Ankieta Trwałości - Instrukcja wypełniania 2016 - RPOWP 2007-2013

Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podlaskiego
na lata 2007-2013 informuje, że w dniu 04.01.2016 r. zostanie udostępniona
Ankieta
trwałości
(Informacja
Roczna)
w
wersji
on-line
na
stronie
http://ankiety.rpowp.wrotapodlasia.pl
Instytucja Zarządzająca RPOWP przypomina, iż zgodnie z zapisami umowy
o dofinansowanie, obowiązkiem sprawozdawczym (złożeniem Ankiety trwałości) w roku
2016 objęte są wszystkie projekty, dla których wniosek o płatność końcową został
zatwierdzony przed 1 lipca 2015 r. (data podana w pierwszym akapicie ostatniego pisma
określającego wysokość środków zatwierdzonych do wypłaty w ramach danego projektu).
Ankietę trwałości należy wypełnić on-line do dnia 22 stycznia 2016 r., a podpisaną wersję
papierową/elektroniczną opatrzoną kwalifikowalnym podpisem elektronicznym Ankiety
trwałości (wraz ze wszystkimi wymaganymi dla danego projektu załącznikami) należy
przekazać do IZ RPOWP w nieprzekraczalnym terminie do dnia 2 lutego 2016 r.
(decyduje data wpływu).
W uzasadnionych problemami technicznymi przypadkach, po uzyskaniu wcześniejszej zgody
Instytucji Zarządzającej RPOWP, możliwe będzie złożenie Ankiety trwałości w wersji
MS Word.
INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA ANKIETY TRWAŁOŚCI
Wypełnienie Ankiety oraz jej wydruk (wygenerowany w formacie PDF) możliwe jest po
zalogowaniu się na stronie http://ankiety.rpowp.wrotapodlasia.pl.
Uwaga!!! Instytucja Zarządzająca RPOWP zaleca wypełnianie Ankiet trwałości on-line
w przeglądarkach innych niż Internet Explorer, np. Mozilla Firefox, Chrome, Opera.
W celu uzyskania dostępu do Ankiety dotyczącej danego projektu należy autoryzować
dostęp wpisując sumę kontrolną (ciąg znaków w lewym dolnym rogu na każdej stronie
wydruku wniosku o płatność wypełnionego w Generatorze Wniosków o Płatność)
z końcowego wniosku o płatność (ostatniej jego wersji zatwierdzonej po kontroli przez IZ
RPOWP), wielkimi literami z pominięciem myślników, np. ABCD1234EFGH5678.
Instrukcja wypełniania Ankiety trwałości | http://ankiety.rpowp.wrotapodlasia.pl
Informacja o sposobie autoryzacji dla Beneficjentów, którzy złożyli wniosek
o płatność końcową w wersji MS Word znajduje się w zakończeniu niniejszej instrukcji.
Po poprawnym wprowadzeniu sumy kontrolnej z końcowego wniosku o płatność
wyświetlona zostanie wiadomość powitalna informująca o obowiązkach Beneficjenta
w zakresie sprawozdawczości w okresie trwałości projektu.
Kolejnym krokiem, umożliwiającym rozpoczęcie wypełniania Ankiety trwałości, która
zawiera dane zaczytane z wniosku Beneficjenta o płatność końcową, jest podanie numeru
pierwotnej umowy o dofinansowanie w formacie UDA-RPPD.XX.XX.XX-20-XXX/XX-00
(należy stosować wielkie litery).
Uwaga!!! Wyświetlenie tytułu projektu poniżej okna, w którym należy wprowadzić numer
umowy o dofinansowanie, potwierdza jego prawidłowe wpisanie. Wprowadzenie
nieprawidłowych danych oraz naciśnięcie przycisku Dalej spowoduje zablokowanie dalszej
możliwości wypełniania ankiety. Odblokowania, po uprzednim zgłoszeniu problemu drogą
mailową ([email protected]), może dokonać jedynie Administrator
systemu. W celu odblokowania dostępu do Ankiety należy wysłać zgłoszenie na powyższy
adres mailowy, podając w jego treści: numer umowy o dofinansowanie projektu, którego
ankieta dotyczy, nazwę Beneficjenta oraz sumę kontrolą z wniosku o płatność końcową.
Po poprawnym wprowadzeniu sumy kontrolnej oraz numeru umowy o dofinansowanie
projektu możliwe będzie rozpoczęcie wypełniania Ankiety trwałości.
Pól uzupełnionych automatycznie na podstawie danych z wniosku o płatność końcową
nie należy edytować, chyba że od czasu zakończenia realizacji projektu dane Beneficjenta
(np. nazwa, numery telefonów, itp.) uległy zmianie.
W takim przypadku należy dokonać stosownych korekt i poinformować o tym IZ RPOWP
wykorzystując pole Dodatkowe uwagi:, będące jednym z ostatnich w ramach danej Ankiety
Instrukcja wypełniania Ankiety trwałości | http://ankiety.rpowp.wrotapodlasia.pl
oraz potwierdzić kopiami, potwierdzonymi za zgodność z oryginałem, stosownych
dokumentów, np. wypis z KRS.
Na każdym etapie wypełniania Ankiety możliwe jest: jej zapisanie i dokończenie w innym
terminie (skrajny przycisk po lewej); przerwanie wypełniania z jednoczesnym usunięciem
dotychczas wprowadzonych odpowiedzi (skrajny przycisk po prawej) oraz powrót do
poprzedniej i przejście do kolejnej strony.
W przypadku, gdy któreś z pytań jest obowiązkowe (oznaczone symbolem: *) i nie zostanie
wypełnione, przy próbie przejścia na kolejną stronę zostanie wyświetlony następujący
komunikat:
Po kliknięciu przycisku OK nastąpi powrót do strony, na której znajduje się pominięte przy
wypełnianiu pytanie obowiązkowe.
Instrukcja wypełniania Ankiety trwałości | http://ankiety.rpowp.wrotapodlasia.pl
Beneficjenci Działania 6.2 Rozwój infrastruktury z zakresu opieki zdrowotnej zobowiązani
są, w ramach Ankiety trwałości, do udzielenia odpowiedzi na dodatkowy zestaw pytań,
dotyczący kontraktów z Narodowym Funduszem Zdrowia, który zostanie wyświetlony po
udzieleniu odpowiedzi na pytania dotyczące wszystkich Beneficjentów.
Po udzieleniu odpowiedzi na wszystkie wymagane pytania zostanie wyświetlony poniższy
komunikat – jest to ostatni etap, na którym można skorzystać z przycisków funkcyjnych:
Dokończ później, Wstecz oraz Wyjdź i wyczyść ankietę.
Po kliknięciu przycisku Wyślij nie będzie możliwości dokonywania dalszych zmian
w Ankiecie i zostanie wyświetlony poniższy komunikat.
UWAGA!!! Powyższy komunikat zostanie także wyświetlony w przypadku wprowadzenia
przez Beneficjenta nieprawidłowego numeru umowy o dofinansowanie w trakcie próby
uzyskania dostępu do Ankiety trwałości.
Kliknięcie linku Wydrukuj odpowiedzi spowoduje wyświetlenie całej wypełnionej Ankiety
trwałości oraz uaktywni funkcję Eksportu do PDF.
Wyeksportowany plik PDF należy zapisać (po zamknięciu okna dialogowego przeglądarki
nie będzie możliwości ponownego wygenerowania pliku PDF), wydrukować, podpisać
(w miejscu do tego wyznaczonym) i dostarczyć do siedziby IZ RPOWP lub (w przypadku
Beneficjentów posiadających kwalifikowalny podpis elektroniczny) wysłać na adres
[email protected] po uprzednim opatrzeniu go kwalifikowalnym
podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta.
Instrukcja wypełniania Ankiety trwałości | http://ankiety.rpowp.wrotapodlasia.pl
Po wydrukowaniu ankietę należy podpisać podając datę sporządzenia (dotyczy Beneficjentów
nie posiadających kwalifikowalnego podpisu elektronicznego).
UWAGA!!! W przypadku Beneficjentów Działania 6.2 Rozwój infrastruktury z zakresu
opieki zdrowotnej po kliknięciu funkcji Eksportuj do PDF system ankietowania wygeneruje
plik wydruku ankiety wraz z dodatkową stroną zawierającą odpowiedzi Beneficjenta
dotyczące kontraktów z NFZ, stanowiący załącznik do ankiety, który po wydrukowaniu
należy dodatkowo opatrzyć podpisem osoby upoważnionej do reprezentowania Beneficjenta.
Podpisaną wersję papierową/elektroniczną opatrzoną kwalifikowalnym podpisem
elektronicznym Ankiety trwałości (wraz ze wszystkimi wymaganymi dla danego projektu
załącznikami) należy przekazać do IZ RPOWP w nieprzekraczalnym terminie
do dnia 2 lutego 2016 r. (decyduje data wpływu).
WAŻNE: Wartości wskaźników należy podać według stanu na ostatni dzień roku, za
który składana jest ankieta (tj. stan na dzień 31.12.2015 r.). W przypadku gdy
Beneficjent, z niezależnych od niego przyczyn, nie dysponuje powyższymi danymi na
dzień sprawozdawczy (dotyczy wskaźników finansowych i ekonomicznych) wartości
należy wykazać wg stanu na ostatni zamknięty okres, podając stosowną informację na
ten temat w Ankiecie trwałości w polu „Dodatkowe uwagi”. W tym polu Ankiety
trwałości, należy zamieścić także dodatkowy komentarz z podaniem przyczyn
ewentualnego nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników.
UWAGA: W przypadku Beneficjentów:
1. nie objętych zasadami pomocy publicznej – należy dołączyć Oświadczenie
o generowaniu dochodu,
2. dla których podatek VAT stanowił koszt kwalifikowalny (w całości lub częściowo)
– należy dołączyć Oświadczenie o kwalifikowalności VAT,
3. dla których okres trwałości projektu zakończył się w IV kwartale 2015 r. lub
kończy się w I kwartale 2016 (patrz: data zatwierdzenia wniosku o płatność
końcową) – należy dołączyć Oświadczenie dotyczące trwałości utworzonych
w wyniku realizacji projektu nowych miejsc pracy. Poprzez zrealizowanie
wskaźnika rozumie się obsadzenie miejsca pracy, a nie tylko i wyłącznie jego
utworzenie. W przypadku, gdy nowe miejsce pracy zostało utworzone, ale nie jest
obsadzone lub gdy nastąpiła przerwa w jego obsadzeniu (np. w wyniku urlopu
bezpłatnego zatrudnionego pracownika), czas ten nie może być wliczany do
okresu trwałości.
Wzory
powyższych
Oświadczeń
dostępne
są
na
stronie
internetowej
www.rpowp.wrotapodlasia.pl w zakładce Dokumenty/Trwałość Projektów.
Instrukcja wypełniania Ankiety trwałości | http://ankiety.rpowp.wrotapodlasia.pl
Beneficjenci, którzy zakończyli realizację projektu przed wprowadzeniem przez IZ RPOWP
aplikacji Generator Wniosków o Płatność lub składali wnioski o płatność w formacie MS
Word – w celu uzyskania sumy kontrolnej umożliwiającej autoryzację dostępu – proszeni są
o przesłanie wiadomości drogą mailową na adres [email protected]
zawierającej:
1. numer umowy o dofinansowanie,
2. nazwę Beneficjenta,
3. wysokość dofinansowania ze środków EFRR, które zostało przekazane w ramach
ostatniej transzy (na podstawie wniosku o płatność końcową).
Sumy kontrolne przekazane przez IZ RPOWP w latach ubiegłych nie uległy zmianie!
Na wiadomości nie zawierające wszystkich w/w informacji, z uwagi na brak możliwości
potwierdzenia uprawnień danej osoby do uzyskania danych dotyczących danego projektu,
IZ RPOWP nie będzie udzielała odpowiedzi.
Na powyższy adres mailowy można zgłaszać także wszelkie problemy związane
z wypełnianiem Ankiety trwałości.
W celu usprawnienia wymiany informacji IZ RPOWP prosi także o podanie w mailu
bezpośredniego telefonu kontaktowego do osoby odpowiedzialnej za obowiązki
sprawozdawcze w ramach danego projektu.
Instrukcja wypełniania Ankiety trwałości | http://ankiety.rpowp.wrotapodlasia.pl