Zapytanie ofertowe - spedycja SIAL ME 2013

Warszawa, 27 września 2013 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. zwraca się z prośbą
o przygotowanie oferty cenowej na kompleksową spedycję produktów spoŜywczych i
artykułów promocyjnych do Abu Dhabi (Zjednoczone Emiraty Arabskie) w związku z
wyjazdem na targi SIAL ME 2013.
Niniejszy wydatek jest realizowany i finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej w ramach realizacji
„Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej” Działania I.4, Komponent Promocja I
Priorytetu Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej.
I ZAMAWIAJĄCY
Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa
II MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI USŁUGI
Abu Dhabi (Zjednoczone Emiraty Arabskie), stoisko nr C210, hala 5 w Abu Dhabi National
Exhibition Centre, miejsce odbywania się targów SIAL ME 2013, termin realizacji usługi zaczyna
się od ustalonego po podpisaniu Umowy dnia odbioru produktów spoŜywczych i materiałów
promocyjnych od uczestników wyjazdu na targi do dnia ich dostarczenia na stoisko, tzn. 23
listopada 2013 roku, do godz. 15:00.
III WARUNKI PODMIOTOWE
O zamówienie nie mogą ubiegać się podmioty powiązane z Zamawiającym w rozumieniu
art. 6c ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju
Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm.), które w szczególności:
- pełnią wobec Zamawiającego funkcję członka organu nadzorczego lub zarządzającego,
prokurenta, pełnomocnika;
- pozostają z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który moŜe budzić
uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w
szczególności pozostają w związku małŜeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub
powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego
stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
IV SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Nazwa zamówienia:
Kompleksowa spedycja ok. 330 kg produktów Ŝywnościowych i artykułów promocyjnych
(ok. 190 kg produkty spoŜywcze, 110 kg materiały promocyjne oraz ok. 30 kg jabłek) na
stoisko PAIiIZ nr C210, hala 5 w Abu Dhabi National Exhibition Centre (miejsce odbywania się
targów) w Abu Dhabi, (Zjednoczone Emiraty Arabskie) w związku z wyjazdem na targi SIAL
ME 2013.
Zakres usługi:
Kompleksowa spedycja produktów spoŜywczych oraz materiałów promocyjnych 10 firm,
producentów Ŝywności z Polski Wschodniej w celu ich degustacji i wykorzystania podczas
targów SIAL MIDDLE EAST, odbywających się w terminie 24-26 listopada 2013 r. na terenie
Abu Dhabi National Exhibition Centre w Abu Dhabi (Zjednoczone Emiraty Arabskie). Produkty
spoŜywcze i materiały zostaną przesłane przez podwystawców, tj. producentów, biorących
udziału w wyjeździe pod ustalony przez Zamawiającego i Wykonawcę adres w Polsce. 30 kg
jabłek oraz materiały promocyjne Zamawiającego powinny zostać odebrane przez
Wykonawcę z siedziby Zamawiającego. Wszystkie przedmioty po ich dostarczeniu do
Wykonawcy powinny zostać opakowane i zabezpieczone odpowiednio do ich rodzaju przez
Wykonawcę, a następnie dostarczone do portu wyjściowego w Polsce, wyspedytowane do
Zjednoczonych Emiratów Arabskich, odebrane z portu w Abu Dhabi, dostarczone na miejsce
odbywania się targów, a następnie dostarczone i wypakowane do schowka znajdującego
się na stoisku. W celu sprawnego przekazania przedmiotu spedycji Wykonawca zapewni
bezpośrednio kontakt (w tym telefoniczny) do osoby, która będzie odpowiedzialna za
dowiezienie przedmiotów na stoisko. Usługa obejmuje zapewnienie odprawy celnej i
pokrycie jej kosztów, ubezpieczenie wszystkich spedytowanych produktów. Wykonawca
dokona wszelkich czynności, w tym czynności celnych i formalno-prawnych oraz wszelkich
innych niezbędnych do dostarczenia produktów spoŜywczych i materiałów promocyjnych w
wyznaczone miejsce w wymaganym czasie. Produkty spoŜywcze powinny być przewoŜone i
przechowywane do momentu dostarczenia na stoisko C210 w hali 5 na terenie Abu Dhabi
National Exhibition Centre w Abu Dhabi w warunkach odpowiednich do przechowywania
kaŜdego z rodzajów produktów tak, aby dotarły one na stoisko w stanie umoŜliwiających ich
prezentację oraz spoŜycie, w tym jabłka powinny być transportowane w warunkach
chłodniczych. Punkt i termin odbioru produktów spoŜywczych w Polsce zostanie określony
przez Zamawiającego po konsultacji z Wykonawcą po podpisaniu umowy. Wykonawca
ponosi wszelką odpowiedzialność za dostarczenie produktów spoŜywczych w stanie
umoŜliwiającym ich degustację podczas targów.
Wszystkie produkty powinny znaleźć się w miejscu odbywania targów co najmniej 1 dzień
przed rozpoczęciem targów tj. najpóźniej 23 listopada 2013 r. do godz. 15:00.
Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich regulacji miejscowych w sprawie
wwozu Ŝywności na teren ZEA oraz na teren Abu Dhabi National Exhibition Centre w Abu
Dhabi. Wykonawca dokona wszelkich innych czynności związanych z przygotowywaniem do
spedycji, tj. ustali szczegółowo wszystkie wymagania dotyczące importu polskich produktów
spoŜywczych do ZEA oraz na teren Abu Dhabi National Exhibition Centre w Abu Dhabi,
pozostanie w stałym kontakcie z uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów i
koordynatorem stoiska PAIiIZ, w celu sprawnego uzyskania przez Wykonawcę wszelkich
wymaganych zezwoleń i certyfikatów, zajmie się wszelkimi kwestiami celnym i innymi
wymogami formalno-prawnymi związanymi ze spedycją produktów i ich wwozem do ZEA i na
teren Abu Dhabi National Exhibition Centre w Abu Dhabi, będzie odpowiedzialny za
prawidłowe przygotowanie faktur pro-forma oraz zsynchronizuje cały proces spedycji ze
wszystkimi uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów tak, aby wszystkie produkty i
materiału promocyjne mogły zostać dostarczone w wyznaczone miejsce w określonym
czasie. Wykonawca pokryje teŜ wszystkie opłaty związane z procedurami celnymi i wwozem
produktów Ŝywnościowych i artykułów promocyjnych na teren ZEA, np. opłaty celne,
badania weterynaryjne/fitosanitarne produktów etc. Wykonawca zobowiązuje się do
przygotowania do wysyłki wszystkich produktów spoŜywczych, równieŜ tych, które muszą być
przewoŜone w specjalnych warunkach.
W misji będzie uczestniczyło maksymalnie 10 firm. Zamawiający przewiduje, iŜ maksymalna
ilość transportowanych produktów spoŜywczych oraz materiałów promocyjnych wynosi
łącznie maksymalnie 330 kg, w tym róŜne rodzaje: napojów bezalkoholowych, soków i
syropów owocowych, herbat naturalnych, owocowych oraz leczniczych, czekoladek i
cukierków, przetworów owocowo-warzywnych, serów Ŝółtych, serów topionych, mleka w
proszku i innych produktów nabiałowych, a takŜe atrapy produktów.
Wykonawca pokryje równieŜ koszty ubezpieczenia spedytowanych produktów i materiałów.
Za wszelkie czynności i formalności dotyczące ubezpieczenia wysyłanych produktów
spoŜywczych i materiałów promocyjnych odpowiada Wykonawca. Zamawiający szacuje
wartość spedycji produktów na ok. 8 tys. zł.
Zamawiający informuje, iŜ spedycja obejmie równieŜ spedycję materiałów Zamawiającego i
uczestników wyjazdu: katalogi, ulotki, materiały promocyjne (długopisy, kalendarze,
breloczki, roll-up promocyjny, kubki itp.).
Zamawiający informuje, Ŝe uzupełnieniem do niniejszego opisu oferty jest Przewodnik
Wystawcy przygotowany przez Organizatora targów SIAL ME, z którym Wykonawca ma
obowiązek zapoznać się przed złoŜeniem oferty oraz stosować się do określonych w nim
zasad dotyczących spedycji i dostarczania produktów spoŜywczych i promocyjnych podczas
wykonywania zamówienia. SIAL ME 2013 EXHIBITOR MANUAL.pdf stanowi załącznik nr 1 do
niniejszego Zapytania Ofertowego.
V INFORMACJE DODATKOWE
1. Za terminowe i naleŜyte wykonanie Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy
wynagrodzenie przelewem w ciągu 30 dni od daty dostarczenia faktury VAT do siedziby
PAIiIZ S.A. Ustalone wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszelkie koszty, jakie
Wykonawca poniesie w związku z wykonaniem przedmiotu umowy i jest wynagrodzeniem
ryczałtowym i nie podlega zmianom. Płatność nastąpi po wykonaniu zamówienia na
podstawie podpisanego bez zastrzeŜeń protokołu odbioru usługi. Płatność będzie
realizowana w polskich złotych, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze,
na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę. Wzór protokołu stanowi
Załącznik nr 3 do Umowy.
2. Zamawiający zastrzega sobie moŜliwość negocjacji z wybranymi Wykonawcami, którzy
złoŜyli oferty, w zakresie szczegółów wykonania usługi oraz ewentualnie wysokości ceny w
zakresie jej zmniejszenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania
Wykonawców do wyjaśnienia treści złoŜonej oferty.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania rozstrzygnięcia postępowania i
niedokonania wyboru oferty bez podawania przyczyny i zwrotu ewentualnych kosztów
sporządzenia oferty.
4. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy na całym etapie realizowania Zamówienia,
naleŜytej staranności, wysokiej jakości świadczonych usług oraz profesjonalnego
podejścia do jego wykonania.
VI KRYTERIA OCENY OFERTY
1) Ocenie podlega wyłącznie oferta przygotowana wg wzoru stanowiącego Załącznik nr
1 do zapytania ofertowego. Do oferty naleŜy załączyć:
kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub EDG), jeŜeli odrębne
przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niŜ 6 miesięcy
przed upływem terminu składania ofert.
referencje potwierdzające naleŜyte wykonanie co najmniej 2 usług
odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia (w tym co najmniej
jedna usługa wykonana na terenie jednego z Krajów Zatoki Perskiej) w okresie
ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia
działalności przez Wykonawcę jest krótszy – w tym okresie.
2) Oferty złoŜone bez wymienionych załączników nie będą podlegały ocenie.
3) Jedynym kryterium oceny jest cena brutto za organizację usługi = 100%.
4) Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta spełniająca wymagania
Zamawiającego, która uzyskała najwyŜszą liczbę punktów wg podanego kryterium.
VII TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT
Termin złoŜenia ofert – 3 października 2013 r. do godz. 15:00 (decyduje data wpływu oferty
do PAIiIZ). Oferty złoŜone po terminie zostaną odrzucone.
Ofertę naleŜy złoŜyć na formularzu załączonym do niniejszego zapytania pod adresem:
[email protected] lub: Anna Krasoń, Polska Agencja Informacji i Inwestycji
Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa z dopiskiem: „Spedycja SIAL ME”.
Osobą do kontaktu jest:
Anna Krasoń,
tel. 22 334 98 48
[email protected]