Piekary Śląskie, dnia 30 marca 2010 r. BN.09142

Piekary Śląskie, dnia 30 marca 2010 r.
BN.09142-1 /10
Szanowna Pani
Teresa Szaflik
DYREKTOR
Miejskiego Domu Kultury
ul. Bytomska 73
41-940 Piekary Śląskie
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Zespół Kontrolny Biura Kontroli i Nadzoru na podstawie upowa żnienia Prezydenta Miasta
Piekary Śląskie Prezydenta Miasta Piekary Śląskie Nr ORo.01132-97/09 z dnia 15 kwietnia 2009 r.
przeprowadził planowaną kontrolę wynikającą z art. 187 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r.
o finansach publicznych (Dz. U. z 2005r. Nr 249, poz. 2104 z pó źniejszymi zmianami) w:
MIEJSKIM DOMU KULTURY W PIEKARACH ŚLĄSKICH
Wyniki kontroli opisano w Protokole kontroli z dnia 30 grudnia 2009r., którego jeden egzemplarz
pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Poni żej przedstawiam poszczególne nieprawid łowości
stwierdzone
podczas kontroli, wskazując
zarazem
wnioski
zmierzające
do
ich
usunięcia
i usprawnienia badanej działalności.
1. W
Regulaminie
organizacyjnym
MDK
w
Piekarach
Śląskich wprowadzonym
w
życie
Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 3B/R/2007 z dnia 16 marca 2007r nie podano pełniej
nazwy ustawy, na podstawie której funkcjonuje MDK tj. w punkcie 1 ppkt. 1.1. wpisano: „ustawa o
prowadzeniu działalności kulturalnej”, natomiast winno być wpisane: „ustawa o organizowaniu i
prowadzeniu działalności kulturalnej”, nie podano ponadto dziennika ustaw.
Wniosek nr 1
Zwrócić uwagę na prawidłowe powoływanie się na przepisy prawne, na podstawie których
sporządzane są uregulowania wewnętrzne, obowiązujące w Miejskim Domu Kultury.
2. Brak informacji, w oparciu o który statut opiera się Regulamin organizacyjny Miejskiego Domu
Kultury w Piekarach Śląskiej. Ponadto Regulamin organizacyjny w punkcie 1.3. obrazującym
graficzną strukturę organizacyjną, stanowiącą integralną część Regulaminu organizacyjnego,
błędnie wskazuje podległość Biura Promocji i Reklamy pod Redakcją.
Wniosek nr 2
Podjąć działania zgodne z prawem w celu likwidacji stwierdzonych uchybień oraz wprowadzić system
kontroli prewencyjnej w celu zapobieżenia pojawienia się podobnym sytuacjom w przyszłości.
3. Przyjęcie przez Dyrektora w Regulaminie wynagradzania wprowadzonego Zarządzeniem
nr 3A/03/2007 r. z dnia 15.03.2007 r. oraz w Regulaminie wynagradzania wprowadzonego
Zarządzeniem nr 4A/MDK/2008 r. z dnia 01.03.08 r. wyższej stawki minimalnej od stawki
określonej w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad
wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności
działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. z 1999 r., Nr 45, poz. 446 z późn. zm.)
spowodowało
automatyczne
podwyższenie
wypłacanych
w
instytucji
kultury
dodatków
funkcyjnych. Pismem z dnia 04.02.2010 r. Dyrektor przekaza ła opinię Departamentu Finansowego
MKiDN znak: DF-IV-10/12/16/2010 z dnia 26.01.2010 r. Zdaniem Departame ntu ustalenia
płacowe wynikające z regulaminu wynagradzania obowi ązującego w placówce mogą być
korzystniejsze niż te wynikające z Rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki. W punkcie pierwszym
opinii jednakże podano, iż niektóre organy kontroli szczególnie RIO stoją na stanowisku, iż
rozstrzygnięcia regulaminu wynagradzania instytucji kultury nie powinny wykracza ć poza
rozstrzygnięcia wynikające z rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23.04 1999 r.
w sprawie zasad wynagradzania.
Wniosek nr 3
Podjąć działania zgodne z prawem w celu likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości oraz wprowadzić
system kontroli prewencyjnej w celu zapobie żenia pojawienia si ę podobnym sytuacjom w przyszłości.
4. Niezgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r.
w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących
w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. z 1999 r., Nr 45, poz.
446 z późn. zm.) dokonywano ustalenia wysokości dodatku funkcyjnego, co rzutowało na
wysokość premii. Zgodnie bowiem z § 18 w/w Rozporządzenia w ramach środków na
wynagrodzenia osobowe mo że być tworzony fundusz premiowy. Wysokość funduszu premiowego
oraz zasady przyznawania i wyp łacania premii ustala regulamin zak ładowy.
Wniosek nr 4
Podjąć działania zgodne z prawem w celu likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości oraz wprowadzić
system kontroli prewencyjnej w celu zapobie żenia pojawienia si ę podobnym sytuacjom w przyszłości.
5. Regulamin premiowania obowiązujący w Domu Kultury nie normuje kwestii dodatkowego
premiowania pracowników za wykonywanie dodatkowych zada ń. Kwoty 700 zł, 1.000 zł, 1.460 zł
i 2.000 zł znajdują się w rubryce karty wynagrodzeń - ”nagroda” zatem kontrolujący nie są wstanie
stwierdzić czy przyznane kwoty stanowią premię czy też nagrodę, bowiem dokumentacja
różnorako ujmuje te środki - raz jako nagroda a raz jako premia.
2
Wniosek nr 5
Podjąć działania zgodne z prawem w celu likwidacji stwierdzonych uchybień oraz wprowadzić system
kontroli prewencyjnej w celu zapobieżenia pojawienia się podobnym sytuacjom w przyszłości.
6. W aktach osobowych pracownika o numerze ew. 1583343 brak uwierzytelnienia za zgodność
z oryginałem drugiej strony skopiowanego dokument u, sytuacja ta dotyczy karty nr 5A, 6A, 31B
akt osobowych ww. pracownika. Brak potwierdzeń za zgodność z oryginałem kart osobowych
11A, 12A. Ponadto również w aktach osobowych pracownika o numerze ewidencyjnym 1933490
stwierdzono brak potwierdzania za zgod ność z oryginałem drugiej strony skopiowanego
dokumentu, sytuacja ta dotyczy karty nr 7, 8, 9 akt osobowych ww. pracownika .
Wniosek nr 6
Przyjąć i stosować jednolite zasady w stosunku do przechowywanych w aktach osobowych
pracowników dokumentów.
7. W piśmie zmieniającym wysokość wynagrodzenia zasadniczego pracownikowi o nr ew. 1583343
błędnie określono premię jako premię uznaniową, tymczasem jest to premia regulaminowa.
Ponadto w miesiącu XII/08 r. przyznano pracownikowi o nr ewidencyjnym 1933490 premi ę
zgodnie z Regulaminem wynagradzania § 16 pkt.3 w wysoko ści 1.500 zł, tymczasem § 16 pkt. 3
ww. Regulaminu traktuje o nagrodach z utworzonego funduszu nagród, co powoduje niespójno ść
stosowanego nazewnictwa.
Wniosek nr 7
Zwrócić uwagę na stosowanie właściwego nazewnictwa dotyczącego składnika wynagrodzenia
stanowiącego premię.
8. Pismem z dnia 3.09.07 r. przyznano pracownikowi o nr ew. 1583343 z dniem 1.09.07 r. dodatek
kasowy w wysokości 7% wynagrodzenia zasadniczego. W aktach osobowych okre ślono, iż ww.
dodatek został przyznany ww. na podstawie Regulaminu wynagradzania pracowników MDK, brak
jest jednak dokładnego określenia, o który Regulamin wynagradzania oparto zasadno ść wypłaty
dodatku kasowego ww. pracownikowi.
Wniosek nr 8
W dokumentach dotyczących wynagradzania pracowników określać dokładnie na podstawie jakiego
Regulaminu wynagradzania przyznano wypłatę danego składnika wynagradzania.
9. W angażach oraz w Regulaminie premiowania nie określono wysokości premii przysługującej
pracownikom na zajmowanych prze z nich stanowiskach pracy. W angażach widnieje jednak
zapis, iż ww. przysługuje premia uznaniowa wg Regulaminu premiowania. Premia uznaniowa nie
jest jednak premią regulaminową.
3
Wniosek nr 9
W angażach pracowniczych precyzyjnie określać: czy premia ma charakter uznaniowy, czy jest
premią regulaminową, ponieważ zgodnie z uzasadnieniem Sądu Najwyższego do uchwały z dnia 10
czerwca 1983 r. (sygn. akt III PZP 25/83, OSNC 1983/12/192) „gdy przyznanie premii pozostawione
zostało swobodnemu uznaniu podmiotu zatrud niającego, świadczenie ma charakter nagrody, choćby
nazwane zostało premią”.
10. Przyjęcie przez kontrolowaną jednostkę jako podstawy obliczania nagrody jubileuszowej średniej
wynagrodzenia z trzech ostatnich miesi ęcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik o nr
ewidencyjnym 1933490 nabył prawo do nagrody nie było poprawne i niekoniecznie przyj ęcie tej
zasady było bardziej korzystne dla pracownika. Podobna sytuacja dotyczy pracownika
o nr ewidencyjnym 1740512. Powyższe spowodowało w przypadku pracownika o nr ewid.
1933490 wypłatę nagrody jubileuszowej w kwocie 3.970 zł zamiast w kwocie 3.570 zł tj. o 400 zł
wyższej od należnej. W przypadku pracownika o nr ewid 1740512 ustalono wyp łatę nagrody
jubileuszowej w kwocie 15.053,13 zł zamiast kwoty 12.878,75 zł tj. o 2.174,38 zł wyższej od
należnej.
Wniosek nr 10
Przy obliczaniu pracownikom nagród jubileuszowych stosować przepisy Rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu
wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu
pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r., Nr 2, poz. 14).
11. Pracownikowi o nr ewidencyjnym 1270472 w miesi ącach od III - VII wypłacono w niewłaściwej
wysokości premie oraz dodatki funkcyjne, co w łącznej kwocie wyniosło o 256,50 zł więcej od
należnej kwoty. W nieprawidłowej wysokości wypłacono również pracownikowi o numerze
ewidencyjnym 610318 premie i dodatki funkcyjne w miesiącach od III-VII/08 r., co łącznie dało
kwotę o 744,00 zł wyższą od należnej. Ponadto pracownikowi o nr ewidencyjnym 1740512
wypłacono w miesiącach od I-VII/08 r. premie i dodatki funkcyjne w kwocie wyższej o 967,50 zł od
należnej.
Wniosek nr 11
Podjąć działania zgodne z prawem w celu likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości oraz wprowadzić
system kontroli prewencyjnej w celu zapobie żenia pojawienia si ę podobnym sytuacjom w przyszłości.
12. Dodatek funkcyjny dla pracownika o nr ewidencyjnym 1270472 wyliczono jako kwot ę
450 zł stanowiącą 60% najniższego wynagrodzeni a zasadniczego (tj. 750 zł) określonego
w Regulaminie wynagradzania obowiązującego w jednostce organizacyjnej , co jest niezgodne
z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad
wynagradzania pracowników zatrudnionyc h w instytucjach kultury prowadzących w szczególności
działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. z 1999 r., Nr 45, poz. 446 z pó źn. zm.)
4
stanowi, iż najniższe wynagrodzenia zasadnicze w kwocie 700 zł, co daje 420 zł, a więc o 30 zł
mniej dodatku funkcyjnego niż faktycznie naliczonego i wypłacanego.
Wniosek nr 12
Dodatki funkcyjne przyznawać w wysokościach zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa,
w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r.
w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących
w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. z 1999 r., Nr 45, poz. 446
z późn. zm.).
13. W aktach osobowych pracownika o numerze ewidencyjnym 1046958 i pracownika o numerze
ewidencyjnym 1270472 stwierdzono brak dokumentacji potwierdzaj ącej przyznanie w/w nagród.
Ponadto zaświadczenie o ukończeniu kursu przez pracownika o numerze ewidencyjnym (karta akt
nr 17) stanowi oryginał, a powinno stanowić kserokopię dokumentu potwierdzoną za zgodność
z oryginałem.
Wniosek nr 13
Akta osobowe pracowników prowadzić zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sp osobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
14. Pracownik o numerze ewidencyjnym 0114297 w momencie obj ęcia stanowiska instruktora
kulturalno – oświatowego w MDK w Piekarach Śląskich posiadał wykształcenie średnie
ogólnokształcące z ukończonym kursem przygotowawczym dla kandydatów na wychowawców
placówek
dzieci
i
młodzieży.
Natomiast
zgodnie
z
obowi ązującym
załącznikiem
do
Rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 9 marca 1999 r. (Dz. U. z 1999 Nr 26 poz. 234 z
późn. zm.) w sprawie wymagań kwalifikacyjnych i trybu stwierdzania kwalifikacji uprawniaj ących
do
zajmowania określonych
stanowisk
w
niektórych
instytucjach
kultury,
dla
których
organizatorem jest administracja rz ądowa lub jednostki samorządu terytorialnego, pracownik
zatrudniony na stanowisku instruktor a w Domu Kultury winien wykazać się: wykształceniem:
wyższym specjalistycznym lub wyższym i przygotowaniem pedagogicznym lub wy ższym
zawodowym odpowiadaj ącym wykonywanej specjalności lub ukończonym studium animatorów
kultury i 2-letnim stażem pracy lub ukończonym średnim specjalistycznym i 2 - letnim stażem
pracy.
Wniosek nr 14
Bezwzględnie przestrzegać obowiązujących przepisów
prawa, a w szczególności zapisów
Rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 9 marca 1999 r. ( Dz. U. z 1999 Nr 26 poz. 234 z późn.
zm.) w sprawie wymagań kwalifikacyjnych i trybu stwierdzania kwalifikacji uprawniaj ących do
zajmowania określonych stanowisk w niektórych instytucjach kultury, dla których organiza torem jest
administracja rządowa lub jednostki samorządu terytorialnego.
5
15. Pracownikowi o numerze ewidencyjnym 610318 pismem z dnia 23.04.07 r. od 01.04.07 r.
przyznano wynagrodzenie zasadnicze w wysoko ści 1.900 zł, dodatek funkcyjny w wysokości
120%, natomiast brak jest informacji, czy 120% dotyczy wynagrodzenia zasadniczego, czy
najniższego wynagrodzenia.
Wniosek nr 15
W pismach przyznającym pracownikom dodatek funkcyjny określać jego wysokość: kwotowo lub
procentowo w stosunku do danej kwoty (np. wynagrodzenia zasadniczego).
16. W piśmie z dnia 23.04.07 r. przyznającym pracownikowi o nr ew. 0023235 uposa żenie
w wysokości 1.400 zł w X kat. zaszeregowania brak informacji o dodatku z tytu łu wysługi lat, który
przysługuje w/w pracownikowi na podstawie § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury
i Sztuki w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury
prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. z 1999 Nr
45 poz. 446).
Wniosek nr 16
W pismach przyznających wynagrodzenie zamieszczać informacje o przysługującym pracownikom
dodatku z tytułu wysługi lat.
17. W zakresie kontroli akt osobowych stwierdzono niejednolite zasady dokonywania potwierdzania
za zgodność z oryginałem dokumentów znajdujących się w aktach osobowych. Część
dokumentów w aktach osobowych jest potwierdzona za zgodno ść z oryginałem, części
dokumentów nie potwierdzono za zgodno ść z oryginałem, co zostało ustalone w odniesieniu do
akt osobowych pracownika o numerze ewidencyjnym 0114297 , gdzie w części A znajduje się
kserokopia świadectwa ukończenia liceum ogólnokształcącego - karta akt nr 6 – niepotwierdzona
za zgodność z oryginałem. W części B w/w akt znajduje się kserokopia zaświadczenia
o ukończeniu kursu – karta nr 8 – niepotwierdzona za zgodność z oryginałem. Na dwustronnym
zaświadczeniu o ukończeniu szkolenia brak potwierdzenia na I -stronie dokumentu. Ponadto
w aktach osobowych pracownika o nr ewidencyjnym 0023235 znajduj ą się dokumenty (np. karta
nr 3, 5 i 6 w części A) niepotwierdzone za zgodność z oryginałem na wszystkich stronach.
Wniosek nr 17
Przyjąć jednolite zasady w zakresie potwierdzania za zgodno ść z oryginałem dokumentów zawartych
w aktach osobowych, dowodzącym o stosowaniu kontroli prewencyjnej.
18. Wzór podpisu Głównego księgowego znajdujący się w załączniku nr 2 do instrukcji w sprawie
zasad gospodarki finansowej i procedur kontroli finansowej, stanowi ący wzory podpisów osób
upoważnionych do kontroli wstępnej Miejskiego Domu Kultury w Piekarach Śląskich jest odmienny
od podpisu zamieszczonego na poddanych kontroli fakturach.
6
Wniosek nr 18
Zwrócić szczególną uwagę na zgodność podpisów umieszczanych na fakturach ze wzorami podpisów
znajdujących się w załączniku nr 2 do instrukcji w sprawie zasad gospodarki finansowej i procedur
kontroli finansowej.
19. Rachunek za transport węgla zaksięgowany pod poz. FVsd/38 w dn. 31.10.08 r. nie zawiera
podpisu Dyrektora zatwierdzaj ącego wydatek do wypłaty z datą 22.10.08 r.
Wniosek nr 19
Wydatki wynikające z faktur oraz rachunków należy zatwierdzać do wypłaty podpisem Dyrektora
jednostki, gdyż zgodnie z ustawą o finansach publicznych
z dnia 27 sierpnia 2009 r.
(Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240) „Kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest
odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki”.
20. Na fakturze nr U/08/0811022/0708R z dn. 25.08.08 r., zaks. 4.09.08 r. pod poz. FVR/347
brak daty wpływu faktury do jednostki.
Wniosek nr 20
Na bieżąco prowadzić ewidencję korespondencji przychodzącej, w szczególności przychodzących
faktur, umożliwiającą między innymi identyfikację daty wpływu korespondencji do jednostki.
21. W dokumentacji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych brak jest zaświadczeń
o aktualnych zarobkach pracownika o numerze ewidencyjnym 1046958 i jego współmałżonka
oraz
współmałżonka
pracownika
o
nr
ewidencyjnym
0023235,
dających
możliwość
zakwalifikowania danego pracownika do odpowiedniej grupy dofinansowania .
Wniosek nr 21
Każdorazowo zobowiązać pracowników do przedkładania oraz przechowywania w dokumentacji
Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zaświadczeń o aktualnych zarobkach pracowników
i ich współmałżonków w celu zakwalifikowania danego pracownika do odpowiedniej grupy
dofinansowania.
Pisemne sprawozdanie o sposobie realizacji powyższych zaleceń pokontrolnych lub
przyczynach ich niewykonania, nale ży przedłożyć w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego
wystąpienia pokontrolnego, zgodnie z zapisem § 50 „Regulaminu Kontroli Wewn ętrznej Miasta na
prawach powiatu Piekary Śląskie oraz jednostek organizacyjnych okre ślonych w Statucie Miasta”
wprowadzonego Zarządzeniem Nr 187/04 Prezydenta Miasta Piekary Śląskie z dnia 13 sierpnia
2004r.
7