Lista błędów najczęściej popełnianych podczas

Sprawdź zanim wyślesz,
czyli lista błędów najczęściej popełnianych podczas przygotowywania dokumentacji
aplikacyjnej
Nieopieczętowanie lub nie podpisanie wszystkich stron wniosku – to poważny błąd. Na
wnioskach i na załącznikach musi znajdować się pieczątka wnioskodawcy lub osoby
upoważnionej. Oprócz tego każda strona musi być parafowana. Przed oddaniem wniosku
najlepiej jest kilkakrotnie sprawdzić, czy podpisy i pieczątki znajdują się na wszystkich
stronach wniosku oraz zapoznać się z zasadami podpisywania wniosku o dofinasowania,
które w każdym konkursie i w różnych instytucjach organizujących konkurs mogą się
znacząco różnić.
Pisanie zbyt specjalistycznym językiem. Ten błąd najczęściej zdarza się w przypadku
projektów budowlanych, związanych z technologią, czy branżą, której tajniki zna tylko grupa
specjalistów. Przy składaniu wniosku należy pamiętać, że nie będzie go oceniał i czytał
specjalista tej branży, ale osoba, która najczęściej ma wykształcenie humanistyczne. W
związku z tym zaleca się szczególnie unikanie sformułowań specjalistycznych.
Brak udzielenia wyczerpujących informacji. Wniosek o dofinasowanie składa się
najczęściej z sekcji dot. danych potencjalnego beneficjenta, opisu projektu, opisu wpływu
projektu na polityki horyzontalne i realizację celów dokumentów strategicznych oraz część
finansowej, w której przedstawiamy harmonogram rzeczowo-finansowy, przepływy środków
pieniężnych w ramach projektu, prognozy bilansu, rachunku zysków i strat, itd. Często zdarza
się aplikującym, iż odpowiedzi w ramach ww. sekcji są niekompletne, co skutkuje
wezwaniem do uzupełnienia lub odrzuceniem wniosku o dofinansowanie.
Pisanie zbyt ogólne. Zarówno pisanie zbyt specjalistycznym językiem, jak i pisanie zbyt
ogólne stanowi poważny błąd. Instrukcja przygotowania wniosku oraz kryteria wyboru
określają dokładnie jakie informacje muszą znaleźć się w danej części wniosku.
Wnioskodawca występując o dotacje powinien w pełni szczegółowo wiedzieć, jakie cele
szczegółowe planuje osiągnąć i powinien potrafić je sparametryzować oraz określić sposób
ich osiągnięcia.
Niespójność wniosku z załącznikami. Informacje zawarte we wniosku powinny być w pełni
spójne z załączonym biznes planem i pozostałymi załącznikami. Bardzo często zdarza się, że
informacje zawarte w obu dokumentach znacząco się od siebie różnią nie tylko w treści ale
również w prezentowanych parametrach. Jest to sytuacja niedopuszczalna, która może
spowodować odrzucenie wniosku w ramach oceny formalnej lub merytorycznej. Należy
pamiętać, że wniosek i załączniki to dokumentacja projektowa i wszystkie one muszą
zawierać te same informacje.
Błędy w części finansowej. Wszystkie informacje i prognozy muszą opierać się na
dokładnych obliczeniach zgodnie z wytycznymi lub instrukcją wypełniania wniosku o
dofinansowanie.
Pozostawianie pustych pól. Wszystkie pola zamieszczone we wniosku o dofinansowanie
oraz załącznikach powinny być wypełnione. Nawet gdy dane pole nie dotyczy naszego
projektu musimy to dokładnie napisać w załączniku używając do tego wyrażenia „nie
dotyczy”.
Formularz oceny oddziaływania przedsięwzięcia na środowisko. Załącznikiem do
wniosku o dofinansowanie jest m.in. formularz oceny oddziaływania przedsięwzięcia na
środowisko. Wielu składających wnioski zapomina o formularzu lub traktuje go bardzo
pobieżnie. Tymczasem, jego znaczenie jest niezwykle istotne. Im więcej, najlepiej
potwierdzonych przez właściwe organy, informacji, że projekt nie spowoduje negatywnych
zmian w środowisku tym lepiej. Rekomendujemy złożenie wniosku o wydanie decyzji o
środowiskowych uwarunkowaniach i odniesienie się do otrzymanej decyzji w ww.
załączniku.
Załączniki. Należy dokładnie śledzić informacje i wzory dokumentów pojawiające się na
stronach internetowych odpowiednich instytucji odpowiedzialnych za nabór projektów.
Niejednokrotnie zdarza się, że formularze wniosków do danego projektu w bardzo krótkim
czasie ulegają zmianom. Przeoczenie zmiany skutkuje złożeniem załączników na
nieodpowiednim, nieobowiązującym już formularzu, a to kolejno do wskazania błędów na
poziomie oceny formalnej. Im więcej będziemy mieli uwag na poziomie oceny formalnej tym
większe prawdopodobieństwo, że się pomylimy bądź złożymy uzupełnienia niekompletne, co
jest podstawą odrzucenia wniosku o dofinasowanie.