Przewodnik w języku polskim

KREATYWNA EUROPA
Podprogram „Kultura”
WSPARCIE DLA PROJEKTÓW
WSPÓŁPRACY EUROPEJSKIEJ
PRZEWODNIK
W przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy oryginalnym tekstem w języku angielskim a
jego tłumaczeniem na dowolny inny język, za wersję wiążącą przyjmuje się wersję w języku
angielskim.
EACEA 29/2015
SPIS TREŚCI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Aneks 1
Aneks 2
Wstęp
Cele i priorytety
2.1 Cele i priorytety
2.2 Wytyczne
Harmonogram
Dostępny budżet
Wymogi dopuszczalności
Kryteria kwalifikowalności
6.1 Państwa uczestniczące
6.2 Wnioskodawcy kwalifikujący się
6.3 Projekty kwalifikujące się
6.4 Działania kwalifikowane
6.5 Okres kwalifikowalności
Kryteria wykluczające
7.1 Wykluczenie z udziału
7.2 Wykluczenie z przyznania grantu
7.3 Dokumenty dodatkowe
Kryteria wyboru
8.1 Zdolność operacyjna
8.2 Zdolność finansowa
Kryteria przyznawania grantu
Warunki finansowania
10.1 Postanowienia umowy oraz procedura płatności
10.2 Poręczenie
10.3 Zasada zakazu podwójnego finansowania
10.4 Metoda finansowania
Podwykonawstwo i udzielanie zamówień
Publikacja, komunikacja i rozpowszechnianie
12.1 Przez Beneficjentów
12.2 Przez Agencję i/lub Komisję
12.3 Komunikacja i rozpowszechnianie
Ochrona danych
Procedura składania i wyboru wniosków
14.1 Publikacja
14.2 Rejestracja (Portal Użytkownika Komisji Europejskiej)
14.3 Składanie wniosków o dofinansowanie
14.4 Procedura oceny
14.5 Decyzja o przyznaniu grantu
14.6 Obowiązujące zasady
14.7 Kontakty
Glosariusz
Wymagane dokumenty – lista kontrolna
Wszystkie dokumenty niezbędne do złożenia wniosku, w szczególności elektroniczny formularz
aplikacyjny (e-form) oraz wskazówki dla wnioskodawców można znaleźć na stronie:
https://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/cooperation-projects-2016_en
2
EACEA 29/2015
1.
WSTĘP
Niniejszy przewodnik oparty jest na rozporządzeniu nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady z
dnia 11 grudnia 2013 r. ustanawiającym program „Kreatywna Europa” (2014 do 2020) 1.
Uwzględnia on także priorytety wynikające z polityki współpracy ustanowionej na szczeblu Unii
Europejskiej (dalej zwanej “UE”) w obszarze kultury. Europejska Agenda Kultury2, którą Komisja
Europejska przedstawiła w 2007 roku, ustaliła po raz pierwszy ramy współpracy kulturowej między
państwami członkowskimi UE oraz między państwami a Komisją.
Na tej podstawie, Rada Ministrów UE przyjęła Plan prac w dziedzinie kultury3, który określa
priorytety na lata 2015-2018, dążąc do podjęcia kluczowych wyzwań stojących przed organizacjami
kulturowymi oraz MŚP w sektorach kreatywnym i kulturowym na szczeblu krajowym oraz unijnym w
środowisku stale doświadczającym skutków globalizacji i cyfryzacji.
Zarówno Europejska Agenda Kultury, jak i Plan prac w dziedzinie kultury na lata 2015-2018 pomogą
lepiej zdefiniować oraz zrozumieć ramy polityki, w których działa Program „Kreatywna Europa”
(dalej zwany „Programem”) oraz ostateczne cele realizowane dzięki oferowanym przez program
możliwościom finansowania.
Komisja Europejska jest odpowiedzialna za wdrożenie Programu oraz podjęcie decyzji o udzieleniu
wsparcia z funduszy Unii Europejskiej. Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora
Audiowizualnego (Education, Audiovisual and Culture Executive Agency), zwana dalej „Agencją”,
zarządza podprogramami „Kultura” i „MEDIA” w imieniu i pod kontrolą Komisji Europejskiej.
Ogólne informacje dotyczące programu „Kreatywna Europa” można znaleźć pod adresem:
http://ec.europa.eu/creative-europe/
2. CELE I PRIORYTETY
2.1 Cele i priorytety
Zgodnie z ramami, o których mowa w punkcie 1 niniejszego przewodnika, program ma na celu
wspieranie projektów dotyczących głównie mobilności transnarodowej, rozwoju publiczności (kultury
dostępnej oraz sprzyjającej włączeniu społecznemu) oraz budowania potencjału (zwłaszcza w sferze
cyfryzacji, nowych modeli biznesowych, a także kształcenia i szkolenia). Te priorytety programowe
zostały przedstawione poniżej w 5 grupach (A, B, C1, C2 i C3). Krótki opis budowania potencjału w
punkcie C ma jedynie charakter ilustracyjny i nakreślający kontekst.
Wspierane projekty powinny zatem zawierać uzasadnioną strategię oraz szczegółowy opis
planowanego sposobu realizacji jednego lub więcej priorytetów programowych. Przy składaniu
wniosków za pomocą systemu online, o którym mowa w punkcie 14.3, wnioskodawcy muszą
zaznaczyć maksymalnie 3 z 5 priorytetów, które najbardziej odpowiadają ich projektowi oraz ułożyć
priorytety według ich znaczenia.
1
Rozporządzenie nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiające program „Kreatywna Europa”
zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 20 grudnia 2013 (Dz. Urz. L 347, str.
221).
2 Więcej informacji na temat Europejskiej Agendy Kultury można znaleźć na stronie:
http://ec.europa.eu/culture/policy/strategic-framework/index_en.htm
3 Więcej informacji na temat Planu prac w dziedzinie kultury 2015-2018 można znaleźć na stronie:
http://ec.europa.eu/culture/news/2014/2711-work-plan-culture_en.htm
3
EACEA 29/2015
Oprócz specyficznych cech programu i zgodnie z zasadą pomocniczości, wspierane projekty powinny
przyczyniać się do tworzenia europejskiej wartości dodanej w rozumieniu art. 5 rozporządzenia nr
1295/2013 ustanawiającego program „Kreatywna Europa”.
A) Mobilność transnarodowa
Mowa tu o transnarodowej mobilności artystów i osób zawodowo związanych z kulturą, jak również o
transnarodowym obiegu dzieł kultury i pracy twórczej, którego celem jest promowanie wymiany
kulturowej, dialogu międzykulturowego, zrozumienia dla różnorodności kulturowej i integracji
społecznej.
Mobilność transnarodowa jest osadzona w projektach współpracy. Jej cele muszą jednakże wykraczać
poza koordynację, zarządzanie i realizację projektu. W mobilności najbardziej liczą się efekty, a nie
jedynie fizyczne pokonywanie granic.
Rolą projektów dotyczących tego priorytetu jest stworzenie i opisanie rzeczywistej strategii
mobilności transgranicznej, której celem może być, między innymi:
budowanie potencjału instytucji kultury uczestniczących w projekcie do pracy w wymiarze
transnarodowym i międzynarodowym,
tworzenie, produkcja,
doskonalenie umiejętności zawodowych, partnerskiego uczenia się, kształcenia/szkolenia,
rozwój kariery artystów oraz osób zawodowo związanych z kulturą w wymiarze transnarodowym
i międzynarodowym,
wkraczanie na nowe rynki,
tworzenie sieci współpracy, budowanie partnerstwa i kontaktów,
docieranie do nowej i szerszej publiczności,
wyzwalanie dialogu międzykulturowego i szacunku dla różnych kultur oraz form wyrazu
kulturowego.
Współpraca z instytucjami kultury spoza UE powinna odzwierciedlać koncepcję roli kultury w
stosunkach zewnętrznych UE, jak podkreślono w punkcie 1 Europejskiej Agendy Kultury.
B) Rozwój publiczności
Rozwój publiczności oznacza przybliżanie ludzi do kultury. Jego celem jest bezpośrednie
zaangażowanie ludzi i społeczności w doświadczanie, czerpanie przyjemności oraz docenianie
walorów kultury i sztuki. Rozwój publiczności polega na współpracy z publicznością, a nie jedynie
pracy dla niej.
Rozwój publiczności jest nowym, ważnym priorytetem w programie „Kreatywna Europa”, który
pomaga europejskim artystom/osobom zawodowo związanym z kulturą i ich dziełom w dotarciu do
jak największej liczby odbiorców na całym kontynencie, a także zwiększa dostęp do dóbr kultury dla
grup niedostatecznie reprezentowanych.
Celem opracowania strategii rozwoju publiczności może być zwiększenie liczby odbiorców, ich
dywersyfikacja lub pogłębienie relacji z istniejącymi odbiorcami (lub połączenie wszystkich
powyższych idei). Wnioskodawcy powinni wiedzieć, kim są ich aktualni odbiorcy oraz do jakich grup
odbiorców chcą dotrzeć w przyszłości. Rozwój publiczności powinien stanowić integralną część
projektu – poprzez udział odbiorców w planowaniu, produkcji, sztuce partycypacyjnej, dialogu
fizycznym, interakcji mediów społecznych, wolontariacie lub kreatywnym partnerstwie z innymi
sektorami (zdrowie, edukacja, handel detaliczny, itp.).
Realizacja strategii rozwoju publiczności wymaga zwykle przeszkolenia pracowników i przypisania
ich do konkretnych zadań. Szkolenia powinny być istotnym elementem każdej strategii na tym polu.
Przed wprowadzeniem strategii wnioskodawcy powinni przeprowadzić badania oraz dążyć do
4
EACEA 29/2015
zastosowania modeli segmentacji. Dobrą praktyką jest monitorowanie postępów i powodzenia działań
w obszarze rozwoju publiczności, między innymi poprzez gromadzenie informacji zwrotnej uzyskanej
od odbiorców (w sposób formalny lub nieformalny).
Możliwe kierunki, jakie należy przyjąć:
- projekty dotyczące budowania umiejętności w zakresie rozwoju publiczności dla działaczy
kultury/artystów jako jeden z ich głównych celów;
- projekty dotyczące współtworzenia, współprodukcji, występów rotacyjnych, itp. posiadające
wyraźną strategię rozwoju publiczności towarzyszącą projektowi tak, by nie skupiały się
wyłącznie na “aspekcie podaży”, ale także na “aspekcie popytu”, zapewniając, że działania
osiągną jak największy możliwy wpływ;
- wymóg, aby projekty obejmujące rezydenturę lub wymianę artystów wchodziły w interakcję z
lokalnymi społecznościami oraz odbiorcami, zamiast ograniczać ich doświadczenia w zakresie
mobilności do swoich najbliższych kolegów.
C) Budowanie potencjału
Budowanie potencjału oznacza pomoc osobom zawodowo związanym z kulturą w dalszym rozwijaniu
ich umiejętności oraz umiędzynarodowieniu ich kariery, aby ułatwić im dostęp do nowych perspektyw
zawodowych, a także stworzyć warunki do zwiększenia ponadnarodowego obiegu dzieł kultury i
pracy twórczej oraz do nawiązania współpracy transgranicznej. Działania te mogą przybrać wiele
form. Trzy najważniejsze przedstawiono poniżej, a każda z nich stanowi odrębny priorytet
programowy.
C.1) Cyfryzacja
Cyfryzacja ma ogromny wpływ na to, jak towary z branży kultury i branży twórczej są
wytwarzane, rozpowszechniane, udostępniane, konsumowane oraz monetyzowane. Zmiany na
tym polu oferują szerokie możliwości dla sektora kultury i sektora kreatywnego. W celu
wykorzystania tych możliwości, sektory kultury i kreatywny muszą rozwijać nowe umiejętności
pozwalające na nowe metody produkcji i dystrybucji oraz nowe modele biznesowe.
Podprogram „Kultura” programu „Kreatywna Europa” wspiera w związku z tym projekty o
charakterze ponadnarodowym, umożliwiające działaczom sektora kultury i branży twórczej
dostosowanie do cyfryzacji poprzez zachęcanie do korzystania z technologii cyfrowych, od
produkcji do dystrybucji i konsumpcji. Działania mogą obejmować organizację warsztatów,
testowanie nowych kanałów dystrybucji poprzez media cyfrowe lub rozwój narzędzi służących do
digitalizacji treści kulturowych. Te – a także inne – działania w większości przypadków będą
ściśle powiązane z rozwojem publiczności lub powstaniem nowych modeli biznesowych, a
wnioskodawcy powinni uwzględnić te związki i wyjaśnić, co jest głównym celem działania.
Projekty mające na celu realizację tego priorytetu powinny charakteryzować się innowacyjnym
podejściem i wychodzić poza samą digitalizację treści.
C.2) Nowe modele biznesowe
Możliwości oferowane przez nowe technologie stwarzają konieczność opracowania i testowania
nowych modeli przychodów, zarządzania i marketingu w sektorze kulturalnym. Jednocześnie,
podmioty działające w sektorze kultury i kreatywnym powinny rozwijać swoje umiejętności
finansowe i biznesowe, co pozwoli im osiągać lepsze wyniki rynkowe oraz w pełni korzystać z
możliwości finansowania zmieniających się wraz z kontekstem finansowym.
Podprogram „Kultura” programu „Kreatywna Europa” wspiera ponadnarodowe projekty, które
doskonalą umiejętności biznesowe podmiotów sektora kultury i kreatywnego, aby mogły one
lepiej zrozumieć zmieniający się kontekst gospodarczy i znaleźć nowe źródła dochodów lub nowe
5
EACEA 29/2015
modele zarządzania pozwalające na lepszą wydajność i niższe koszty. Mogą to być (lista nie jest
wyczerpująca) organizacja warsztatów, tworzenie miejsc współpracy i współtworzenia,
opracowywanie oraz testowanie nowych rozwiązań biznesowych i modeli zarządzania, a także
inne działania związane z umiejętnościami w zakresie przedsiębiorczości dla sektora kultury i
kreatywnego.
Wnioskujący powinni uwzględnić ścisłe powiązania między niniejszym priorytetem oraz innymi
(cyfryzacja, rozwój publiczności) i określić ich podstawowy cel oraz skutki oddziaływania na
inne priorytety.
C.3) Szkolenie i kształcenie
Umożliwienie ludziom zdobycie nowych umiejętności, które wzbogacą ich życie zawodowe oraz
zwiększą ich szanse na rynku pracy, jest jednym z nadrzędnych priorytetów działań Unii
Europejskiej. Szkolenia oraz kształcenie w zakresie sztuki i kultury stanowią integralną część tych
starań.
Podprogram „Kultura” programu „Kreatywna Europa” wspiera ponadnarodowe projekty
oferujące uczestnikom możliwość zdobycia nowych umiejętności i poprawy zdolności
zatrudnienia, czy to poprzez kształcenie formalne w uznanych szkołach uczestniczących w
projektach, czy to za pośrednictwem nieformalnych działań ukierunkowanych na kształcenie
artystyczne lub zdobywanie miękkich umiejętności w sektorze kultury i sztuki.
Logiczne połączenie tego priorytetu z innymi należy do dobrych praktyk i wymaga
szczegółowego objaśnienia.
2.2 Wytyczne
Obszar ten oferuje dwa rodzaje wsparcia. W zależności od skali, potrzeb, charakteru i celów projektu
(zwanych również "działaniami"), lider projektu oraz partnerzy (zwani również „wnioskodawcami”),
będą musieli zdecydować się na aplikowanie do kategorii 1 albo kategorii 2:
Kategoria 1 – Projekty współpracy na mniejszą skalę
Projekty, w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej dwóch partnerów, mających
siedziby w co najmniej trzech różnych państwach biorących udział w Podprogramie „Kultura”, o
maksymalnym dofinansowaniu UE wynoszącym 200 000 euro.
Kategoria 2 – Projekty współpracy na większą skalę
Projekty, w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej pięciu partnerów, mających
siedziby w co najmniej sześciu różnych państwach biorących udział w Podprogramie „Kultura”, o
maksymalnym dofinansowaniu UE wynoszącym 2 000 000 euro.
Przykładowe rodzaje działań, które mogą być wspierane w ramach projektów, jeśli przyczyniają się
one do powyższych priorytetów, są następujące (należy zauważyć, że lista nie jest wyczerpująca):
-
Wymiany uczestników sektora kultury mające na celu budowanie kompetencji
umożliwiających im pozyskiwanie umiejętności i know-how niezbędnego do przystosowania
się do zmieniającego się środowiska (digitalizacja, nowe modele działalności gospodarczej i
zarządzania, nowe podejścia do rozwoju publiczności, wspieranie małych organizacji w
rozwoju gotowości biznesowej przy wnioskowaniu o kredyty bankowe). Może to obejmować
sesje szkoleniowe, warsztaty, przygotowanie w tym celu materiałów, stron internetowych,
itp..;
6
EACEA 29/2015
-
-
-
3.
Wymiany uczestników sektorów kultury między państwami, w tym długoterminowe pobyty i
rezydentury, które pomogą artystom lub osobom zawodowo związanym z kulturą w rozwoju
zawodowym. Podczas tych pobytów, działania mogą obejmować tworzenie prac
artystycznych, w tym tworzenie prac zbiorowych i współprodukcji, które następnie są
przedstawiane lub eksponowane w formie wydarzeń mobilnych w rożnych państwach. Na
tyle, na ile to możliwe, powinny one również obejmować szkolenia i działania mające na celu
rozwój publiczności oraz interakcję z lokalnymi społecznościami, w tym inicjatywy mające na
celu dotarcie do grup zwykle niedostatecznie reprezentowanych;
Spotkania organizacji kulturowych (np. sale koncertowe, opery, teatry, festiwale, orkiestry,
zespoły muzyczne, grupy teatralne) z różnych państw, mające na celu wspólne
wyprodukowanie i/lub wykonanie oraz występy w trakcie trasy rotacyjnej na różnorodnych
scenach i podczas wielu wydarzeń w różnych państwach, lub podczas pojedynczego
wydarzenia, pod warunkiem, że jest to rozpoznawalne wydarzenie o szerokim
międzynarodowym zasięgu, które może oddziaływać w innych państwach. Wspólne
produkcje mogą obejmować dzieła nowe lub awangardowe. Działania promocyjne oraz
ukierunkowane na rozwój publiczności muszą zostać uwzględnione w celu przyciągnięcia
szerszych grup odbiorców, ułatwienia odbiorcom dostępu do złożonych dzieł oraz poszerzenia
dostępu dla grup niedostatecznie reprezentowanych. Działania te powinny pomagać
artystom/osobom zawodowo związanym z kulturą w rozwoju zawodowym, pomagać artystom
oraz ich dziełom w docieraniu do szerszego grona odbiorców w całej Europie i poza nią,
pomagać wydłużać trwałość produkcji oraz pomagać organizacjom w nawiązywaniu trwałej
współpracy z nowymi partnerami w innych państwach oraz tworzeniu dla nich nowych
perspektyw zawodowych.
Ponadnarodowe wymiany dzieł sztuki o szczególnym wymiarze europejskim: wymiany te nie
muszą prowadzić do powstania nowych dzieł, lecz mogą pozwolić na obieg nowych i już
istniejących, np. poprzez wystawy rotacyjne pomiędzy różnymi partnerami lub wypożyczanie
eksponatów z danego muzeum do muzeów w innych państwach, ze szczególnym naciskiem
na poszerzanie i powiększanie grup odbiorców tych dzieł, a także zwiększanie trwałości
wystaw.
HARMONOGRAM
Wstępny harmonogram dla zaproszeń do składania wniosków na rok 2016 jest następujący:
Dla kategorii 1 ─ Projekty współpracy na mniejszą skalę:
Publikacja
zaproszenia
do składania
wniosków
lipiec 2015
Termin
składania
wniosków
Okres oceny
wniosków
Informacje dla
wnioskodawcó
w
Podpisanie
umów o
grant
Data rozpoczęcia
działań
Pierwsza
środa
października
2015 – 12.00
(południe)
czasu
brukselskiego
6 miesięcy
marzec 2016
kwiecień
2016
Od maja do
grudnia 2016
Dla kategorii 2 ─ Projekty współpracy na większą skalę:
Publikacja
zaproszenia
do składania
wniosków
lipiec 2015
Termin
składania
wniosków
Okres oceny
wniosków
Informacje dla
wnioskodawcó
w
Podpisanie
umów o
grant
Data
rozpoczęcia
działań
Pierwsza
6 miesięcy
marzec 2016
maj 2016
Od czerwca do
7
EACEA 29/2015
środa
października
2015 – 12.00
(południe)
czasu
brukselskiego
grudnia 2016
Wstępny harmonogram na kolejne lata jest następujący:
Dla kategorii 1 ─ Projekty współpracy na mniejszą skalę:
Publikacja
zaproszenia
do składania
wniosków
lipiec roku n1
Termin
składania
wniosków
Okres oceny
wniosków
Informacje dla
wnioskodawcó
w
Podpisanie
umów o
grant
Data rozpoczęcia
działań
Pierwsza
środa
października
roku n-1
6 miesięcy
marzec roku
n
kwiecień
roku n
Od maja do
grudnia roku n
Dla kategorii 2 ─ Projekty współpracy na większą skalę
Publikacja
zaproszenia
do składania
wniosków
lipiec roku n1
Termin
składania
wniosków
Okres oceny
wniosków
Informacje dla
wnioskodawcó
w
Podpisanie
umów o
grant
Data
rozpoczęcia
działań
Pierwsza
środa
października
roku n-1
6 miesięcy
marzec roku
n
maj roku n
Od czerwca do
grudnia roku
n
Jeśli termin składania wniosków upływa w dzień świąteczny w państwie wnioskodawcy, nie ulega on
przedłużeniu. Wnioskodawcy muszą to uwzględnić przy planowaniu składania swoich wniosków.
4.
DOSTĘPNY BUDŻET
Całkowity budżet dostępny na dofinansowanie projektów w ramach tego obszaru szacowany jest na
70% całkowitego budżetu podprogramu „Kultura” programu „Kreatywna Europa” (tj. 454,8 milionów
euro), czyli około 318 milionów euro w latach 2014-2020.
Każdego roku podczas trwania programu Komisja Europejska oraz Agencja opublikują roczny
program prac, w którym podany będzie budżet przeznaczony na Projekty Współpracy na dany rok.
Wsparcie finansowe UE nie może przekroczyć 60% łącznych kosztów kwalifikowanych dla kategorii
1 – projekty współpracy na mniejszą skalę oraz 50% łącznych kosztów kwalifikowanych dla kategorii
2 – projekty współpracy na większą skalę. Pozostała kwota musi być zapewniona przez
wnioskodawców.
Agencja zastrzega sobie prawo do nierozdysponowania wszystkich dostępnych funduszy.
5.
WYMOGI DOPUSZCZALNOŚCI
Wnioski muszą spełniać następujące wymogi:
8
EACEA 29/2015
-
muszą być wysłane nie później niż w terminie składania wniosków, o którym mowa w
punkcie 3 niniejszego przewodnika;
muszą być złożone w formie pisemnej na formularzu on-line (patrz punkt 14 niniejszego
przewodnika);
muszą być sporządzone w jednym z języków urzędowych UE
muszą być wypełnione w całości, i zawierać wszystkie niezbędne podpisane załączniki
(wymagane są oryginalne podpisy lub im równoważne).
Rozpatrywane będą wyłącznie wnioski wypełnione i wysłane w wersji elektronicznej.
Do formularza wniosku należy dołączyć zrównoważony budżet oraz wszystkie inne dokumenty, o
których mowa w formularzu. Niezastosowanie się do tych wymagań będzie prowadziło do odrzucenia
wniosku.
W celu złożenia wniosku, wnioskodawcy (lider projektu oraz partnerzy) muszą podać swój kod
identyfikacyjny uczestnika (PIC) w formularzu zgłoszeniowym. PIC można uzyskać poprzez
rejestrację organizacji w Centralnym Systemie Rejestracji (URF) w Portalu Użytkownika. Centralny
System Rejestracji jest narzędziem wykorzystywanym także przez inne usługi Komisji Europejskiej.
Jeśli wnioskujący (lider projektu oraz partnerzy) posiada już kod PIC, który był wcześniej
wykorzystany przy okazji innych programów (na przykład programów badawczych), ten sam kod jest
ważny dla niniejszego zaproszenia do złożenia wniosku.
Portal Użytkownika umożliwia wnioskodawcom (liderowi projektu oraz partnerom) przesłanie lub
aktualizację informacji dotyczących ich statusu prawnego oraz dołączenie wymaganych dokumentów
prawnych i finansowych (patrz punkt 14.2 w celu uzyskania dalszych informacji).
6.
KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI
Wnioski spełniające poniższe kryteria będą poddane dogłębnej ocenie.
6.1 Państwa uczestniczące
Wnioski składane przez osoby prawne mające siedzibę w państwie należącym do jednej z poniższych
kategorii kwalifikują się, o ile spełnione są wszystkie warunki, o których mowa w artykule 8
rozporządzenia nr 1295/2013 ustanawiającego program „Kreatywna Europa”, a Komisja rozpoczęła
negocjacje z danym państwem:
1. Państwa członkowskie UE oraz kraje i terytoria, które kwalifikują się do udziału w programie
zgodnie z art. 58 decyzji Rady 2001/822/WE4;
2. Państwa przystępujące, państwa kandydujące i państwa potencjalnie kandydujące korzystające ze
strategii przedakcesyjnej, zgodnie z zasadami i warunkami ogólnymi uczestnictwa tych państw w
programach unijnych, ustalonymi w odpowiednich umowach ramowych, decyzjach Rady
Stowarzyszenia lub innych podobnych umowach;
3. Państwa EFTA będące stronami Porozumienia EOG, zgodnie z postanowieniami porozumienia
EOG;
4. Konfederacja Szwajcarska, na podstawie dwustronnej umowy, która zostanie zawarta z tym
państwem;
5. Państwa objęte europejską polityką sąsiedztwa, zgodnie z procedurami określonymi wspólnie z
tymi państwami po zawarciu umów ramowych dotyczących ich uczestnictwa w programach Unii
Europejskiej.
4
Decyzja Rady 2001/822/WE z dnia 27 listopada 2001 w sprawie stowarzyszenia krajów i terytoriów
zamorskich ze Wspólnotą Europejską ("decyzja o stowarzyszeniu zamorskim") (Dz. Urz. L 314 z 30 listopada
2001 r., str. 1).
9
EACEA 29/2015
Agencja może wybrać propozycje złożone przez wnioskodawców spoza państw Unii Europejskiej,
pod warunkiem, że w dniu wydania decyzji o przyznaniu grantu podpisane i zgłoszone były
porozumienia określające zasady uczestnictwa tych państw w programie ustanowionym
rozporządzeniem, o którym mowa powyżej.
Zaktualizowany wykaz państw spełniających kryteria, o których mowa w artykule 8 rozporządzenia nr
1295/2013 oraz tych, z którymi Komisja rozpoczęła negocjacje, dostępny jest pod adresem:
http://ec.europa.eu/culture/opportunities/documents/eligible-countries_en.pdf
6.2 Wnioskodawcy kwalifikujący się
6.2.1 Wnioskodawcy (lider projektu i partnerzy) muszą być aktywnymi uczestnikami sektorów kultury
i kreatywnego w rozumieniu art. 2 rozporządzenia nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady,
ustanawiającego program „Kreatywna Europa”. Wymagane jest przedstawienie dokumentów
poświadczających taką działalność (np. statut/umowa spółki, sprawozdania z działalności).
Lider projektu składa wniosek do Agencji w imieniu wszystkich partnerów. W związku z tym,
wnioski muszą zawierać listy mandatowe od organizacji partnerskich potwierdzające ich uczestnictwo
(wymagane są oryginalne podpisy lub im równoważne).
6.2.2 Przy składaniu wniosku, zarówno lider projektu, jak i partnerzy muszą wykazać, że posiadają
osobowość prawną od co najmniej 2 lat w dniu składania wniosku, o którym mowa w punkcie 3.
niniejszego przewodnika.
Wnioski o przyznanie grantu nie mogą być składane przez osoby fizyczne.
6.3 Projekty kwalifikujące się
W zależności od skali, potrzeb, charakteru, celów i priorytetów projektu, wnioskodawcy będą musieli
zdecydować się na złożenie wniosku należącego do jednej z poniższych kategorii: 1 – projekty
współpracy na mniejszą skalę, lub 2 – projekty współpracy na większą skalę.
Prosimy zwrócić uwagę, że lider projektu może złożyć wniosek tylko jeden raz w roku w kategorii
1 albo w kategorii 2. Wnioskodawca zgłaszający się jako lider projektu w ramach kategorii 1 lub
kategorii 2 może być partnerem w innych projektach zgłoszonych przez innego lidera projektu w
ramach kategorii 1 lub kategorii 2.
Kategoria 1 – projekty współpracy na mniejszą skalę
Kategoria ta obejmuje projekty:
-
-
w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej dwóch partnerów, mający siedzibę
prawną w co najmniej trzech różnych państwach biorących udział w podprogramie „Kultura”
programu „Kreatywna Europa”. Lider projektu lub jeden z partnerów musi mieć swoją
siedzibę prawną w jednym z państw, o których mowa w ust. 1, 3 i 4 punktu 6.1.;
które są przedmiotem wniosku o grant UE nieprzekraczający kwoty 200 000 euro, stanowiącej
maksymalnie 60% całkowitego budżetu kwalifikowanego.
W przypadku wyboru wniosku i przyznania grantu, lider projektu kategorii 1 może złożyć wniosek dla
nowego projektu kategorii 1 lub kategorii 2 w ramach późniejszych zaproszeń do składania wniosków.
Kategoria 2 – projekty współpracy na większą skalę
Kategoria ta obejmuje projekty:
10
EACEA 29/2015
-
-
w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej pięciu partnerów, mających
siedzibę prawną w co najmniej sześciu różnych państwach biorących udział w podprogramie
„Kultura” programu „Kreatywna Europa”. Lider projektu lub jeden z partnerów musi mieć
swoją siedzibę prawną w jednym z państw, o których mowa w ust. 1, 3 i 4 punktu 6.1;
które są przedmiotem wniosku o grant UE nieprzekraczający kwoty 2 000 000 euro,
stanowiącej maksymalnie 50% całkowitego budżetu kwalifikowanego.
W przypadku przyznania grantu, lider wybranego projektu kategorii 2 nie będzie uprawniony do
złożenia innych wniosków w ramach kategorii 2 tak długo, jak projekt będzie realizowany. Oznacza
to, że lider realizowanego projektu kategorii 2 nie jest uprawniony do tego, by być liderem innego
projektu kategorii 2, chyba że okres kwalifikowalności wybranego projektu współpracy zostanie
zakończony, gdy rozpocznie się okres kwalifikowalności kolejnego projektu kategorii 2, dla którego
składa on wniosek jako lider projektu. Liderzy będących w toku projektów kategorii 2 mogą jednak
składać wnioski zgłoszeniowe dla nowych projektów kategorii 1 w ramach późniejszych zaproszeń do
składania wniosków.
Dla obu kategorii Projektów Współpracy, projekt musi opierać się na umowie o współpracy zawartej
pomiędzy liderem projektu a partnerami. Umowa o współpracy musi określać wszystkie prawne i
finansowe warunki współpracy pomiędzy partnerami, a także ich obowiązki operacyjne w trakcie
realizacji projektu.
6.4 Działania kwalifikowane
Działania kwalifikujące się, które zostaną wzięte pod uwagę, to te, które prowadzą do osiągnięcia
celów i priorytetów określonych w punkcie 2. niniejszego przewodnika.
Działania muszą dotyczyć sektorów kultury i kreatywnego w rozumieniu art. 2 rozporządzenia nr
1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady, ustanawiającego program „Kreatywna Europa”. W
ramach podprogramu „Kultura” nie kwalifikują się działania dotyczące wyłącznie sektora
audiowizualnego. Jednakże działania audiowizualne są kwalifikowane jeśli pełnią one jedynie funkcję
pomocniczą wobec nieaudiowizualnych sektorów kultury i kreatywnego.
6.5 Okres kwalifikowalności
Działania muszą rozpocząć się między czerwcem roku n a grudniem roku n dla projektów współpracy
na większą skalę lub między majem a grudniem roku n dla projektów współpracy na mniejszą skalę.
Grant UE może zostać przyznany dla projektu już rozpoczętego, jeśli wnioskodawca udowodni, że
wystąpiła potrzeba rozpoczęcia projektu przed podpisaniem umowy. W każdym przypadku Agencja
będzie musiała zatwierdzić uzasadnienie konieczności rozpoczęcia projektu przed podpisaniem
umowy, zaś projekt nie może rozpocząć się przed upływem terminu składania wniosków wskazanego
w punkcie 3. niniejszego przewodnika.
Nie będą przyznane granty wsteczne na projekty już ukończone.
Zarówno dla projektów współpracy na większą skalę, jak i na mniejszą skalę, maksymalny czas
trwania projektu to 48 miesięcy.
Wnioski dotyczące projektów zaplanowanych na dłuższy okres niż określono w niniejszym
przewodniku nie będą uznawane za kwalifikujące się.
Przedłużenie okresu kwalifikowalności wykraczające poza maksymalny czas trwania nie będzie
przyznawane.
11
EACEA 29/2015
Jednakże, jeśli po podpisaniu umowy oraz po rozpoczęciu projektu, dla beneficjenta stanie się
niemożliwe ukończenie projektu w zaplanowanym okresie z w pełni uzasadnionych przyczyn
pozostających poza jego kontrolą, przedłużenie okresu kwalifikowalności może być przyznane w
trybie wyjątkowym. Przedłużenie o maksymalnie 12 miesięcy może być przyznane na wniosek
zgłoszony przed upływem terminu określonego w umowie. Wówczas maksymalny czas trwania
będzie wynosił 60 miesięcy.
Jedynie wnioski spełniające wymogi dopuszczalności i kryteria kwalifikowalności zostaną
zakwalifikowane do otrzymania dofinansowania. Jeśli wniosek zostanie odrzucony, do
wnioskodawcy zostanie wysłane pismo z uzasadnieniem.
7.
KRYTERIA WYKLUCZAJĄCE
7.1 Wykluczenie z udziału
Wnioskodawcy (lider projektu i partnerzy) zostaną wykluczeni z uczestnictwa w zaproszeniu do
składania wniosków, jeśli znajdują się w którejkolwiek z poniższych sytuacji:
(a) są w stanie upadłości lub są przedmiotem postępowania upadłościowego, ich działalność jest
poddana zarządowi sądowemu, zawarli ugodę z wierzycielami, zawiesili działalność, są
przedmiotem postępowań w powyższych sprawach lub znajdują się w innej analogicznej
sytuacji powstałej w wyniku podobnej procedury przewidzianej w ustawodawstwie krajowym;
(b) oni sami lub osoby posiadające w stosunku do nich uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub
kontrolne zostali skazani za przestępstwo w związku z działalnością zawodową orzeczeniem
właściwego organu państwa członkowskiego, który ma powagę rzeczy osądzonej;
(c) są winni poważnego wykroczenia zawodowego, udowodnionego dowolnymi środkami, które
może uzasadniać odpowiedzialny urzędnik zatwierdzający, łącznie z decyzjami Europejskiego
Banku Inwestycyjnego oraz organizacji międzynarodowych;
(d) nie dopełnili obowiązku uiszczania składek na ubezpieczenie społeczne lub kwot podatków
zgodnie z ustawodawstwem państwa, w którym są zarejestrowani, lub z przepisami prawa
państwa odpowiedzialnego urzędnika zatwierdzającego lub z przepisami prawa państwa, w
którym umowa ma być wykonywana;
(e) oni sami lub osoby posiadające w stosunku do nich uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub
kontrolne zostali skazani prawomocnym wyrokiem sądu za dopuszczenie się nadużyć
finansowych, korupcji, udziału w organizacji przestępczej, pranie pieniędzy, lub jakiekolwiek
inne przestępstwo naruszające interesy finansowe UE;
(f) podlegają karze administracyjnej, o której mowa w art. 109(1) rozporządzenia (UE, Euratom) nr
966/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady z października 2012 r. w sprawie reguł
finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii5 zwanego dalej
„rozporządzeniem finansowym").
7.2 Wykluczenie z przyznania grantu
Wnioskodawcom nie zostanie przyznane wsparcie finansowe, jeśli podczas trwania procedury
przyznawania grantu:
(a) znajdują się w sytuacji konfliktu interesów;
(b) są winni złożenia nieprawdziwych informacji wymaganych przez Agencję jako warunku udziału
w procedurze przyznania grantu, lub też nie złożą tych informacji.
(c) znajdują się w jednej z sytuacji wykluczających, o których mowa w punkcie 7.1 powyżej.
5
Dz. Urz. L 298, 26 października 2012 r, str.1
12
EACEA 29/2015
Kary administracyjne i finansowe mogą zostać nałożone na wnioskodawców, którzy są winni złożenia
nieprawdziwych informacji lub w przypadku stwierdzenia poważnego naruszenia zobowiązań
umownych w ramach wcześniejszej procedury przyznawania grantu.
7.3 Dokumenty dodatkowe
Osoby ubiegające się o grant w kwocie przewyższającej 60 000 euro muszą podpisać oświadczenie
honorowe potwierdzające, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji, o których mowa powyżej w
punktach 7.1 oraz 7.2, wypełniając stosowny formularz, jaki należy dołączyć do wniosku
aplikacyjnego, który dostępny jest na stronie:
http://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding_en.
8.
KRYTERIA WYBORU
Wnioskodawcy muszą złożyć oświadczenie honorowe, wypełnione i podpisane, potwierdzające ich
osobowość prawną oraz ich zdolność finansową i operacyjną do realizacji proponowanych działań.
8.1 Zdolność operacyjna
Wnioskodawcy muszą posiadać kompetencje zawodowe oraz odpowiednie kwalifikacje niezbędne do
realizacji proponowanego projektu. W związku z tym lider projektu musi złożyć oświadczenie
honorowe, a dla osób ubiegających się o dofinansowanie powyżej 60 000 EUR następujące
dokumenty towarzyszące:
-
kopie sprawozdań z działalności organizacji aplikujących (lidera projektu i partnerów) z
ostatnich dwóch lat. Wnioskodawcy, którzy na dzień składania wniosku wydali tylko jedno
sprawozdanie z działalności z powodu ich daty założenia będą upoważnieni do przedstawienia
tyko tego sprawozdania.
Agencja dokona oceny i weryfikacji poziomu działań podwykonawczych stosowanych przez
wnioskodawców w celu zrealizowania proponowanego projektu.
8.2 Zdolność finansowa
Wnioskodawcy muszą posiadać stałe i wystarczające źródła finansowania w celu utrzymania swojej
działalności przez okres jej wykonywania oraz uczestniczyć w jej finansowaniu. Zdolność finansowa
wnioskodawców zostanie oceniona na podstawie następujących dokumentów dodatkowych, które
należy przedłożyć wraz z wnioskiem:
- dla wszystkich wniosków, oświadczenie honorowe lidera projektu;
- w przypadku wniosków o dofinansowanie o wysokości ponad 60 000 EUR, sprawozdania
finansowe lidera projektu (w tym bilans i rachunek zysków i strat, wraz z załącznikami) z
dwóch ostatnich lat finansowych, za które zamknięto rachunki. Wnioskodawcy, którzy na
dzień składania wniosku zamknęli tyko jeden rok finansowy, będą upoważnieni do
przedstawienia sprawozdania tylko za ten rok;
- w przypadku wniosków o dofinansowanie o wysokości ponad 60 000 EUR, oświadczenie o
zdolności finansowej lidera projektu, zawierające odpowiednie ustawowe dane księgowe w
celu obliczenia współczynnika, jak wyszczególniono w formularzu;
- w przypadku wniosków o dofinansowanie o wysokości 750 000 EUR, sprawozdanie z audytu
przeprowadzonego przez biegłego rewidenta potwierdzające sprawozdania finansowe za
ostatni rok finansowy.
Jeżeli na podstawie przedstawionych dokumentów, Agencja uzna, że nie przedstawiono dowodów na
istnienie zdolności finansowej lub nie jest ona wystarczająca, może:
13
EACEA 29/2015
-
zażądać poręczenia (patrz punkt 10.2 niniejszego przewodnika) wystawionego przez
zatwierdzony bank, instytucję finansową, wspólnego poręczenia od strony trzeciej lub
beneficjentów projektu;
zaoferować umowę o grant bez przedpłaty i dokonać płatności okresowej(-ych) na podstawie
poniesionych już wydatków kwalifikowanych, gdy projekt jest już częściowo zrealizowany.
Agencja zastrzega sobie prawo do odrzucenia wniosku, jeśli którakolwiek z tych dwóch opcji,
niezależnie od przyczyny, nie może zostać zrealizowana.
Weryfikacja zdolności finansowej nie dotyczy organów publicznych lub organizacji
międzynarodowych podlegających prawu publicznemu. Nie dotyczy również placówek kształcenia
oraz placówek szkoleniowych, jeśli zdecyduje tak właściwy urzędnik na podstawie analizy ryzyka
związanego z zarządzaniem.
9.
KRYTERIA PRZYZNAWANIA GRANTU
Kwalifikujące się wnioski zostaną ocenione na podstawie następujących kryteriów:
Kryterium
1. Zgodność z celami programu
2. Jakość treści i działań
3. Komunikacja i
rozpowszechnianie
4. Jakość partnerstwa
Definicja
Czy wniosek przyczynia się do
realizacji celów i priorytetów
programu?
Jak realizowany jest projekt?
Jakie jest podejście projektu do
komunikowania działań oraz
dzielenia się wiedzą i
doświadczeniami z sektorem
oraz ponad granicami?
Jaka jest jakość partnerstwa w
odniesieniu do skutecznej
realizacji i trwałości?
Maks. liczba punktów
30
30
20
20
1. Zgodność z celami programu (30)
Kryterium to pozwala ocenić, w jaki sposób projekt, w oparciu o priorytety programowe
wymienione w punkcie 2. niniejszego przewodnika, przyczyni się do wzmocnienia
profesjonalizacji oraz zdolności do działania na szczeblu ponadnarodowym oraz
międzynarodowym, promowania ponadnarodowego obiegu dzieł sektora kultury i kreatywnego,
mobilności artystów, a także poprawy dostępu do dzieł sektora kultury i kreatywnego.
W tym celu, projekt powinien zawierać uzasadnioną strategię do realizacji priorytetu/ów
programowych zdefiniowanych w punkcie 2., poprzez udzielenie odpowiedzi na poniższe
pytania:

Jaka jest adekwatność projektu względem jednego lub więcej z poniższych priorytetów
uznawanych za kluczowe do osiągnięcia celów podprogramu Kultura:
o Mobilność transnarodowa artystów i twórców kultury oraz/lub ponadnarodowa cyrkulacja
dzieł kultury oraz kreatywnych
o Rozwój publiczności
o Budowanie zdolności w kontekście dostosowania do cyfryzacji i zachęcanie do
korzystania z technologii cyfrowych
o Budowanie zdolności w kontekście podniesienia umiejętności biznesowych
o Budowanie zdolności w kontekście nabywania nowych umiejętności i zwiększania szans
na zatrudnienie
 Na ile przekonujące, jasno określone i innowacyjne są strategie proponowane w celu
osiągnięcia powyższego priorytetu(ów), które projekt zamierza zrealizować?
14
EACEA 29/2015
−
−
W jakim stopniu projekt ma na celu przyniesienie rezultatów, które wykraczają poza
wyłączny interes partnerów i bezpośrednich uczestników i mają potencjalny wpływ
długoterminowy?
W jakim stopniu projekt jest komplementarny do działań kulturalnych realizowanych na
poziomie krajowym, regionalnym lub lokalnym?
2. Jakość treści i działań (30)
Kryterium to służy ocenie, jak projekt będzie realizowany w praktyce (jakość działań i
rezultatów, doświadczenie personelu odpowiedzialnego za projekt i organizację pracy).







Czy istnieją konkretne i dobrze zdefiniowane działania przeznaczone do realizacji w ramach
projektu?
Jak wyraźnie cele i działania w ramach projektu związane są ze zidentyfikowanymi
potrzebami grup docelowych?
Czy istnieją konkretne i dobrze zdefiniowane produkty (rezultaty) i jak mają się one do
ogólnych celów projektu?
Czy przewidziana jest ocena jakościowa i ilościowa wyników i jak bardzo jest ona przejrzysta
i odpowiednia?
Jak istotne jest doświadczenie zespołu biorącego udziału w projekcie, np. z punktu widzenia
umiejętności organizacyjnych, doświadczenia oraz historii dokonań w sektorach kultury i
kreatywnym, komunikacji i umiejętności językowych? W tym celu ocenione zostaną CV osób
odpowiedzialnych za zgłoszony projekt w ramach organizacji wnioskodawcy oraz każdej
instytucji partnerskiej.
Jak adekwatna jest alokacja budżetu i zasobów ludzkich do działań podjętych w ramach
projektu?
Na ile jasny i realistyczny jest harmonogram realizacji działań projektowych?
3. Komunikacja i rozpowszechnianie (20)
Kryterium to pozwala na ocenę zastosowanego w projekcie podejścia do komunikowania działań
oraz dzielenia się wiedzą i doświadczeniami z sektorem oraz ponad granicami. Celem jest tu
maksymalizacja wpływu wyników projektu poprzez jak najszersze ich udostępnienie na
szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym i europejskim tak, aby wykroczyły one poza osoby
bezpośrednio zaangażowane w projekt oraz osiągnęły wpływ wykraczający poza czas trwania
projektu.



Na ile przejrzysta i adekwatna jest strategia komunikowania działań sieci partnerów, z
uwzględnieniem celów, grup docelowych, narzędzi6, kanałów7, mediów, wpływu i
harmonogramu?
Jak widoczne będzie wsparcie UE przez cały czas trwania projektu i po jego zakończeniu,
oraz w jaki sposób przyczyni się to do poprawy wizerunku UE?
Jak i do kogo będą rozpowszechniane doświadczenie i wiedza uzyskane w ramach projektu na
szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym i/lub europejskim, również po zakończeniu
projektu?
4. Jakość partnerstwa (20)
Kryterium to ocenia do jakiego stopnia ogólna organizacja i koordynacja projektu zapewnią
skuteczną realizację działań oraz przyczynią się do ich trwałości.
6
6 Przykładami „narzędzi” są: publikacje, materiały promocyjne: ulotki, plakaty, gadżety, materiały audiowizualne, biuletyny
informacyjne, bazy danych, itp.
7
Przykłady „kanałów” to: Internet, media społecznościowe (Facebook, Twitter, YouTube), wydarzenia: konferencje, seminaria,
warsztaty, itp.
15
EACEA 29/2015




W jaki sposób zdefiniowane zostało partnerstwo i do jakiego stopnia zapewnia ono silne
zaangażowanie wszystkich partnerów oraz wyraźny podział zadań między nimi?
W jaki sposób zapewniona została trwałość partnerstwa po zakończeniu projektu?
Do jakiego stopnia partnerstwo wykracza poza bezpośrednich sąsiadów geograficznych
organizacji i włącza partnerów z różnych regionów europejskich?
Tylko dla projektów obejmujących współpracę z organizacją (ami) mającymi siedzibę w tych
państwach, o których mowa w ustępach 2, 4 i 5 punktu 6.1 przewodnika: W jakim stopniu
współpraca z podmiotami spoza UE odzwierciedla koncepcję roli kultury w stosunkach
zewnętrznych UE, jak określono w Europejskiej Agendzie Kultury?
10. WARUNKI FINANSOWANIA
Wsparcie UE stanowi bezpośredni wkład finansowy w formie grantu mającego na celu sfinansowanie
działań (zwanych również „projektem”), które mają pomóc w realizacji celów polityki UE. Wsparcie
oparte jest na zasadzie współfinansowania i stanowi dopełnienie środków własnych wnioskodawcy,
przychodów uzyskanych dzięki działaniom oraz wkładów pozyskanych od stron trzecich.
Akceptacja wniosku przez Agencję nie stanowi zobowiązania do udzielenia wsparcia UE w kwocie
wnioskowanej przez beneficjenta. Co więcej, w żadnym wypadku kwota przyznana nie może
przekroczyć wnioskowanej kwoty (patrz sekcja 14.4.2 przewodnika – faza dostosowawcza).
Przyznanie dotacji nie stanowi uprawnienia do finansowania kolejnych latach.
10.1 Postanowienia umowy oraz procedura płatności
10.1.1 Postanowienia umowy
W przypadku przyznania grantu przez Agencję do lidera projektu zostaje wysłana umowa o grant
wyrażony w euro, szczegółowo określająca warunki oraz poziom finansowania, łącznie z procedurą
mającą na celu sformalizowanie obowiązków stron.
Dwa egzemplarze umowy muszą zostać podpisane przez lidera projektu w imieniu wszystkich
partnerów (lider projektu i partnerzy zwani są również „beneficjentami”) oraz muszą zostać
bezzwłocznie zwrócone do Agencji. Agencja podpisze dokumenty jako ostatnia.
10.1.2 Procedura płatności
Jeśli wymagania w zakresie zdolności finansowych nie zostaną spełnione, wówczas procedura
płatności zostanie określona w sposób omówiony w punkcie 8.2 niniejszego przewodnika (ocena
zdolności finansowej).
Jeśli spełnione zostały wymagania w zakresie zdolności finansowej, kwoty grantu oraz czasu trwania
projektu, Agencja może zdecydować o przesłaniu jednej lub kilku płatności w ramach przedpłaty.
Charakter, liczba i kwota płatności zostaną w pełni zdefiniowane w umowie o grant.
Przypadek 1:
W przypadku działań o maksymalnym czasie trwania 24 miesięcy oraz gdy grant UE jest mniejszy lub
równy 750 000 euro, Agencja przekaże na rzecz beneficjenta przedpłatę w wysokości 70% grantu.
Przedpłata zostanie przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu
stron pod warunkiem, że wszystkie niezbędne gwarancje zostały dostarczone.
16
EACEA 29/2015
Kwota grantu
unijnego w euro
€ 2.000.000,00
Przypadek 3
Przypadek 4
1 przedpłata 40%
2 przedpłata 40%
Płatność końcowa20%
1 przedpłata 50%
Płatność końcowa 50%
€ 1.400.000,00
€ 750.000,00
Case 2
Case 1
1 przedpłata 50%
2 przedpłata 30%
Płatność końcowa 20%
1 przedpłata 70%
Płatność końcowa 30%
€ 200.000,00
€ 0,00
0
12
24
36
48
Liczba
miesięcy
Przypadek 2:
W przypadku działań trwających dłużej niż 24 miesięcy oraz gdy grant UE jest mniejszy lub równy
750 000 euro, Agencja przekaże:

na rzecz beneficjenta pierwszą przedpłatę w wysokości 50% grantu UE. Przedpłata zostanie
przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod
warunkiem, że wszystkie niezbędne gwarancje zostały dostarczone.

na rzecz beneficjenta drugą przedpłatę w wysokości 30% grantu UE. Druga przedpłata będzie
przekazana w oparciu o przesłany do Agencji wniosek o zapłatę z dołączonym
sprawozdaniem z postępów w realizacji projektu. Zostanie ona przekazana w ciągu 60 dni od
dnia zatwierdzenia tego sprawozdania przez Agencję. Może ona być przekazana jedynie, jeśli
co najmniej 70% poprzedniej przedpłaty zostało wykorzystane. Jeśli wykorzystanie
poprzedniej przedpłaty jest niższe niż 70%, kwota nowej przedpłaty będzie pomniejszona o
niewykorzystaną kwotę poprzedniej przedpłaty.
Przypadek 3:
W przypadku działań o maksymalnym czasie trwania 24 miesięcy oraz gdy grant UE przekracza
750 000 euro i jest mniejszy lub równy 2 000 000 euro, Agencja przekaże na rzecz beneficjenta
przedpłatę w wysokości 50% grantu. Przedpłata zostanie przekazana w ciągu 30 dni od dnia
podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod warunkiem, że wszystkie niezbędne
gwarancje zostały otrzymane.
Przypadek 4:
17
EACEA 29/2015
W przypadku działań o czasie trwania dłuższym niż 24 miesięcy oraz gdy grant UE przekracza
750 000 euro i jest mniejszy lub równy 2 000 000 euro, Agencja przekaże:

na rzecz beneficjenta pierwszą przedpłatę w wysokości 40% grantu UE. Przedpłata zostanie
przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod
warunkiem, że wszystkie niezbędne gwarancje zostały otrzymane.

na rzecz beneficjenta drugą przedpłatę w wysokości 40% grantu UE. Druga przedpłata będzie
przekazana w oparciu o przesłany do Agencji wniosek o zapłatę z dołączonym
sprawozdaniem z postępów w realizacji projektu. Zostanie ona przekazana w ciągu 60 dni od
dnia zatwierdzenia tego sprawozdania przez Agencję. Może ona być przekazana jedynie, jeśli
co najmniej 70% poprzedniej przedpłaty zostało wykorzystane. Jeśli wykorzystanie
poprzedniej przedpłaty jest niższe niż 70%, kwota nowej przedpłaty będzie pomniejszona o
niewykorzystaną kwotę poprzedniej przedpłaty.
Przedpłaty mają zapewnić beneficjentowi płynność finansową.
W przypadku wszystkich projektów Agencja określi kwotę ostatniej płatności na rzecz beneficjenta w
oparciu o ostateczne sprawozdanie (patrz punkt 10.4.2 niniejszego przewodnika). Jeśli suma
wcześniejszych płatności jest wyższa niż ostateczna kwota dotacji, beneficjent będzie zobowiązany do
zwrotu kwoty nadpłaconej Agencję poprzez zlecenie windykacji.
10.2 Poręczenie
W przypadku, gdy zdolność finansowa wnioskodawcy nie jest zadowalająca, Agencja może wymagać
od każdej organizacji, która otrzymała grant w wysokości przekraczającej 60 000 euro dostarczenia
poręczenia w celu ograniczenia ryzyka finansowego związanego z przedpłatami.
Celem gwarancji jest, aby bank, instytucja finansowa lub strona trzecia zapewniła nieodwołalne
zabezpieczenie lub pełniła funkcję poręczyciela na pierwsze wezwanie względem zobowiązań
beneficjenta grantu.
Gwarancja finansowa, wyrażona w euro, powinna pochodzić od uznanej organizacji finansowej lub
banku mającego swoją siedzibę w jednym państw członkowskich Unii Europejskiej. W przypadku
beneficjentów mających siedzibę poza terytorium państw członkowskich UE, Agencja może zgodzić
się, aby gwarancja dostarczona była przez bank lub instytucję finansową działającą w tym państwie
trzecim, jeżeli uzna ona, że ów bank lub instytucja finansowa prezentuje podobne cechy i poziom
bezpieczeństwa, jak banki lub instytucje finansowe działające w państwach członkowskich.
Kwoty zablokowane na rachunkach bankowych nie mogą być przyjęte jako gwarancje finansowe.
Gwarancja może zostać zastąpiona gwarancją solidarną strony trzeciej lub wspólną gwarancją
beneficjentów będących stronami tej samej umowy o grant.
Gwarancja będzie zwracana w miarę stopniowego rozliczania przedpłat względem płatności
okresowych lub płatności sald beneficjenta, zgodnie z warunkami ustanowionymi w umowie o grant.
Wymóg ten nie ma zastosowania do:
-
instytucji publicznych i organizacji międzynarodowych na mocy prawa publicznego,
ustanowionych przez międzynarodowe umowy rządowe,
wyspecjalizowanych agencji utworzonych przez takie organizacje,
Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża (MKCK), Międzynarodowej Federacji
Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.
18
EACEA 29/2015
10.3 Zasada zakazu podwójnego finansowania
Każde działanie może otrzymać z budżetu UE tylko jedno dofinansowanie w ramach tego samego
wniosku.
W tym celu wnioskodawcy muszą podać w swoim wniosku o dotację szczegółowe informacje
dotyczące innych wniosków o granty, które przekazali Unii w odniesieniu do tego samego projektu
lub części tego samego projektu, tego samego roku budżetowego, podając w odniesieniu do każdej
dotacji linię budżetową, program Unii i kwotę.
Jeśli zostanie stwierdzone, że proponowany projekt – na dowolnym etapie procesu przed podpisaniem
umowy o grant przez Agencję – otrzyma finansowanie części jego proponowanych działań w ramach
innych programów unijnych, wówczas Agencja zażąda wprowadzenia modyfikacji w zakresie działań,
których sprawa dotyczy, nawet poprzez ponowne otwarcie zamkniętej już fazy dostosowawczej lub
może odmówić przyznania grantu zwłaszcza, jeśli zmiany niezbędne do wprowadzenia w celu
uniknięcia podwójnego finansowania wiązałyby się z niesprawiedliwym traktowaniem względem
innych aplikantów, których wnioski nie otrzymały dofinansowania.
.
10.4 Metoda finansowania
10.4.1 Dofinansowanie w formie kwoty zryczałtowanej
Nie dotyczy.
10.4.2 Finansowanie na podstawie budżetu
System finansowania to grant oparty na budżecie (koszty kwalifikowane). Dotacje finansowane przez
zwrot kosztów kwalifikowanych, w połączeniu z ryczałtem obejmującym koszty ogólne, są obliczane
na podstawie szczegółowego budżetu wstępnego, wskazującego wyraźnie koszty, które kwalifikują się
do finansowania ze środków UE.
Postanowienia ogólne
Finansowanie budżetu obliczane jest na podstawie szczegółowych budżetów szacunkowych. Budżet
załączony do wniosku musi być kompletny i zbilansowany tzn. całkowita kwota kosztów
szacunkowych musi być równa całkowitej kwocie przychodów, w tym wnioskowane dofinansowanie
od Agencji. Budżet musi wyraźnie wskazywać koszty, które kwalifikują się do finansowania ze
środków UE.
Kwota dofinansowania ze środków UE nie może przekroczyć 60% wszystkich kosztów
kwalifikowanych dla projektów współpracy na mniejszą skalę.
Kwota dofinansowania ze środków UE nie może przekroczyć 50% wszystkich kosztów
kwalifikowanych dla projektów współpracy na większą skalę.
Budżet należy przygotować w euro. Wnioskodawcy spoza strefy euro muszą do przeliczeń używać
kursów walutowych opublikowanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu publikacji
wezwania do składania wniosków na stronie internetowej Agencji.
Część całkowitych szacunkowych kosztów kwalifikowanych musi być pokryta z innych źródeł niż
grant ze środków UE. Wnioskodawca musi wskazać źródła i kwoty wszelkich innych funduszy
uzyskanych lub wnioskowanych w tym samym roku budżetowym na realizację działań związanych z
projektem.
Przyznana kwota nie może przekroczyć kwoty wnioskowanej.
19
EACEA 29/2015
Osiągnięcie przez beneficjenta zysku nie może być celem, ani też skutkiem otrzymania grantu ze
środków UE. Zysk rozumiany jest jako nadwyżka wpływów nad kosztami kwalifikowanymi
poniesionymi przez beneficjenta. W przypadku wygenerowania zysku Agencja jest uprawniona do
odzyskania części zysku odpowiadającej wysokości dofinansowania UE kosztów kwalifikowanych
rzeczywiście poniesionych przez beneficjenta. Przepis ten nie ma zastosowania do grantu niższego lub
równego 60 000 euro.
Koszty kwalifikowane
Koszty kwalifikowane to koszty, które odpowiadają działaniom kwalifikowanym zgodnie z definicją
zawartą w punkcie 6.5 niniejszego przewodnika.
Za koszty kwalifikowane uznane są koszty rzeczywiście poniesione przez beneficjenta, które spełniają
następujące kryteria:
- są poniesione w trakcie czasu trwania działań opisanych w umowie o grant, z wyjątkiem
kosztów związanych z ostatecznymi sprawozdaniami;
- są wskazane w szacunkowym ogólnym budżecie projektu;
- są poniesione w związku z działaniem, które stanowi przedmiot grantu i są niezbędne do jego
realizacji;
- możliwa jest ich identyfikacja i weryfikacja, w szczególności są one ujmowane w rejestrach
księgowych beneficjenta i ustalane zgodnie z mającymi zastosowanie standardami
rachunkowości państwa, w którym beneficjent ma siedzibę, oraz zgodnie z jego zwykłą
praktyką ewidencji kosztów;
- spełniają wymogi mającego zastosowanie prawodawstwa podatkowego i socjalnego;
- są racjonalne, uzasadnione i zgodne z wymogami należytego zarządzania finansami,
zwłaszcza pod względem oszczędności i efektywności.
Wewnętrzne procedury rachunkowe oraz kontrolne beneficjentów muszą pozwalać na bezpośrednie
uzgodnienie i rozliczenie kosztów oraz przychodów zadeklarowanych dla projektu wraz z
odpowiadającą im ewidencją i dokumentami księgowymi.
Kwalifikowane koszty bezpośrednie
Za kwalifikowane koszty bezpośrednie uważa się te koszty, które zgodnie z warunkami
kwalifikowalności określonymi powyżej są możliwe do zidentyfikowania jako koszty bezpośrednio
związane z realizacją działań i w związku z tym mogą być bezpośrednio względem nich
zaksięgowane. W szczególności za kwalifikowane uznaje się poniższe kategorie kosztów
bezpośrednich pod warunkiem, że spełniają one kryterium określone w poprzednim ustępie:
-
-
-
koszty personelu przydzielonego do projektu, obejmujące rzeczywiste wynagrodzenia plus
składki na ubezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe wchodzące w skład
wynagrodzenia, pod warunkiem, że koszty te nie wykraczają poza standardową politykę
wynagrodzeń lidera projektu lub w stosownych przypadkach jego partnerów.
Nota bene: kosztami personelu muszą być rzeczywiste koszty poniesione przez beneficjentów.
Koszty personelu innych organizacji są kwalifikowane tylko wtedy, gdy są one wypłacane
bezpośrednio lub zwracane przez beneficjentów. Koszty personelu muszą być zgodne z
działaniami i muszą być proporcjonalne do budżetu. Odpowiednie koszty wynagrodzeń
personelu administracji krajowych są kwalifikowane w takim stopniu, w jakim mają one
związek z kosztami działań, jakich odnośne władze publiczne nie wykonywałyby, gdyby dany
projekt nie był realizowany;
koszty podróży i związane z tym koszty utrzymania pod warunkiem, że koszty te są zgodne z
przyjętymi praktykami beneficjentów i nie przekraczają skali zatwierdzanej corocznie przez
Komisję;
koszty amortyzacji sprzętu (nowego lub używanego) pod warunkiem, że są one umarzane
zgodnie z przepisami podatkowymi i księgowymi mającymi zastosowanie do beneficjentów i
ogólnie przyjętymi dla przedmiotów tego samego rodzaju. Tylko ta część amortyzacji
20
EACEA 29/2015
-
sprzętu, która odpowiada okresowi trwania projektu oraz poziomowi rzeczywistego
wykorzystania w celu realizacji projektu może być brana pod uwagę przez Agencję, z
wyjątkiem sytuacji, gdy charakter i/lub kontekst zastosowania sprzętu daje podstawę do
innego traktowania tej kwestii przez Agencję;
koszty materiałów eksploatacyjnych i zaopatrzenia, pod warunkiem, że są one możliwe do
zidentyfikowania i są przypisane do projektu;
koszty wynikające z innych umów zawartych przez beneficjentów w celu realizacji projektu,
pod warunkiem, że warunki określone w umowie o grant są spełnione;
koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych z realizacją projektu
(rozpowszechnianie informacji, szczegółowa ocena projektu, tłumaczenia, powielanie, itp.);
koszty odnoszące się do gwarancji przedpłat wniesionej przez beneficjentów grantu, jeśli jest
wymagana;
koszty audytów zewnętrznych, jeśli są one wymagane i dotyczą wniosków o płatność;
podatek VAT niepodlegający odliczeniu za wszystkie działania, które nie są działaniami
władz publicznych w państwach członkowskich.
W odniesieniu do działań obejmujących koszty związane z państwami trzecimi (tj. koszty odnoszące
się do osób fizycznych, które są obywatelami państwa trzeciego, organizacji z siedzibą w państwie
trzecim i działań mających miejsce w państwie trzecim), odpowiednie koszty poniesione przez lidera
projektu i/lub partnerów nie mogą przekroczyć 30% całkowitego budżetu kwalifikowanego.
Kwalifikowane koszty pośrednie (koszty administracyjne)
Zryczałtowana kwota nieprzekraczająca 7% wszystkich kwalifikowanych kosztów bezpośrednich
projektu jest kwalifikowana w kategorii kosztów pośrednich, reprezentujących ogólne koszty
administracyjne beneficjentów, które można przypisać do projektu.
Koszty pośrednie nie mogą obejmować kosztów ujętych w innych pozycjach budżetu.
Koszty te obejmują następujące kategorie:
-
lokale i związane z nimi koszty (np. czynsz, ubezpieczenie...);
wydatki biurowe i materiały eksploatacyjne (np. usługi pocztowe i telefoniczne, kserokopie,
itp.).
W razie otrzymania przez organizację wnioskującą grantu operacyjnego z budżetu UE, koszty
pośrednie nie kwalifikują się w ramach określonych działań.
Koszty niekwalifikowane
Poniższe koszty będą uznawane za niekwalifikowane:
-
-
zwrot z kapitału;
zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia;
rezerwy na straty lub długi;
należne odsetki;
wątpliwe należności;
ujemne różnice kursowe;
koszty przelewów od Agencji pobierane przez bank beneficjenta;
koszty deklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania korzystającego z
finansowania UE. W szczególności, koszty pośrednie nie kwalifikują się w ramach
przyznanego beneficjentowi grantu na projekt, który już otrzymuje grant operacyjny
finansowany z budżetu UE w okresie, o którym mowa;
nadmierne lub nierozważne wydatki;
wkłady rzeczowe;
21
EACEA 29/2015
-
VAT podlegający odliczeniu.
Wyliczenie ostatecznej kwoty dofinansowania oraz dokumenty dodatkowe
Ostateczna kwota dofinansowania zostanie wyliczona po zakończeniu działania, po akceptacji
wniosku o zapłatę zawierającego następujące dokumenty:
- ostateczne sprawozdanie z realizacji wyników projektu („ostateczny raport techniczny”) wraz
z powiązaną dokumentacją, w tym publiczne podsumowanie/sprawozdanie przewidziane w
punkcie 12.3 niniejszego przewodnika;
- ostateczne sprawozdanie finansowe dotyczące rzeczywistych kosztów poniesionych
(„ostateczne sprawozdanie finansowe”), które musi zawierać skonsolidowane sprawozdanie,
jak również wyszczególnienie kwot zadeklarowanych przez każdego beneficjenta.
Dodatkowo,

jeżeli grant UE wynosi ponad 60 000 euro, lecz jest niższy niż 750 000 euro
Na poparcie płatności końcowej beneficjent jest zobowiązany dostarczyć „Raport z ustaleń
faktycznych w sprawie ostatecznego sprawozdania finansowego – typ I”, sporządzony przez biegłego
rewidenta lub w przypadku instytucji publicznych przez właściwego i niezależnego urzędnika
publicznego.
Procedura i format, które mają być zastosowane przez biegłego rewidenta lub w przypadku instytucji
publicznych przez właściwego i niezależnego urzędnika publicznego są opisane w sposób
szczegółowy w poniższych „notach wyjaśniających”:
http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/guidance-notes-audit-type-i_11.2012_en.pdf
Korzystanie z formatu sprawozdania określonego przez "noty wyjaśniające" jest obowiązkowe.

jeśli grant ze środków UE wynosi 750 000 euro lub więcej i gdy skumulowana kwota wniosku
o zapłatę wynosi co najmniej 325 000 euro
Na poparcie płatności końcowej beneficjent jest zobowiązany dostarczyć „Raport z ustaleń
faktycznych w sprawie ostatecznego sprawozdania finansowego – typ II”, sporządzony przez biegłego
rewidenta lub w przypadku instytucji publicznych przez właściwego i niezależnego urzędnika
publicznego. Zastosowanie formatu raportu określonego przez "wytycznymi" jest obowiązkowe.
Poświadczenie zaświadcza, zgodnie z metodologią przyjętą przez Agencję, że koszty zadeklarowane
przez beneficjenta w sprawozdaniu finansowym, na których opiera się wniosek o płatność są
prawdziwe, dokładnie rejestrowane i kwalifikowane zgodnie z umową na dotację.
Procedura i format, które mają być zastosowane przez biegłego rewidenta lub w przypadku instytucji
publicznych przez właściwego i niezależnego urzędnika publicznego są opisane w sposób
szczegółowy w poniższych „notach wyjaśniających”:
http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/guidance-notes-audit-type-ii_11.2012_en.pdf
Korzystanie z formatu sprawozdania określonego przez "noty wyjaśniające" jest obowiązkowe.

jeżeli grant ze środków UE jest niższy lub równy 60 000 euro
Na poparcie płatności końcowej beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia kopii następujących
dokumentów bazowych:
-
Koszty personelu: trzy najwyższe skonsolidowane koszty personelu dotyczące całego
okresu kwalifikowalności.
Trzy umowy podwykonawstwa o najwyższej wartości.
22
EACEA 29/2015
-
25% najwyższych kosztów zgłoszonych w kategorii podróże i utrzymanie.
Jeżeli z obliczenia ostatecznej kwoty grantu wynika, że rzeczywiste koszty kwalifikowane poniesione
przez beneficjentów są niższe niż spodziewane, Agencja zastosuje stawkę dofinansowania określoną
w umowie o grant dla wydatków faktycznie poniesionych. Agencja zastrzega sobie również prawo do
zmniejszenia kwoty grantu, jeśli beneficjenci nie wdrożyli w pełni uzgodnionych działań (jak
określono w umowie o grant).
W przypadku niewykonania lub wyraźnie nienależytego wykonania działań planowanych w ramach
programu prac załączonego do umowy o grant lub w przypadku, gdy informacje określone w umowie
o grant nie zostaną dostarczone, ostateczna wartość grantu zostanie odpowiednio obniżona.
W stosownych przypadkach beneficjenci będą zobowiązani do zwrotu wszelakich kwot nadpłaconych
przez Agencję w formie przedpłaty.
11. PODWYKONAWSTWO I UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ
Jeżeli realizacja działań wymaga nabycia towarów, usług lub opłacenia prac (umowy wdrożeniowe),
wówczas beneficjenci zobowiązani są do uzyskania ofert od potencjalnych kontrahentów oraz
wybrania oferty o najlepszym stosunku ceny do jakości lub, w stosownych przypadkach, wybrania
oferty o najniższej cenie dbając, aby pomiędzy stronami nie wystąpił konflikt interesów oraz
zachowując dokumenty na wypadek audytu.
Podmioty działające jako instytucje zamawiające w rozumieniu dyrektywy 2004/18/WE8 lub jako
podmioty zamawiające w rozumieniu dyrektywy 2004/17/WE9 zobowiązuje się do przestrzegania
obowiązujących krajowych przepisów dotyczących zamówień publicznych.
Podwykonawstwo oznacza przekazanie stronie trzeciej określonych zadań lub działań, które stanowią
część projektu zgodnie z opisem zawartym we wniosku, i które nie mogą być wykonywane przez
samych beneficjentów (tj. lidera projektu oraz partnerów). Podwykonawstwo musi spełniać warunki
odnoszące się do wszelkich umów wdrożeniowych (jak określono powyżej), a oprócz tego spełniać
następujące warunki:
- może obejmować jedynie ograniczoną część działania;
- musi być uzasadnione w świetle charakteru projektu oraz tego, co jest wymagane do jego
wdrożenia;
- musi być jasno określone we wniosku lub uzyskać uprzednią pisemną zgodę Agencji;
- szacunkowe koszty muszą być wyraźnie rozpoznawalne w szacunkowym budżecie.
Podwykonawstwo dotyczy jedynie działań uzupełniających. Beneficjenci pozostają prawnie i
finansowo odpowiedzialni za działania i beneficjenci ponoszą odpowiedzialność za koncepcję i
rozwój projektu, realizację jego celów, wprowadzenie w życie działań i wykorzystanie odpowiednich
narzędzi.
Należy zauważyć, że Agencja dokona oceny i weryfikacji poziomu działań podwykonawczych
stosowanych przez wnioskodawców, w szczególności przy ocenie zdolności operacyjnej
wnioskodawcy/beneficjentów do realizacji jego działań.
W przypadku umowy o podwykonawstwo przekraczającej kwotę 60 000 euro beneficjenci muszą
jasno udokumentować procedurę przetargową, przedstawić kopie odpowiednich dokumentów wraz ze
sprawozdaniem końcowym po zakończeniu działania i zachować dokumentację w razie audytu.
8
. Dyrektywa 2004/18/WE w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty
budowlane, dostawy i usługi
9
Dyrektywa 2004/17/WE w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych przez podmioty
działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych
23
EACEA 29/2015
Koszty określane są w oparciu o weryfikowalne szacunki lub na podstawie oferty.
12. PUBLIKACJA, KOMUNIKACJA I ROZPOWSZECHNIANIE
12.1 Przez beneficjentów
Beneficjenci muszą wyraźnie potwierdzać wkład Unii we wszystkich publikacjach lub w związku z
działaniami, do których wykorzystywany jest grant.
W związku z tym, beneficjenci są zobowiązani do umieszczania nazwy i godła Komisji Europejskiej
na wszystkich publikacjach, plakatach, programach i innych produktach wykonanych w ramach
współfinansowanego projektu.
W tym celu należy korzystać z tekstu, godła i oświadczenia o zrzeczeniu się odpowiedzialności
dostępnego pod adresem: http://eacea.ec.europa.eu/about/eacea_logos_en.php.
Należy pamiętać, że jeżeli warunki te nie będą w pełni przestrzegane, kwota dofinansowania może
zostać zmniejszona zgodnie z postanowieniami umowy o grant.
12.2 Przez Agencję i/lub Komisję
Z wyjątkiem stypendiów wypłacanych osobom fizycznym i innego wsparcia bezpośredniego
wypłacanego osobom fizycznym najbardziej potrzebującym, wszystkie informacje odnoszące się do
dotacji przyznanych w trakcie roku budżetowego, są publikowane na stronie internetowej instytucji
UE, nie później niż 30 czerwca roku następującego po roku, w którym finansowe dotacje zostały
przyznane.
Agencja i/lub Komisja Europejska opublikują następujące informacje:
- nazwa beneficjenta
- lokalizacja beneficjenta: adres beneficjenta, gdy nie jest on osobą prawną, region, gdy beneficjentem
jest osoba fizyczna, jak określono na poziomie NUTS 210, jeśli jego/jej miejsce zamieszkania znajduje
się na terytorium UE lub równoważne, jeżeli miejsce zamieszkania znajduje się poza UE,
- przyznana kwota dofinansowania
- charakter i cel dotacji.
Na racjonalny i należycie uzasadniony wniosek beneficjenta, publikacja zostanie uchylona, jeżeli
ujawnienie danych będzie stanowiło zagrożenie praw i wolności osób, których dotyczy, chronionych
przez Kartę Praw Podstawowych Unii Europejskiej lub zaszkodzi interesom handlowym
beneficjentów.
12.3 Komunikacja i rozpowszechnianie
W celu maksymalizacji wyników projekty powinny mieć jasno określoną i dobrze przygotowaną
strategię komunikacji i rozpowszechniania swoich działań i wyników. Wnioskodawcy zaś muszą
zapewnić wystarczającą ilość czasu i zasobów na odpowiednią komunikację i interakcję ze swoimi
partnerami, odbiorcami i lokalnymi społecznościami.
Beneficjenci będą zobowiązani do sporządzenia, zgodnie z umową o grant, publicznego
podsumowania/sprawozdania w języku angielskim obejmującego informacje odnośnie ich pracy i
wyników uzyskanych przez ich projekt. Publiczne podsumowanie/sprawozdanie musi być
uwzględnione w ostatecznym sprawozdaniu dostarczonym do Agencji a po akceptacji zostanie
przeniesione oraz automatycznie opublikowane na platformie rozpowszechniającej prowadzonej przez
10
Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L39 z dnia 10 lutego 2007 r.
24
EACEA 29/2015
Komisję Europejską (http://ec.europa.eu/programmes/creative-europe/projects/). Sprawozdanie może
być wykorzystane przez Komisję do dostarczenia informacji odnośnie wyników projektu. Ponadto,
beneficjenci będą mogli przesłać wyniki projektu do platformy rozpowszechniania.
Komisja Europejska wspólnie z Agencją mogą zidentyfikować dobre praktyki i przygotować
odpowiednie materiały upowszechniające, które mogą być udostępniane w krajach uczestniczących i
poza nimi.
Dane i wyniki projektów będą ogólnie dostępne do wykorzystania przez zainteresowane strony,
decydentów i inne osoby na wiele różnych sposobów.
Beneficjenci mogą zostać zobowiązani do uczestniczenia w wydarzeniach organizowanych przez
Komisję Europejską lub Agencję w celu podzielenia się swoimi doświadczeniami z innymi
uczestnikami i/lub decydentami.
Należy pamiętać, że jeżeli warunki te nie są w pełni przestrzegane, kwota dofinansowania może
zostać zmniejszona zgodnie z postanowieniami umowy o grant
13. OCHRONA DANYCH
Wszystkie dane osobowe (takie jak imiona i nazwiska, adresy, CV etc.) muszą być przetwarzane
zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia
2000 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych
przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych.11
Jeśli nie zostały oznaczone jako opcjonalne, wszystkie odpowiedzi na pytania zawarte we wniosku są
niezbędne w celu umożliwienia oceny oraz dalszego przetwarzania wniosku zgodnie ze wskazówkami
zaproszenia do składania wniosków. Dane osobowe będą przetwarzane tylko i wyłącznie w tym celu
przez departament odpowiedzialny za odnośny program przyznawania wsparcia (podmiot pełniący
funkcję administratora danych). Dane osobowe mogą być przekazywane w oparciu o zasadę „ścisłej
potrzeby” osobom trzecim biorącym udział w ocenie wniosków lub w procedurze zarządzania
grantami, bez uszczerbku dla przekazywania do organów odpowiedzialnych za monitoring i kontrolę
zadań zgodnie z prawem Unii Europejskiej. W szczególności, w celu ochrony interesów finansowych
Unii, dane osobowe mogą być przekazywane służbom audytu wewnętrznego, do Europejskiego
Trybunału Obrachunkowego, do Panelu Zwalczania nieprawidłowości finansowych lub do
Europejskiego Urzędu Zwalczania Nadużyć Finansowych i wymieniane między intendentami Komisji
a organami wykonawczymi.
Wnioskodawca ma prawo do dostępu oraz skorygowania danych, które go dotyczą. W razie
jakichkolwiek pytań dotyczących podanych danych prosimy o kontakt z administratorem danych.
Wnioskodawcy mają prawo odwołania się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych w
dowolnym momencie. Szczegóły dotyczące polityki prywatności, w tym informacje kontaktowe są
dostępne na stronie internetowej Agencji:
http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/calls_gen_conditions/eacea_grants_privacy_statement.pdf
Wnioskodawcy oraz w przypadku osób prawnych, osoby uprawnione do reprezentowania,
podejmowania decyzji lub kontroli są informowani, że jeśli znajdą się w jednej z sytuacji, o których
mowa w:
-
11
Decyzji Komisji z dnia 16 grudnia 2008 w sprawie systemu wczesnego ostrzegania (SWO) do
użytku urzędników zatwierdzających Komisji oraz Agencji Wykonawczych (Dz. U. L 344 z
20 grudnia 2008 r. str. 12), lub
. Dz. Urz. L 8, 12 stycznia 2001 r.
25
EACEA 29/2015
-
Rozporządzeniu Komisji z dnia 17 grudnia 2008 w sprawie centralnej bazy danych o
wykluczeniach – CED (Dz. U. L 344 z 20 grudnia 2008 r., str. 12),
ich dane osobowe (w przypadku osób fizycznych: imię i nazwisko, adres zamieszkania, w przypadku
spółek: forma prawna oraz nazwa wraz z wymienieniem osób upoważnionych do reprezentacji,
podejmowania decyzji lub sprawujących kontrolę) mogą zostać zarejestrowane w systemie wczesnego
ostrzegania (SWO) lub też w SWO i centralnej bazie danych o wykluczeniach (CED) oraz mogą być
przekazane osobom i instytucjom wymienionym w ww. decyzji i rozporządzeniu w odniesieniu do
przyznania bądź wykonania umowy podpisanej w ramach zamówień publicznych, umowy o grant lub
decyzji.
14. PROCEDURA SKŁADANIA I WYBORU WNIOSKÓW
14.1 Publikacja
Zaproszenia do składania wniosków zostaną opublikowane po przyjęciu rocznego programu prac na
stronie internetowej Agencji.
14.2 Rejestracja na Portalu Użytkownika
Przed złożeniem wniosku elektronicznego kandydaci będą musieli zarejestrować swoją organizację na
Portalu Użytkownika programów edukacyjnych, audiowizualnych, kulturowych, obywatelskich i
wolontariackich i otrzymać kod identyfikacyjny uczestnika (PIC). Kod PIC będzie wymagany przy
generowaniu formularza aplikacyjnego.
Portal Użytkownika stanowi narzędzie, przez które zarządzane są wszystkie informacje prawne i
finansowe związane z organizacjami. Informacje na temat rejestracji można znaleźć na Portalu pod
adresem: http://ec.europa.eu/education/participants/portal.
Narzędzie to pozwala również wnioskodawcy na przesyłanie różnych dokumentów związanych z jego
organizacją. Dokumenty te wystarczy przesłać raz, przesyłanie ich ponownie przez samą organizację
nie będzie powtórnie wymagane do kolejnych wniosków.
Szczegóły dotyczące dokumentów dodatkowych, które muszą zostać przesłane w Portalu, można
znaleźć w załączniku nr 2.
14.3 Składanie wniosków o dofinansowanie
Wnioski należy składać poprzez elektroniczny system składania wniosków. Wnioski o
dofinansowanie muszą być sporządzone w jednym z języków urzędowych Unii Europejskiej za
pomocą elektronicznego formularza, zaprojektowanego specjalnie do tego celu.
Formularze elektroniczne można znaleźć pod adresem: https://eacea.ec.europa.eu/PPMT/
Wnioski należy składać w terminie, o którym mowa w zaproszeniu do składania wniosków, przed
godziną 12:00 CET/CEST (południe, czasu brukselskiego), przy użyciu formularza wniosku, o
którym mowa powyżej.
Żadne inne metody składania wniosku nie będą akceptowane. Wnioski złożone w inny sposób będą
automatycznie odrzucane. Nie będzie żadnych wyjątków od tej reguły.
Wnioskodawcy powinni upewnić się, że złożyli oficjalnie swoje elektroniczne formularze wniosków
oraz że otrzymali wiadomość e-mail potwierdzającą odbiór ich wniosku aplikacyjnego.
26
EACEA 29/2015
Poza formularzem wniosku online, do Agencji należy przesłać pakiet aplikacyjny. Musi on zawierać
płytę CD lub pamięć USB zawierającą wszystkie wymagane dokumenty i obowiązkowe załączniki
wymienione w Załączniku 2. Ponieważ dokumenty te zostaną wykorzystane do oceny wniosku,
niezbędne jest, aby wysłać je do Agencji w dniu ostatecznego terminu składania.
Pakiety aplikacyjne nie są zwracane po zakończeniu procedury oceny.
Żadne zmiany nie mogą być dokonywane we wniosku po upływie terminu składania wniosków.
Jednakże, jeśli istnieje potrzeba wyjaśnienia pewnych aspektów, Agencja może w tym celu
skontaktować się z wnioskodawcą.
Adres, na który należy przesłać pakiet aplikacyjny (lub dostarczyć osobiście):
Education, Audiovisual & Culture Executive Agency
Creative Europe Programme (2014–2020)
Culture Sub-programme – Cooperation projects category 1 or category 2
Avenue du Bourget 1
(BOUR 04/02)
B – 1049 Brussels
Belgia
14.4 Procedura oceny
14.4.1 Pierwszy etap procedury dokonywania oceny: ocean kwalifikowalności, kryteria wykluczenia i
wyboru.
Jedynie wnioski, które spełniają kryteria kwalifikowalności, wykluczenia i wyboru będą rozpatrywane
i oceniane przez ekspertów na podstawie kryteriów przyznawania grantu. Jeśli wniosek zostanie
uznany za niekwalifikujący się, zostanie wysłane do wnioskodawcy odpowiednie pismo ze
wskazaniem przyczyn.
Wnioski, które spełniają kryteria kwalifikowalności, wykluczenia i wyboru będą klasyfikowane
zgodnie z wynikami uzyskanymi w odniesieniu do różnych kryteriów przyznawania grantu
(określonych w punkcie 9. niniejszego przewodnika). Wnioski, które uzyskały najwyższe wyniki
zostaną wybrane i otrzymają grant w ramach dostępnego budżetu.
Ocena zostanie dokonana wyłącznie na podstawie dokumentów przesłanych przed upłynięciem
wyznaczonego terminu. Niemniej jednak, Agencja zastrzega sobie prawo do zażądania dodatkowych
informacji od wnioskodawcy.
14.4.2 Drugi etap procedury oceny: ocena kryteriów przyznawania grantu
Ta część oceny będzie przeprowadzana przez ekspertów wyznaczonych przez Agencję w następstwie
zaproszenia do wyrażenia zainteresowania. Warunki odnośnie powołania na eksperta oraz procedura
zaproszenia do wyrażenia zainteresowania opublikowane są na stronie internetowej Agencji pod
adresem: http://eacea.ec.europa.eu/about/call_experts/call_experts_2013_en.php.
a) Ocena indywidualna
Na tym etapie eksperci działają indywidualnie; nie omawiają wniosku między sobą, ani z jakąkolwiek
osobą trzecią. Eksperci zapisują swoje indywidualne opinie w sprawozdaniu, podając wyniki i
komentarze w oparciu o kryteria udzielania zamówień określone w punkcie 9 niniejszego
przewodnika.
27
EACEA 29/2015
Podpisanie sprawozdania wiąże się również z deklaracją, że ekspert nie znajduje się w żadnym
konflikcie interesów w odniesieniu do oceny danego wniosku.
b) Spotkania w celu uzgodnienia konsensusu
Gdy tylko wszyscy eksperci, do których dana propozycja została przydzielona, ukończą swoje
sprawozdania, ocena przechodzi do etapu oceny konsensusu odzwierciedlającego ich wspólne
poglądy.
Moderatorem dyskusji mającej na celu uzgodnienie konsensusu jest przedstawiciel Agencji i/lub
Komisji i/lub przez ekspertów innych niż ci, którzy oceniali propozycję omawianą na spotkaniu
konsensusowym.
Podpisanie przez ekspertów raportu konsensusowego stanowi zwieńczenie tego kroku. Podpisanie
sprawozdania wiąże się również z deklaracją, że eksperci nie znajdują się w żadnym konflikcie
interesów w odniesieniu do oceny danego wniosku.
c) Faza dostosowawcza
Projekty współpracy na większą skalę (kategoria 2) mogą być zaproszone do rozpoczęcia fazy
dostosowawczej.
Odpowiedzialny urzędnik zatwierdzający może poprosić wnioskodawcę, by ten dostosował swoją
propozycję w świetle zaleceń komisja oceniającej. Odpowiedzialny urzędnik zatwierdzający prowadzi
rejestr wszelkich kontaktów z wnioskodawcą w toku procedury.
Ogólnym celem procesu dostosowawczego jest uzgodnienie szczegółów technicznych projektu,
zbieranie informacji finansowych i prawnych potrzebnych do przygotowania umowy o grant, a także
do zarządzania projektem i przygotowywania sprawozdań z realizacji projektu.
W wyniku fazy dostosowawczej nie powstają zmiany treści wniosku w stopniu, który wpłynąłby na
wynik oceny, w wyniku czego podczas oceny miałoby miejsce nierówne traktowanie względem
pozostałych wnioskodawców, którzy nie uzyskali grantu.
14.5 Decyzja o przyznaniu grantu
Sprawozdania ekspertów oraz ich opinie będą oceniane przez komisję oceniającą. Komisja oceniająca,
która składa się z pracowników Komisji i Agencji, przygotuje propozycję wyboru dla urzędnika
zatwierdzającego. Urzędnik zatwierdzający (Agencji lub Komisji) pozostaje wyłącznie
odpowiedzialny za przyznawanie grantu.
Procedura oceny zostanie sfinalizowana dopiero po zakończeniu powyższej procedury oraz podjęciu
przez urzędnika zatwierdzającego decyzji o przyznaniu grantu.
Do wszystkich wnioskodawców zostaną wysłane listy zawiadamiające ich formalnie o decyzji
podjętej przez Agencję i Komisję (decyzja o przyznaniu grantu), a także o ocenie niezależnych
ekspertów w odniesieniu do każdego z kryteriów.
Lista wybranych wniosków zostanie opublikowana na stronach internetowych Agencji i Komisji lub
przy pomocy ich narzędzi rozpowszechniania informacji.
Po podjęciu decyzji o przyznaniu grantu weryfikowane są wszystkie kwestie techniczne, prawne i
finansowe, umowa o grant jest zaś sporządzana i wysłana do wybranych kandydatów w celu
podpisania.
28
EACEA 29/2015
14.6 Obowiązujące zasady
Rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 października
2012 roku w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (Dz. U. L
298 z 26 października 2012 r., str. 1).
Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 z dnia 29 października 2012 roku w sprawie
zasad stosowania rozporządzenia (UE) nr 966/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25
października 2012 roku w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego
Unii (Dz. U. L 362 z 31 grudnia 2012 r., str. 1).
Rozporządzenie (UE, Euratom) nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 grudnia
2013 ustanawiające program „Kreatywna Europa” (2014-2020) w sprawie wprowadzenia w życie
programu wsparcia dla europejskiego sektora kreatywnego (Kreatywna Europa).
14.7 Kontakty
W celu uzyskania dalszych informacji prosimy o kontakt z biurem programu „Kreatywna Europa”:
http://ec.europa.eu/culture/creative-europe/creative-europe-desks_en.htm
Kontakt z Agencją:
[email protected]
29
EACEA 29/2015
ANEKS NR 1 – GLOSARIUSZ
Definicje mające zastosowanie do wszystkich środków (według rozporządzenia finansowego):
Zaproszenie do składania wniosków: Jest to jeden ze sposobów realizacji programów unijnych.
Zaproszenie do składania wniosków jest publikowane co roku i zawiera konkretną liczbę elementów
składowych: cele i roczny budżet przeznaczony na dany rodzaj działań, kryteria kwalifikowalności,
wykluczenia, wyboru i przyznawania, a także odpowiednie dokumenty dodatkowe, które należy
przedłożyć, warunki uzyskania finansowania z UE, warunki składania wniosków, możliwe daty
rozpoczęcia dla działań współfinansowanych oraz harmonogram procedury udzielania zamówienia.
Zaproszenia do składania wniosków publikowane są na stronach internetowych instytucji UE.
Publikowane tam warunki są prawnie wiążące. W przypadku „Kreatywnej Europy”, niniejszy
przewodnik stanowi podstawę dla tych zaproszeń do składania wniosków.
Konflikt interesów: (Art. 57 rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu
ogólnego Unii.):
1. Osoby biorące udział w decyzjach finansowych oraz inne osoby uczestniczące w wykonaniu i
zarządzaniu budżetem, uwzględniając związane z tym akty przygotowawcze, audyty lub kontrole,
nie podejmą żadnych działań, w wyniku których ich własne interesy mogą wejść w konflikt z
interesami Unii. W przypadku wystąpienia takiego ryzyka dana osoba musi powstrzymać się od
takich działań i przekazać sprawę do urzędnika zatwierdzającego poprzez delegację , który
potwierdza na piśmie czy istnieje konflikt interesów. Dana osoba poinformuje również swojego
przełożonego. Tam, gdzie stwierdzono obecność konfliktu interesów, dana osoba zaprzestanie
wykonywania jakichkolwiek działań w związku z tą sprawą. Urzędnik zatwierdzający poprzez
delegację, podejmie osobiście wszelkie dalsze działania.
2. Na potrzeby ustępu 1, konflikt interesów istnieje w przypadku, gdy bezstronne i obiektywne
pełnienie funkcji przez osoby biorące udział w decyzjach finansowych lub innej osoby, o której
mowa w ustępie 1, jest zagrożone z przyczyn dotyczących rodziny, sfery emocjonalnej, sympatii
politycznych lub narodowych, interesu gospodarczego lub wszelkich innych wspólnych interesów
z odbiorcą.
3. Komisja jest uprawniona do przyjęcia aktów delegowanych zgodnie z art. 210 określającym co
może stanowić konflikt interesów oraz zawierającym procedury, których należy przestrzegać w
takich przypadkach.
Wkład rzeczowy: Wkład rzeczowy to jakikolwiek wkład niepieniężny do projektu dokonany przez
lidera projektu, partnerów lub stronę trzecią, któremu można przypisać wymierną wartość pieniężną, a
który nie jest opłacony przez lidera projektu ani partnerów (tj. koszty, które nie są zarejestrowane w
księgowości). Może to być wkład w formie trwałych dóbr kapitałowych i sprzętu, oddanie do
dyspozycji lokalu, surowców, niepłatna praca o charakterze charytatywnym wykonana przez osobę
prywatną lub organ korporacyjny lub pracownicy oddelegowani i wynagradzani przez inną
organizację (inną niż lider projektu i partnerzy). Wkład rzeczowy nie stanowi kosztów
kwalifikowanych.
Sektory kultury i kreatywny (art. 2. rozporządzenia ustanawiającego program „Kreatywna Europa”):
Sektory kultury i kreatywne oznaczają wszystkie sektory, których działalność opiera się na
wartościach kulturowych i/lub artystycznych oraz innych formach wyrazu twórczego, niezależnie od
tego czy ta działalność ma charakter rynkowy, czy też nierynkowy i bez względu na rodzaj struktury,
która nią zarządza oraz bez względu na sposób jej finansowania. Działania te obejmują rozwój,
tworzenie, produkcję, rozpowszechnianie i przechowywanie towarów i usług, które uosabiają
ekspresję kulturową, artystyczną i inne formy wyrazu twórczego, a także związane z tym funkcje takie
jak edukacja i zarządzanie. Sektor kultury i kreatywny obejmuje architekturę, archiwa, biblioteki i
muzea, rzemiosło artystyczne, sztuki audiowizualne (w tym film, telewizja, gry wideo i multimedia),
materialne i niematerialne dziedzictwo kulturowe, projektowanie, festiwale, muzykę, literaturę, sztuki
sceniczne, usługi wydawnicze, radio i sztuki wizualne.
30
EACEA 29/2015
Okres kwalifikowalności: Okres, podczas którego generowane są koszty kwalifikowane. Jest on
określony w umowie o grant/decyzji.
Organ publiczny: Organ publiczny oznacza organ sektora publicznego lub podmiot prawny
podlegający prawu prywatnemu, wykonujący zadania służby publicznej i zapewniający odpowiednie
gwarancje finansowe. Organ sektora publicznego oznacza państwo, władze regionalne lub lokalne
bądź organizacje prawa publicznego działające w imieniu i pod kontrolą/na odpowiedzialność
państwa.
Definicje specyficzne dla projektów współpracy
Umowa o współpracy to dokument prawny podpisany przez lidera projektu i partnerów, który
zostanie dołączony do umowy o grant w razie wyboru. Umowa o współpracy musi być prawnie ważna
w jednym z państw, w których lider projektu lub partnerzy mają siedzibę (tj. państwie biorącym udział
w programie „Kreatywna Europa”). Umowa o współpracy musi określać wszystkie warunki prawne i
finansowe w zakresie współpracy między liderem projektu i wszystkimi partnerami, a także ich
obowiązki operacyjne (i ich odpowiedzialność finansową, gdy to istotne) w trakcie realizacji projektu.
Agencja nie dostarcza szablonu umowy, lecz powinna ona zawierać następujące informacje:
-
wyraźny opis celów projektu;
wyraźny opis działań, które będą realizowane do osiągnięcia tych celów;
wyraźny opis ról i obowiązków, zarówno lidera projektu, jak i jego partnerów w zakresie
planowania i realizacji projektu, w tym zadań przypisanych każdemu z partnerów;
wyraźny opis ram budżetowych i finansowych, w tym wysokości składek i kwot przedpłat;
aspekty prawne, takie jak czas trwania umowy, odpowiedzialności, naruszenie umowy,
rozwiązanie umowy, prawo właściwe i rozstrzyganie sporów.
List mandatowy: List od organizacji partnerskiej potwierdzający jej udział w projekcie współpracy
(wymagany jest oryginalny podpis przedstawiciela prawnego lub równoważny), dający liderowi
projektu upoważnienie prawne do działania w jej imieniu w ramach tego projektu współpracy. Wkład
finansowy partnera w projekcie musi być wskazany w liście mandatowym. W przypadku wyboru list
zostanie załączony do umowy o grant.
Partnerzy: Partnerami są organizacje, które działają w sektorach kultury i kreatywnym w rozumieniu
art. 2. rozporządzenia nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ustanowienia
programu „Kreatywna Europa”, które mają siedzibę w krajach biorących udział w Programie
„Kreatywna Europa”. Partnerzy mają konkretny i znaczący udział w planowaniu, realizacji i
finansowania projektu. Samo dostarczanie usług lub towarów w odniesieniu do projektu, niezależnie
czy ma to miejsce na podstawie umowy czy też nie, nie jest uznawane za zgodne z definicją partnera.
Partnerzy uczestniczący w projekcie współpracy dają upoważnienie liderowi projektu do działania w
ich imieniu w ramach tego projektu współpracy.
Lider projektu: Lider projektu to organizacja aktywnie działająca w sektorze kultury i kreatywnym,
zgodnie z definicją zawartą w art. 2. rozporządzenia nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady w
sprawie ustanowienia programu „Kreatywna Europa” i mająca siedzibę w kraju biorącym udział w
programie „Kreatywna Europa”, pełniąca rolę koordynatora w trakcie realizacji projektu. Rola ta
przekłada się na całościową odpowiedzialność za prowadzenie działań, zgodnie z umową o grant, a
także konkretne i istotne zaangażowanie w projektowanie, realizację i finansowanie projektu. Lider
projektu składa wniosek do Agencji w imieniu wszystkich partnerów i działa jako prawny
współsygnatariusz umowy o grant.
31
EACEA 29/2015
ANEKS 2 – DODATKOWE DOKUMENTY – LISTA KONTROLNA
Uwaga: Tam, gdzie dokumenty muszą być podpisane, podpis musi być złożony przez jednego z
prawnych przedstawicieli organizacji.
Uwaga: Dla dokumentów oznaczonych gwiazdką * obowiązkowe szablony można zaleźć pod
adresem:
https://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/cooperation-projects-2016_en
Dołączone do formularza elektronicznego (e-form)
Szczegółowy opis projektu, w tym uzasadnioną strategię realizacji wybranych priorytetów
programowych
Oświadczenia honorowe i listy mandatowe*
- Podpisane oświadczenie honorowe odnośnie statusu prawnego oraz zdolności operacyjnej i
finansowej*
- Podpisane oświadczenie honorowe odnośnie kryteriów wykluczenia* (tylko, gdy
grant > 60 000 euro)
- Listy mandatowe* podpisane przez prawnych przedstawicieli każdego z partnerów oraz
prawnego przedstawiciela lidera projektu
Formularz budżetowy* (Excel lub Open Office)
Informacje o partnerstwie*
W pakiecie aplikacyjnym:
Statuty/umowy spółek lidera projektu oraz każdego z partnerów
Umowa o współpracy podpisana przez prawnego przedstawiciela każdego z partnerów oraz
prawnego przedstawiciela lidera projektu
Podpisany formularz budżetowy*
Kopie sprawozdań z działalności lidera projektu oraz każdego z partnerów z ostatnich dwóch
lat (tylko, jeśli grant > 60 000 euro)
Podpisany identyfikacyjny formularz finansowy* oraz wymagane załączniki (dla lidera
projektu)
Formularz zdolności finansowej* (tylko, gdy grant > 60 000 euro) (dla lidera projektu) (nie
jest wymagany od instytucji publicznych)
Sprawozdania finansowe (w tym bilans oraz rachunek zysków i strat) lidera projektu z
dwóch ostatnich lat finansowych, za które zamknięto rachunki (tylko, gdy grant > 60 000
euro) (nie są wymagane od instytucji publicznych)
Sprawozdanie z audytu zewnętrznego przygotowane przez biegłego rewidenta,
poświadczające rachunki lidera projektu za ostatni dostępny rok obrotowy (tylko, gdy grant
> 750 000) (nie jest wymagane od instytucji publicznych)
Załączone w Portalu Użytkownika
Podpisany formularz dla osób prawnych* oraz wymagane załączniki
32