plik PDF 20160408 załącznik nr 1 do zapytania

Załącznik nr 1
Szczegółowy opis zamówienia
1.
Obsługa organizacyjno-techniczna obejmuje:
wynajęcie sali na 3 dni wraz z odpowiednim wyposażeniem oraz zapleczem,


zapewnienie wizualizacji działań wg wskazań Zamawiającego zgodnej z zasadami
i wymaganiami obowiązującymi dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.
Wizualizacja polegać będzie na: przygotowaniu w programie Power Point slajdu tytułowego
spotkania, który powinien być opatrzony logotypami dostarczonymi przez Zamawiającego
w wersji elektronicznej, przygotowaniu strzałek informacyjnych, oznakowujących drogę do sali
spotkania.

przygotowanie formularza listy obecności (zawierającej na każdej stronie datę i miejsce
spotkania oraz logotypy i informacje o współfinansowaniu ze środków EFS, imię i nazwisko
uczestnika oraz instytucję jaką reprezentuje),
wymagania dotyczące sali:
a.
2.

sala zlokalizowana maksymalnie do 25 km środkami komunikacji publicznej od Dworca
Centralnego/Głównego PKP w Warszawie

odpowiedni standard tzn. przestronna, z możliwością zaciemniania i klimatyzacji,

wyposażona w stół prezydialny,

sprzęt audiowizualny niezbędny do prezentacji oraz prowadzenia dyskusji w tym
nagłośnienie,

układ krzeseł zapewniający swobodną komunikację między uczestnikami

zaopatrzona w projektor wideo-komputerowy, rzutnik folii, tablicę typu flipchart, laptop,
ekran, dostęp do Internetu,

zaplecze sanitarne,

szatnię

rezerwacja przynajmniej jednego miejsca parkingowego.
Catering:
a. wymagania

dot. cateringu:
catering dla uczestników podczas:
dwóch pierwszych dni spotkania - 1 przerwa kawowa, lunch, kolacja
trzeciego dnia spotkania – lunch oraz dodatkową wodę mineralną dostępną przez cały dzień
spotkania (gazowaną i niegazowaną minimum 0,5 l/osobę)
b.
catering obejmuje w czasie:
przerw kawowych (gramatura przedstawiona dla 1 przerwy kawowej):


wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w butelkach lub serwowaną w
dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę,

kawę czarną bez ograniczeń, w tym zapewnienie jednego ekspresu wysokociśnieniowego,

herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem,

drobne słone, słodkie przekąski typu paluszki, kruche ciastka, owoce,

cukier biały lub brązowy w cukiernicach, słodzik, śmietanka
do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki;
mleko
w czasie lunchu: którego menu będzie obejmować (gramatura przedstawiona dla 1 lunchu):


zupę (2 rodzaje w tym jedna zupa jarska),

danie mięsne (1 rodzaj),

danie wegetariańskie (1 rodzaj),

sałatkę,

dodatki typu np.: ryż zwykły lub curry, ziemniaki gotowane lub ziemniaki opiekane w
ziołach; warzywa gotowane mix. lub np. brokuły,

wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w butelkach lub serwowaną w
dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę,

kawę czarną bez ograniczeń, w tym zapewnienie jednego ekspresu wysokociśnieniowego,

herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem,

cukier biały lub brązowy w cukiernicach, słodzik, śmietanka
do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki;
lub
mleko
w czasie kolacji, której menu będzie obejmować (zestaw przedstawiony dla
1 kolacji):


dwa dania podawane na ciepło (jedno danie jarskie, drugie składające się z mięs, jarzyn i
dodatków),

pieczywo (co najmniej 2 rodzaje), masło,

wybór wędlin (co najmniej 2 rodzaje),

wybór serów (co najmniej 2 rodzaje),

napoje gorące (kawę czarną, herbatę, mleko, cukier),
c.
d.
e.
lub
sposób podania: w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem zastawy ceramicznej
(filiżanki, talerzyki), szklanek, oraz widelczyków i łyżeczek, a także sztućców
metalowych, papierowych serwetek, zapewnienie stołów bufetowych, zapewnienie
nakrycia stołów,
zapewnienie obsługi kelnerskiej,
zapewnienia miejsca na posiłki w tym samym budynku co sala konferencyjna oraz umożliwienie ich
spożywania na siedząco.
3.
Zapewnienie noclegu uczestnikom spotkań:
a.
wymagania dotyczące noclegu

zapewnienie 2 noclegów dla każdego z uczestników w dniach 22/23 i 23/24 kwietnia 2016 r..;

noclegi muszą mieć miejsce w tym samym budynku co sala konferencyjna;

nocleg dla uczestników w pokojach jednoosobowych wraz ze śniadaniem, w hotelu minimum
3-gwiazdkowym;

zlokalizowany maksymalnie do 25 km środkami komunikacji publicznej od Dworca
Centralnego/Głównego PKP w Warszawie
Kryteria oceny ofert:
1.Przy kalkulacji
należy uwzględnić, że koszty poszczególnych elementów zamówienia (nocleg, lunch,
kolacja, przerwa kawowa, nie mogą przekraczać maksymalnych, dopuszczalnych stawek
znajdujących się w Wykazie maksymalnych stawek, stanowiącym załącznik nr 3 do zapytania..
Oferta zawierająca kwotę za nocleg, lunch, kolację, lub przerwę kawową, która (chociażby w
jednym z tych elementów) przekracza stawki maksymalne podlega odrzuceniu.
2.
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie kierować się kryterium:
CENA – 100% .
Punkty za kryterium zostaną przyznane według wzoru:
najniższa zaoferowana cena brutto
Przyznane punkty = -------------------------------------------------- x 100 (waga kryterium)
cena ocenianej oferty brutto
3.
Przyjmuje się, że 1% = 1 pkt i tak zostanie wyliczona liczba przyznanych punktów.
4.
Ocena końcowa:
1) zamawiający dokona zaokrąglenia do drugiego miejsca po przecinku (jeżeli trzecia cyfra po
przecinku jest równa lub większa od 5 zaokrągli liczbę przyznanych punktów w górę, a jeżeli
trzecia cyfra po przecinku jest mniejsza od 5 zaokrągli liczbę przyznanych punktów w dół);
2) za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów;
3) jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert
przedstawia taki sam bilans ceny, wykonawcy, składają oferty dodatkowe w terminie ustalonym
przez Zamawiającego, przy czym nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w
złożonych ofertach.