Zarządzaj sobą część 2 - pup

ZARZĄDZAJ SOBĄ – WYKORZYSTAJ SWÓJ CZAS.
CZĘŚĆ II. Zarządzanie sobą w czasie.
CZAS TO JEDEN Z CENNIEJSZYCH I NAJTRUDNIEJSZYCH DO OPANOWANIA
ZASOBÓW. Ponieważ czas to zasób nieodnawialny, nie daje się zaoszczędzić
i zmagazynować. Czas nie jest na sprzedaż, nie daje się rozmnożyć. Czas ucieka stale
i nieodwołalnie. Dla każdego z nas doba ma 24 h. Czas nie zależy od nas, tak więc czasem nie
da się zarządzać w dosłownym sensie tego słowa. Możemy jedynie zmieniać nasze
zachowanie względem niego.
Dwight D. Eisenhower (14.10.1890 r. – 28.03 1969 r.), generał Armii i prezydent
USA, zasłynął z bardzo dobrej organizacji własnego czasu. Stworzył matrycę ułatwiającą
klasyfikowanie priorytetów i zadań do wykonania. Jest to współcześnie bardzo popularne
narzędzie zarządzania sobą w czasie.
Zadania w matrycy są pogrupowane według natężenia dwóch wymiarów – ważności
zadania, czyli tego na ile dane zadanie przybliża nas do osiągnięcia sukcesu oraz pilności,
czyli czasu reakcji z naszej strony.
TABLICA ZARZĄDZANIA CZASEM
Matryca Eisenhowera
W
A
Ż
N
E
PILNE
NIEPILNE
I = konieczność
II = powiększanie
zdolności
• sprawy kryzysowe
• sprawy naglące
• zadania z datą realizacji
i przygotowanie do nich
(np. cieknący kaloryfer)
N
I
E
W
A
Ż
N
E
III = złuda bycia ważnym
i niezastąpionym
• typowe sprawy dnia codziennego
• niektóre telefony
• czynności relaksujące
• drobne zajęcia „nieproduktywne”
• przygotowanie
• zapobieganie
• planowanie
• sprecyzowanie wartości
• budowanie relacji z ludźmi
• rekreacja
• powierzanie odpowiedzialności
IV = pożeracze czasu
• zbędne codzienne zajęcia
• niezobowiązująca korespondencja
• puste przyjemności
• (np. TV, plotkowanie…)
Źródło: Covey S.R, Merrill A.R., Merrill R.R., (1998) Najpierw rzeczy najważniejsze. MEDIUM, Warszawa.
Poniżej przedstawiamy wykres, który pokazuje w jakiej proporcji zazwyczaj lokujemy swój
czas oraz wykres przedstawiający prawidłowe proporcje, które stanowią o efektywniejszym
wykorzystaniu czasu:
PUPTG/208/150512
Prawidłowo ulokowany czas
KONSEKWENCJE NIEPRAWIDŁOWEGO LOKOWANIA CZASU.
Sprawdź, jakie mogą być konsekwencje, koncentrowania się na zadaniach jedynie
z jednego obszaru Matrycy Eisenhowera:
Ciągła walka z czasem.
Działania skuteczne.
Ludzie, którymi nieustannie zarządza
kryzys i sprawy naglące. Ulgą dla nich
są
„złodzieje
czasu”,
poprzez
te czynności starają się zredukować
stres.
Osoby, które tworzą długoterminowe plany,
zapobiegają zdarzeniom niepożądanym, czyli
robią te wszystkie bardzo ważne rzeczy,
o których czasem zapominamy, ponieważ nie
są widoczne, nie są pilne. Ludzie poszukujący
możliwości, a nie problemów.
Wypalenie.
Ciągłe „gaszenie pożarów”.
Co nam narzucają inni.
Osoby skoncentrowane na tej
ćwiartce, żyją wśród spraw nieważnych
– co powoduje wiele stresu. Pilność
tych spraw często oparta jest
na priorytetach oraz oczekiwaniach
innych osób.
Krótkowzroczność.
Tworzenie szumu wokół siebie.
Złudzenie
ważnego.
robienia
czegoś
Wizja.
Dyscyplina.
Kontrola.
Efekty.
Unikanie pracy.
Osoby skoncentrowane na tej ćwiartce,
tak naprawdę nie robią nic, co służy realizacji
zadań i celów. Poświęcają swój czas
na działania pozorne, nie mające wiele
wspólnego z faktycznymi obowiązkami.
Brak odpowiedzialności.
Brak rezultatów.
Zwolnienie z pracy.
Poczucie bycia ofiarą pozbawioną
kontroli.
PUPTG/208/150512
UWAŻAJ NA „ZŁODZIEI CZASU”
Złodzieje czasu - to wszystkie zachowania i działania, które powodują, że tak
naprawdę oddalasz się od swojego celu i nie zajmujesz się tym, co aktualnie jest ważne
i pilne. Aby zwiększyć swoją efektywność działania warto je wykluczać z własnego sposobu
funkcjonowania. Poniżej znajduje się lista 25 często występujących złodziei czasu,
pogrupowanych w 5 głównych obszarów. Możesz również dokonać indywidualnej analizy
wykorzystując do tego zamieszczony kwestionariusz „Złodzieje mojego czasu - samoocena”
25 ZŁODZIEI CZASU
Planowanie
czasu oraz
metody pracy
Osobisty styl
pracy
Zakłócenia
spowodowane
przez innych
Osobiste
słabości
Zespołowe
słabości
Niejasne wyznaczanie celów
Nieodpowiednie planowanie dnia
Próba realizacji zbyt wielu spraw naraz
Brak wiedzy o wszystkich czynnościach
Spontaniczne priorytety
Bałagan na biurku i w papierach
Chęć znajomości wszystkich faktów
Zagłębianie się w „niepotrzebne” informacje,
produkowanie niepotrzebnych notatek i pism
Rozmowy telefoniczne
Niezapowiedziani goście
Odwracanie uwagi, hałas
Rozmowy prywatne
Pośpiech, niecierpliwość
Niska motywacja własna
Brak umiejętności powiedzenia „nie”
Brak samodyscypliny
Zwlekanie i brak stanowczości
Brak koordynacji pracy zespołowej
Brak delegowania
Niepełne i opóźnione informacje
Brak punktualności
ĆWICZENIE: „ZŁODZIEJE MOJEGO CZASU – SAMOOCENA”
Spójrz na listę złodziei czasu. Pomyśl, na które z tych czynności poświęcasz najwięcej
czasu. Wypełnij tabelę. Postaraj się być wobec siebie uczciwy.
Prawie
Prawie
Moi złodzieje czasu
Często
Czasem
nigdy
zawsze
Prowadzę długie rozmowy przez telefon.
Zajmuję się sprawami innych ludzi.
Spędzam wiele czasu przed telewizorem.
Załatwiam naraz wiele spraw, przez co nie
wszystkie kończę.
Ciągle czegoś szukam, w dokumentach
mam nieporządek.
PUPTG/208/150512
Załatwiam sprawy, którymi może zająć się
ktoś inny; rzadko proszę o pomoc.
Będąc w Internecie tracę poczucie czasu.
Wiele czasu spędzam, chodząc po sklepach.
Podsumuj wynik
_________ ________ ________ _________
Jakie masz refleksje po wypełnieniu tej ankiety? Czy są takie pytania, na które
odpowiedziałeś: prawie zawsze lub często? Czy nadmiernie absorbują Cię któreś
z wymienionych złodziei czasu? Jeśli tak, pomyśl, jak mógłbyś je ograniczyć?
ĆWICZENIE: „MOJE SPOSOBY NA WYKLUCZENIE ZŁODZIEI CZASU”
Ja…………………………............. od dnia……………… postanawiam:
(Twoje imię i nazwisko)
…………………………………………………………………..
…………………………………………………………………..
…………………………………………………………………..
…………………………………………………………………..
Opracowanie: Ewa Kamińska – doradca zawodowy II stopnia
Na podstawie:
• E. Liwosz, M. Nowak, K. Pankiewicz, „SZUKAM PRACY. Program szkolenia w Klubie Pracy”, MPIPS, W-wa
2009.
• M. Mrozek, „Praca! Szukam. Zmieniam. Wybieram”, ABC Wolters Kluwer business, W-wa 2007.
• P. Kądzielski, K. Sciesiński, „Zarządzanie i organizacja czasu pracy. Materiały szkoleniowe Kancelarii Prezesa
Rady Ministrów”, Biznes Edukator Sp. z o.o.
• Zarządzanie czasem w procesie poszukiwania pracy – materiały szkoleniowe CM WUP K-ce
• Zarządzanie sobą w czasie. szkolenie na CD, Gazeta Prawna, Infor PL SA, Smart Education
• „Efektywne zarządzanie Czasem”, skrypt do zajęć WSP TWP, K-ce, 2010.
Polecana literatura:
1 Covey, S. „Najpierw rzeczy najważniejsze. Naucz się określać priorytety i skutecznie
zarządzać czasem”, Dom Wydawniczy Rebis, Poznań 2005.
2 Gołaszewski, M. „MBA w zarządzaniu czasem, czyli zarządzanie czasem IV generacji.
Część pierwsza” w: „Business Coaching” nr 6/2010, Software Press Sp. z o.o. Spółka
Komandytowa
3 Kapusta, M. „8 dzień tygodnia. Jak znaleźć dodatkowy dzień bez nadgodzin”
w: „Business Coaching” nr 3/2010, Software Press Sp. z o.o. Spółka Komandytowa
4 Tracy, B. „Zjedz tę żabę! 21 metod podnoszenia wydajności w pracy i zwalczania
skłonności do zwlekania”, Wydawnictwo: MT Biznes, Warszawa 2005
31.07.2013
PUPTG/208/150512