docjednolity rzeczowy wykaz akt - Państwowa Wyższa Szkoła
download 
Reklamacja Transkrypt
jednolity rzeczowy wykaz akt - Państwowa Wyższa Szkoła
Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa im. prof. Edwarda F. Szczepanika w Suwałkach JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Suwałki 2015 1 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. `Symbole Klasyfikacyjne 1 0 2 3 Hasła klasyfikacyjne 4 00 000 0000 0001 001 0010 0011 002 0020 0021 0022 003 004 005 006 007 Kategoria archiwalna Uwagi W komórce merytorycznej W innych komórkach 6 7 8 A A Bc Bc Dla każdego organu prowadzi się odrębne teczki. Skład, porządek obrad, lista uczestników, materiały na posiedzenia, protokoły z posiedzeń, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, sprawozdania z realizacji uchwał. Jak przy klasie 00 Jak przy klasie 00 Jak przy klasie 00 A Bc Jak przy klasie 00 Inne rady uczelniane Kolegia Kolegium rektorskie Udział w obcych organach kolegialnych Inne organy kolegialne A Bc Jak przy klasie 00 A Bc A Bc A Bc Komisje senackie stałe Komisja socjalna A Bc A Bc Inne komisje Uczelniana komisja wyborcza Zjazdy, konferencje, sympozja A A Bc Bc A Bc 5 ZARZĄDZANIE Organy kolegialne Organy uczelni Senat uczelni Rady instytutowe Organy innych jednostek organizacyjnych Rada biblioteczna Np. Konferencja Rektorów Publicznych Szkół Zawodowych Listy obecności, protokoły Jak przy klasie 00. Obejmuje listy uczestników, referaty, wnioski, uchwały, itp. 2 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 008 Narady, odprawy pracownicze 009 Wybory do władz uczelni Wybory rektora Wybory prorektorów Wybory do senatu Wybory do innych organów Organizacja Organizacja uczelni. Podstawy prawne funkcjonowania uczelni Komórki i jednostki uczelniane Tworzenie oraz likwidacja jednostek i komórek uczelnianych Organizacja komórek i jednostek uczelnianych Ewidencja symboli i komórek organizacyjnych 0090 0091 0092 0093 01 010 011 0110 0111 0112 012 013 0130 0131 0132 Spółki z udziałem uczelni Organizacja biurowości. Archiwum zakładowe. Zasady prowadzenia prac biurowych Zasady organizacji i zakres działania archiwum zakładowego Ewidencja zasobu archiwalnego A Bc Protokoły, sprawozdania, wnioski itp. A A Bc Bc A A Bc Bc A Bc A Bc A B5 Statuty, regulaminy organizacyjne, zakresy działania itp. A Bc A Bc Symbole cyfrowoliterowe jednostek/komórek uczelnianych Statuty, umowy, regulaminy itp A Bc Instrukcja kancelaryjna i wykaz akt A Bc Instrukcja archiwalna A A Spisy zdawczoodbiorcze akt, wykazy spisów, protokoły brakowania akt i spisy akt wybrakowanych Np. statut, regulamin organizacyjny. 3 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 0133 Udostępnianie akt B5 0134 Wzory umów, formularzy, druków Wzory odciskowe pieczęci i stempli Dowody doręczeń, opłat pocztowych, nadań przesyłek Akty normatywne pomoc prawna Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki B10 Zbiór zarządzeń rektora Zbiór pism okólnych rektora Zbiór zarządzeń kanclerza Zbiór pism okólnych kanclerza Interpelacja przepisów prawnych A B5 A B5 A B5 A B5 A Bc Opiniowanie własnych aktów normatywnych Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych BE5 Bc BE5 Bc 0135 0136 02 020 021 0210 0211 0212 0213 022 023 024 Bc Zezwolenia, karty udostępniania Opracowanie wzorów A B5 Bc B10 BE10 Komplet podpisanych zarządzeń, okólników, pism okólnych, instrukcji i wytycznych itp. Dla każdego rodzaju aktów prawnych zakłada się w obrębie teczki. Jeden egzemplarz wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych. Wykładnia (interpelacja) własnych aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności. 4 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 025 Sprawy cywilne B10 Bc 026 027 Sprawy karne Sprawy sądowoadministracyjne Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka Wytyczne zewnętrzne dotyczące metodyki i tematyki prac statystycznych Własne wytyczne i ustalenia dotyczące metodyki i tematyki prac statystycznych Planowanie i sprawozdawczość własna Sprawozdania statystyczne komórek uczelnianych i jednostek podległych Sprawozdania i statystyki zbiorcze B10 B10 Bc Bc A Bc A Bc A Bc Uczelnia jako ogół A Bc Komórki i jednostki uczelni A Bc Zbiór wybranych elementów statystycznych Własne analizy ekonomiczne i inne Sprawozdania statystyczne dla Głównego Urzędu Statystycznego Materiały statystyczne dla Głównego Urzędu Statystycznego Informatyka Projektowanie i koordynacja systemów i programów A Bc A Bc A Bc 03 030 031 032 033 034 035 036 037 04 040 Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy. Jak w klasie 025 Jak w klasie 025 5 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 0400 0401 0402 0403 0404 0405 041 042 0420 0421 0422 0423 043 0430 0431 Organizacja projektowania i programowania Spis systemów i programów A Kierunki, tematyka itp. (opracowania własne). A Wraz z licencjami na oprogramowanie. Okres przechowywania liczony jest od daty wygaśnięcia licencji Ogólne schematy systemów i podsystemów Oceny systemów i programów Słownik terminów i pojęć Koordynacja systemów resortowych dotyczących uczelni Bank danych Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów Organizacja wdrażania Eksploatacja systemów i wykorzystanie opracowań Analiza systemu wdrażania, rozpowszechniania i weryfikacji systemów i programów informatycznych Informacje zewnętrzne o tematach opracowanych lub wdrażanych Przetwarzanie danych A Wydruki Archiwizacja B10 B10 A A A A A Ustalenia własne A A B10 Okres przechowywania uzależniony jest od przydatności tych materiałów dla celów praktycznych tj. od ich całkowitego wykorzystania 6 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 044 0440 0441 05 050 051 052 053 054 06 060 0600 0601 0602 0603 Świadczenie usług informatycznych Użyczenia sprzętu komputerowego Dostęp do uczelnianej sieci bezprzewodowej Skargi i wnioski Przepisy własne i ich interpretacja w sprawach załatwiania skarg i wniosków Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości Analizy skarg i wniosków Rejestry skarg i wniosków Prace naukowobadawcze, wydawnictwa, promocja uczelni Prace naukowobadawcze Metodologia prac naukowo badawczych Dokumentacja umów naukowobadawczych Dokumentacja umów sprzedaży wyników prac naukowo badawczych Dokumentacja projektów badawczych B5 B5 B5 A Bc A Bc B5 Bc Okres liczony od chwili zakończenia użyczenia Jak w klasie 0440 A A A A A A 7 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 0604 0605 0606 061 0610 0611 0612 0613 0614 0615 062 0620 0621 0622 0623 0624 063 Wnioski o zewnętrzne finansowanie projektów badawczych i prac z nimi związanymi (np. inwestycje w infrastrukturę, urządzenia itp.) Ewidencja prac naukowo badawczych Opiniowanie prac naukowobadawczych Wydawnictwo Przepisy dotyczące działalności wydawnictwa Program wydawnictwa Materiały powstające w związku z publikowaniem pozycji wydawniczych Wykonanie poligraficzne Rozpowszechnianie wydawnictw Ewidencja wydawnictw Promocja uczelni. Informacja w mediach Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne własne Oficjalne wywiady i wypowiedzi władz uczelni Wydawnictwa promocyjne Materiały promocyjne Kroniki i księgi pamiątkowe Imprezy własne A A A Bc Recenzje, opinie A Bc Regulamin A Bc A Tzw. „teki wydawnicze” B5 B5 A A A Konspekty wypowiedzi A Np. kalendarze, notesy A Np. foldery, ulotki, plakaty A 8 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 0630 Inauguracja roku akademickiego A Bc 0631 Inne uroczystości uczelniane A Bc 0632 Wizyty gości oficjalnych Udział w imprezach zewnętrznych Zjazdy absolwentów Współpraca z krajowymi jednostkami administracyjnymi A Bc A Bc Jak w klasie 0630 A Bc Jak w klasie 0630 0633 0634 07 070 071 072 073 074 075 0750 0751 08 080 Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi nie związane bezpośrednio z aktami innych klas Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów kategoria A. Pozostałe materiały kategoria B5 Z ministerstwami i urzędami centralnymi 0700 0701 Rejestr umów Umowy Z organami władzy i administracji oraz samorządami Z innymi urzędami i instytucjami Koordynacja branżowa Wymiana studencka Współpraca z sektorem prywatnym gospodarki Rejestr umów Umowy Współpraca z zagranicą Współpraca dydaktycznonaukowa Programy, teksty wystąpień, zaproszenia, własne nagrania dźwiękowe itp. Np. „czepkowanie”, dni otwarte; jak w klasie 0630 A A A B5 A BE5 A A 9 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 0800 0801 0802 0803 0804 081 0810 0811 0812 0813 09 090 Umowy o współpracy z naukowymi jednostkami zagranicznymi Służbowe wyjazdy zagraniczne pracowników dydaktycznych Służbowe wyjazdy zagraniczne pracowników administracyjnych Zagraniczne wyjazdy studentów Dokumentacja dotycząca przyjazdów pracowników zagranicznych jednostek naukowych Programy realizowane w ramach współpracy z UE Programy realizowane w ramach współpracy z UE - Przepisy Programy realizowane w ramach współpracy z UE - Realizacja Programy realizowane w ramach współpracy z UE - Kontrole Wymiana międzyuczelniana w ramach programów europejskich Kontrole Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli A Bc BE5 BE5 BE5 BE5 BE5 Bc BE5 Współprac w ramach umów rządowych – wnioski, decyzje, rozliczenia Opracowania i inne materiały z rozmów; protokoły, sprawozdania itp. A Bc Przepisy i wytyczne zewnętrzne oraz własne dotyczące realizacji projektu Część merytoryczna projektu BE15 Bc A Bc Protokoły pokontrolne itp. BE15 BE15 Np. Erasmus A Bc Przepisy własne 10 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 091 Kontrole zewnętrzne uczelni 0910 0911 0912 0913 092 093 1 10 100 101 102 1020 1021 1022 1023 1024 103 1030 1031 11 110 111 Kontrole kompleksowe Kontrole problemowe Kontrole wycinkowe Kontrole doraźne Kontrole wewnętrzne Książki kontroli KADRY Ogólne zasady prac i płac Taryfikatory kwalifikacyjne Regulaminy pracy Wynagradzanie Zasady wynagradzania i premiowania Dodatki do płac Dodatki funkcyjne Dodatki specjalne Nagrody jubileuszowe Stypendia Stypendia doktorskie Stypendia habilitacyjne Zatrudnienie Zapotrzebowanie i werbunek pracowników A Bc A Bc B5 Bc BE5 B5 Bc Bc Awanse NIK, PIP itp. Protokoły, sprawozdania z kontroli, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę. Jak przy klasie 091 Jeżeli dotyczy zagadnień merytorycznych B5 A A A Siatki płac, stawek, dodatki itp. B5 B5 B5 B5 Bc Bc Bc Bc B5 Bc B5 Bc B2 Bc B5 Bc Zgłoszenia do organów zatrudnienia i korespondencja w tej sprawie z tymiż organami. Oferty kandydatów kategoria Bc Kopie pism odkłada się do akt osobowych 11 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 112 Zwalnianie pracowników B2 113 Opinie o pracownikach Rozmieszczenie pracowników Wykaz etatów B5 114 115 116 1160 1161 117 1170 1171 1172 1173 1174 1175 1176 1177 1178 118 119 12 Prace zlecone i o dzieło Prace zlecone i o dzieło wolne od składek Prace zlecone i o dzieło z odprowadzonymi składkami Nagrody, odznaczenia, kary Nagrody rektora Nagrody Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego Nagrody innych resortów Inne nagrody Odznaczenia państwowe Odznaczenia resortowe i inne Odznaczenia własne Kary Odwołania pracowników od kar Sprawy wojskowe pracowników Legitymacje służbowe Ewidencja osobowa Bc B5 Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych Jak przy klasie 112 Przeniesienia, zastępstwa itp. Zestawienia ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych A B5 B5 B50 BE50 B10 Bc B10 Bc Kopie pism, wniosków składa się do akt osobowych Jak w klasie 1170 B10 Jak w klasie 1170 B10 B5 Jak w klasie 1170 Wnioski, decyzje B5 Jak przy klasie 1174 BE5 Jak przy klasie 1174 B5 B5 B5 B5 12 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 120 Akta osobowe BE50 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych Zaświadczenia w sprawach pracowniczych Rejestr zaświadczeń Bezpieczeństwo i higiena pracy Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy B50 A Bc 131 Środki ochronne A Bc 132 Szkolenia bhp BE5 Bc A Bc B10 A Bc Bc 122 123 13 130 133 1330 1331 1332 134 1340 1341 135 14 Wypadki przy pracy Wypadki zbiorowe, śmiertelne, inwalidzkie Inne wypadki Analiza wypadków i chorób zawodowych Ewidencja wypadków studentów Wypadki zbiorowe, śmiertelne Inne wypadki Rejestr czynników szkodliwych Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą: podanie o pracę, jej zmiany, odpisy akt stanu cywilnego i z Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne itp. B5 BE5 Materiały własne w zakresie bhp, organizacja służby bhp, itp. Normy odzieżowy roboczej i ochronnej oraz normy przydziału środków do utrzymania higieny osobistej Listy obecności, materiały szkoleniowe i inne dokumenty wykorzystane podczas szkolenia Dotyczy wypadków podczas pracy Sprawozdania roczne A B10 B40 13 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 140 1400 1401 141 142 143 144 145 146 147 15 150 151 152 1520 1521 1522 1523 1524 153 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego Zasady, formy, metody szkolenia Plany i programy nauczania Rekrutacja uczestników szkolenia Pomoce szkoleniowe i naukowe Dobór kadr do prowadzenia szkolenia Baza szkoleniowa własna A A B5 B5 Bc Opracowana własne lub na własne zlecenie, uwagi oraz opinie Bc A B50 Absencja B5 Ustalenia własne Ustalenia własne A Ewidencja szkolonych Protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki Staże zawodowe, praktyki, studia podyplomowe, specjalizacja Dyscyplina pracy Dowody obecności w pracy Urlopy Urlopy wypoczynkowe Urlopy szkoleniowe Urlopy bezpłatne Urlopy naukowe Urlopy wychowawcze Ewidencja delegacji służbowych Bc Ewidencja ośrodków szkoleniowych, polityka nadzoru nad ośrodkami itp. B50 B5 B5 Bc Kopia do akt osobowych Listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe itp. Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności kat. Bc B5 B5 B5 B5 B5 B10 14 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 154 Komisja dyscyplinarna Sprawy socjalnobytowe Podstawowe zasady Dojazdy do pracy Doraźna pomoc materialna Wypoczynek, sport, kultura, rekreacja pracowników A 164 Opieka nad pracownikami B5 165 Realizacja spraw socjalno-bytowych Ubezpieczenia osobowe Przepisy ubezpieczeniowe A Ubezpieczenia społeczne Legitymacje ubezpieczeniowe B5 Dowody, uprawnienia do zasiłków Emerytury i renty Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych ŚRODKI RZECZOWE Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi Inwestycje i remonty kapitalne Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontów B5 16 160 161 162 163 17 170 171 172 173 174 175 2 20 21 210 Protokoły posiedzeń, listy obecności. A Bc Ustalenia własne uczelni B5 B5 Bc Bc Wnioski, decyzje Wnioski, decyzje B5 B5 B5 Obejmuje świadczenia z ZFŚS np. wczasy pod gruszą, wycieczki, kino, również zorganizowany wypoczynek dzieci pracowników Opieka zdrowotna, opieka nad rencistami, opieka nad dziećmi itp. Analizy, sprawozdania, oceny itp. Instrukcje i wyjaśnienia ZUS i zakładów ubezpieczeniowych Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub duplikatów Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe B5 B10 Wnioski, decyzje Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej A Ustalenia własne uczelni A Wytyczne własne, 15 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 211 2110 2111 212 213 2130 2131 2132 214 215 22 220 221 Dokumentacja prawna i techniczna obiektów własnych Budowle typowe Budowle nietypowe i zabytkowe Organizacja i programowanie prac projektowych Prace studyjne Tematyka i zakres opracowań projektów Ekonomika inwestycji oraz wskaźniki Projekty zewnętrzne Ewidencja inwestycji Wykonawstwo i odbiór inwestycji Administracja nieruchomości Nabywanie i zbywanie nieruchomości Przydział i najem nieruchomości A A Użytkownik przechowuje dokumentację przez cały okres eksploatacji obiektu Ustalenia własne A A Bc A Bc BE5 A A Umowy, harmonogramy robót, protokoły zawansowania prac projektowych, narady autorskie itp. A Dokumentacja prawna i techniczna B5 Bc 222 Eksploatacja nieruchomości B10 223 Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym Podatki i opłaty publiczne B10 Bc B10 Bc Ewidencja nieruchomości własnych A 224 225 Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp. Umowy najmu. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy najmu Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych) 16 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 23 Gospodarka materiałowa Organizacja gospodarki materiałowej Zaopatrzenie Magazynowanie i użytkowanie 230 231 232 233 234 235 236 24 240 2400 2401 241 25 3 30 300 301 302 303 Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń Paszporty maszyn i urządzeń Konserwacja i remonty środków trwałych Gospodarka surowcami wtórnymi i odpadami Transport i łączność Eksploatacja własnych i obcych środków transportowych Karty drogowe Rejestr kart drogowych Eksploatacja środków łączności Ochrona zakładu pracy (mienia) EKONOMIKA Podstawowe zasady ekonomicznofinansowe Systemy ekonomicznofinansowe Systemy informacyjnodewizowe Systemy i metody analiz Metody rachunku ekonomicznego A B5 B5 Przepisy i ustalenia własne Bc Obejmuje kart pomiaru temperatury i wilgotności powietrza BE10 A B5 Bc B5 B5 B10 B5 BC Telefony, faksy itp. A A A A A 17 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 304 Metody analizy wartości System ewidencji i plan kont Finanse i księgowość Obrót gotówkowy 305 31 310 311 3110 3111 312 32 320 321 322 323 324 325 33 330 331 332 333 334 335 Finansowanie i kredytowanie Finansowanie własnej jednostki Zasady kredytowania, współpraca z bankiem Finansowanie inwestycji Księgowość finansowa Dowody księgowe Dokumentacja księgowa Rozliczenia A A B5 Plany i raporty kasowe, grzbiety druków ścisłego zarachowania np. KP, KW A A A B5 B5 Bc Bc B5 Bc Windykacja należności Uzgadnianie sald Ewidencja syntetyczna lub analityczna Rozliczenia płac Dokumentacja płac B5 Deklaracje podatkowe Deklaracje zbiorcze Listy zaliczek na płace Listy płac Karty zbiorcze płac B5 Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp. B5 B5 Korespondencja Księgi kartoteki finansowe lub wydruki komputerowe B5 Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.) B10 B5 B50 B50 18 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 336 3360 3361 337 338 3380 3381 34 340 341 Dokumentacja i listy płac za prace zlecone, o dzieło Imienne listy płac za prace zlecone, o dzieło Rachunki, sprawozdania z wykonanych zadań Dokumentacja i listy płac nagród i stypendiów Zaświadczenia o płacach Zaświadczenia na temat wynagrodzeń Rejestr zaświadczeń Księgowość materiałowotowarowa Zaopatrzenie w materiały biurowochemiczne B50 B5 BE5 B5 Kopie zaświadczeń B5 B5 Zapotrzebowania ma materiały biurowe bądź chemiczne B5 350 Rejestr zgłoszonych zapotrzebowani Koszty i ceny Kalkulacja kosztów A Bc 351 Kalkulacja cen A Bc 352 Ceny A Bc 35 36 360 Fundusze specjalne Zasady A gospodarowania funduszami Bc Obejmuje: ogólne zasady (własne wytyczne i ustalenia). Kalkulacje planowe i wynikowe. Analiza kosztów własnych Obejmuje: politykę cen (własne ustalenia, zasady i opracowania) Obejmuje: ceny zaopatrzeniowe, uchwały, zarządzenia, decyzje, ceny zbytu, ustalanie narzutów Fundusze specjalne 19 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 361 Fundusze specjalne 37 Inwentaryzacja Ogólne zasady Spisy i protokoły inwentaryzacji Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji Wycena i przecena Księgi inwentarzowe 370 371 372 373 374 38 380 3800 3801 381 382 383 384 4 40 400 401 41 410 Zamówienia publiczne Przepisy dotyczące zamówień publicznych Akty normatywne własne Ustalenia obce lub władz zwierzchnich Rejestr zamówień publicznych Dokumentacja dotycząca zamówienia publicznego Korespondencja B5 Bc A B5 Bc Bc B5 Bc B10 B5 Obejmuje zakładowy fundusz nagród, fundusz socjalny itp. Okres przechowywania liczy się od ostatniego zapisu w księdze A B10 BE5 B5 B5 Korespondencja z dostawcami i odbiorcami Ewidencja przeprowadzonych procedur przetargowych SZKOLNICTWO I NAUKA Założenia programowe Plany i programy studiów BE5 A Bc Indywidualne programy i plany studiów Rekrutacja Zasady rekrutacji BE5 Bc A Bc Także wnioski dotyczące zmian w programach i planach studiów, decyzje władz nadrzędnych Własne ustalenia 20 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 411 Limity przyjęć na studia Akta osobowe kandydatów 412 413 4130 4131 42 420 4200 4201 421 422 423 4230 4231 424 4240 4241 43 430 4300 Komisje rekrutacyjne Wydziałowa komisja rekrutacyjna Uczelniana komisja odwoławcza Organizacja i tok studiów Podstawowe zasady Zarządzenia władz nadrzędnych Zarządzenia władz uczelni Rozkład zajęć dydaktycznych Podział na grupy studenckie Sesje egzaminacyjne Sprawy organizacyjne egzaminów Protokoły egzaminacyjne Praktyki studenckie Praktyki programowe Zwolnienia z praktyk Studenci Podstawowe zasady Zarządzenia władz nadrzędnych A Bc B5 Także korespondencja dotycząca uzupełnienia dokumentacji kandydatów, rejestr kandydatów. Akta osobowe kandydatów przyjętych na studia prowadzi się w klasie 440 A Skład, program pracy, sprawozdania z rekrutacji Jak w klasie 4130 B5 A Bc A Bc B5 Bc B5 Bc B5 BE50 B5 Indywidualna dokumentacja składana jest do akt osobowych studenta Jak przy klasie 4240 B5 A Bc 21 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 4301 431 432 4320 4321 433 Zarządzenia władz uczelni Dyscyplina studiów Świadczenia dla studentów Opieka zdrowotna Ubezpieczenia A Bc B10 Bc Przekładanie egzaminów, urlopy, odwołania w sprawie studiów, przeniesienia z innych uczelni. Decyzje dotyczące konkretnego studenta odkłada się do akt osobowych studenta B5 B10 Bc Np. prośby o ubezpieczenie przez uczelnię w ZUS itp. 4331 Stypendia Przepisy dotyczące przyznawania pomocy materialnej Stypendia socjalne 4332 Stypendia naukowe BE5 4333 Zapomogi BE5 4330 434 4340 4341 4342 4343 4344 Dom studenta Regulamin organizacyjny Inne normy regulujące funkcjonowanie domu studenckiego Prawa i obowiązki mieszkańca domu studenta Sprawy meldunkowe studentów Zakwaterowanie studentów A BE5 Obejmuje również dopłatę do zakwaterowania w DS., stypendium na wyżywienie i inne. Kopie do akt osobowych studenta Kopie do akt osobowych studenta Kopie do akt osobowych studenta A A B5 Uwagi, nagany, upomnienia itp. Kopie do akt osobowych studenta B5 B5 Decyzje dotyczące przyznania miejsc (wraz z podaniami), rozmieszczenie mieszkańców. 22 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 4345 435 44 440 441 442 443 444 4440 4441 45 450 451 452 Podania do kierownictwa DS Sprawy dyscyplinarne studentów Ewidencja studentów Akta osobowe studentów B5 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych studentów Księga albumu BE50 Legitymacje studenckie, indeksy, książeczki zdrowia Zaświadczenia Zaświadczenia wydawane studentom Rejestr zaświadczeń Działalność studencka Ogólne zasady dotyczące funkcjonowania ruchu studenckiego na terenie uczelni Samorząd studencki Organizacje studenckie B5 B10 BE50 A Podania do kierownictwa DS Dla każdej sprawy prowadzi się odrębna teczkę. Dla każdego studenta prowadzi się odrębna teczkę, w której gromadzi się dokumenty zgodnie z wytycznymi ministerstwa nadzorującego szkolnictwo wyższe. Jak w klasie 440 B5 B5 A A Dla każdej organizacji zakłada się odrębną teczkę. Można również wyodrębnić poszczególne grupy dokumentów takie jak statuty, posiedzenie, listy obecności itp. 23 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 4520 Studenckie organizacje naukowe Studenckie organizacje sportowe Studenckie organizacje samopomocowe Stopnie i tytuły naukowe A 460 Profesury A 461 462 Habilitacje Doktoraty Biblioteki A A 470 Przepisy dotyczące prowadzenia biblioteki Gromadzenie zasobu bibliotecznego Zakupy A BE10 Faktury, zamówienia Dary Wymiana międzybiblioteczna - do nas Wymiana międzybiblioteczna - od nas Przejęcia Ekwiwalenty Prenumerata Ewidencja zbiorów Inwentarze biblioteczne Dokumentacja ubytków Skontra księgozbioru Udostępnianie zbiorów Zobowiązania czytelników B10 B10 Dowody przekazania Dowody przekazania B10 Dowody przekazania B50 B10 B10 Protokoły przekazania Dowody przekazania Dowody wpływów 4521 4522 46 47 471 4710 4711 4712 4713 4714 4715 4716 472 4720 4721 4722 473 4730 A A Regulacje dotyczące nadawania stopni naukowych przez uczelnię Decyzje dotyczące nadania stopnia, kopia do akt osobowych pracownika. Jak w klasie 450 Jak w klasie 450 A A A Protokoły ubytków, rejestry ubytków Protokoły skontr BE15 24 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 99/14 Rektora PWSZ w Suwałkach z dnia 29.12.2014 r. 4731 4732 4733 4734 474 475 Monity dłużników Rejestr odwiedzin w czytelni Wypożyczenie biblioteczne z innych bibliotek BE5 BE15 Wypożyczenia biblioteczne do innych bibliotek Komputeryzacja biblioteki B5 B5 BE15 Księga obecności. Rewersy kategoria Bc Zamówienia czytelników rejestr składanych zamówień. Osobowy rejestr zamówień, dokumentacja realizowanych zamówień Wydruki E-mailowych zamówień Licencje do zasobów online, licencje, umowy dotyczące oprogramowania Promocja usług A bibliotecznych, propagowanie czytelnictwa, Galeria Akademicka 25
