Założenia wstępne do filmu na temat ,,Bezpieczeństwa

Założenia wstępne do filmu na temat ,,Bezpieczeństwa

OP-IV.272.26.2016.ELB
Załącznik nr 1a do SIWZ/Umowy
CZĘŚĆ I - OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
„Ambasador Województwa Lubelskiego” to Tytuł Honorowy przyznawany przez Kapitułę
najaktywniejszym przedsiębiorstwom, instytucjom i osobom z Regionu, które poprzez swoją
pracę, działalność i osiągnięcia podnoszą znaczenie Województwa Lubelskiego na arenie
krajowej i zagranicznej.
Zadaniem Wykonawcy będzie kompleksowa organizacja uroczystej XVII Gali „Ambasador
Województwa Lubelskiego 2015” i Marka „Lubelskie” w Centrum Spotkania Kultur w Lublinie,
Plac Teatralny 1, w dniu 23 kwietnia 2016 roku (sobota) od godziny 19.00. Na uroczystą
Galę zostanie zaproszonych 1000 osób. Program Gali składa się z: części oficjalnej,
podczas której laureaci zostaną uhonorowani statuetkami „Ambasador Województwa
Lubelskiego 2015” i certyfikatami Marka „Lubelskie” oraz części artystyczno koncertu,
a także części bankietowej połączonej z pokazem mody, degustacją potraw regionalnych.
Uroczysta Gala „Ambasador Województwa Lubelskiego 2015” to nominacje, uhonorowanie
zwycięzców i realizacja programu artystycznego wraz z występem gwiazdy wieczoru, a także
odpowiednia aranżacja sceny, na której powinna być przeprowadzona część oficjalna oraz
wyeksponowane poprzez multimedia: logo promocyjne Województwa Lubelskiego, napis
„Ambasador Województwa Lubelskiego 2015”,
logo Marka „Lubelskie”,
logo firm
współpracujących przy realizacji Gali, których wzory Zamawiający przekaże Wykonawcy
w dniu podpisania umowy.
Wykonawca zagwarantuje przeprowadzenie uroczystości w oparciu o scenariusz wcześniej
uzgodniony i zaakceptowany przez Zamawiającego (po wyborze oferty), a także podejmie
współpracę z firmą zapewniającą catering wskazaną przez Zamawiającego wyłonioną w
drodze zamówienia publicznego.
Wykonawca zapewni wszelkie wymagania organizacyjne potrzebne do przeprowadzenia
Gali, na wysokim poziomie odpowiednim dla tego typu imprez, a także realizację całości
wydarzenia pod względem zarówno artystycznym, jak i organizacyjnym.
Zamawiający ponosi koszty wynajmu sal, pomieszczeń przeznaczonych na Galę.
Warunki
techniczne
pomieszczeń
Centrum
Spotkania
Kultur
przeznaczonych
do
wykorzystania na Galę to: sala operowa wraz ze sceną, foyer i tzw. „ciche kąty”, sala
galeryjna, aleja kultur, których wymiary znajdują się w załączniku nr 1 i w poniższym opisie.
Sala
operowa
(widownia):
całkowita
liczba
miejsc
1042
w
tym
6
miejsc
dla
niepełnosprawnych.
OP-IV.272.26.2016.ELB
Załącznik nr 1a do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia część 1
1
Scena: powierzchnia sceny z proscenium 490,4 m2; szerokość sceny 23,4 m, głębokość
z proscenium 28,5, wysokość (od poziomu sceny do poziomu sztankietów) 24 m,
powierzchnia orkiestronu 78 m 2.
Mechanika sceniczna: kieszeń sceny; winda umożliwiająca podniesienie naczepy
z poziomu ulicy do poziomu sceny. 4 dwupoziomowe zapadnie, 2 zapadnie orkiestronu, 52
sztankiety, 3 mosty oświetleniowe, most portalowy.
System nagłośnieniowy: L-Acoustics, konsolety audio: Digico SD ten, 200 mikrofonów
przewodowych i 32 kanały bezprzewodowe.
Oświetlenie sceny: aparatura oświetleniowa sterowana jest za pomocą konsolet MA
Lighting a na wyposażeniu jest: około 100 ruchomych urządzeń i ponad 200 klasycznych
żarowych urządzeń oświetleniowych.
Video: do dyspozycji są projektory o sile światła 20 kANSI i trzemy o sile 12 kANSI –
wszystkie pochodzą od Christie Digital.
Do Wykonawcy należeć będzie zaprojektowanie, wykonanie, montaż i demontaż wraz
z obsługą, następujących zadań:
1. Scena z techniką sceniczną wraz z aranżacją:
1.1. od przodu sceny Wykonawca wykona i zamontuje schody o szerokości 3 m i wysokości
stopni nie mniejszej niż 0,15 m i nie większej niż 0,20 m i głębokości 0,30 m, pokryte
wykładziną w kolorze czerwonym zaakceptowanym przez Zamawiającego;
1.2. Wykonawca zapewni dwie mównice transparentne plexi, z wyklejonymi logotypami
zgodnie z życzeniem Zamawiającego, np. statuetki Ambasadora lub logo Lubelskie „Smakuj
życie”;
1.3. Wykonawca wykona, zamontuje i zdemontuje do sztankietów materiał wyłaniający oraz
figury styroduru lub podobnego materiału zgodnie ze wzorem z załącznika nr 2:
1.3.1. figura statuetki Ambasadora (o wysokości 380 cm szerokości 120 cm),
1.3.2. logotyp - Elka Marka Lubelskie (o wysokość elki 380 cm szerokości 190 cm);
1.4. wysłoni 2 boki sceny (kuliski) materiałem o gęstości 400 g/m2 o wymiarach: szerokości 3
m i długości 9 m w kolorze czarnym oraz górny front sceny materiałem o gęstości 400 g/m2
w kolorze czarnym o wymiarach: szerokości 18 m i długości 6 m.
1.5. Nagłośnienie, oświetlenie sceny oraz multimedia, które jest wymagane w riderze
technicznym artysty zapewni Zamawiający wspólnie z Centrum Spotkania Kultur.
1.6. Wykonawca zapewni realizację Live podczas części oficjalnej Gali z minimum 2 kamer
w standardzie nie niższym niż HDV z wyjściem sygnału HD-SDI umieszczonych na
2 stabilnych statywach, 2 doświadczonych realizatorów + 1 operator miksera. Realizacja
wideo z części oficjalnej Gali z kamer musi być przetworzona przez z co najmniej
OP-IV.272.26.2016.ELB
Załącznik nr 1a do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia część 1
2
pięciokanałowy mikser wideo. Wykonawca zapewni wszystkie niezbędne urządzenia służące
do emisji live oraz materiałów powierzonych przez Zamawiającego: animacji, filmów
reklamowych itp.
Zamawiający wyjaśnia, że mikser Video: posiadający minimum 3 wejścia HD-SDI. 2 wejścia
DVI–D (za pomocą których emitowane będą wizualizacje i grafiki w rozdzielczości 1920 x
1080). 2 wyjścia HD-SDI lub HDMI (emisja materiału live na ekran).
2. Scenografia foyer, „cichych kątów”, alei kultur oraz korytarzy:
2.1. Wykonawca wydrukuje banery w technologii sublimacji w full kolorze o wymiarach: 2 szt.
o wysokości 3.24 m i szerokości 4.00 m; 1 szt. o wysokości 3.30 m i szerokości 1.85 m;
1 szt. o wysokości 3.24 m i szerokości 3.64 m; 1 szt. o wysokości 1.84 m i szerokości 3.24
m; 1 szt. o wysokości 1.84 m i szerokości 3.24 m; 1 szt. o wysokości 3.58 m i szerokości
4.23 m; 1 szt. o wysokości 3.89 m i szerokości 4.24 m; 2 szt. o wysokości 1.88 m
i szerokości 4.15 m; 1 szt. o wysokości 3.24 m i szerokości 7.00 m; 1 szt. o wysokości 3.63
m i szerokości 4.14 m; 1 szt. o wysokości 3.92 m i szerokości 4.14 m; 1 szt. o wysokości
3.63 m i szerokości 4.24 m. Wykonawca zapewni także system zawieszania banerów
najbardziej właściwy i estetyczny np. rulon, oczka, stelaż, kratownica. System zawieszeń
musi być uzgodniony z Zamawiającym.
Uwaga: Zamawiający wykona projekty banerów i przekaże Wykonawcy w dniu podpisania
umowy, wykonanie banerów musi być uzgodnione i zaakceptowane przez Zamawiającego.
2.2. Wykonawca wykona 2 sztuki tkaniny do ścianki reklamowej łukowej (bez stelażu)
o wymiarach 300 cm szerokości i 230 cm wysokości (+/- 2%), montowanych na konstrukcji
złożonej z aluminiowych profili łączonych ze sobą na specjalne zatrzaski. Profile połączone
ze sobą gumową linką, co zapobiega mylnemu łączeniu ich ze sobą. Grafika drukowana
jednostronnie w technologii sublimacji na tkaninie poliestrowej, kalandrowanej. Materiał
powinien być zapakowany w torbę zapinaną na zamek błyskawiczny. Opis nadruku:
w technologii
ekologicznej
sublimacji
jednostronny
nadruk
grafiki
wg
projektu
zaakceptowanego przez Zamawiającego.
2.3. Wykonawca zakupi, rozłoży i złoży wykładzinę welurową targową koloru czerwonego
o długości co najmniej 150,00 m i szerokości nie mniejszej niż 2,00 m oraz 20,00 m
o szerokości
nie
mniejszej
niż
4,00 m.
Wykładziny
muszą
być
przymocowane
i zabezpieczone na całości, by się nie zadzierały.
2.4. Wykonawca przystosuje i zaaranżuje miejsce na catering we foyer, „cichych kątach”, sali
galeryjnej oraz alei kultur w taki sposób, by cała aranżacja była spójna, atrakcyjna, ciekawa,
dostosowana do rangi gali. W tym celu Wykonawca:
OP-IV.272.26.2016.ELB
Załącznik nr 1a do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia część 1
3
2.5 wykona 4 figury statuetki Ambasadora o wysokości 190 cm i szerokości 60 cm ze
styroduru lub podobnego materiału zgodnie ze wzorem z załącznika nr 2, które umieści
we foyer.
2.6. zapewni także stabilne stoły, w ilości 20 sztuk i z możliwością regulacji nierówności stoły okrągłe o minimalnej średnicy 180 cm (dla 12 osób), przykryte obrusami o minimalnych
rozmiarach 270 cm średnica - kwadrat lub koło. Dopuszczalne kolory obrusów: biały, jasny
beż, wanillia. Wykonawca przystroi każdy stół lampką i flakonem z kwiatami;
2.7. Krzesła tapicerowane w ilości 240 szt. o minimalnym rozmiarze siedziska 55 cm x 45 cm
przykryte pokrowcami - dopuszczalne kolory: biały, wanilia, jasny beż.
Uwaga: Nie jest konieczne przykrycie wszystkich stołów i krzeseł tym samym kolorem
obrusów i pokrowców. Dopuszczalne jest zastosowanie 2 kolorów obrusów i pokrowców na
krzesła. Przykładowe rozwiązania:
1.Obrusy w kolorze białym na stołach okrągłych 180 cm - pokrowce na krzesłach przy tych
stołach w kolorach beż lub wanillia. Pozostałe stoły obrusy w kolorze jasny beż lub wanillia,
a pokrowce na krzesła przy nich ustawione białe.
2. Obrusy na wszystkich stołach białe, pokrowce na wszystkich krzesłach jasny beż lub
wanilia,
2.8. do aranżacji „cichych kątów”, alei kultur oraz korytarzy zabezpieczy meble, w tym
celu zapewni 30 szt. stolików koktajlowych o wymiarach nie mniejszych niż 56 x 56 x 115
cm,
2.9. zapewni strefy kanapowe (na sali galeryjnej), które wyposaży w 20 szt. kanap
3 osobowych, tapicerowanych – dopuszczalne kolory: beż, siwy, biały o wymiarach nie
mniejszych niż: szerokości 165 cm, wysokości 72 cm i głębokości 62 cm. Kanapy muszą być
estetyczne i nie noszące znamion zużycia,
2.10. zabezpieczy także 40 szt. stolików LED CUBE o wymiarach nie mniejszych niż 45 cm x
45 cm x 45 cm nie większych niż 55 cm x 55 cm x 55 cm,
2.11. zapewni 70 szt. stolików koktajlowych kwadratowych o wymiarach nie mniejszych niż
40 x 40 x 115 osłoniętych materiałem strech w kolorze biały, ecru.
2.12. 200 szt. krzeseł/taboretów hockerowych,
2.13. na sali galeryjnej zapewni podest o wymiarach nie mniejszy niż 4 m długości i 4 m
szerokości i 50 cm wysokości, a także wyłoży podest wykładziną targową w kolorze ecru
wraz z bokami podestów. Zapewni nagłośnienie dla DJ.
2.14. zapewni minimum 20 szt. słupków – kordonów w kolorze czerwonym, którymi będą
wygrodzone miejsca przejść.
Uwaga!
OP-IV.272.26.2016.ELB
Załącznik nr 1a do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia część 1
4
Wszystkie montowane elementy powinny być wykonane z elementów posiadających atesty
i niezbędne badania techniczne, pozwalające na ich użytkowanie przy tego typu
zastosowaniach. Elementy winny być czyste i nie mogą posiadać śladów zniszczenia oraz
zastosowania ich w budownictwie (farba, tynki, etc.), materiał użyty do wysłonięć powinien
być czysty, bez zagięć i niepodarty.
3. Oświetlenie foyer, „cichych kątów”, alei kultur, korytarzy:
3.1. 100 sztuk listew LED typu pixel bar długość min 1,00 m.
3.2. 2 szt „GoBo projektorów” (o mocy żarówki minimalnej 600 W) wraz z 6 wypalonymi
płytkami, które z daleka będą sygnalizowały odbywającą się Galę, Na „Gobo projektorach”
będą wyświetlane np. logo promocyjnie „Lubelskie Smakuj życie”, nazwę wydarzenia
„Ambasador Województwa Lubelskiego 2015”.
3.3. 2 szt. projektorów typu ruchoma głowica Mak 700
3.4. 2 szt. oświetlaczy architektonicznych LED-owych typu 56.
3.5. 1 szt. kula lustrzana o średnicy nie mniejszej niż 50 cm i wielkości lusterek nie mniejszej
niż 7x7 mm, z napędem sieciowym.
4. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia:
4.1. 3 szt. statuetek wykonanych w mosiądzu ( wysokości minimum 38 cm (+/- 0,5 cm)
i szerokość 11 – 12 cm (+/- 0,5 cm), waga powyżej 4 kg, pusta w środku) zgodnie
z projektem prof. Sławomira Andrzeja Mieleszki, odlanych w spiżu patynowym, w którym to
musi się znajdować nie mniej niż 80% miedzi (forma statuetki jest w posiadaniu
Zamawiającego) oraz sześć metalizowanych tabliczek (wymiary podstawy statuetki
o wysokości 3,9 cm i o długości 7,5 cm (+/- 0,5 cm) grawerowanych napisem na jedenej
stronie: „Ambasador Województwa Lubelskiego 2015”, a z drugiej strony: „Projekt statuetki:
prof. Sławomir Mieleszko” (3 x z przodu i 3 x z tyłu). Tabliczki powinny być przyklejone do
podstawy statuetek (załącznik nr 2).
4.2. Zakupu 10 szt. kompozycji kwiatowych, w skład, których będą wchodziły przykładowe
kwiaty np. róże, anturium, storczyki, tulipany, goździk, irysy i inne dostępne na rynku, nie
mniej niż 11 szt. w kompozycji. Kompozycja powinna być stosowna do rangi Gali oraz
uzgodniona z Zamawiającym. Wykonawca dostarczy wszystkie kompozycje kwiatowe w dniu
Gali do godziny 12.00 do Centrum Spotkania Kultur w Lublinie i umieści te kompozycje
w wodzie.
4.3. Zapewnienia 8 szt. ozdobnych drewnianych opraw do dyplomów A4 o szerokości
co najmniej 5 cm wraz z passe-partout o szerokości do 4 cm, w kolorze uzgodnionym
OP-IV.272.26.2016.ELB
Załącznik nr 1a do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia część 1
5
z Zamawiającym. Zamawiający przekaże Wykonawcy wydrukowane dyplomy do oprawy 3
dni po podpisaniu umowy, Wykonawca oprawi dyplomy i przekaże Zamawiającemu.
5. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym projekt scenariusza z zapowiedziami artystycznymi
wraz z propozycjami czasowymi, wykonawczymi, technicznymi i organizacyjnymi przebiegu
Gali, nie później niż 7 dni przed datą realizacji usługi.
W propozycji scenariusza muszą znaleźć się następujące elementy:
5.1. podział czasowy na poszczególne elementy Gali, tzn. powitanie, prezentacje, wręczanie
nominacji i uhonorowanie zwycięzców, występy artystów, koncert finałowy;
5.2. wskazany czas (moment), kiedy wyświetlone zostaną filmy promujące laureatów
nominowanych do Tytułu „Ambasadora Województwa Lubelskiego” i Marka „Lubelskie” (filmy
zostaną przygotowane przez Wykonawcę);
53. przewidywany czas występów artystycznych w tym występ gwiazdy wieczoru.
Zamawiający proponuje, by występy miały miejsce po każdorazowym uhonorowaniu
nominowanych i szczegółowo je uzgodni;
5.4. przewidywany czas na wręczenie trzech statuetek oraz dyplomów i kwiatów w trzech
kategoriach honorowych tytułów do „Ambasadora Województwa Lubelskiego 2015” oraz
certyfikatów Marka „Lubelskie”. Dostarczenie statuetek, dyplomów, certyfikatów spoczywa na
Wykonawcy.
5.5. przewidywany czas na prezentację słowną i wizualną firm współpracujących przy
organizacji Gali oraz czas na wspólne zdjęcia.
5.6. Wykonawca przygotuje oprawę muzyczną Gali „Ambasador Województwa Lubelskiego
2015” z zachowaniem motywów muzycznych – dźwięk fanfar oraz propozycji animacji.
6. Wykonawca przygotuje:
6.1. Prezentację – animację na Galę w formacie MP4, każdy materiał rozpoczynajacy się
3 sekundową stop klatką, w tym:
a) prezentacja - bufor rozpoczynający Galę czas: ok. 30”,
b) prezentacja – Marka „Lubelskie” – (idea Marka + wykaz dotychczasowych firm
posiadających certyfikat) czas: ok. 2’30”,
c) sześć prezentacji
tegorocznych laureatów certyfikatów Marka Lubelskie – każda
prezentacja o czasie trwania ok. 1’20”,
d) prezentacja - bufor Marka na muzyce czas: ok. 30”,
e) prezentacja - bufor Marka bez muzyki czas: ok. 30”,
f) prezentacja – bufor Ambasadora z tekstem i muzyką czas: ok. 30”,
g) prezentacja – bufor Ambasadora bez muzyki i tekstu czas: ok. 30”,
OP-IV.272.26.2016.ELB
Załącznik nr 1a do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia część 1
6
h) prezentacja – bufor Ambasadora z muzyką bez tekstu czas: ok. 30”,
i) prezentacje - trzy nominacje – Ambasador:
- prezentacja Ambasador Nominacje - Osoba czas: ok. 1’30”
- prezentacja Ambasador Nominacje - Instytucja czas: ok. 1’30”
- prezentacja Ambasador Nominacje - Firma czas:1’30”
j) prezentacja - trzech laureatów – Ambasador:
- prezentacja Ambasador – Osoba Laureat czas: ok. 1’00”
- prezentacja Ambasador - Instytucja Laureat czas: ok. 1’00”
- prezentacja Ambasador – Firma Laureat czas:1’00”.
6.2. Zapewni lektora do czytania tekstu pod prezentacje – animacje.
7. Wykonawca zapewni w 6 garderobach (w każdej garderobie) co najmniej dwa stoły, po
10 krzeseł, wieszak na ubrania, lustro, kosz na śmieci, oświetlenie i dostęp do energii
elektrycznej.
8. Wykonawca zapewni, we własnym zakresie, w porozumieniu z Centrum Spotkania Kultur
rozładunek oraz montaż całego sprzętu potrzebnego do wykonaniu przedmiotu zamówienia
oraz jego demontaż sprzętu do godz. 15.00 dnia 24 kwietnia br.
9. Wykonawca zapewni przeprowadzenie próby akustycznej wszystkim wykonawcom od
godziny 9.00 w dniu 23 kwietnia 2016 r.
10. Zamawiający informuje, że na każdym etapie realizacji zamówienia będzie weryfikował
sposób i jakość wykonania zamówienia, a w przypadku stwierdzenia niezgodności czy
rozbieżności będzie miał prawo naliczyć kary umowne za nienależyte wykonanie umowy.
11. Zamawiający wymaga by Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako
najkorzystniejsza przedstawi przed podpisaniem umowy graficzną wizualizację aranżacji
foyer oraz sali galeryjnej wraz z opisem wykonania. Do aranżacji sali Zamawiający
wykorzysta meble oraz inne elementy dekoracyjne opisane powyżej. Zamawiający będzie
miał prawo naniesienia swoich uwag do wybranej koncepcji w ciągu 3 dni od daty podpisania
umowy.
12. Wykonawca zapewni miejsce na ekspozycję rollupów firm współpracujących przy
organizacji Gali.
OP-IV.272.26.2016.ELB
Załącznik nr 1a do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia część 1
7
13. Wykonawca będzie miał możliwość rozpoczęcia prac związanych z montażem
scenografii od dnia 21 kwietnia br. od godziny 8.00 po wcześniejszym uzgodnieniu
z Zamawiającym oraz przedstawicielami Centrum Spotkania Kultur wskazanymi przez
Zamawiającego w dniu podpisania umowy.
14.
Wykonawca
zapewni
wykwalifikowaną
kadrę
(co
najmniej
pięciu
pracowników/współpracowników posiadających doświadczenie przy realizacji uroczystych
Gal – imprez promocyjnych), a w szczególności: a) akustyk/realizator dźwięku, b)
dekorator/architekt wnętrz/plastyk, c) scenograf/choreograf , d) współpracownika do obsługi
systemu obrazu, e) współpracownika do obsługi media serwerów, który ma doświadczenie
w obsłudze imprez z wykorzystaniem realizacji z projektorem.
15. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć Zamawiającemu w terminie 14 dni po
wykonaniu przedmiotu umowy pisemne sprawozdanie z realizacji zadania, dokumentację
fotograficzną o rozdzielczości minimum 8 MP (minimum 200 zdjęć). Materiały Wykonawca
zapisze na zewnętrznym elektronicznym nośniku informacji.
16. Wykonawca po zrealizowaniu zamówienia przekaże protokołem odbioru Zamawiającemu
materiały wyprodukowane na potrzeby Gali wynikające z opisu z punktów:
1.1., 1.2. – 1 szt.,1.3., 1.4.; 2.1., 2.2., 2.3., 2.5., 3.2.- 6 szt. wypalonych płytek
OP-IV.272.26.2016.ELB
Załącznik nr 1a do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia część 1
8