Protokół kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w

Protokół
kontroli sprawdzającej
przeprowadzonej w Schronisku dla Zwierząt w Słupsku
Działając na podstawie upoważnienia stałego wydanego przez Prezydenta Miasta Słupska,
audytor wewnętrzny Joanna Kulikowska – pracownik Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu
Miejskiego w Słupsku przeprowadziła w dniach 17, 20-21 sierpnia 2007 r. w Schronisku dla
Zwierząt w Słupsku kontrolę sprawdzającą w zakresie prowadzonej dokumentacji księgowej oraz
przestrzegania procedur kontroli wewnętrznej obejmującej co najmniej 5 % wydatków roku 2007.
Kontrolę przeprowadzono w siedzibie jednostki przy ul. Portowej 11.
Kontrolą objęto ewidencję księgową za rok 2007.
I. Ustalenia ogólne
Schronisko dla Zwierząt jest jednostką budżetową. Jednostka organizacyjna Gminy Miejskiej
Słupsk została utworzona na mocy uchwały nr 524/93 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 27
października 1993 roku. Podstawowym przedmiotem jego działania jest opieka nad bezdomnymi
zwierzętami przebywającymi w schronisku oraz wyłapywanie wałęsających się zwierząt.
Kierownikiem jednostki jest Pan Jerzy Szyszko zatrudniony na stanowisku od dnia 13 września
2006 r.
Głównym księgowym jest Pani Krystyna Nawrocka zatrudniona w jednostce od dnia 15.03.2006 r.,
funkcję głównego księgowego pełni od dnia 01.07.2007 r. w wymiarze 1/2 etatu. W aktach
osobowych znajduje się powierzenie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności głównego
księgowego z dnia 10.08.2006 r. zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. Nr
249 poz. 2104).
Zarządzeniem nr 09/2006 Kierownika Schroniska dla Zwierząt w Słupsku z dnia 31.10.2006 r.
wprowadzono procedury kontroli finansowej. Dokumenty księgowe w jednostce pod względem:
−
merytorycznym, celowości, gospodarności i legalności kontroluje kierownik,
−
zgodności z ustawą PZP kontroli dokonuje kierownik Schroniska,
−
formalno – rachunkowym kontroli dokonuje główny księgowy lub upoważniony przez
głównego księgowego pracownik komórki księgowości.
Dokonana kontrola potwierdzona jest podpisem upoważnionej osoby wraz z pieczątką imienną i
datą.
Zarządzeniem nr 08/2006 Kierownika Schroniska dla Zwierząt w Słupsku z dnia 30.10.2006 r.
przyjęto zasady prowadzenia rachunkowości w jednostce:
−
załącznik nr 1 – Zasady rachunkowości stosowane w Schronisku dla Zwierząt,
−
załącznik nr 2 – Plan kont,
−
załącznik nr 3 – Wykaz dopuszczonych do stosowania programów komputerowych,
−
załącznik nr 4 – Wykaz materiałów do odpisywania bezpośrednio w koszty w momencie zakupu
oraz uznanych za wykorzystane w momencie przekazania do zużycia.
Z Kierownikiem jednostki w dniu 13.09.2006 r. zawarta została umowa dotycząca używania
własnego pojazdu do celów służbowych, w której określono limit kilometrów na jazdy lokalne w
ilości 250 km.
II. Ustalenia szczegółowe
W trakcie kontroli w Schronisku dla Zwierząt przeprowadzonej w dniach 30-31.03.2006 r i 6-7,
10.04.2006 r. stwierdzono wiele nieprawidłowości, w szczególności:
−
w Schronisku dla Zwierząt nie prowadzono ksiąg rachunkowych oraz ksiąg pomocniczych za
rok 2005 i 2006,
−
w jednostce nie prowadzono rejestru druków ścisłego zarachowania i czeków,
−
brak dokumentacji finansowej za rok 2006,
−
nie przedstawiono żadnej dokumentacji potwierdzającej bieżące regulowanie przez jednostkę
swoich należności wobec ZUS i Urzędu Skarbowego,
−
nie wykonano sprawozdań RB za miesiące styczeń – marzec 2006,
−
jednostka nie ma opracowanego harmonogramu dochodów i wydatków na rok 2006.
Kontroli poddano wykonanie planu dochodów oraz wydatków za okres od początku roku do dnia
31.07.2007 r:
1. dochody:
Rozdział
Paragraf
Plan po zmianach
Dochody wykonane
90013
0830
12.000,00
12.190,00
90013
0870
0
1.035,00
2
Ogółem
2. wydatki:
12.000,00
13.225,00
Rozdział
Paragraf
Plan po zmianach
Wydatki wykonane
90013
3020
3.000,00
497,84
4010
205.335,00
160.018,51
4040
9.997,00
9.081,42
4110
39.600,00
32.200,92
4120
5.370,00
4.705,91
4170
25.686,00
23.168,00
4210
34.939,00
34.784,04
4220
7.650,00
4.044,11
4230
9.305,00
5.963,26
4260
6.262,00
3.536,14
4270
50.000,00
3.159,04
4280
700,00
218,60
4300
14.935,00
13.690,75
4350
864,00
251,99
4360
6.620,00
3.245,09
4370
2.600,00
1.933,26
4410
2.600,00
1.030,25
4430
3.000,00
2.739,00
4440
4.968,00
3.922,43
4740
500,00
102,12
4750
1.000,00
570,01
6050
50.000,00
0
484.931,00
308,862,69
Ogółem
Rachunkowość jednostki ( księga główna i ewidencja analityczna) prowadzona jest w
programie komputerowym finansowo – księgowym. Ręcznie prowadzona jest księga środków
trwałych (założona 14.12.2006 r.) i księga inwentarzowa. Listy płac w jednostce sporządzane są
ręcznie, natomiast ewidencja ZUS prowadzona jest komputerowo w ogólnodostępnym programie
Płatnik.
Konta ksiąg pomocniczych prowadzone są dla:
1. środków trwałych – ewidencja w księdze środków trwałych z podziałem na poszczególne
grupy, zgodnie z klasyfikacją rodzajową środków trwałych,
3
2. pozostałe środki trwałe - ewidencja na dzień 31.12.2006 r. wynosiła 7.552,16 zł i jest
zgodna z saldem konta 013,
3. wartości niematerialne i prawne o wartości 450,00, ewidencja zgodna z kontem 020,
4. rozrachunki z kontrahentami – prowadzona jest komputerowa ewidencja pomocnicza z
podziałem na poszczególnych kontrahentów,
5. raporty kasowe – sporządzane ręcznie dla budżetu i rachunku dochodów własnych.
Nie prowadzi sie ewidencji analitycznej do rozrachunków z pracownikami – kart wynagrodzeń.
W dniu 31 sierpnia 2007 r. sprawdzono stan gotówki oraz druków ścisłego zarachowania
znajdujących się w kasie, sporządzając odrębny protokół stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego
protokołu zasadniczego.
Dokumentacja księgowa za lata 2001 – 2006 została ponownie, prawidłowo zaksięgowana na
odpowiednich kontach w programie komputerowym.
Od miesiąca stycznia 2007 dochody i wydatki jednostki są na bieżąco dekretowane i księgowane
na odpowiednich kontach w programie komputerowym .
Jednostka sporządziła oraz złożyła do ZUS korekty deklaracji rozliczeniowych.
W dniach 23.04.2007 – 10.05.2007 r. w Schronisku dla Zwierząt przeprowadzona została przez
Zakład Ubezpieczeń Społecznych w Słupsku kontrola w zakresie:
−
prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek na ubezpieczenia
społeczne oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład oraz
zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,
−
ustalenia uprawnień do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i
macierzyństwa, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz świadczeń
rodzinnych, wypłacania świadczeń i zasiłków oraz dokonywania rozliczeń z tego tytułu,
−
prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe
oraz o ustalenie kapitału początkowego,
−
prawidłowości wystawiania zaświadczeń do zgłaszania danych dla celów ubezpieczenia
społecznego.
Kontrolą objęto okres od 01.01.1999 do dnia 22.04.2007 r.
Poddano kontroli płatności składek ZUS za rok 2007 porównując składki wykazane w deklaracjach
DRA z dokonanymi przelewami:
4
−
miesiąc styczeń
- ubezpieczenia społeczne 6.719,51 zł
- ubezpieczenie zdrowotne 1.508,58 zł
- FP 705,33 zł
zapłacono WB 16/2007 z dn. 3-5.02.2007 r.
−
miesiąc luty
- ubezpieczenia społeczne 10.989,91 zł
- ubezpieczenie zdrowotne 2.345,22 zł
- FP 724,99 zł
zapłacono WB 34/2007 z dn. 3-5.03.2007 r.
−
miesiąc marzec
- ubezpieczenia społeczne 7.241,92 zł
- ubezpieczenie zdrowotne 1.599,48 zł
- FP 475,26 zł
zapłacono WB 49/2007 z dn. 4-5.04.2007 r.
−
miesiąc kwiecień
- ubezpieczenia społeczne 6.619,40 zł
- ubezpieczenie zdrowotne 1.475,65 zł
- FP 433,79 zł
zapłacono WB 59/2007 z dn. 1-7.05.2007 r.
−
miesiąc maj
- ubezpieczenia społeczne 7.034,64 zł
- ubezpieczenie zdrowotne 1.558,25 zł
- FP 461,46 zł
zapłacono WB 72/2007 z dn. 2-5.06.2007 r.
−
miesiąc czerwiec
- ubezpieczenia społeczne 6.188,24 zł
- ubezpieczenie zdrowotne 1.381,69 zł
- FP 403,18 zł
zapłacono WB 88/2007 z dn. 4.07.2007 r.
−
miesiąc lipiec
- ubezpieczenia społeczne 7.034,31 zł
- ubezpieczenie zdrowotne 1.655,26 zł
- FP 501,25 zł
5
zapłacono WB 105/2007 z dn. 4-6.08.2007 r.
Kontroli poddano również dokonane płatności do Urzędu Skarbowego z tytułu zaliczek na podatek
dochodowy od wynagrodzeń za rok 2007 porównując z wysokością zaliczki naliczoną na listach
płac oraz z umów cywilnoprawnych:
−
miesiąc styczeń – 1.324,00 zł zapłacono WB 8/2007 z dnia 22.01.2007 r.
−
miesiąc luty – 1.723,00 zł zapłacono WB 41/2007 z dnia 20.03.2007 r.
−
miesiąc marzec – 2.127,00 zł zapłacono WB 54/2007 z dnia 20.04.2007 r.
−
miesiąc kwiecień – 1.936,00 zł zapłacono WB 64/2007 z dnia 21.05.2007 r.
−
miesiąc maj – 1.437,00 zł zapłacono WB 80/2007 z dnia 20.06.2007 r.
−
miesiąc czerwiec - 1.261,00 zł zapłacono WB 96/2007 z dnia 20.07.2007 r.
−
miesiąc lipiec – 1.540,00 zł zapłacono WB 111/2007 z dnia 20.08.2007 r.
Ponadto kontroli poddano przeprowadzoną w roku 2006 inwentaryzację majątku jednostki.
Inwentaryzację przeprowadzono na podstawie:
1. Zarządzenia nr 11/2006 z dnia 13.12.2006 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji
leków,
2. Zarządzenia nr 12/2006 z dnia 13.12.2006 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji
zapasów artykułów żywnościowych, opału i paliwa,
3. Zarządzenia nr 13/2006 z dnia 13.12.2006 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji
składników majątku gotówki w kasie,
4. Zarządzenia nr 14/2006 z dnia 13.12.2006 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji
składników majątku druków ścisłego zarachowania,
5. Zarządzenia nr 15/2006 z dnia 14.12.2006 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji
środków trwałych i pozostałych środków trwałych.
Stan środków trwałych wg grup:
wartość początkowa
umorzenie
grupa I
261.680,03 zł
47.165,02 zł
grupa II
9.896,33 zł
1.188,79 zł
grupa III
101.972,45 zł
17.038,71 zł
grupa IV
0
0
grupa V
0
0
grupa VI
0
0
grupa VII
78.032,00 zł
25.082,66 zł
Ogółem
451.580,81 zł
90.475,18 zł
6
Inwentaryzację środków trwałych przeprowadzono w dniu 15.12.2006 r. Stan inwentaryzacyjny
386.565,41 zł, następnie w dniu 31.12.2006 r. dopisano wartość przyjętych do używania środków samochodu w wysokości 48.094,00 zł oraz dwóch kotłów warzelnych w wysokości 16.921,40 zł.
Łączna wartość środków trwałych 451.580,81 zł.
Pozostałe środki trwałe zinwentaryzowano w dniu 15.12.2006 r. na kwotę 5.387,16 zł. W dniu
28.12.2006 r. dopisano przyjęty na stan komputer o wartości 2.165,00 zł. Stan pozostałych środków
trwałych na dzień 31.12.2006 r. wynosi 7.552,16 zł i jest zgodny z saldem konta 013.
Inwentaryzację druków ścisłego zarachowania i gotówki w kasie przeprowadzono
w dniu
29.12.2006 r. - stan zgodny z ewidencją księgową.
Zinwentaryzowano również:
−
zapasy artykułów żywnościowych, opał - przeprowadzono 30.12.2006 r.,
−
paliwo w dniu 11.01.2007 r.,
−
leki w dniu 02.01.2007 r.
Stany zgodne z ewidencją księgową.
W roku 2006 nie przeprowadzono inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald z kontrahentami.
W dniu 28 marca 2007 r. potwierdzono zgodność sald na zestawieniach obrotów i sald.
W kontrolowanej jednostce przeprowadzono również inwentaryzację środków na kontach
bankowych w drodze potwierdzenia sald:
−
budżet – konto nr 18124037701111000040685276,
stan 0 zł,
−
dochody własne – konto nr 55124037701111000040685289,
stan 3.230,66 zł,
−
ZFŚS – konto 81124037701111000040685306,
stan 43,15 zł.
Z przeprowadzonych inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych sporządzono
sprawozdania opisowe z przebiegu spisu z natury.
III. Kontrola przestrzegania procedur kontroli w zakresie co najmniej 5 % wydatków
roku 2007
Kontrolę wydatków jednostki w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznej kontroli finansowej
przeprowadzono na podstawie art. 46 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach
publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104).
Kontrolą objęto wydatki poniesione w jednostce z tytułu wynagrodzeń osobowych pracowników za
miesiąc lipiec 2007 r. oraz z tytułu zużycia energii elektrycznej i wody.
7
Plan jednostkowy wydatków budżetowych na rok 2007 przedstawia się następująco:
rozdział 90013
484.931,00 zł
Na podstawie planu jednostkowego wydatków budżetowych na rok 2007 określono minimalną
kwotę wydatków objętych kontrolą:
484.931,00 x 5 % = 24.246,55 zł
Kontroli poddano następujące wydatki poniesione na zużycie wody oraz energii elektrycznej:
1. zużycie wody:
F-ra VAT Nr R07/8481 z dnia 11.06.2007 roku na kwotę 267,93 zł.
F-ra VAT Nr R07/8523 z dnia 11.06.2007 roku na kwotę 220,66 zł.
zapłacono:
WB nr 0079/2007 za okres 19-19.06.2007 roku – 488,59 zł.
2. zużycie energii:
F-ra VAT Nr 06578/03498/C12A/07/2007/SZARO z dnia 31.07.2007 roku na kwotę 1.003,26 zł.
zapłacono:
WB nr 0111/2007 za okres 17-20.08.2007 roku – 1.003,26 zł.
Wynagrodzenia w jednostce wypłacane są na podstawie list płac sporządzanych ręcznie.
Listy płac zawierają daty ich sporządzenia i zatwierdzenia do wypłaty, są sprawdzane pod
względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzane do wypłaty przez
kierownika jednostki – zgodnie z procedurami kontroli wydatków dokonywanych ze środków
publicznych.
Kontroli poddano wypłacone wynagrodzenia za miesiąc lipiec 2007 r.:
−
lista płac nr 7
−
naliczone od wynagrodzeń
brutto 20.458,95 zł
- składki ZUS pracodawcy
3.694,90 zł
- składki na Fundusz Pracy
501,25 zł
Łącznie
24.655,10 zł
Rozliczenie wynagrodzeń za miesiąc lipiec 2007:
Wypłacono wynagrodzenia netto w kwocie ogólnej 11.897,37 zł:
−
przelewy na konta osobiste w kwocie 7.640,44 zł, WB 0101/2007 z dn. 28-30.07.2007 r.
−
gotówką w kasie w kwocie 4.256,93 zł, RK 21/07 z dn. 1-31.07.2007 r.
8
Ponadto z wynagrodzeń potrącono następujące składniki w wysokości 2.375,42 zł:
−
Best
100,00 zł
−
PZU Życie
249,60 zł
−
KZP
800,00 zł
−
Komornik
1.145,82 zł
−
KZP
80,00 zł
Przekazano WB 0101/2007 z dnia 28-30.07.2007 r.
Zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzeń i składki ZUS zapłacono zgodnie z kwotami
wykazanymi na listach płac oraz złożonymi deklaracjami rozliczeniowymi.
Kontroli poddano również prawidłowość naliczania na listach płac wynagrodzeń poszczególnych
pracowników:
1. Kierownik jednostki
2. Główny księgowy - ½ etatu do dnia 04.07.2007 r.
3. Główny księgowy - ½ etatu od dnia 01.07.2007 r.
4. Pielęgniarz zwierząt
5. Pielęgniarz zwierząt, kierowca
6. Pielęgniarz zwierząt
7. Technik weterynarii
8. Technik weterynarii, asystent
W trakcie kontroli stwierdzono, że naliczone na listach płac za miesiąc lipiec 2007 r. kwoty
wynagrodzeń w/w pracowników są zgodne z angażami znajdującymi się w aktach osobowych.
Wynagrodzenia zasadnicze, dodatki funkcyjne, dodatki motywacyjne i inne należne dodatki oraz
premie przyznawane są na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz przepisów
wewnętrznych jednostki. Stawki wynagrodzeń administracji i obsługi są zgodne z kategorią
zaszeregowania oraz tabelą wynagrodzeń zasadniczych.
W roku 2008 zostanie zaplanowana kontrola kompleksowa gospodarki finansowej jednostki.
Na tym protokół zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Protokół
sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Kierownika
9
jednostki poinformowano o możliwości odmowy podpisania i złożenia na tę okoliczność
stosownego wyjaśnienia. Pouczono o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania
zastrzeżeń co do treści zawartych w protokole.
Jednostka kontrolowana:
Kontrolujący:
Kierownik – Jerzy Szyszko
Audytor wewnętrzny – Joanna Kulikowska
Główny księgowy – Krystyna Nawrocka
Słupsk, 03 września 2007 r.
10