uczelni przez NA kwot na realizację wyjazdów pracowniczych – zob. pkt 13), po pozytywnej ocenie dokumentacji aplikacyjnej kandydat może zostać automatycznie zakwalifikowany do wyjazdu. W wypadku zastrzeżeń Kandydat zostanie przesłuchany przez Komisję Kwalifikacyjną. Kandydat referuje plan wizyty, omawia korzyści z wyjazdu dla uczelni i jednostki macierzystej. Komisja zwraca również uwagę na kompetencje językowe kandydata, doświadczenie zawodowe oraz dotychczasowe kontakty ze środowiskiem międzynarodowym. Po wydaniu pozytywnej opinii przez Komisję kandydat jest kwalifikowany do wyjazdu ze stypendium. 12. Jeśli liczba kandydatów przewyższa szacunkową łączną liczbę osób, które mogą wyjechać ze stypendium (zapisaną w umowie z Narodową Agencją Programu „Uczenie się przez całe życie”, dalej NA, i zależnej od przyznanych uczelni przez NA kwot na realizację wyjazdów pracowniczych – zob. pkt 13), Komisja Kwalifikacyjna przeprowadza rozmowy z kandydatami celem wyłonienia osób zakwalifikowanych do wyjazdu ze stypendium. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej Kandydat referuje plan wizyty, omawia korzyści z wyjazdu dla uczelni i jednostki macierzystej. Przy podejmowaniu ostatecznej decyzji Komisja weźmie również uwagę kompetencje językowe kandydata, doświadczenie zawodowe oraz dotychczasowe kontakty ze środowiskiem międzynarodowym. 13. Szacunkowa liczba wyjazdów w roku akademickim 2013/2014 ze stypendium to (wg umowy z NA): a) 1 wyjazd w celu prowadzenia zajęć (STA); b) 1 wyjazd w celu odbycia szkolenia (STT). W wypadku braku chętnych do wyjazdu typu STA lub STT, istnieje możliwość przesunięcia kwot przyznanych na realizację wyjazdów jednego typu (zob. pkt 31 i 32) i zorganizowanie dwóch wyjazdów drugiego typu. 14. Sekretarz Komisji Kwalifikacyjnej sporządza protokół z postępowania kwalifikacyjnego oraz z posiedzenia Komisji Kwalifikacyjnej (o ile zaistnieje taka konieczność), zawierający listę osób zakwalifikowanych do wyjazdu oraz listę rezerwową 2 15. Sekretarz Komisji Kwalifikacyjnej informuje zainteresowane osoby o wynikach postępowania kwalifikacyjnego. 16. W momencie rezygnacji kandydata z listy głównej, osoby z listy rezerwowej są automatycznie umieszczane na liście osób zakwalifikowanych do wyjazdu ze stypendium (jeśli dotyczy). 17. Wszystkim kandydatom przysługuje odwołanie od decyzji Komisji Kwalifikacyjnej. Odwołanie powinno być złożone w formie pisemnej do Rektora. Odwołanie jest rozstrzygane w ciągu 7 dni, a stosowna decyzja przekazana w formie pisemnej kandydatowi. 18. Fakt nieobecności kandydata podczas rozmowy kwalifikacyjnej w wyznaczonym terminie lub brak kompletu dokumentów będzie traktowany jako rezygnacja z udziału w procesie kwalifikacji. Część 2: Zasady realizacji wyjazdów STA i STT w roku akademickim 2013/2014: 18. Pobyt w instytucji przyjmującej musi odbyć się między 1 czerwca 2013 r. się 30 września 2014 r. 19. Podczas jednego wyjazdu typu STA nauczyciel akademicki jest zobowiązany do przeprowadzenia co najmniej 5 godzin zajęć dydaktycznych dla studentów w uczelni przyjmującej. Zaleca się, aby pobyt trwał co najmniej 5 dni. Krótsze pobyty są dopuszczalne w uzasadnionych wypadkach. Maksymalny czas trwania wyjazdu typu STA to 6 tygodni. 20. Pobyt pracownika na wyjeździe typu szkoleniowego (STT) powinien trwać od 1 do 6 tygodni. Krótsze pobyty są dopuszczalne w wyjątkowych i uzasadnionych wypadkach. Decyzję o zaistnieniu uzasadnionego przypadku podejmuje uczelnia. 21. BWZ pośredniczy (o ile zostanie zasygnalizowana taka potrzeba) w kontaktach pomiędzy pracownikiem a instytucją przyjmującą oraz pomaga w przygotowaniu wyjazdu. Ponadto udziela informacji na temat wymaganej dokumentacji (o której mowa w pkt. 24, 27, 28, 39-40) koniecznej do rozliczenia stypendium, którą należy przedłożyć w BWZ w ustalonym przez strony terminie. 22. Nauczyciele akademiccy wybierają instytucję, do której chcą się udać w celu prowadzenia zajęć spośród następujących uczelni partnerskich (dalej podano liczbę i kategorię pracowników WSEI, którą uczelnia partnerska może przyjąć w danym roku akademickim): a) Athlone Institute of Technology, Irlandia: STA, STT: 1; b) Business Academy Southwest, Dania: STA, STT: 1; c) Rezeknes Augstskola, Łotwa: STA: 4, STT: 2; d) University of Primorska – Faculty of Management, Słowenia: STA: 2, STT: 1; e) HAWK (Hochschule für Angewandte Wissenschaft und Kunst) Niemcy: STA: 1, STT: 1; f) Vilnius Giedyminas Technical University, Litwa: STA: 1. STT: 1. Jako miejsce odbywania wyjazdu szkoleniowego nauczyciele akademiccy oraz pracownicy administracyjni mogą wybrać uczelnię partnerską albo inne instytucje za granicą (np. przedsiębiorstwa, organizacje, placówki edukacyjne, szkoleniowe etc.). 23. Instytucja, w której pracownik odbędzie szkolenie, musi się znajdować w kraju uczestniczącym w Programie LLP/Erasmus (tj. 28 krajów Unii Europejskiej, 3 kraje Europejskiego Obszaru Gospodarczego: Islandia, Lichtenstein, Norwegia; Szwajcaria, 1 kraj kandydujący – Turcja). 24. Przed wyjazdem zostanie podpisana umowa pomiędzy każdym pracownikiem zakwalifikowanym do wyjazdu a uczelnią (w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron). 25. Pracownik powinien być ubezpieczony (koszty leczenia, następstwa nieszczęśliwych wypadków) na czas podróży i pobytu w uczelni partnerskiej/instytucji przyjmującej. Konieczne jest uzyskanie przed wyjazdem dokumentu uprawiającego do korzystania ze świadczeń zdrowotnych na terytorium Unii Europejskiej (Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego – EKUZ). 26. Pracownik ma obowiązek otrzymania z uczelni partnerskiej/instytucji przyjmującej pisemnego zaświadczenia o okresie pobytu w uczelni/instytucji, które winno być sporządzone na papierze firmowym uczelni/instytucji. Zaświadczenie powinno zawierać: w przypadku wyjazdu typu STA: informację o liczbie przeprowadzonych zajęć dydaktycznych; w przypadku wyjazdu typu STT: informację o charakterze odbytego szkolenia. 27. Po powrocie pracownik jest zobowiązany do wypełnienia Ankiety Stypendysty Erasmusa, dostępnej online (http://ankiety.frse.org.pl/users/login): login: pracownik, hasło: erasmus. Wypełnienie ankiety jest niezbędne do rozliczenia wyjazdu na stypendium. Do dokumentów należy dołączyć wyciągi z rachunku bankowego / potwierdzenia odbioru kwot w gotówce. 3 28. Pracownik ma obowiązek sporządzania pisemnego sprawozdania z wyjazdu, które należy przekazać do BWZ. Część 3: Zasady finansowania wyjazdów STA i STT w roku akademickim 2013/2014: 29. Pracownik zakwalifikowany do wyjazdu otrzymuje stypendium z budżetu programu LLP/Erasmus mające charakter dofinansowujący pobyt za granicą pod warunkiem zaakceptowania wszystkich warunków umowy, o której mowa w pkt. 24. 30. Pracownik może także wyjechać w ramach programu LLP/Erasmus bez grantu (wyjazd bez stypendium / wyjazd ze stypendium zerowym). Przysługują mu takie same prawa jak pracownikowi wyjeżdżającemu z grantem (prócz tych, które dotyczą przyznanego stypendium). 31. Środki finansowe przyznane w kategorii STA mogą być przeznaczone jedynie na wypłatę stypendiów dla nauczycieli akademickich zakwalifikowanych na wyjazd do uczelni partnerskiej w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych lub na wypłatę stypendium dla pracownika zagranicznego przedsiębiorstwa zaproszonego w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych ze studentami. 32. Środki finansowe przyznane w kategorii STT mogą być przeznaczone jedynie dla pracowników uczelni wyjeżdżających w celach szkoleniowych. 33.Uczelnia może dokonywać przesunięć kwot między kategoriami STA i STT. 34. Wysokości stawek stypendium wypłacane przy wyjazdach do tych samych krajów czy miejscowości będą dla wszystkich pracowników takie same. 35. Przy określaniu wysokości stypendium będą respektowane górne limity stawek w formie stawki ryczałtowej określone w tabeli poniżej: AT BE BG HR CY CZ DK EE FI FR EL ES NL IE IS LI LT LU LV MT DE NO PL PT Z wyłączeniem kosztów podróży i wiz Łączne kwoty – pierwszy tydzień (€) Łączna kwota (€) Dodatkowa kwota za 1 dzień 2 dni 3 dni 4 dni 5 dni 6 dni Tydzień Dwa (dni) tygodnie każdy tydzień (312) (€) 180 360 540 720 900 1 080 1 260 1 764 202 Austria 170 340 510 680 850 1 020 1 190 1 666 190 Belgia 110 220 330 440 550 660 770 1 078 123 Bułgaria 160 320 480 640 800 960 1 120 1 568 179 Chorwacja 150 300 450 600 750 900 1 050 1 470 168 Cypr 150 300 450 600 750 900 1 050 1 470 168 Czechy 230 460 690 920 1 150 1 380 1 610 2 254 258 Dania 130 260 390 520 650 780 910 1 274 146 Estonia 210 420 630 840 1 050 1 260 1 470 2 058 235 Finlandia 200 400 600 800 1 000 1 200 1 400 1 960 224 Francja 160 320 480 640 800 960 1 120 1 568 179 Grecja 170 340 510 680 850 1 020 1 190 1 666 190 Hiszpania 180 360 540 720 900 1 080 1 260 1 764 202 Holandia 190 380 570 760 950 1 140 1 330 1 862 213 Irlandia 180 360 540 720 900 1 080 1 260 1 764 202 Islandia 520 780 1 040 1 300 1 560 1 820 2 548 291 Liechtenstein 260 130 260 390 520 650 780 910 1 274 146 Litwa 340 510 680 850 1 020 1 190 1 666 190 Luksemburg 170 130 260 390 520 650 780 910 1 274 146 Łotwa 140 280 420 560 700 840 980 1 372 157 Malta 160 320 480 640 800 960 1 120 1 568 179 Niemcy 260 520 780 1 040 1 300 1 560 1 820 2 548 291 Norwegia 130 260 390 520 650 780 910 1 274 146 Polska 150 300 450 600 750 900 1 050 1 470 168 Portugalia 4 RO SK SI CH SE TR HU UK IT Rumunia Słowacja Słowenia Szwajcaria Szwecja Turcja Węgry Wielka Brytania Włochy 120 140 160 260 210 140 140 230 240 280 320 520 420 280 280 460 360 420 480 780 630 420 420 690 480 560 640 1 040 840 560 560 920 600 700 800 1 300 1 050 700 700 1 150 720 840 960 1 560 1 260 840 840 1 380 840 980 1 120 1 820 1 470 980 980 1 610 1 176 1 372 1 568 2 548 2 058 1 372 1 372 2 254 134 157 179 291 235 157 157 258 190 380 570 760 950 1 140 1 330 1 862 213 Powyższe stawki uwzględniają koszty utrzymania (tj. zakwaterowanie, ubezpieczenie, wyżywienie, inne koszty związane z pobytem). Nie uwzględniają kosztów podróży (rozliczanych jako koszty rzeczywiste). 36. Przykład naliczania wysokości stawek stypendium: a) pobyt 1-6 dni włącznie: stawka na pobyt „... dni”; b) pobyt 7-dniowy: stawka na pobyt „Tydzień (7 dni)”; c) pobyt 8-13 dni: stawka na pobyt „Tydzień (7 dni)” + [(stawka „Dwa tygodnie" minus stawka „Tydzień (7 dni)” / 7 x liczba dni drugiego tygodnia]; d) pobyt 14 dni: stawka „Dwa tygodnie”; e) pobyt 16 dniowy: stawka „Dwa tygodnie” + (stawka na „Tydzień 3-6” / 7 x liczba dni. 37. Maksymalna kwota, jaką można wypłacić pracownikowi wynosi: liczba dni (tygodni) mnożona przez stawkę na dzień (tydzień) odpowiadającą danemu krajowi plus rzeczywiste koszty podróży. 38. Koszty podróży można finansować jedynie w przypadku, kiedy podróż miała miejsce bezpośrednio przed rozpoczęciem pobytu oraz bezpośrednio po jego zakończeniu. 39. Zwrot kosztów za podróż samochodem może nastąpić na podstawie (w zależności od tego, który wariant jest tańszy): a) zaświadczenia o cenie biletu kolejowego (w drugiej klasie), autokarowego lub lotniczego ekonomicznego – na trasie przejazdu samochodu. Niezależnie od ilości osób podróżujących samochodem zostanie zwrócona równowartość jednego biletu; b) przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami danej organizacji, przy czym zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) stawka nie może być wyższa niż kwota ustalona w tym rozporządzeniu (kwota ta zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie do zmian cen) i nie wyższa niż 0,22 EUR - wg kursu wskazanego przez Narodową Agencję do przeliczania wydatków w PLN na EUR. 40. W przypadku wypłaty stypendium na koszty podróży do dokumentacji wymienionej w pkt. 26–28 należy dołączyć: a) bilet z widoczną ceną; b) w przypadku podróży własnym samochodem: oświadczenie pracownika o odbyciu podróży samochodem wraz z informacją o terminie przekroczenia granicy (oświadczenie woli podpisane przez pracownika) oraz zaświadczenie od PKP / PKS / linii lotniczych o cenie biletu na danej trasie (o jego wystawienie występuje sam beneficjent), ewentualnie wydruk ze strony internetowej. 41. Stypendium zostanie przekazane w sposób określony przez strony w umowie (zob. pkt 24) (przelew bankowy lub wypłata do rąk własnych). Kwota stypendium jest wypłacana w walucie euro, dlatego stypendysta, wybierając przelew bankowy jako formę przekazania grantu, jest zobowiązany do posiadania konta walutowego. Kwota stypendium musi stanowić liczbę całkowitą. 42. Ostateczna kwota stypendium jest uzależniona od rzeczywistego okresu pobytu w uczelni partnerskiej / instytucji przyjmującej, poświadczonego odpowiednim dokumentem (o którym mowa w pkt. 26). Okres pobytu jest obliczany z dokładnością do jednego dnia. Jeśli podróż odbywała się poza okresem potwierdzonym przez uczelnię / instytucję przyjmującą, uczelnia macierzysta do rozliczenia dolicza maksymalnie jeden dzień na podróż „tam” i jeden dzień na podróż powrotną (pod warunkiem udokumentowania tych dni dokumentem podróży z widocznymi datami oraz faktem odbycia podróży bezpośrednio przed i bezpośrednio po pobycie w instytucji przyjmującej). 5 43. Maksymalny okres finansowania pobytu na stypendium to 6 tygodni, pod warunkiem, że uczelnia będzie dysponowała na ten cel środkami, co jest uzależnione od wysokości otrzymanego dofinansowania oraz od skali mobilności w danym roku akademickim. 44. Fundusze pozyskiwane w przypadkach rezygnacji z wyjazdów i/lub otrzymania dodatkowych środków z NA będą przekazane: a) na zorganizowanie dodatkowych mobilności w stosunku do liczby zapisanej w umowie z NA, lub osobie z listy rezerwowej kandydatów zakwalifikowanych do wyjazdu; b) na zwiększenie dni wyjazdowych w stosunku do liczby zapisanej w umowie z NA; Po udowodnieniu, że wykorzystano możliwości wskazane w pkt. a ) i b): c) będą rozdysponowywane pomiędzy pracowników przebywających na stypendium, z zastrzeżeniem, że nie dojdzie do przekroczenia górnych stawek stypendium (określonych w tabeli w pkt. 35). 45. Rozliczenie finansowe stypendium następuje po przedłożeniu w BWZ dokumentów wymienionych w pkt. 26–28 i 40 (jeśli dotyczy). Część 4: a). Zasady udzielania i rozliczania dofinansowania dla stypendystów Erasmusa z orzeczonym stopniem niepełnosprawności w roku akademickim 2013/2014: 46. Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności, mogą ubiegać się o dodatkowe fundusze pochodzące ze specjalnego funduszu przeznaczonego dla osób niepełnosprawnych. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności wraz z formularzem wniosku są dostępne na stronie internetowej: http://www.erasmus.org.pl/mobilnosc-szkoly-wyzsze-rokakademicki-201314 47. O dofinansowanie mogą ubiegać się pracownicy z orzeczonym stopniem niepełnosprawności, którzy zostali zakwalifikowani na wyjazd stypendialny programu Erasmus. Dotyczy to w szczególności stypendystów z dużymi ograniczeniami w samodzielnym poruszaniu się (np. osób poruszających się na wózkach inwalidzkich, niesłyszących, niewidomych) i osób wymagających specjalnej opieki medycznej. 48. Uczelnia na wniosek niepełnosprawnego stypendysty składa do Narodowej Agencji Programu LLPErasmus (zwanej dalej „NA”) wniosek obowiązujący w danym roku akademickim (formularz wniosku dostępny na stronie: http://www.erasmus.org.pl/mobilnosc-szkoly-wyzsze-rok-akademicki-201314 ) z załącznikami: aktualne orzeczenie o stopniu niepełnosprawności; potwierdzenie przyjęcia na stypendium z instytucji przyjmującej – kopie potwierdzone przez uczelnię „za zgodność z oryginałem”. Wniosek powinien być wypełniony komputerowo. 49. Wniosek o dofinansowanie powinien być podpisany we wskazanych miejscach przez wszystkie wymienione w nim osoby (wnioskodawca, koordynator uczelniany programu Erasmus, uczelniany pełnomocnik ds. osób niepełnosprawnych). 50. Wniosek należy złożyć w pierwszym terminie, bezzwłocznie po zakwalifikowaniu na wyjazd stypendialny: do 15 czerwca 2013 r., do 1 sierpnia 2013 r., do 1 grudnia 2013 r., do 1 kwietnia 2014 r. Wskazane terminy to data wpłynięcia wniosku do NA. Złożenie wniosku w późniejszym terminie może skutkować przyznaniem proporcjonalnie niższego dofinansowania lub odrzuceniem wniosku. Żadne wnioski o dofinansowanie nie będą przyjmowane po 1 kwietnia 2014 r. 51. Dla stypendysty z orzeczonym lekkim lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności NA będzie mogła przyznać dofinansowanie w formie wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego dla danego roku akademickiego przez Komisję Europejską (zwaną dalej „KE”) dla wyjazdu do danego kraju na zatwierdzony przez uczelnię macierzystą czas pobytu. 52. Dla stypendysty z orzeczonym znacznym stopniem niepełnosprawności NA będzie mogła przyznać dofinansowanie w formie wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego dla danego roku akademickiego przez KE dla wyjazdu do danego kraju na planowany czas pobytu oraz, jeżeli dotyczy, dodatkowej kwoty na ściśle określony cel podlegającej rozliczeniu wg kosztów rzeczywistych. Stypendysta może ubiegać się o dodatkową kwotę na następujące rodzaje kosztów: koszty podróży osoby towarzyszącej; koszty utrzymania i zakwaterowania osoby towarzyszącej; koszty miejscowego opiekuna; koszty specjalnych materiałów dydaktycznych; koszty opieki lekarskiej; koszty specjalnego ubezpieczenia; inne koszty (z uzasadnieniem). 6 53. NA może nie przyznać dodatkowego dofinansowania, jeżeli z wniosku złożonego przez stypendystę za pośrednictwem uczelni wynika, że uczelnia nie przyznała stypendyście stypendium ze środków programu Erasmus (tzw. wyjazd z grantem zerowym). 54. Czas pobytu na stypendium jest określany z dokładnością do 1 dnia. 55. Każdy wniosek jest rozpatrywany indywidualnie. Wniosek będzie rozpatrzony w ciągu około jednego miesiąca od złożenia do NA. 56. Wniosek niekompletny lub niepoprawnie wypełniony będzie rozpatrzony w najbliższym terminie licząc od wpłynięcia do NA wymaganego uzupełnienia i/lub korekty. 57. NA poinformuje uczelnię macierzystą stypendysty o podjętej decyzji i warunkach rozliczenia dofinansowania oraz wystawi aneks do umowy finansowej. Decyzja wchodzi w życie po podpisaniu aneksu przez ostatnią ze stron. W przypadku odrzucenia wniosku, uczelnia zostanie poinformowana o przyczynie decyzji. 58. Stypendysta w terminie określonym przez uczelnię macierzystą składa do uczelni „Rozliczenie stypendysty Erasmusa, który otrzymał dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności” (zwanego dalej „Rozliczeniem”). Po weryfikacji i zatwierdzeniu danych zawartych w „Rozliczeniu” oraz załączników, uczelnia przesyła komplet do NA. 59. Narodowa Agencja zaleca, aby uczelnia przesłała „Rozliczenie” w terminie do 60 dni od dnia zakończenia mobilności stypendysty, jednak nie później niż na miesiąc przed złożeniem przez uczelnię raportu końcowego z realizacji umowy do NA. Niezłożenie „Rozliczenia” w terminie, może skutkować wezwaniem do zwrotu całości kwoty przyznanego dofinansowania na ten cel. b). Rozliczenie przyznanego dofinansowania z tytułu niepełnosprawności w formie kwoty ryczałtowej: 60. Warunkiem rozliczenia dofinansowania przyznanego w formie kwoty ryczałtowej jako wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego dla danego roku akademickiego przez KE dla wyjazdu do danego kraju jest złożenie do NA „Rozliczenia”. Do „Rozliczenia” powinna być dołączona kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem imiennego zaświadczenia wydanego przez instytucję przyjmującą, w którym podany jest rzeczywisty czas trwania stypendium. Nie są wymagane dowody finansowe dokumentujące poniesienie wydatków związanych z kosztami utrzymania w kraju docelowym ani kosztami podróży. 61. Jeżeli rzeczywisty czas trwania stypendium wg zaświadczenia wydanego przez instytucję przyjmującą jest krótszy niż planowany czas zapisany w umowie podpisanej pomiędzy uczelnią a stypendystą przed wyjazdem, to skutkuje to koniecznością zwrotu proporcjonalnej części dofinansowania. Kwota nierozliczona przez NA podlega zwrotowi do NA. Po zakończonej analizie „Rozliczenia” NA wysyła do uczelni list końcowy z informacją o wysokości kwoty rozliczonej i (jeżeli dotyczy) podlegającej zwrotowi. 62. Łączna kwota dofinansowania zatwierdzona przez NA wynikająca z analizy złożonego „Rozliczenia” nie może być wyższa od kwoty podlegającej rozliczeniu (tzn. kwoty przyznanej uczelni z tytułu wyjazdu niepełnosprawnego stypendysty). c). Rozliczenie dofinansowania z tytułu niepełnosprawności przyznanego w formie kosztów rzeczywistych (dotyczy wyłącznie stypendysty, który otrzymał dodatkową kwotę na ściśle określony cel: podróż i/lub utrzymanie osoby towarzyszącej / koszt miejscowego opiekuna / specjalne materiały dydaktyczne / opieka lekarska / specjalne ubezpieczenie / inne): 63. Rozliczenie wg kosztów rzeczywistych dotyczy tylko i wyłącznie sytuacji, gdy uczelnia na wniosek stypendysty wnioskowała o koszty inne niż stanowiące dofinansowanie w formie wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego przez KE dla wyjazdu do danego kraju na planowany czas pobytu, a NA w liście do uczelni zawiadamiającym o przyznanej kwocie i warunkach rozliczenia określiła taką kwotą i rodzaj kosztów. Wydatki udokumentowane powyższymi dowodami muszą być zatwierdzone i zaksięgowane przez uczelnię przed złożeniem do NA „Rozliczenia stypendysty Erasmusa, który otrzymał dodatkowe dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności. Rok akademicki 2013/1”. 7 64. Jeżeli rzeczywisty czas trwania stypendium wg zaświadczenia wydanego przez instytucję przyjmującą jest krótszy niż planowany czas zapisany w umowie podpisanej pomiędzy uczelnią a stypendystą przed wyjazdem, ale stypendysta dokumentuje rachunkami wyższe wydatki związane z niepełnosprawnością, to wysokość rozliczonego przez NA dofinansowania będzie równa sumie kwoty dofinansowania w formie wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego dla danego kraju na rzeczywisty czas pobytu oraz dodatkowej kwoty rozliczonej wg kosztów rzeczywistych, o ile suma ta nie będzie przekraczała całkowitej kwoty podlegającej rozliczeniu. 65. Dokumenty potwierdzające poniesienie kosztu muszą posiadać stosowny opis informujący o źródle finansowania, np. „Wydatek w wysokości … został sfinansowany z programu LLP Erasmus w ramach realizacji umowy …(numer umowy finansowej); kategoria budżetowa: …; opis: …”. 66. Sposób dokumentowania kosztów rzeczywistych musi być zgodny z polityką rachunkowości uczelni macierzystej, a uczelnia powinna wskazać stypendyście sposób udokumentowania wydatków w poszczególnych kategoriach budżetowych. Przyjmuje się następujące formy udokumentowania wydatków rozliczanych wg kosztów rzeczywistych: – koszty podróży osoby towarzyszącej: NA przyjmuje jako dopuszczalną formę rozliczenia tej kategorii budżetowej: w przypadku podróży pociągiem, autobusem lub samolotem - bilet z widoczną ceną lub rachunek/faktura za bilet oraz karta pokładowa (dotyczy samolotu), natomiast w przypadku podróży samochodem - oświadczenie woli o odbyciu podróży samochodem. Zwrot kosztów za podróż samochodem odbywa się wg zasad określonych w „Przewodniku programu „Uczenie się przez całe życie” w konkursie wniosków dla danego roku oraz „Wytycznych do raportów końcowych w ramach Programu ‘Uczenie się przez całe życie’. Kontrakt 2013” – dostępne na stronie www.erasmus.org.pl. (zob. pkt 39 i 40). – koszty utrzymania i zakwaterowania osoby towarzyszącej: koszty utrzymania i zakwaterowania obejmują wszelkie koszty związane z pobytem osoby w kraju docelowym (koszty zakwaterowania, wyżywienia, ubezpieczenia, przejazdów lokalnych, itp.) do wysokości limitu, którym mowa poniżej w pkt. a) i b). NA przyjmuje jako dopuszczalną formę rozliczenia tej kategorii budżetowej potwierdzenie pobytu niepełnosprawnego stypendysty Erasmusa w instytucji partnerskiej wraz z: a) oświadczeniem woli stypendysty i osoby towarzyszącej; b) dokumentem podróży osoby towarzyszącej z uwidocznioną datą wyjazdu i powrotu. Maksymalna kwota, jaka będzie mogła być rozliczona na koszty zakwaterowania i utrzymania łącznie, nie może przekroczyć: a) przy pobycie <3 miesięcy - stawek określonych w „Przewodniku programu „Uczenie się przez całe życie” w konkursie wniosków 2013 roku, Część I, Tabela 1a (www.erasmus.org.pl „Konkursy wniosków”); b) przy pobycie ≥3 miesięcy – stawek określonych w „Przewodniku programu „Uczenie się przez całe życie” w konkursie wniosków 2013 roku, Część I, Tabela 1b (www.erasmus.org.pl „Konkursy wniosków”). Jeżeli obecność osoby towarzyszącej ogranicza się do krótkich pobytów (np. towarzyszenie stypendyście w podróży do/ z instytucji przyjmującej), to każdy pobyt rozliczany jako odrębna całość, tzn. czas pobytu nie kumuluje się. – koszty opiekuna miejscowego: NA przyjmuje jako dopuszczalną formę rozliczenia tej kategorii budżetowej: Oświadczenie woli miejscowego opiekuna (dotyczy osoby nie prowadzącej działalności gospodarczej) potwierdzające przekazanie określonej kwoty wynagrodzenia z tytułu sprawowania opieki oraz zwierającego informację o okresie, w jakim sprawowana była opieka (od-do) i analogiczne oświadczenie woli stypendysty; Rachunek/ faktura wystawiona przez instytucję prowadzącą usługi w zakresie opieki nad osobami niepełnosprawnymi. – koszty specjalnych materiałów dydaktycznych: rachunek/ paragon. – koszty opieki lekarskiej: rachunek/ paragon. – koszty specjalnego ubezpieczenie: rachunek/ polisa z widoczną cena. 8 67. Finansowanie w kategorii „osoba towarzysząca” i „opiekun miejscowy” nie może dotyczyć osoby, która pełniła rolę osoby towarzyszącej i/lub miejscowego opiekuna będąc w tym samym czasie stypendystą Erasmusa. 68. W przypadku przedstawienia dowodów w walucie EUR do rozliczenia przyjmowane są wartości w EUR. W przypadku przedstawienia rachunków w walucie innej niż EUR do przeliczenia kosztów na EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm), z miesiąca podpisania aneksu do umowy finansowej. 9