RCT (kończenie umów) - Asseco Data Systems

RCT (kończenie umów)
MODUŁ SYSTEMU LEO LEASING
Analiza portfela
system RCT posiada
mechanizmy wczesnego
powiadamiania o zbliżającym
się końcu umowy
Automailing
dla listy umów przeznaczonych
do zakończenia system
automatycznie przygotowuje
dedykowane pisma do wysyłki
Szybkość
jednym z głównych atutów
naszego rozwiązania jest
szybkość. Przygotowanie listy
umów do zakończenia dla
portfela 10 tyś. umów trwa,
w typowych warunkach,
kilka minut
Bezpieczeństwo
rozwiązania zaimplementowane
w RCT wykluczają pominięcie
umów przeznaczonych
do zakończenia. Niweluje
to ryzyko bezzasadnego
użytkowania przedmiotu
przez klienta
Moduł RCT (Regular Contract Termination) jest…
rozwiązaniem systemu LEO, wspierającym proces regularnego kończenia
umów. W firmie leasingowej o ustabilizowanej strukturze portfela, liczba umów
zawieranych jest praktycznie równa liczbie umów kończonych. Oznacza to,
że wysiłek wkładany w proces regularnego kończenia umów jest nie mniejszy,
niż nakład pracy włożony w ich zawieranie. W typowych przypadkach kończenie
umowy związane jest z odpowiednio wczesnym prowadzeniem korespondencji
z klientem, analizą rozrachunków do umowy, wyborem formy zakończenia,
generacją
faktury
proforma
i
ostatecznym
zakończeniem
umowy.
Pod pojęciem „zakończenia ostatecznego” rozumiemy wykonanie odpowiednich
operacji w umowie, środkach trwałych oraz wykonanie licznych księgowań
w systemie FK. RCT pozwala zrealizować to wszystko po kilku kliknięciach
myszką.
Stabilny portfel…
to swoiste „okno” zawierające określoną liczbę umów, które przesuwają
się
w
czasie. Z jednej strony „wpadają” do niego nowo zawierane umowy,
Automatyzacja
na każdym etapie pracy
z drugiej „wychodzą” umowy kończące się. Liczba umów w portfelu
z modułem zapewniona jest
pozostaje w przybliżeniu stała. Takie zjawisko oznacza, że miesięcznie
automatyzacja analizy
płatności, generacji
należy
przygotować
do
zakończenia
praktycznie
tyle
samo
umów,
dokumentów i wykonywania
ile
się
zawarło
nowych.
Zwykle
tym
procesem
zarządza
Dział
Administracji
operacji
Umów, realizując te zadania jako część swoich obowiązków. Z uwagi
na
skomplikowany
proces
kończenia
umowy
pracy
jest
dużo.
Proces
ten
jest
szczególnie skomplikowany dla pojazdów.
Rys. Główne okno modułu
© Asseco Data Systems S.A.
Pewność operacji…
kończenia umów może spędzać sen z powiek osobom odpowiedzialnym za to zadanie.
Pozostawienie umowy formalnie nie zakończonej niesie za sobą szereg poważnych implikacji.
Z jednej strony są to następstwa finansowe, gdyż majątek trwały firmy jest eksploatowany
bez stosownych opłat ze strony klienta. Z drugiej strony, w grę wchodzą konsekwencje prawne,
prawo własności, prawo wekslowe, regulacje podatkowe, itd. Dla wszystkich stron jest
najbezpieczniej, gdy umowa zostanie zakończona regularnie i terminowo. Moduł RCT realizuje
te zadania szybko, sprawnie i co najważniejsze – pewnie.
Rys. Wystawianie faktur końcowych
Sprzedaż vs Proforma…
wystawienie faktury końcowej to zwykle ostatni krok w kontaktach z klientami. Oczywiście
wszyscy dążą do zawarcia kolejnej umowy, ale nie zawsze się to udaje. Biorąc pod uwagę fakt,
że końcowa faktura może być uznana za przeniesienie własności, w sytuacji zaistnienia sporu
z klientem odnośnie, np. zaległych odsetek za zwłokę, nie mamy żadnych dodatkowych narzędzi
wywierania presji na naszego byłego klienta. Taka sytuacja powoduje, że firma leasingowa znajduje
się
w
bardzo
niekorzystnym
położeniu.
Ponieważ
zwykle
klientowi
bardzo
zależy
na odkupieniu przedmiotu, powszechną praktyką jest wystawienie na koniec umowy faktury
proforma. Klient wpłaca kwotę będącą sumą wszystkich jego zobowiązań, łącznie z wartością
wykupu. Dopiero po zaksięgowaniu tej wpłaty wystawiana jest faktura końcowa, a umowa może być
zakończona. RCT obsługuje cały ten proces od kalkulacji rozliczenia, przez generację
proformy, aż do monitorowania wpłat. Po odnotowaniu wpłaty o odpowiedniej wysokości, wystawiana
jest faktura końcowa, środek trwały jest sprzedawany i wyksięgowywany, a umowa jest kończona i
rozliczana. Równocześnie system automatycznie rozksięgowuje wszystkie pozycje tak, aby saldo
umowy zostało wyzerowane.
© Asseco Data Systems S.A.
Wsparcie DAU...
to podstawowe zadanie modułu RCT. W większości firm leasingowych regularne zakończenie
umowy realizowane jest według następującego algorytmu:
 I
n
f
o
r
m
a
c
j
a
d
o
k
l
i
e
n
t
a
Miesiąc lub dwa przed terminem zakończenia umowy, do klienta wysyłane jest pismo,
informujące o nadchodzącym końcu umowy. Klient ma do wyboru zwykle dwie opcje. Może
to być zakończenie umowy lub przedłużenie umowy o kolejne kilka miesięcy. Przy zakończeniu
możliwych jest kilka wariantów zbycia przedmiotu. Może to być rozliczenie z kolejną umową,
odkupienie przez klienta lub odkupienie przez osobę trzecią.
 D
e
c
y
z
j
a
k
l
i
e
n
t
a
Klient podejmuje decyzję i powiadamia firmę leasingową. Jeżeli taka decyzja nie zostanie
podjęta, informacja także musi trafić do firmy leasingowej, by nadal monitorować umowę.
 P r z y g o t o w a n i e
r o z l i c z e n i a
u m o w y
Zbierane są wszystkie informacje o płatnościach klienta, otwartych rozrachunkach, odsetkach
wystawionych, naliczonej wartości wykupu. Ta informacja przedstawiana jest klientowi i stanowi
podstawę do wystawienia faktury proforma.
 F
a
k
t
u
r
a
P
r
o
f
o
r
m
a
Firmy leasingowe unikają wystawiania klientowi faktury końcowej przed zapłatą wszystkich
zobowiązań. Zwykle wystawiana jest faktura proforma, po opłaceniu której transakcja jest
rozliczana. Proforma zawiera wszystkie kwoty, czyli wartość wykupu przedmiotu oraz pozostałe
należności, np. odsetki za zwłokę.
 K
o
n
t
r
o
l
a
p
ł
Ponieważ proforma nie jest księgowana, konieczne
sprawdzenia, czy klient wpłacił odpowiednią kwotę.
 W y s t a w i e n i e
f
a
k
t
a
jest
u
r
t
n
o
monitorowanie
y
k
o
ń
ś
c
i
wpłat
w
celu
c
w
e
o
j
Jeżeli klient zapłacił wszystkie wymagane kwoty, wystawiana jest faktura końcowa. Wszystkie
należności i zobowiązania klienta z danej umowy są ze sobą rozksięgowywane tak, aby saldo
danej umowy było wyzerowane.
 Z
a
k
o
ń
c
z
e
n
i
e
u
m
o
w
y
S
T
Status umowy jest zmieniany na „zakończona”.
 W
y
k
s
i
ę
g
o
w
y
w
a
n
i
e
Z rejestru środków trwałych zdejmowana jest pozycja będąca przedmiotem kończonej umowy
leasingu.
Jak widać z powyższej listy pracy jest bardzo dużo i wsparcie systemowe jest mocno pożądane.
Moduł RCT pozwala na wykonanie następujących operacji systemowych:

Automatyczne przygotowanie umów do zakończenia

Zmiana parametrów umowy do zakończenia

Anulowanie zakończenia umowy

Przygotowanie faktur proforma

Kontrola rozliczenia i wpłat klienta

Sprzedaż ST i wystawienie faktury końcowej
© Asseco Data Systems S.A.
Kontrola płatności…
w systemie LEO jest bardzo prosta, wystarczy sprawdzić saldo konta umowy lub otworzyć
listę rozrachunków. Jednak w przypadku faktury proforma problem staje się nieco bardziej
skomplikowany. Faktury proforma nie są księgowane w systemie i trudno jest w takiej sytuacji
porównywać rozrachunki. Nawet jeżeli klient ma nadpłatę, to nie wiadomo, czy dostatecznie
„dużą”. Nakłada to na pracowników odpowiedzialnych za kończenie umów żmudny obowiązek
ręcznego, codziennego porównywania wielu list dokumentów. RCT wykonuje ten proces
automatycznie. Dla faktur proforma oraz należności z odsetek za zwłokę, system tworzy
„wirtualne” rozrachunki. Te rozrachunki dodawane są do „prawdziwych” rozrachunków kontrahenta,
a następnie sprawdzane jest saldo wynikowe. Jeżeli to saldo jest zerowe, oznacza to, że kontrahent
opłacił proformę oraz wszystkie należności i można zakończyć umowę. Samo zakończenie umowy,
sprzedaż ST, jego wyksięgowanie oraz „zapięcie” rozrachunków to w module RCT jedna prosta
operacja wykonywana kilkoma kliknięciami myszą.
Rys. Wykonanie operacji kończenia umów
Wdrożenie...
systemu RCT w typowych warunkach zajmuje od 8 do 10 dni. Po zainstalowaniu modułu
i uaktualnieniu struktury bazy danych konsultant ADS, wraz z administratorem merytorycznym
Systemu LEO, definiują parametry systemowe modułu, budują strukturę drzewa widoków, definiują
parametry wizualizacji w wyświetlanych listach, definiują generowane z systemu dokumenty, pisma
i zestawienia. Następuje niezbędna konfiguracja parametrów wzorców księgowania. Po wykonaniu
testów
w
środowisku
testowym,
konfiguracja
jest
przenoszona
na środowisko produkcyjne i system jest gotowy do pracy.
Asseco Data Systems S.A.
ul. 17 Stycznia 48
02-146 Warszawa, Polska
tel./fax: +48 (22) 646-70-12
www.assecods.pl
Podane znaki firmowe są własnością ich właścicieli i podane zostały tylko w celach informacyjnych
© Asseco Data Systems S.A.