Regionalna Izba Obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Zielonej Górze
65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03
www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: [email protected]
Zielona Góra, 2014.08. 22
RIO.I.092.21.2014
Pan
Daniel Marchewka
Burmistrz Miasta Żagań
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie
art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych
(tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1113 z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 08.04.2014
do 27.06.2014 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych
w Gminie Żagań o statusie miejskim za 2013 rok. Wyniki kontroli omówiono i podpisano
protokół w dniu 27.06.2014 r.
Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju gminy oraz jej
jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości,
realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia
nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych,
rozliczanie otrzymanych i udzielonych dotacji, zagadnienia dotyczące długu publicznego,
gospodarowanie
mieniem
komunalnym
oraz
rozliczenia
budżetu
z
jednostkami
organizacyjnymi.
W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych przekazuję Panu Burmistrzowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Kontrolujący ustalili, że w badanym okresie udzielone zostały pełnomocnictwa do
jednoosobowego działania kierownikom 3 instytucji kultury, tj. kierownikom jednostek
posiadających osobowość prawną, co stanowi naruszenie art. 47 ust. 1 w związku z art. 11a
ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r.
poz. 594 z późn. zm.). Z wyjaśnienia Burmistrza wynika, że przyczyną nieprawidłowości była
niewłaściwa interpretacja przepisów prawa.
Kontrola ksiąg rachunkowych wykazała, że zestawienia obrotów i sald kont księgi
głównej (organu oraz jednostki) za każdy miesiąc 2013 r. oraz za rok 2013 zostały
sporządzone po terminach wynikających z art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), przez co księgi
rachunkowe nie były prowadzone bieżąco, co stanowi naruszenie art. 24 ust. 5 pkt 2 ww.
ustawy. Z wyjaśnień osób odpowiedzialnych E. K. - Inspektor w Wydziale FinansowoBudżetowym oraz A. C. - Inspektor w Wydziale Finansowo-Budżetowym wynika, że
przyczyną powstałej nieprawidłowości była duża ilość obowiązków służbowych związanych
z zastępowaniem długotrwale nieobecnego w pracy podinspektora ds. księgowości
budżetowej oraz otrzymywanie wyciągów bankowych po upływie danego miesiąca.
Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli
kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze
w 2010 r. W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Burmistrza Miasta Żagań w dniu
19.07.2010 r. Prezes RIO wniósł o prowadzenie ksiąg rachunkowych rzetelnie, bezbłędnie,
sprawdzalnie i bieżąco, stosownie do art. 24 ustawy o rachunkowości. Z udzielonych przez
Burmistrza wyjaśnień wynika, że przyczyną powstałej nieprawidłowości było spiętrzenie
obowiązków, w związku z długotrwałą nieobecnością w pracy pracownika Wydziału
Finansowo-Budżetowego.
Kontrola terminowości regulowania zobowiązań wobec kontrahentów wykazała, że
w 3 przypadkach z badanej próby zobowiązania zostały uregulowane 55, 35 i 11 dni po
terminie wskazanym w fakturach, co stanowi naruszenie art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedz. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn.
zm.). Z wyjaśnienia osoby odpowiedzialnej - Skarbnika Gminy wynika, że przyczyną
nieprawidłowości był niewłaściwy obieg dokumentów. W żadnym przypadku przekroczenie
terminu nie skutkowało zapłatą odsetek, kar lub opłat albo oprocentowaniem tych należności.
W ramach kontroli dochodów z tytułu podatków: od nieruchomości, rolnego, leśnego
i od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych, sprawdzono terminowość
składania deklaracji podatkowych, wpłaty podatków oraz podejmowanie czynności
egzekucyjnych.
2
Kontrola wykazała, że w przypadku 20 podatników podatku od nieruchomości od
osób prawnych, którzy złożyli deklaracje podatkowe w 2013 r., a są zwolnieni z podatku
(na podstawie Uchwały Nr XXXVII/8/2009 z dnia 22 stycznia 2009 r. Rady Miasta Żagań
ze zmianami oraz w wyniku zwolnień ustawowych), nie jest prowadzona ewidencja
podatkowa tych nieruchomości, co stanowi naruszenie art. 7a ust. 1 i 2 ustawy z dnia
12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 849).
Powyższe zaniechanie było również sprzeczne z załącznikiem nr 4 do Zarządzenia Nr 7/2011
Burmistrza Miasta Żagań z dnia 21 stycznia 2011 r. (ze zmianami) w sprawie ustalenia zasad
rachunkowości dla Urzędu Miasta Żagań, z którego wynika, że księgi rachunkowe jednostki
budżetowej i jednostki samorządu terytorialnego od dnia 01.01.2008 r. prowadzone są
z wykorzystaniem programu komputerowego INFO-SYSTEM, Roman i Tadeusz Groszek s.c.
z Legionowa, a do ewidencji podatków wykorzystywany jest moduł „Podatki”. Z udzielonych
przez osobę odpowiedzialną S. C. - Inspektora w Wydziale Finansowo-Budżetowym
wyjaśnień wynika, że powstała nieprawidłowość była spowodowana brakiem wiedzy
w powyższym zakresie.
W poddanej kontroli próbie deklaracji podatkowych stwierdzono 14 przypadków
nieprawidłowości w zakresie podpisu podatnika w złożonych deklaracjach, tj. w 1 przypadku
deklaracja nie została podpisana, natomiast w 13 przypadkach deklaracje zostały podpisane
przez niewłaściwe osoby. Organ podatkowy nie zwrócił się do składających deklaracje o ich
skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, co stanowi naruszenie art. 274 § 1 pkt 2
ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749
z późn. zm.). Z wyjaśnień udzielonych przez osoby odpowiedzialne S. C. i I. B. - Inspektorów
w Wydziale Finansowo-Budżetowym wynika, że przyczyną powstałej nieprawidłowości było
przeoczenie.
Kierownicy 8 jednostek organizacyjnych Miasta Żagań nieposiadających osobowości
prawnej złożyli deklaracje na podatek od nieruchomości, pomimo iż nie zostali wyposażeni
w nieruchomości zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 z późn. zm.), w związku z czym
obowiązek podatkowy w podatku od nieruchomości ciąży na gminie będącej właścicielem
danej nieruchomości, stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r.
o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 849), która pomimo ww.
obowiązku nie złożyła stosownej deklaracji. Kontrolujący stwierdził również, że 1 podatnik
podatku od nieruchomości od osób prawnych złożył deklarację 64 dni po terminie, co stanowi
naruszenie art. 6 ust. 9 pkt 1 ww. ustawy. Podatnik podatku od środków transportowych od
3
osób prawnych złożył deklarację 30 dni po terminie wskazanym w art. 9 ust. 6 pkt 1 ww.
ustawy. Trzech podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych złożyło
deklaracje odpowiednio 40, 40 i 83 dni po terminie wynikającym z art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy
o podatkach i opłatach lokalnych. W żadnym z powyższych przypadków organ podatkowy
nie skorzystał z możliwości wynikającej z art. 274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa i nie
wezwał podatnika do złożenia deklaracji. Z udzielonych przez osoby odpowiedzialne
inspektorów S. C. i I. B. Wydziału Finansowo-Budżetowego wyjaśnień wynika, że powstała
nieprawidłowość była spowodowana błędną interpretacją przepisów prawa.
Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli
kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze
w 2010 r. W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Burmistrza Miasta Żagań w dniu
19.07.2010 r. Prezes RIO wniósł o korzystanie z możliwości, wynikającej z art. 274a § 1
ustawy Ordynacja podatkowa, tj. żądania złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia
deklaracji lub wezwania do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego
obowiązku. Z udzielonych przez Burmistrza wyjaśnień wynika, że przyczyną powstałej
nieprawidłowości
była
błędna
interpretacja
przepisów
prawa
przez
pracowników
merytorycznych.
Kontrola w zakresie terminowości i prawidłowości regulowania zobowiązań
wykazała, że w badanej próbie podatników na dzień 31.12.2013 r. 6 podatników posiadało
nadpłatę na łączną kwotę 1.229,16 zł, wobec której Organ podatkowy nie dokonał żadnej
czynności, co było niezgodne z art. 76 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Z wyjaśnień osoby
odpowiedzialnej Inspektor w Wydziale Finansowo-Budżetowym I. B. wynika, że przyczyną
nieprawidłowości było przeoczenie.
W przypadku podatnika podatku od środków transportowych od osób fizycznych,
który nabył w październiku 2013 r. środek transportu, a nie dopełnił obowiązku złożenia
deklaracji w związku z powstaniem obowiązku podatkowego w trakcie roku, Organ
podatkowy skorzystał z możliwości wynikającej z art. 274a § 1 Ordynacji podatkowej
i wezwał podatnika do jej złożenia. Jednakże po bezskutecznym wezwaniu do złożenia
deklaracji Organ podatkowy nie przeprowadził postępowania podatkowego zmierzającego do
określenia wysokości zobowiązania podatkowego, o którym mowa w art. 165 § 1 Ordynacji
podatkowej oraz nie wydał decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego, co
było niezgodne z art. 21 § 3 tej ustawy. Z udzielonych przez osobę odpowiedzialną Inspektor
I. B. wyjaśnień wynika, że przyczyną powstałej nieprawidłowości było przeoczenie i bardzo
4
duże obciążenie na zajmowanym stanowisku.
Kontrola prawidłowości wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
wykazała, że 3 wnioski o wydanie ww. zezwoleń, na podstawie których wydano 7 zezwoleń,
nie
zawierało
adresu
punktu
składowania
napojów
alkoholowych
(magazynu
dystrybucyjnego), co stanowi naruszenie art. 18 ust. 5 pkt 6 ustawy z dnia 26 października
1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U.
z 2012 r. poz. 1356 z późn. zm.). Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich wyjaśniła, że
powstała nieprawidłowość była wynikiem przeoczenia.
W jednym przypadku do wniosku, na podstawie którego wydano zezwolenie
dołączono nieobowiązującą już umowę najmu lokalu użytkowego, co stanowi naruszenie
art. 18 ust. 6 pkt 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich wyjaśniła, że powstała nieprawidłowość była
wynikiem błędu pracownika oraz przeoczenia.
Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli
kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze
w 2010 r. W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Burmistrza Miasta Żagań w dniu
19.07.2010 r. Prezes RIO wniósł o wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
na podstawie wniosku przedsiębiorcy zawierającego wszystkie dokumenty określone
w art. 18 ust. 6 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości
i przeciwdziałaniu
alkoholizmowi.
Przyczynę
niewykonania
wniosku
pokontrolnego
Burmistrz wyjaśnił przeoczeniem pracownika merytorycznego.
Kontrola wykazała również, że przed wydaniem decyzji (zezwolenia) na sprzedaż
napojów alkoholowych, organ administracji publicznej nie zawiadomił wnioskodawców
o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych
żądań, do czego zobowiązuje art. 10 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.). Z wyjaśnień
udzielonych przez osoby odpowiedzialne, tj. K. F. - Podinspektor w Wydziale Spraw
Obywatelskich oraz Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich, które wydały ww.
zezwolenia wynika, że przyczyną powstałej nieprawidłowości była błędna interpretacja
przepisów prawa.
Kontrola naliczania i pobierania opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów
alkoholowych wykazała 7 przypadków wydania zezwolenia pomimo braku wniesienia opłaty
za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przed wydaniem decyzji, co
5
jest niezgodne z art. 111 ust. 1 i 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu
alkoholizmowi. Osoby odpowiedzialne Burmistrz oraz Naczelnik Wydziału Spraw
Obywatelskich, którzy wydali ww. zezwolenia wyjaśnili, że przyczyną powstałej
nieprawidłowości była niewłaściwa interpretacja przepisów.
Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli
kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze
w 2010 r. W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Burmistrza Miasta Żagań w dniu
19.07.2010 r. Prezes RIO wniósł o wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
po wniesieniu opłaty za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
stosownie do art 111 ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości
i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Przyczynę niewykonania wniosku pokontrolnego
Burmistrz wyjaśnił zmianą na stanowisku Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich oraz
pracownika merytorycznego, którzy dokonali błędnej interpretacji przepisów w powyższym
zakresie.
Na terenie Miasta Żagań ustawione zostały kontenery przeznaczone do zbiórki
odzieży używanej, niebędące własnością Gminy Żagań o statusie miejskim. W wyniku
dokonanych oględzin ustalono, że 1 kontener umiejscowiony został na gruncie miejskim.
Gmina zaniechała zawarcia umowy dzierżawy na udostępnienie gruntu miejskiego pod
kontener, czym naruszono art. 23 ust. 1 pkt 7a, w związku z art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518
z późn. zm.). Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej – Burmistrza wynika, że przyczyną
nieprawidłowości była niewłaściwa interpretacja przepisów.
Ponadto stwierdzono, że 2 kontenery w badanej próbie umiejscowione zostały w pasie
drogowym drogi gminnej bez zezwolenia zarządcy drogi. Burmistrz Miasta jako zarządca
dróg gminnych nie wymierzył, w drodze decyzji administracyjnej, kary pieniężnej, czym
naruszył art. 40 ust. 12 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych
(tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 260 z późn. zm.) Powyższy przepis stanowi, że za zajęcie
pasa drogowego bez zezwolenia zarządcy drogi, zarządca wymierza, w drodze decyzji
administracyjnej, karę pieniężną w wysokości 10-krotności opłaty ustalanej zgodnie
z ust. 4, 5 i 6 ww. ustawy. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej – Burmistrza wynika, że
przyczyną nieprawidłowości była niewłaściwa interpretacja przepisów.
W zakresie używania prywatnego pojazdu do celów służbowych stwierdzono
2 przypadki naliczenia i wypłaty ryczałtu w wysokości niższej, niż wynika z prawidłowego
6
obliczenia, co stanowi naruszenie § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia
25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów
używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów
niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Osoba
odpowiedzialna - specjalista ds. płac w Wydziale Administracyjno-Prawnym wyjaśniła, że
przyczyną nieprawidłowego naliczenia ryczałtów był błąd rachunkowy. Pracownicy otrzymali
zwrot nienależnie potrąconego ryczałtu.
W zakresie wydatków na diety radnych stwierdzono, że radnym Rady Miasta Żagań
wypłacono dietę za miesiąc maj 2013 r. w wysokości niższej łącznie o kwotę 18.774,30 zł, niż
wynika to z prawidłowego obliczenia. Również nie została naliczona, a tym samym nie
została wypłacona przysługująca dieta za maj 2013 r. dla radnego D.M. Radnym wypłacone
zostały diety proporcjonalnie do okresu sprawowania mandatu, pomimo że radnym
przysługuje zryczałtowana, miesięczna dieta. Radnemu D.M. w ogóle nie naliczono diety za
maj 2013 r. Działanie to było niezgodne z art. 25 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.). Z wyjaśnień
osoby odpowiedzialnej specjalisty ds. płac w Wydziale Administracyjno-Prawnym wynika, że
przyczyną nieprawidłowości była niewłaściwa interpretacja przepisów prawa oraz
przeoczenie.
W zakresie zamówień publicznych stwierdzono, że zamówienia publicznego
wykonawcy - Miejskiemu Przedsiębiorstwu Oczyszczania i Robót Drogowych Sp. z o. o.
w Żaganiu udzielił Burmistrz Miasta na podstawie umowy zawartej w dniu 28.06.2013 r.
W dniu zawarcia umowy wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy.
Zamawiający zwrócił wykonawcy wadium dopiero w dniu 27.09.2013 r., co jest niezgodne
z art. 46 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.
Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.). Przepis ten stanowi, że wykonawcy, którego oferta
została wybrana jako najkorzystniejsza, zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po
zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia
należytego wykonania umowy, jeżeli jego wniesienia żądano. Osoba odpowiedzialna –
Burmistrz Miasta wyjaśnił, że przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie.
Ogłoszeniem z dnia 25.09.2013 r. wszczęte zostało postępowanie w trybie przetargu
nieograniczonego wartości nieprzekraczającej kwoty określonej w przepisach wydanych na
podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych o udzielenie zamówienia na:
„Zakup żyrandoli i kinkietów do sali kryształowej oraz dwóch sal wystawienniczych,
znajdujących się we wschodnim skrzydle Pałacu Książęcego”. W wyznaczonym terminie
7
wpłynęła 1 oferta – Borivoj Tomes – Art Crystal Palackeho 41 - Jablonex, 46604 Jablonec
nad Nisou Czech Republic, którą komisja przetargowa uznała za spełniającą warunki udziału
w postępowaniu i wskazała na jej wybór. Zamówienia publicznego wykonawcy – ww. firmie
udzielił Burmistrz Miasta na podstawie umowy zawartej w dniu 30.10.2013 r., zgodnie ze
złożoną ofertą.
Zamawiający zażądał aby wykonawca wraz z ofertą złożył m. in. aktualny odpis
z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej,
jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do
wykluczenia, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania
ofert. Zgodnie z SIWZ, jeżeli podmiot ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium
RP, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce
zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono
upadłości. Dokumenty te powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed
upływem terminu składania ofert.
Wybrany wykonawca - Borivoj Tomes – Art Crystal przedłożył wypis z rejestru działalności
gospodarczej z dnia 29.07.2010 r., tj. wystawiony znacznie wcześniej niż 6 miesięcy przed
upływem terminu składania ofert. Ponadto ze złożonego dokumentu nie wynika, że nie
otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Wykonawca nie potwierdził zatem na
dzień składania ofert spełnienia warunku udziału w postępowaniu. Zamawiający nie dopełnił
obowiązku wynikającego z art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych i nie wezwał
wykonawcy do uzupełnienia brakujących dokumentów. Osoba odpowiedzialna - Naczelnika
Wydziału Zamówień Publicznych i Nadzoru Właścicielskiego wyjaśnił, że przyczyną
nieprawidłowości było niedopatrzenie.
Ww. wykonawca nie wykazał spełnienia warunków udziału w postępowaniu i podlegał
wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 2
pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. Przepis ten stanowi, że z postępowania
o udzielenie zamówienia wyklucza się wykonawców, którzy nie wykazali spełniania
warunków udziału w postępowaniu. Zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy Prawo zamówień
publicznych, ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. W myśl art. 89 ust. 1
pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została
złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia
lub niezaproszonego do składania ofert. Zgodnie z art. 93 ust. 1 ustawy Prawo zamówień
publicznych, zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli nie
złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu. Zamówienia udziela się wyłącznie
8
wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy, o czym stanowi art. 7 ust. 3 ustawy
Prawo zamówień publicznych. Osoba odpowiedzialna Burmistrz Miasta wyjaśnił, że
zaniechał wykluczenia wykonawcy – Borivoj Tomes – Art Crystal i nie odrzucił jego oferty,
a następnie zaniechał unieważnienia postępowania o udzielenia zamówienia publicznego,
ponieważ był przekonany, iż oferta wykonawcy była prawidłowa. Złożone wyjaśnienie nie
zmienia ustaleń kontroli.
Na podstawie umowy zawartej w dniu 18.11.2013 r. Gmina reprezentowana przez
Burmistrza Miasta zaciągnęła w PKO Banku Polskim S.A. z siedzibą w Warszawie,
Zachodnim Regionalnym Oddziale Korporacyjnym w Poznaniu, Regionalnym Centrum
Korporacyjnym w Zielonej Górze kredyt długoterminowy w kwocie 6.800.000,00 zł na
pokrycie planowanego deficytu budżetu gminy. Aneksem nr 2 z dnia 31.01.2014 r. obniżona
została wysokość udzielonego kredytu do kwoty 6.100.000 zł, a w konsekwencji zmianie
uległ harmonogram spłat.
Wybór banku udzielającego kredytu nastąpił w wyniku zakończonego postępowania w trybie
przetargu nieograniczonego wartości przekraczającej kwoty określone w przepisach
wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający nie
przewidział w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia
we wskazanym powyżej zakresie możliwości dokonania istotnych zmian postanowień
zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru
wykonawcy oraz nie określił warunków takiej zmiany.
Zgodnie z SIWZ zamawiający dopuścił możliwość zmian postanowień zawartej umowy w
stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy w zakresie
zmiany terminu wykorzystania kredytu oraz wcześniejszej spłaty całości lub części kredytu,
w dogodnym dla siebie terminie nadmieniając, że zmiana umowy dokonana z naruszeniem
warunku określonego w SIWZ podlega unieważnieniu. W wyjaśnieniach do SIWZ z dnia
01.10.2013 r. Burmistrz potwierdził, że zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian
w zawartej umowie wyłącznie w zakresie zmiany terminu wykorzystania kredytu oraz zmiany
terminu spłaty całości lub części kredytu.
Art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych zakazuje istotnych zmian
postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano
wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany
w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił
warunki takiej zmiany. Zgodnie z art. 144 ust. 2 tej ustawy zmiana umowy dokonana
z naruszeniem ust. 1 podlega unieważnieniu. Osoba odpowiedzialna - Burmistrz wyjaśnił, że
9
był przekonany, iż zawiera aneks zgodnie z prawem, gdyż został on sprawdzony i podpisany
przez prawnika Urzędu . Złożone wyjaśnienie nie zmienia ustaleń kontroli.
W zakresie gospodarki nieruchomościami stwierdzono, że w trzecim ustnym przetargu
ograniczonym cena nieruchomości przy ul. Władysława Łokietka 13-18 kl. nr 15 ustalona
była na kwotę 5.000,00 zł w oparciu o nieaktualny operat szacunkowy, co było niezgodne
z art. 156 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami.
Z udzielonych
przez
Naczelnika
Wydziału
Rozwoju,
Gospodarki
Komunalnej
i Nieruchomości wyjaśnień wynika, że przyczyną powstałej nieprawidłowości było
niedopatrzenie.
Kontrola wykazała, również, że w 2 przypadkach tj. w przypadku lokalu mieszkalnego
w budynku przy ul. Władysława Łokietka 13-18 kl. nr 15/3 w Żaganiu oraz nieruchomości
gruntowej położonej przy ul. Szkolnej w Żaganiu nr ew. 2758/9 ogłoszenia o przetargu
podane zostały do publicznej wiadomości wcześniej niż po upływie terminów, o których
mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami (ustalonego
na 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu), co stanowi naruszenie art. 38 ust. 2 ww. ustawy,
w związku z art. 57 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.). Z udzielonych przez
Naczelnika Wydziału Rozwoju, Gospodarki Komunalnej i Nieruchomości wyjaśnień wynika,
że powstała nieprawidłowość była spowodowana błędną interpretacją przepisów.
W zakresie opłat z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości w toku kontroli
stwierdzono, że pomimo iż użytkownikowi wieczystemu nieruchomości o nr 956/21
widniejącemu w ewidencji pod nr 172 wygasło z dniem 18.11.2011 r. prawo wieczystego
użytkowania ww. nieruchomości organ podatkowy dokonał przypisów z tytułu użytkowania
wieczystego za lata 2012-2013. Użytkownik nie dokonywał wpłat, w związku z czym na
dzień 31.12.2013 r. na jego koncie, w dniu kontroli, widniała zaległość w łącznej kwocie
2.221,21 zł, z czego należność główną stanowi kwota 1.910,64 zł, a odsetki 310,57 zł.
W złożonych wyjaśnieniach K. K. - Inspektor w Wydziale Rozwoju, Gospodarki Komunalnej
i Nieruchomości wskazał, że przyczyną powstałej nieprawidłowości był zbieg okoliczności
polegających na niedoinformowaniu go o trwającym postępowaniu sądowym oraz o jego
zakończeniu, a także błąd w zakresie wprowadzania danych do systemu wykorzystywanego
do ewidencji należności z tytułu użytkowania wieczystego. W związku ze stwierdzoną
nieprawidłowością na koncie nr 172 dokonano odpisu zaległości za lata 2012-2013, co
przedstawiono kontrolującym.
Do ww. użytkownika w dniu 01.08.2013 r. zostało wysłane wezwanie do zapłaty zaległości z
10
tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości. Z udzielonych wyjaśnień wynika, że
wezwanie do zapłaty zostało wysłane, ponieważ w ewidencji użytkowników wieczystych,
przypisywanych przez wydział merytoryczny, widniała zaległość na ww. koncie.
Powyższa zaległość została wykazana również w rocznym sprawozdaniu z wykonania planu
dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego Rb-27S za okres od początku
roku do dnia 31 grudnia 2013 r. W związku z powyższym sprawozdanie roczne Rb-27S
zostało sporządzone nierzetelnie, co stanowi naruszenie wówczas obowiązującego § 9 pkt 1
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości
budżetowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 20, poz. 103). Obecnie w powyższym zakresie obowiązuje
§ 9 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119). Z udzielonych przez Burmistrza
wyjaśnień wynika, że przyczyną powstałej nieprawidłowości było przeoczenie. Burmistrz
nadmienił, że w związku ze stwierdzoną nieprawidłowością dokonano odpisu zaległości ww.
użytkownikowi wieczystemu za lata 2012-2013.
W związku z powyższą nieprawidłowością również Informacja o stanie mienia j.s.t. wg stanu
na dzień 31.12.2013 r. została sporządzona nierzetelnie. W Informacji o stanie mienia j.s.t.,
o której mowa w art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, nierzetelnie wykazano
dane w zakresie nieruchomości przekazanych w użytkowanie wieczyste oraz w zakresie
wierzytelności z tytułu użytkowania wieczystego, gdzie uwzględniono zaległość osoby
prawnej, widniejącej w ewidencji użytkowników wieczystych pod nr 172, w kwocie 1.910,64
zł, która zgodnie z powyższymi ustaleniami nie była wierzytelnością. Z udzielonych przez
osobę odpowiedzialną Naczelnik Wydziału Finansowo-Budżetowego wyjaśnień wynika, że
nieprawidłowość spowodowana była niedoinformowaniem.
Kontrola wykazała, że na rzecz 4 szkół będących jednostkami organizacyjnymi Miasta
Żagań, ustalona została opłata roczna w związku z oddaniem tym szkołom nieruchomości
w trwały zarząd. Ustanowienie obowiązku uiszczania opłat z tytułu trwałego zarządu przez
podmiot zwolniony na mocy ustawy stanowi naruszenie art. 81 ustawy z dnia 7 września
1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.).
W konsekwencji powyższych działań szkoły dokonały nieuzasadnionej wpłaty z tytułu
trwałego zarządu w łącznej kwocie 1199,41 zł. Z udzielonych przez Burmistrza wyjaśnień
wynika, że nieprawidłowość spowodowana była przeoczeniem.
W toku kontroli stwierdzono, że Gmina Miejska w badanym okresie i w latach
poprzednich nie posiadała planu wykorzystania zasobu nieruchomości, pomimo takiego
obowiązku wynikającego z postanowień art. 23 ust. 1 pkt 3, w związku art. 25 ust. 1 i 2
11
ustawy o gospodarce nieruchomościami. Z udzielonych przez Burmistrza wyjaśnień wynika,
że powstała nieprawidłowość była wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawa.
Kontrola
wykazała,
że
11
jednostek
organizacyjnych
Gminy nie
zostało
wyposażonych w nieruchomość w sposób przewidziany w art. 43 oraz art. 51 ust. 1 i 2
w związku z art. 56 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Osoba odpowiedzialna Burmistrz wyjaśnił, że proces wyposażania jednostek w mienie przebiega stopniowo ze
względu na ograniczone w stosunku do potrzeb środki na szacowanie nieruchomości.
Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli
kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze
w 2010 r. W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Burmistrza Miasta w dniu
19.07.2010 r. Prezes RIO wniósł o uregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami
przez
gminne
jednostki
organizacyjne,
przewidziane
w
ustawie
o
gospodarce
nieruchomościami. W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne Burmistrz oświadczył, że
Naczelnik Wydziału Rozwoju, Gospodarki Komunalnej i Nieruchomości zobowiązany został
do przygotowania wszystkich niezbędnych dokumentów dla potrzeb uregulowania do końca
2010 r. formy prawnej władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne Gminy
Żagań o statusie miejskim, stosownie do art. 51 ust. 1 i 2 w zw. z art. 56 ustawy o gospodarce
nieruchomościami. Niewykonanie wniosku pokontrolnego w zakresie ww. 11 jednostek
organizacyjnych wyjaśnił Burmistrz Miasta. Z udzielonych wyjaśnień wynika, że przyczyną
niezrealizowania w pełnym zakresie wniosku pokontrolnego były ograniczone w stosunku do
potrzeb środki na szacowanie nieruchomości.
Jednocześnie informuję, że w przypadku nieprawidłowości o incydentalnym
charakterze oraz usuniętych w trakcie kontroli, po udzieleniu stosownego instruktażu, nie
formułowano wniosków pokontrolnych, a w pozostałym zakresie kontroli wymienionym we
wstępie wystąpienia nie stwierdzono nieprawidłowości.
Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych wnoszę o:
1. Zaprzestanie
udzielania
pełnomocnictw
do
jednoosobowego
działania
kierownikom jednostek organizacyjnych posiadającym osobowość prawną,
stosownie do art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.).
12
2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych bieżąco, stosownie do art. 24 ust. 5 pkt 2
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r.
poz. 330 z późn. zm.), w szczególności przez sporządzanie zestawień obrotów
i sald w terminach wynikających z art. 18 ust. 1 ww. ustawy.
3. Dokonywanie wydatków publicznych w wysokości i terminach wynikających
z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedz. Dz. U. z 2013 r. poz. 885
z późn. zm.).
4. Prowadzenie ewidencji podatkowej nieruchomości w systemie informatycznym
dla potrzeb wymiaru i poboru podatku od nieruchomości oraz podatku rolnego
i podatku leśnego, zgodnie z art. 7a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r.
o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 849) oraz
stosownie do unormowań wewnętrznych.
5. Zwracanie się do składającego deklaracje podatkowe o jej skorygowanie oraz
złożenie niezbędnych wyjaśnień w razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy
lub oczywiste omyłki zgodnie z art. 274 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997
r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.).
6. Korzystanie z możliwości wynikającej z art. 274a § 1 ustawy Ordynacja
podatkowa, poprzez żądanie składania wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia
deklaracji lub wezwanie do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo
takiego obowiązku.
7. Składanie deklaracji na podatek od nieruchomości, które nie zostały przekazane
podległym jednostkom organizacyjnym na zasadach określonych w ustawie
o gospodarce nieruchomościami stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia
12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r.
poz. 849).
8. Postępowanie z nadpłatami w podatku w sposób określony w art. 76 § 1 ustawy
Ordynacja podatkowa.
9. Wydawanie
decyzji
określającej
wysokość
zobowiązania
podatkowego
w przypadkach określonych w art. 21 § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.).
10. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych na podstawie wniosku
przedsiębiorcy zawierającego wszystkie elementy określone w art. 18 ust. 5 oraz
zawierającego wszystkie dokumenty określone art. 18 ust. 6 ustawy z dnia
13
26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu
alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1356 z późn. zm.).
11. Zawiadamianie przedsiębiorców ubiegających się o wydanie zezwolenia na
sprzedaż napojów alkoholowych o możliwości wypowiedzenia się co do
zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań przed wydaniem
decyzji, stosownie do art. 10 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks
postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn.
zm.).
12. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych po wniesieniu
stosownej opłaty, zgodnie z art. 111 ust. 1 i 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości
i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1356 z późn.
zm.).
13. Zawieranie umów z podmiotami korzystającymi z nieruchomości gruntowych
stanowiących własność gminy, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 7a w związku
z art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 z późn. zm.).
14. Wymierzanie kary pieniężnej za zajęcie pasa drogowego bez wymaganego
zezwolenia zgodnie z art. 40 ust. 12 pkt 1 ustawy z dnia 21 marca 1985 r.
o drogach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 260 z późn. zm.).
15. Rozliczanie ryczałtów za używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych
zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia
25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania
zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych,
motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r.
Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
16. Wypłacanie diet dla radnych stosownie do art. 25 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca
1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.)
oraz doprowadzenie do stanu zgodnego z prawem dokonywania wydatków
z tytułu diet radnych.
17. Wzywanie wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych
przez zamawiającego oświadczeń i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1
ustawy Prawo zamówień publicznych albo którzy złożyli wymagane przez
zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1,
zawierające błędy do ich złożenia w wyznaczonym terminie zgodnie z art. 26
14
ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.).
18. Wykluczanie z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawców, którzy nie
wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z art. 24 ust. 2
pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych.
19. Odrzucanie oferty wykonawcy wykluczonego z udziału w postępowaniu
o udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 24 ust. 4 i art. 89 ust. 1 pkt 5 ustawy
Prawo zamówień publicznych.
20. Unieważnianie postępowania o zamówienie publiczne w przypadkach zaistnienia
przesłanek określonych w art. 93 ustawy Prawo zamówień publicznych.
21. Udzielanie zamówienia publicznego wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie
z przepisami ustawy, stosownie do art. 7 ust. 3 ustawy Prawo zamówień
publicznych.
22. Dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści
oferty,
na
podstawie
której
dokonano
wyboru
wykonawcy,
wyłącznie
w przypadku, gdy zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany
w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia
oraz określił warunki takiej zmiany zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy Prawo
zamówień publicznych.
23. Dokonywanie zwrotu wadium wykonawcy, którego oferta została wybrana jako
najkorzystniejsza, niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia
publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli
jego wniesienia żądano zgodnie z art. 46 ust. 1a ustawy Prawo zamówień
publicznych.
24. Wykorzystywanie operatów szacunkowych sporządzonych w celu ustalenia ceny
nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży przez okres 12 miesięcy od daty jego
sporządzenia zgodnie z art.
art. 156 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 21.08.1997 r.
o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 101).
25. Podawanie do publicznej wiadomości ogłoszeń o przetargu na zbycie
nieruchomości nie wcześniej niż po upływie terminów, o których mowa w art. 34
ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 4, zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce
nieruchomościami.
26. Sporządzanie sprawozdań budżetowych rzetelnie i prawidłowo pod względem
merytorycznym i formalno-rachunkowym zgodnie z § 9 pkt 1 rozporządzenia
15
Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości
budżetowej (Dz. U. poz. 119).
27. Rzetelne sporządzanie Informacji o stanie mienia jednostki samorządu
terytorialnego, o której mowa w art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 r. o finansach publicznych (tekst. jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn.
zm.).
28. Zaprzestanie ustalania i pobierania opłat z tytułu trwałego zarządu od jednostek
zwolnionych z ww. opłat na podstawie art. 81 ustawy z dnia 7 września 1991 r.
o systemie oświaty (tekst jedn. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.).
29. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości zgodnie
z art. 23 ust. 1 pkt 3, w związku art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r.
o gospodarce nieruchomościami.
30. Uregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami znajdującymi się we
władaniu jednostek organizacyjnych, zgodnie z art. 43 i art 51 ust. 1 i 2 w związku
z art. 56 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia
do Kolegium Izby.
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania,
proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od
dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Ryszard Zajączkowski
Do wiadomości:
1. Rada Miasta Żagań,
2. a/a.
16