ZARZĄDZENIE NR 48/15 BURMISTZRA ŁASKU z dnia 23 lutego

ZARZĄDZENIE NR 48/15
BURMISTZRA ŁASKU
z dnia 23 lutego 2015 r.
w sprawie wprowadzenia i stosowania procedur dotyczących realizacji projektu
pn. „Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Łask”
w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013
Priorytet I Gospodarka wodno-ściekowa
Działanie 1.1 Gospodarka wodno- ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RML
Na podstawie art. 26 ust. 1 i art.31 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U.
z 2013r., poz. 594 z późn. zm.) w związku z zawartą w dniu 23 września 2014 r. umową
o dofinansowanie Nr POIS.01.01.00-00-110/13w ramach działania 1.1 Gospodarka wodno-ściekowa
w aglomeracjach powyżej 15 tyś RLM priorytetu I - „Gospodarka wodno-ściekowa” Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 pomiędzy Wojewódzkim Funduszem Ochrony
Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, a Gminą Łask zarządza się co następuje:
§1.Wprowadza się do stosowania procedury dotyczące realizacji projektu pn. ”Uporządkowanie
gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Łask” w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko 2007-2013 Priorytet I Gospodarka wodno-ściekowa Działanie 1.1 Gospodarka wodnościekowa w aglomeracjach powyżej 15 tyś. RML w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 1, 2, 3 do
zarządzenia.
§2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego w Łasku w szczególności Jednostkę
Realizującą Projekt, do przestrzegania i stosowania procedur zawartych w niniejszym zarządzeniu.
§3. Kontrole nad wykonywaniem zarządzenia powierza się MAO.
§4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik Nr 1
do zarządzenia nr 48/15
Burmistrza Łasku
z dnia 23 lutego 2015 r.
PROCEDURY WERYFIKACJI, CZY ROBOTY /USŁUGI/DOSTAWY, ZA KTÓRE JEST DOKONYWANA
PŁATNOŚĆ ZOSTAŁY RZECZYWIŚCIE WYKONANE ZGODNIE Z ZAWARTĄ UMOWĄ
związane z realizacją Projektu pn.: „Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej
w Gminie Łask”
w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013
Priorytet I Gospodarka wodno-ściekowa
Działanie 1.1. Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM
1.
Cel i zakres
Celem procedury jest określenie szczegółowych zasad weryfikacji czy roboty, usługi lub dostawy, za
które jest dokonywana płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową.
2.
Odpowiedzialność i przestrzeganie
Procedura dotyczy wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego w Łasku w szczególności Jednostki
Realizującej Projekt.
Odpowiedzialność za prawidłowe stosowanie Procedury ponosi MAO.
3.
Kontrola wykonania robót, usług, dostaw wynikający z umowy
Kontrola wykonania robót/usług, dostaw wynikających z zawartej umowy z wykonawcą związana
jednocześnie z Projektem polega na sprawdzeniu:
1) przez inspektora nadzoru inwestorskiego czy umowa jest realizowana zgodnie z projektem
budowlanym w powiązaniu z warunkami wynikającymi z umowy co znajduje swoje
odzwierciedlenie w dzienniku budowy,
2) inspektor nadzoru sprawdza czy wykonawca wykonał roboty ujęte w protokołach odbioru,
3) inspektor nadzoru sprawdza czy wykonawca w sposób prawidłowy i zgodny z oferowanymi
w umowie stawkami jednostkowymi wycenił zakres robót,
4) podstawą do wystawienia faktury przez wykonawcę jest podpisany przez inspektora nadzoru
protokół odbioru robót częściowy/końcowy,
5) wystawiona przez wykonawcę faktura za roboty wraz z protokołem odbioru podlega również
kontroli merytorycznej, celowości, gospodarności i legalności prowadzonej przez JRP pracownicy sprawdzają czy zgłoszone do zapłaty roboty wynikają z zawartej umowy i są
zgodne ze złożoną ofertą czyli badają:
a) czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistym zdarzeniom gospodarczym,
b) czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa i zgodna z obowiązującymi
przepisami,
c) czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,
d) czy planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w założeniach
zatwierdzonego planu finansowego,
e) czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem,
f) czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta: umowa o pracę lub
wykonawstwo, usługi, umowa o dostawę, względnie czy złożono zamówienie, zlecenie,
g) czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami
obowiązującymi w danym zakresie,
h) czy nie ma opóźnień w realizacji umowy, a w przypadku wystąpienia takich opóźnień –
czy nastąpiło naliczenie kary umownej,
6) wystawiona przez wykonawcę faktura za roboty wraz z protokołem odbioru podlega również
kontroli formalno- rachunkowej polegającej na sprawdzeniu, czy dokument został
wystawiony w sposób prawidłowy i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
oraz czy zawiera co najmniej dane wskazane poniżej:
a) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
b) wskazanie podmiotów uczestniczących w operacji gospodarczej (określenie stron- nazwa
adres),
c) datę wystawienia dokumentów oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczych,
których dowód dotyczy,
d) określenie przedmiotu operacji oraz wartości i ilości,
e) podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie.
7) Kontrola realizacji umowy obejmuje również, w przypadku zakończenia Projektu,
sprawdzenie poprzez inwentaryzację geodezyjną czy wykonano przedmiot umowy.
W zakresie kontroli prawidłowego wykonawstwa umowy Główny Specjalista ds. technicznych, na
bazie oferty wykonawcy, kosztorysów oraz inwentaryzacji geodezyjnej, ustala zakres wbudowanej
infrastruktury z uwzględnieniem kosztów wytworzenia środka trwałego co finalnie znajduje swoje
odzwierciedlenie w dokumencie OT przyjęcie środka trwałego.
4.
Przechowywanie zawartych umów i dokumentów z nimi związanych
Oryginały dokumentacji przetargowych i dokumentów z nimi związanych oraz korespondencji są
gromadzone w siedzibie JRP. Gromadzenie dokumentów odbywa się w sposób zapewniający
zabezpieczenie przed utratą, zniszczeniem oraz w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie.
Okres przechowywania ww. dokumentów oraz wszelkich danych związanych z realizacja Projektu,
wynosi co najmniej 3 lata od daty zamknięcia POIiŚ zgodnie z § 14 ust. 2 umowy o dofinansowanie.
Oryginały podpisanych kontraktów gromadzone są i przechowywane:
1) w trakcie realizacji Projektu w JRP,
2) po zakończeniu Projektu uwzględniając okres archiwizacji wynikający z umowy
o dofinansowanie dokumenty przekazywane są do archiwum Urzędu Miejskiego
w Łasku.
Każda zawarta umowa w ramach Programu operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013
Priorytet I Gospodarka wodno-ściekowa Działanie 1.1 Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach
powyżej 15 tyś. RLM. jest jawna i podlega udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach
o dostępie do informacji publicznej.
Załącznik Nr 2
do zarządzenia nr 48/15
Burmistrza Łasku
Z dnia 23 lutego 2015 r.
PROCEDURY PRZYGOTOWANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ
związane z realizacją Projektu pn.: „Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej
w Gminie Łask”
w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013
Priorytet I Gospodarka wodno-ściekowa
Działanie 1.1. Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM
1.
Cel procedury
Celem procedury jest zapewnienie zgodności realizacji Projektu z wnioskiem o płatność oraz
warunkami Umowy o dofinansowanie realizacji Projektu, w szczególności zgodności
z harmonogramem i charakterem finansowania oraz osiągnięcia założonych celów.
2.
Przedmiot procedury
Przedmiotem procedury jest określenie:
a) zasad prowadzenia systemu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Projektu, w celu
dostarczenia standardowych i regularnych danych umożliwiających monitorowanie i ocenę
postępu w realizacji Projektu przez Beneficjenta i Instytucję Wdrażającą;
b) sposobu opracowania wniosku o płatność.
3.
Zakres procedury
Niniejsza procedura obowiązuje i jest stosowana w Jednostce Realizującej Projekt (JRP) w
Urzędzie Miejskim w Łasku.
4.
Odpowiedzialność
Za wywiązywanie się Beneficjenta z wymogów i procedur wdrażania Projektów w zakresie
sprawozdawczości finansowej i wniosku o płatność odpowiedzialny jest MAO.
Za prawidłowe i terminowe przygotowanie dokumentów w zakresie sprawozdawczości
finansowej i wniosków o płatność odpowiedzialny jest MAO.
5. Zasady sprawozdawczości i wniosek o płatność
Standardy w zakresie sprawozdawczości, zgodne z wymaganiami Komisji europejskiej, określają
stosowne wytyczne Instytucji Zarządzającej (IZ) oraz Instytucji Wdrażającej (IW).
Obowiązki Beneficjenta w zakresie sprawozdawczości określa § 9 umowy o dofinansowanie.
System sprawozdawczy:
a) Funkcje sprawozdania na poziomie Beneficjenta spełnia wniosek o płatność. Dokument ten
łączy informacje na temat wydatków poniesionych w ramach Projektu z opisem rodzaju
działań, w związku z którymi wydatki te zostały poniesione. Połączenie tych dwóch informacji
pozwala na sprawne monitorowanie postępów w realizacji Projektu, z potwierdzeniem
zasadności poniesionych wydatków, pokazuje przełożenie dokonywanych rozliczeń
finansowych na uzyskanie rezultatu Projektu. Wzór wniosku Beneficjenta o płatność stanowi
załącznik do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości.
b) Beneficjent co najmniej raz na trzy miesiące sporządza i przekazuje do Instytucji Wdrażającej
wniosek o płatność, z rozbudowaną częścią sprawozdawczą, zgodnie z harmonogramem
rzeczowo-finansowym dołączonym do zatwierdzonej umowy o dofinansowanie, biorąc pod
uwagę datę podpisania umowy.
c) Brak wydatków nie zwalnia z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną
częścią dotyczącą postępu rzeczowo- finansowego Projektu i w całości zweryfikowaną
częścią dotyczącą postępu rzeczowo-finansowego Projektu wniosku o płatność Beneficjenta,
wskazującą na właściwą realizację projektu. Jest to koniecznym warunkiem zrefundowania
wydatków oraz zrealizowania płatności na rzecz Beneficjenta lub rozliczenia wydatków
poniesionych przez Beneficjentów.
d) Zgodnie z zapisami §9 ust 1 pkt 2 umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany do
przekazywania raportów z osiągniętych efektów, w tym efektów finansowych generowanych
przez Projekt, w okresie 5 lat po zakończeniu realizacji Projektu.
Wniosek o płatność:
1. Za terminowe i właściwe przygotowanie wniosku o płatność, w tym wskazanie podziału prac,
monitorowanie ich realizacji oraz kontrolę jakości wniosku o płatność odpowiedzialny jest
MAO.
2. Faktury dotyczące Projektu przekazywane są przez wykonawców w pierwszej kolejności do
Biura Obsługi Interesanta w Urzędzie Miejskim w Łasku, a następnie do Głównego
Księgowego Projektu celem rozpoczęcia i zapewnienia poprawnego obiegu dokumentów do
właściwego pracownika JRP.
3. Następnie Główny Specjalista ds. technicznych sprawdza poprawność opisu na fakturze oraz
dokonuje sprawdzenia pod kątem zgodności z harmonogramem robót, jak i protokołem
odbioru częściowego bądź końcowego czyli następuje weryfikacja czy zafakturowane
elementy robót lub dostaw/usług, są zgodne pod względem merytorycznym, celowości,
gospodarności i legalności z zwartymi umowami, kosztorysami, harmonogramami rzeczowofinansowymi i wynikają z obowiązujących przepisów oraz procedurami zamówień
publicznych.
4. Następnie wszystkie faktury wraz z dokumentami towarzyszącymi przekazywane są do
Specjalisty ds. obsługi finansowo-księgowej celem kontroli formalnej, rachunkowej,
dekretacji ze wskazaniem na ujęcie w księgach rachunkowych.
5. Po dokonaniu kontroli przez ww. specjalistów akceptacji dokumentów dokonuje Główny
Księgowy Projektu i MAO zatwierdzając koszty w Projekcie.
6. Faktury zapłacone są podstawą do przygotowania wniosku o płatność.
7. Specjalista ds. administracyjnych, promocji i archiwizacji weryfikuje poprawność
i kompletność przedłożonych dokumentów czy wszystkie wydatki włączane do wniosku
o płatność są zgodne z zasadami zawartymi w „Wytycznych w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach POIiŚ” i dotyczą przedmiotowego Projektu, a także czy są zgodne
z zaleceniami do sporządzenia dokumentacji rozliczeniowej w kontraktach na roboty
budowlane/dostawy w projektach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.
8. Ostatecznej weryfikacji dokumentacji oraz certyfikację jej poprawności dokonuje Główny
Księgowy Projektu. W szczególności sprawdzana jest poprawność opisu dowodu księgowego,
potwierdzenie zapłaty oraz dokonywana jest weryfikacja i poświadczenie, czy wszystkie
wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodne z zasadami zawartymi w „Wytycznych w
zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ” i dotyczą przedmiotowego Projektu.
9. Specjalista ds. administracyjnych, promocji i archiwizacji, Główny Specjalista ds. technicznych
i Specjalista ds. obsługi finansowo-księgowej współpracują przy wypełnianiu wniosku o
płatność w generatorze wniosków płatniczych POIIŚ czyli przez aplikację Generator wniosków
o płatność zgodnie z nadanymi uprawnieniami przez MAO poszczególnym pracownikom JRP.
10. Wniosek w wersji on-line sprawdzany jest przez Głównego Księgowego Projektu i MAO, a
następnie zatwierdzany przez pracowników zgodnie z nadanymi uprawnieniami i
przekazywany do Instytucji Wdrażającej.
11. W ślad za wersją on-line wniosku o płatność wysyłana jest wersja papierowa z załącznikami
tj. kopiami faktur, wyciągów bankowych, protokołów odbioru, umów z wykonawcami, która
sprawdzana jest przez Głównego Księgowego Projektu i zatwierdzana przez MAO.
Załącznik nr 3
do zarządzenia nr 48/15
Burmistrza Łasku
z dnia 23 lutego 2015 r.
PROCEDURY ARCHIWIZACJI WSZELKICH DOKUMENTÓW
związane z realizacją Projektu pn.: „Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej
w Gminie Łask”
w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013
Priorytet I Gospodarka wodno-ściekowa
Działanie 1.1. Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM
1.
Cel i zakres
Celem procedury jest uregulowanie zasad i trybu przechowywania wszelkiej dokumentacji dotyczącej
realizacji Projektu i bieżącego funkcjonowania JRP. Zasady i tryb, o których mowa dotyczą wydatków
kwalifikowanych i niekwalifikowanych.
2.
Odpowiedzialność i przestrzeganie
Procedura dotyczy wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego w Łasku w szczególności Jednostki
Realizującej Projekt.
Odpowiedzialność za prawidłowe stosowanie Procedury ponosi MAO.
3.
Podstawa prawna archiwizacji dokumentów
Szczegółowe zasady archiwizacji dokumentów związanych z Projektem pn. „Uporządkowanie
gospodarki wodno- ściekowej w gminie Łask” wynikają z:
1) Umowy o dofinansowanie nr POIS.01.01.00-00-110/13-00 Projektu „Uporządkowanie gospodarki
wodno-ściekowej w Gminie Łask” nr POIS.01.01.00-00-110/13 w ramach działania 1.1 Gospodarka
wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tyś RLM priorytetu I - „Gospodarka wodno-ściekowa”
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 zawartej w dniu 23 września 2014r.,
2) Przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r., w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych ( Dz. U z 2011r. Nr 14, poz. 67 ze zm.).
4.
Procedura przechowywania dokumentacji
1)
Za archiwizację dokumentów finansowych odpowiedzialny jest
finansowo-księgowej.
Specjalista ds. obsługi
2)
Za archiwizację dokumentacji technicznej, dokumentów korespondencji, notatek i zapisów
dotyczących Projektu odpowiedzialny jest Specjalista ds. administracyjnych, promocji i archiwizacji.
3)
Okres archiwizacji w zakresie realizacji Projektu określony jest według zasad wynikających z §
14 pkt 2 umowy o dofinansowanie nr POIS.01.01.00.-00-110/13-00 Projektu „Uporządkowanie
gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Łask” nr POIS.01.01.00-00-110/13 w ramach działania 1.1
Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tyś. RLM priorytetu I – „Gospodarka
wodno-ściekowa” Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 stanowiący, że
Beneficjent zobowiązany jest do archiwizowania w wersji papierowej lub na informatycznych
nośnikach danych i przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji
wszelkich danych związanych z realizacją Projektu, w szczególności dokumentacji związanej
z zarządzeniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów w wykonawcami, przez
okres co najmniej 3 lat od daty zamknięcia POIiŚ.
4)
Zasady archiwizacji dokumentów w trakcie realizacji Projektu.
Dokumenty posiadające oznaczenia dla Programu POIiŚ oraz Unii Europejskiej (na pismach w
sprawach jak i na teczkach akt, wszelkich innych dokumentach wytworzonych na potrzeby realizacji
Projektu) w trakcie trwania Projektu przechowywane są w oznaczonych i zamkniętych szafach w JRP,
u pracowników merytorycznie obsługujących zadania, czyli:
a)
u Specjalisty ds. obsługi finansowo-księgowej - dokumenty finansowe,
b)
u Specjalisty ds. administracyjnych, promocji i archiwizacji - dokumentacja techniczna,
korespondencja dotycząca Projektu, umowy na roboty, usługi, dostawy, itp.
5)
Specjalista ds. obsługi finansowo-księgowej i Specjalista ds. administracyjnych, promocji i
archiwizacji upoważnieni są do udostępnienia i wypożyczania posiadanych zasobów archiwalnych
dokumentów związanych z Projektem tylko do celów służbowych i za zgodą MAO. Wydanie
dokumentów na zewnątrz (dla organów ścigania, sadów, itp.), może nastąpić w oparciu o
upoważnienie organu żądającego, na podstawie pisemnej zgody MAO, za pokwitowaniem.
6)
Dokumenty związane z Projektem, dla których minął okres przechowywania wynikający z §14
pkt 2 umowy o dofinansowanie nr POIS.01.01.00.-00-110/13-00 Projektu „Uporządkowanie
gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Łask” nr POIS.01.01.00-00-110/13 ale które muszą podlegać
dalszej archiwizacji na podstawie odrębnych przepisów, zostaną przekazane do archiwum Urzędu
Miejskiego w Łasku. Przekazanie dokumentów następuje na podstawie protokołu przekazania –
przejęcia ze spisem akt, datą sporządzenia, podpisami osób przygotowujących protokół, osoby
przejmującej akta z podpisem kierownika komórki organizacyjnej zatwierdzającej przekazanie.
7)
Specjalista ds. obsługi finansowo-księgowej i Specjalista ds. administracyjnych, promocji i
archiwizacji odpowiadają za niszczenie dokumentów, którym minął okres przechowywania i nie
podlegają dalszej archiwizacji. Potwierdzeniem zniszczenia jest formularz zniszczenia dokumentacji,
zawierający informację typu: spis niszczonych dokumentów, datę zniszczenia, sposób zniszczenia,
nazwisko i podpis osoby dokonującej zniszczenia, podpis kierownika komórki organizacyjnej
zatwierdzający zniszczenie.
8)
W zakresie dokumentów finansowych, obok zasad opisanych powyżej, obowiązuje:
a)
oryginały dokumentów finansowych – faktury są przechowywane przez Specjalistę ds. obsługi
finansowo-księgowej w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg
rachunkowych, w podziale na miesiące w sposób zapewniający zabezpieczenie przed utratą,
zniszczeniem i pozwalający na ich odszukanie. Dokumentacja przechowywana jest w specjalnie
oznaczonych segregatorach.
b)
gromadzenie oryginałów faktur odbywa się w sposób zapewniający zabezpieczenie przed
utratą, zniszczeniem oraz w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie.
5.
Ochrona danych w stosowanych systemach komputerowych
1.
Dane przetwarzane w systemach informatycznych chronione są poprzez:
- system identyfikatorów, odrębny dla każdego pracownika,
- hasła dostępu.
2.
Pracownicy, posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, winni posiadać
stosowne przeszkolenia zgodnie z wymogami prawa o ochronie danych.
3.
Szczegółowe zasady postępowania z danymi osobowymi zawarto w szczegółowych
instrukcjach i przepisach nadrzędnych.
4.
Wydanie dokumentów na zewnątrz (dla organów ścigania, sądów itp.) może nastąpić
w oparciu o upoważnienie organu żądającego, na podstawie pisemnej zgody MAO, za
pokwitowaniem.
5.
Wszelkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę księgowań w poszczególnych
miesiącach należy przechowywać w segregatorach ułożone w porządku chronologicznym, wg
poszczególnych rodzajów działalności (dochody i wydatki).
6.
Sprawozdania należy przechowywać w teczkach
dostosowanych do ustalonego czasu przechowywania.
do
tego
celu
przeznaczonych,