Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz wymagania

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO SIWZ
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz wymagania Zamawiającego
odnośnie realizacji usługi – zarządzania projektem
I. ZADANIA KOORDYNATORA PROJEKTU
Kierowanie wykonaniem w formie nadzoru merytorycznego i technicznego zgodnie z
harmonogramem realizacji Projektu oraz udział w pracach Zespołu zarządzającego Projektem
w następującym zakresie:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
nadzorowanie, koordynowanie, organizowanie i monitoring prawidłowej realizacji
projektu,
nadzorowanie prac wszystkich członków zespołu,
prowadzenie ewaluacji i sprawozdawczości projektu,
zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku,
nadzorowanie promocji projektu,
nadzór nad zgodnością realizacji projektu z wytycznymi Programu Operacyjnego
Innowacyjna Gospodarka, weryfikacja dokumentów źródłowych,
kontrola merytoryczna realizacji projektu,
przygotowanie i weryfikacja wniosków o płatność oraz aktualizacja harmonogramu
rzeczowo-finansowego Projektu pod względem merytorycznym,
rozliczenie projektu pod względem merytorycznym,
opisywanie merytoryczne faktur zgodnie z wytycznymi,
merytoryczna weryfikacja faktur dot. projektu,
zapewnienie terminowej realizacji zadań wynikających z harmonogramu realizacji
projektu,
przygotowanie ewentualnych zmian do projektu w oparciu o obowiązujące zapisy
w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie, dokumentach programowych,
zebranie, przygotowanie i pomoc w wyborze ofert usług i dostaw zgodnie z Projektem,
przygotowanie projektów umów z wykonawcami,
nadzór nad przekazywaniem sprzętu teleinformatycznego i dostawą szerokopasmowego
Internetu,
nadzór nad przygotowaniem i zawarciem umów użyczenia sprzętu teleinformatycznego,
nadzór nad rekrutacją beneficjentów ostatecznych,
udział w spotkaniach Zespołu zarządzającego Projektem,
odpowiedzialność za kontrole realizacji projektu oraz udział w obsłudze zewnętrznych
instytucji kontrolujących wykonanie projektu.
II. ZADANIA SPECJALISTY DS. ROZLICZEŃ
• prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej zgodnie z wymogami dotyczącymi
ewidencji środków unijnych ze szczególnym uwzględnieniem obowiązujących
wytycznych wynikających z umowy o dofinansowanie projektu
• dekretacja i ewidencjonowanie dokumentów księgowych
• archiwizowanie dokumentów księgowych
• odpowiedzialność formalno-rachunkowa, opisywanie faktur i innych dokumentów do
wypłaty
• aktualizacja harmonogramu finansowo-rzeczowego projektu
• sporządzanie wniosków o płatność w części finansowej
• przygotowywanie dyspozycji przelewu
• wykonywanie innych zadań finansowo- księgowych zgodnie z umową o
dofinansowanie projektu
• monitorowanie budżetu Projektu
• współpraca z Koordynatorem Projektu (funkcje asystenckie)
• udział w spotkaniach Zespołu zarządzającego Projektem
• odpowiedzialność za kontrole realizacji projektu w zakresie finansowym oraz udzia ł w
obsłudze zewnętrznych instytucji kontrolujących wykonanie projektu.
III. ZADANIA INFORMATYKA PROJEKTU:
• udział w pracach komisji przetargowych,
• przygotowanie umów użyczenia sprzętu komputerowego Beneficjentom ostatecznym
i Jednostkom podległym,
• organizacja przekazania sprzętu teleinformatycznego Beneficjentom ostatecznym
i jednostkom podległym,
• udzielanie wsparcia technicznego i monitoring sprzętu komputerowego
zainstalowanego u Beneficjentów ostatecznych,
• udzielanie wsparcia technicznego i monitoring sprzętu teleinformatycznego
w jednostkach podległych,
• konserwacja i serwisowanie sprzętu teleinformatycznego zakupionego w ramach
Projektu (u Beneficjentów Ostatecznych i w jednostkach podległych), w zakresie
nieobjętym świadczeniami gwarancyjnymi,
• koordynacja współpracy z gwarantem w zakresie jakości i terminowości napraw
sprzętu teleinformatycznego,
•
•
•
•
•
•
•
•
zapewnienie prawidłowej pracy systemów informatycznych, oprogramowania, sprzętu
i Internetu,
prowadzenie dokumentacji ewidencyjnej sprzętu komputerowego i oprogramowania
w okresie trwania Projektu,
obsługa i moderowanie platformy e-learningowej, aktualizowanie danych; Nadzór nad
funkcjonowaniem platformy e-learningowej w Projekcie,
współpraca z Koordynatorem projektu (funkcje asystenckie),
kontrola projektu w zakresie prawidłowego wykorzystania sprzętu przez
beneficjentów ostatecznych,
udział i nadzorowanie procesu instalacji sprzętu teleinformatycznego i Internetu
u Beneficjentów Ostatecznych i w jednostkach podległych,
udział w spotkaniach Zespołu zarządzającego Projektem,
odpowiedzialność za kontrole realizacji projektu w zakresie informatycznym oraz
udział w obsłudze zewnętrznych instytucji kontrolujących wykonanie projektu.
IV. Dodatkowe informacje odnośnie realizacji zamówienia:
1. Wykonywanie przez Wykonawcę zleconych zadań w czasie trwania umowy odbywać się
będzie w dni robocze od poniedziałku do piątku, w tym raz w tygodniu w godz. 8.00-16.00 w
siedzibie Zamawiającego (tj. w Urzędzie Miejskim w Ożarowie Mazowiecki, ul. Kolejowa 2
lub ul. Poznańska 165). Konkretny dzień do ustalenia z Zamawiającym po wyborze
najkorzystniejszej oferty i podpisaniu umowy. W pozostałych dniach Zamawiający wymaga
dyspozycyjności osób realizujących zarządzanie projektem tzn. od momentu wezwania przez
Zamawiającego mają one max. 4 godz. na stawienie się w siedzibie Zamawiającego.
2. Zamawiający zapewnia Wykonawcy na potrzeby realizacji usługi wyposażone w meble
biurowe pomieszczenie w swojej siedzibie, z dostępem do sieci Internet.
3. Wykonawca musi zapewnić sobie we własnym zakresie: podstawowy sprzęt i urządzenia
biurowe, podstawowe materiały biurowe do druku i korespondencji oraz pozostały sprzęt
i materiały niezbędne do realizacji zamówienia.
4. Wykonawca zobowiązany jest do comiesięcznego (przez cały okres realizacji usługi)
składania Zamawiającemu sprawozdań z zakresu wykonanych prac zarządzania projektem,
w terminie do 10-go każdego miesiąca za miesiąc ubiegły.
5. Zamawiający przekaże w dniu podpisania umowy wszelką dokumentację dotyczącą
wykonywanych prac, w tym harmonogram realizacji projektu.
6. Wykonawca zobowiązany jest na prośbę Zamawiającego na bieżąco udostępniać
dokumentację dotyczącą zarządzania projektem.