RAPORT KOŃCOWY W PROGRAMIE COMENIUS

RAPORT KOŃCOWY W PROGRAMIE COMENIUS
PARTNERSKIE PROJEKTY SZKÓŁ
NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA
1. Jak złożyć raport końcowy do Narodowej Agencji?
1 a. Na jakim formularzu należy złożyć raport końcowy?
Formularz raportu, uzupełniony danymi z formularza wniosku, zarejestrowany jest na serwerze Komisji
Europejskiej. Narodowa Agencja przesyła beneficjentom link internetowy do indywidualnego formularza
raportu na serwerze Komisji. Szkoły realizujące projekt w latach 2010-2011 otrzymały od nas link do
swojego raportu drogą elektroniczną na początku czerwca 2012.
1 b. Jak zapisywać wprowadzone dane na formularzu raportu końcowego?
Następny krok to zapisanie formularza na swoim komputerze i wypełnienie go (nie jest do tego potrzebne
połączenie z Internetem). Na każdej ze stron znajdą Państwo klawisz „zatwierdź” – wciśniecie go spowoduje
sprawdzenie technicznej poprawności danych i nie jest jednoznaczne z przesłaniem raportu. Tu także nie jest
potrzebne połączenie z Internetem. Zapisany na dysku raport zachowuje się jak zwykły dokument – dlatego
warto co jakiś czas zapisywać go za pomocą polecenia „zapisz” w menu „plik”. W ten sposób, wprowadzone
w dokumencie zmiany nie ulegną przypadkowemu usunięciu.
1 c. Jak złożyć raport końcowy?
Aby złożyć już wypełniony formularz, konieczne jest połączenie z Internetem i wcześniejsze zatwierdzenie
całości (sprawdzenie, czy wszystkie wymagane pola na wszystkich stronach raportu są wypełnione i czy
spełniają wymogi techniczne). Dopiero wtedy możliwe jest „złożenie raportu on-line” (należy kliknąć
odpowiednie pole formularza) i jego wydruk (znowu, za pomocą klawisza dostępnego w formularzu). W
przypadku raportu beneficjent nie otrzymuje odrębnego dokumentu potwierdzenia wysyłki, potwierdzenie
wysyłki jest integralną częścią formularza (raportu). Poprawnie wypełniony eform - raport powinien być
zachowany do przyszłego użytku.
1 d. Kto powinien podpisać raport końcowy?
Raport powinien być podpisany przez dyrektora szkoły (w miejscu osoby kontaktowej) oraz
prawnego/prawnych reprezentanta/reprezentantów szkoły/placówki – przedstawiciela Organu
Prowadzącego, a następnie – przesłany na adres Narodowej Agencji. W przypadku, gdy zauważą Państwo,
że dane w miejscach wypełnionych automatycznie na podstawie wniosku o dofinansowanie (np. dane
kontaktowe polskiej szkoły i nauczyciela-koordynatora projektu) są niepoprawne lub nieaktualne, prosimy o
dołączenie do wersji papierowej oświadczenia zawierającego właściwe dane. Oświadczenie musi być
podpisane przez prawnego reprezentanta Państwa szkoły/placówki (zgodnie z podpisami złożonymi w
raporcie końcowym). Prosimy także o wprowadzenie poprawnych danych na wydruku formularza oraz
podpisanie się przy wprowadzonych zmianach przez osoby uprawnione do reprezentowania szkoły/placówki.
1
Termin nadesłania raportu końcowego w formie papierowej to 30 września 2012 (obowiązuje data stempla
pocztowego). Termin ten dotyczy także uzupełnienia danych w bazie EST (http://llp.org.pl/est/), w tym roku
nie obowiązuje raport statystyczny.
2. Czy proces przygotowywania raportu końcowego mogę rozłożyć na etapy (tj. czy mogę
zapisać zmiany i wrócić do edycji np. po kilku dniach, zanim ostatecznie zatwierdzę i
wyślę cały raport)?
Tak, zapisanie raportu na własnym (lub szkolnym) komputerze umożliwia rozłożenie jego edycji w czasie.
Trzeba tylko pamiętać o zapisywaniu zmian w menu „plik”. Klawisz „zatwierdź” widoczny na każdej ze stron,
pozwala na sprawdzenie, czy wszystkie wymagane pola na danej stronie zostały wypełnione. Raport zostanie
wysłany (a więc niemożliwa będzie dalsza edycja) po naciśnięciu pola „złóż on-line” na ostatniej stronie
wniosku.
3. Śledząc aktualności wywnioskowałam, że do raportu końcowego nie trzeba dołączyć
kopii biletów, a co z potwierdzeniami pobytu?
Na etapie składania raportu końcowego nie przesyłają Państwo żadnych dodatkowych dokumentów. O ich
dosłanie poproszone zostaną te szkoły, które w wyniku losowania zostaną wybrane do szczegółowej kontroli.
Po otrzymaniu raportów końcowych Narodowa Agencja poinformuje wylosowane szkoły/placówki o
konieczności przesłania dodatkowych dokumentów i materiałów (artykuł I.4.2 umowy finansowej „Płatność
końcowa”), do których należą:
a. Dokumenty potwierdzające podróż: pociąg – bilety; samolot – karty pokładowe z każdego odcinka
podróży, ewentualnie bilety (np. w przypadku zagubienia kart pokładowych i przesłania do NA
oświadczenia w tej sprawie, bilety stanowią potwierdzenie odbycia podróży); samochód osobowy
prywatny – oświadczenie o wykorzystaniu samochodu prywatnego; samochód osobowy służbowy –
oświadczenie o wykorzystaniu samochodu służbowego; wynajęty autokar – faktura i lista uczestników,
własny autokar – oświadczenie o wykorzystaniu własnego środka transportu i lista uczestników; autobus
rejsowy – bilety; prom – bilety; inny środek transportu – do uzgodnienia z pracownikiem NA. Dokumenty
podróży muszą obejmować trasę od miejscowości szkoły/placówki polskiej, do miejscowości spotkania
partnerów, w obie strony podróży.
b. Dokumenty potwierdzające udział w spotkaniach partnerów: certyfikaty/zaświadczenia o udziale w
spotkaniach partnerów wystawione przez szkoły goszczące. Zaświadczenia mogą być oddzielne dla
każdego uczestnika lub zbiorowe, przy czym powinny zawierać listy imienne wszystkich uczestników
(także uczniów). Dodatkowo, każde zaświadczenie powinno zawierać okres trwania spotkania, miejsce i
cel oraz powinno być podpisane przez reprezentanta prawnego szkoły goszczącej.
Narodowa Agencja poprosi o oryginały wszystkich dokumentów wymienionych w punktach 1 i 2. Zostaną
one Państwu zwrócone po przeprowadzeniu kontroli. W przypadku, gdy nie dysponują Państwo
oryginałami certyfikatów uczestnictwa w spotkaniu partnerów, prosimy o zwrócenie się do szkoły
goszczącej o ponowne ich przesłanie/wystawienie. Może to być jeden dokument zwierający informację
dotyczącą wszystkich spotkań w danej szkole.
c.
Produkty i dokumenty potwierdzające realizację projektu od strony jakościowej, odnoszące się do
zapisów we wniosku i w raporcie końcowym np.: publikacje, CD, DVD (zdjęcia, materiały filmowe,
produkty w formie elektronicznej), opracowane scenariusze zajęć, ulotki, broszury, sprawozdania z
przeprowadzonych ważniejszych działań (m. in. spotkania partnerów, wydarzenia promocyjne związane z
upowszechnianiem rezultatów), listy obecności z udziału w ważniejszych wydarzeniach (m. in. spotkania
partnerów w Polsce), materiały dotyczące ewaluacji, monitoringu projektu, korespondencja z
partnerami, itp.
2
Wszystkie produkty i dokumenty odnoszące się do jakościowej realizacji projektu (punkt 3) mogą być
kopiami potwierdzonymi za zgodność z oryginałem oraz mogą być przygotowane w formie elektronicznej
(CD, DVD).
4. Dlaczego w raporcie w listach rozwijanych pojawiają się odpowiedzi, które wydają się
nie dotyczyć projektów szkolnych Comeniusa (np. w rezultatach – „praca na uczelni
macierzystej”)?
Elektroniczny formularz raportu końcowego e-form jest wspólny dla wszystkich programów sektorowych
programu „Uczenie się przez całe życie”, stąd konieczność ujęcia w nim różnorodnych działań realizowanych
w ramach tych programów. Szczegółowe informacje na temat formularza i tego, jak z niego korzystać,
znajdą Państwo na stronie http://eforms.llp.org.pl/ .
5. Co zrobić, jeśli nie udaje mi się wysłać raportu drogą elektroniczną?
W wyjątkowych sytuacjach, a więc w przypadku, gdy wnioskowanie on-line jest niedostępne, dane
formularza można wysłać jako załącznik e-mail (trzeba wtedy kliknąć pole „utwórz załącznik e-mail”).
Formularz ma własną obsługę błędów, np. brak komunikacji z serwerem Komisji sygnalizowany jest błędem
o numerze 404, więcej informacji znajdą Państwo w dziale 'Pytania i odpowiedzi' lub w "Przewodniku dla
wnioskodawcy" na stronie http://eforms.llp.org.pl ).
6. Przy okazji wypełniania Bazy EST zetknęłam się z pojęciem „produkt”. Proszę o
wyjaśnienie różnicy między „produktem” a „rezultatem”.
„Produkt” to namacalny efekt realizacji projektu, np. broszura, poradnik, scenariusz zajęć, film czy
prezentacja multimedialna, ale także – przeprowadzony warsztat, wystawione przedstawienie czy koncert
muzyki poważnej.
„Rezultat” to pojęcie nieco szersze, może nim być np. tworzenie materiałów pedagogicznych, wczesne
uczenie się języka, wymiana doświadczeń.
W punkcie F3 znajdą Państwo pytanie o wpływ projektu – tu z kolei chodzi o długofalowe skutki realizacji
projektu. W tym miejscu warto sobie odpowiedzieć na pytanie, co pod wpływem projektu zmieniło się w
Państwa szkole, w dzieciach, nauczycielach, w społeczności lokalnej. Będziemy wdzięczni za konkretne
przykłady tych zmian.
7. Mam pytanie o pkt. E.2. czyli rezultaty współpracy: w naszym przypadku to m.in. książka
kucharska, która jest wydana w 4 językach, a w formularzu nie ma możliwości wybrania
aż tylu, 3 to maksymalna ilość, co mam zrobić w tej sytuacji?
Proszę wybrać tyle języków, ile się da. Jedną z wersji językowych mogą Państwo zamieścić jako odrębny
rezultat.
8. Nie mam pojęcia co wpisać w rubrykach: źródło, wydawca, zasięg i prawa autorskie? Co
w przypadku takich rezultatów jak wystawienie jasełek czy prace plastyczne uczniów?
Proszę wypełnić te pola, które odnoszą się do danego rezultatu: w przypadku jasełek nie ma wydawcy - w
tym miejscu mogą Państwo wpisać „nie dotyczy”.
W pytaniu o źródło, proszę ewentualnie (znowu – jeśli dotyczy) podać adres strony internetowej, na której
można znaleźć dany produkt. W przypadku broszury czy książki kucharskiej w polu „wydawca” mogą
Państwo wpisać szkołę lub „nie dotyczy”. Zasięg – lokalny, krajowy lub europejski. W przypadku prac
plastycznych wykonanych przez uczniów, to oni są oczywiście ich autorami.
3
Jeśli chodzi o prawa autorskie, od Państwa zależy, czy chcą Państwo chronić swoją własność intelektualną,
czy dopuszczacie ewentualne wykorzystanie rezultatów Państwa pracy przez osoby trzecie. Szczegóły na
temat obowiązującej w Polsce ustawy o prawie autorskim znajdą Państwo tutaj:
http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19940240083.
9. Naszym rezultatem jest prezentacja multimedialna, a w rubryce "użyte media" nie ma
niczego, co można by pod tę kategorię dopasować.
To pytanie o sposób, w jaki upowszechniają Państwo dany produkt – jeśli prezentacja jest dostępna w
Internecie, proszę zaznaczyć opcję „strona internetowa”, jeśli została jednorazowo wygłoszona – „ustny”,
jeśli przesyłają ją Państwo w formie wirtualnej do partnerów – „sieć” itd.
10. Jestem totalnie zagubiona jeśli chodzi o obszary tematyczne i edukacyjne. Bo np. w
przypadku gdy naszym produktem jest strona internetowa to jaki to obszar edukacyjny?
Zależy, czego ta strona internetowa dotyczy – na ogół obszar tematyczny poszczególnych produktów
pokrywa się z obszarem tematycznym całego projektu. Podobnie sprawa wygląda z obszarem edukacyjnym.
11. Jeśli w punkcie F2 (działania partnerskie) wymieniamy stworzenie raportu postępów to
który to typ działania? Raport (DISS05) czy (Raport PR01)?
Raport i inne działania oznaczone DISS05 odnoszą się do upowszechniania efektów Państwa projektu (ang.
Dissemination), raport oznaczony PR01 (ang. Product) dotyczy produktów powstałych w toku realizacji
projektu: raportów z sytuacji w danym kraju, studiów porównawczych, nowych programów edukacyjnych
itp. Raport postępów to Państwa zobowiązanie wobec NA, trudno go zakwalifikować do którejkolwiek z ww.
kategorii. W ostateczności – najbardziej pasuje chyba oznaczenie DISS.
12. Niejasne są w moim odczuciu „Typy działań” np. spotkanie robocze w krajach
partnerskich to "Dialog międzykulturowy i współpraca (EUCO03)". Jak to rozumieć?
Podobnie jak w przypadku oznaczeń DISS i PR, kod EUCO odnosi się do angielskiego wyrażenia
określającego typ aktywności w projekcie (tu: ang. European Cooperation). Zakwalifikowanie spotkania
roboczego do odpowiedniego typu działań zależy od tego, czego dotyczyło spotkanie i jaką miało formę (jeśli
były to warsztaty – proszę zaznaczyć EVENT11, jeśli była to Wizyta w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych
lub wymiana, proszę zaznaczyć PRACT02 itd.).
13. Czy można gdzieś znaleźć przykłady ilustrujące poszczególne typy działań? Obawiam
się, że wybieram je totalnie bez zrozumienia.
Trudno o konkretniejsze przykłady niż te ujęte w raporcie. Broszura opisująca cele projektu i
przeprowadzone działania to typ działania: Broszury (DISS02), słownik wielojęzyczny to Rozumienie w wielu
językach (LANG05) lub Pomoce naukowe (PR03) lub Nauczanie poprzez pracę zespołową i inne
kooperatywne metody pracy (COLL02) – zależy, co uważają Państwo za najważniejsze w danym działaniu,
jakie były cele jego przeprowadzenia, czemu służą wypracowane produkty.
14. W części A pojawia się miejsce na streszczenie w języku roboczym projektu i jego
tłumaczenie na język angielski. Językiem roboczym naszego projektu jest właśnie
angielski, mamy też pytanie, co ze streszczeniem w języku polskim?
Proszę stosować się do instrukcji autorów raportu – w pytaniu E.1 chodzi o streszczenie w języku roboczym.
Jeśli jest nim język angielski, można je dodatkowo wkleić w miejscu na tłumaczenie.
W tym miejscu proszę nie udzielać odpowiedzi w języku polskim, chyba, ze jest on językiem komunikacji
projektu).
4
15. Nie do końca jest dla mnie jasna różnica pomiędzy rezultatami (pkt. E2) a działaniami
(pkt. F2) – wiele typów działań i rezultatów się powtarza.
Przede wszystkim, pkt. E należy do części A, wypełnianej wspólnie przez wszystkich partnerów, podczas gdy
w punkcie B opisują Państwo własne działania przeprowadzone w ramach projektu w Polsce.
Rezultat jest wynikiem działania, a w przypadku Partnerskich Projektów Szkół – wspólny rezultat jest
wynikiem różnorodnych działań podejmowanych przez szkoły partnerskie. Oczywiście, z pewnością zdarzyło
się, że jakieś działanie zrealizowali Państwo tylko w swojej szkole, a powstałe rezultaty nie są wspólne dla
całego partnerstwa. Informacje o tych działaniach umieszczają Państwo tylko w części B.
Na przykład:
W Państwa harmonogramie działań we wniosku i umowie o dofinansowanie, zobowiązywali się
Państwo m.in. do przygotowania prezentacji na temat polskich zwyczajów bożonarodzeniowych. Żeby
ją przygotować, uczniowie Państwa szkoły spotykali się kilkakrotnie i, pod opieką nauczyciela, wspólnie
opracowywali kolejne slajdy i omawiali sposób ich prezentacji. Państwa prezentacja została później
przedstawiona podczas spotkania partnerskiego w jednym z krajów uczestniczących w projekcie, a
następnie – razem z prezentacjami pozostałych partnerów – została włączona do wielojęzycznego
przewodnika po obyczajach bożonarodzeniowych, wydanego na płycie CD.
W rubryce E.2 opisują Państwo prezentację stworzoną przez wszystkich partnerów, podając jej tytuł, opis
(a więc wyjaśnienie, co to za rezultat, jak powstał i w jakim celu), datę dzienną powstania rezultatu,
odnoszącą się do dnia zakończenia działań, które doprowadziły do powstania wspólnej prezentacji. Typ
rezultatu to, w zależności od Państwa decyzji, Prezentacja rezultatów (DISS06), Dostarczanie informacji nt.
krajów pochodzenia (INF) lub Pomoce naukowe (PR03) – decydujący tu będzie cel wykonanych przez
Państwa działań i ewentualne, planowane przez Państwa, wykorzystanie ich w przyszłości. Jeśli prezentacja
została wykorzystana po to, aby wymienić się informacjami i doświadczeniami z różnych krajów, będzie to
rezultat typu Dostarczanie informacji nt. krajów pochodzenia (INF), jeśli służy do prezentacji innych
rezultatów projektu, będzie rezultatem typu Prezentacja rezultatów (DISS06) itd.
Obszar edukacyjny i Obszary tematyczne będą zapewne zgodne z celami całego projektu (choć nie musi tak
być), grupa(y) docelowa(e)/potencjalni beneficjenci to w przypadku prezentacji uczniowie i nauczyciele,
źródłem może być strona internetowa, na której dostępne będą prezentacje. Autor/autorzy prezentacji to
uczniowie i nauczyciele szkół partnerskich (można tu też wymienić imiona i nazwiska osób zaangażowanych
w przygotowanie prezentacji), wydawca to szkoły partnerskie lub „nie dotyczy”, zasięg Państwa prezentacji
może być lokalny, regionalny, krajowy lub międzynarodowy, do naszego przykładu najbardziej pasuje ten
ostatni. Prawa autorskie/inne prawa – w przypadku prezentacji wykonanej w szkole pewnie „nie dotyczy”,
może się jednak zdarzyć, że zechcą Państwo chronić swoją własność intelektualną – wtedy trzeba wpisać
„tak”. Obszary docelowe to w przypadku prezentacji powstałej w projekcie szkolnym, np. P85 – Edukacja,
P85.2 - Szkoły podstawowe. Użyte media to Strona internetowa (WEB), Ustny (OR) – prezentacja jest
przecież wygłaszana, i Sieć (NET).
Praca uczniów Państwa szkoły nad polską prezentacją, to w rubryce F.2, działanie typu: Wzrost wiedzy
uczestników w danej dziedzinie i temacie (METH01) lub, jeśli np. w grupie były dzieci ze specjalnymi
potrzebami edukacyjnymi, a celem Państwa projektu i prac nad prezentacją jest stworzenie im dobrych
warunków do nauki, zaznaczają Państwo: Wsparcie dla uczniów mających trudności w uczeniu się
(INTGR02)). Jeśli pracowali Państwo nad prezentacją wspólnie z partnerami podczas jednego ze spotkań
roboczych – np. podczas wspólnych warsztatów, w tabeli F2 jako typ działania wpisują Państwo np. Dialog
międzykulturowy i współpraca (EUCO03) lub Wykorzystanie obserwacji i analizy do aktualizowania i
doskonalenia strategii/metod nauczania (RES01).
5
Wspólna praca nad prezentacją może być opisana zarówno jako działanie, jak i rezultat – jeśli przeprowadzili
Państwo warsztaty z uczniami, w rubrykach E.2 i F.2 wpiszą Państwo Warsztat (EVENT11). Data wymagana
w rubryce E.2 będzie datą zakończenia działania tego samego typu, rozpoczętego w dniu, o który pytamy w
rubryce F.2.
Warto pamiętać, że odpowiedzi na poszczególne pytania raportu zależą od specyfiki danego projektu, jego
założeń, ważności danego rezultatu. Także od tego, czy planują Państwo dalsze wykorzystanie rezultatów
(gorąco do takich planów namawiamy) i w jaki sposób je Państwo udostępniają. Proszę pamiętać, że naszym
celem jest uzyskanie od Państwa rzetelnej i zgodnej z wnioskiem o dofinansowanie, informacji na temat
merytorycznych aspektów realizacji projektu. Państwa odpowiedzi posłużą nie tylko jako podstawa odo
oceny raportu (także – wyboru najlepszych projektów) i, co za tym idzie, wypłaty drugiej raty
dofinansowania, ale także jako źródło informacji na temat wpływu projektów partnerskich na pracę szkół i
inne działania edukacyjne w krajach uczestniczących w programie.
16. Co oznacza pojęcie “europejska wartość dodana” w punkcie E3?
Europejska wartość dodana to wszystko, czego w projekcie nie udałoby się osiągnąć bez udziału partnerów
zagranicznych. Do czego w projekcie przydał się zasięg europejski, jak współpraca międzynardoowa
wpłynęła na jego realizację, jak zmieniła uczestników? Jak wykorzystali Państwo możliwość wymiany
doświaczeń, metod pedagogicznych, praktycznej nauki języków obcych?
17. Dotyczy działu F6 – udział w wyjazdach: na rozwijanej liście instytucji goszczących jest
błąd – pojawia się instytucja nie biorąca udziału w projekcie (CEIP San Miguel PrePrimary and Primary School) mamy ją wykreślić? W jaki sposób mamy nanieść zmiany
na formularzu? Skreślić i wpisać ręką właściwe dane?
W raporcie, w części „D. Identyfikacja partnerów” zostali uwzględnieni także partnerzy, którym nie zostało
przyznane dofinansowanie w rezultacie selekcji w roku 2010. Jest to błąd techniczny oprogramowania
Komisji Europejskiej, który prosimy zignorować i dalsze części raportu wypełniać tylko w odniesieniu do
partnerów, którzy otrzymali dofinansowanie na realizację projektu.
Część pól w raporcie została uzupełniona danymi z naszej bazy danych i nie ma możliwości ich modyfikacji.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości danych dotyczących Państwa szkoły/placówki (np. dane
adresowe, osoba kontaktowa, reprezentant prawny), prosimy o dołączenie do przesyłanego raportu
odpowiedniego oświadczenia, w którym będą zawarte prawidłowe dane. Oświadczenie musi być podpisane
przez prawnego reprezentanta Państwa szkoły/placówki (zgodnie z podpisami złożonymi w raporcie
końcowym). Prosimy także o wprowadzenie poprawnych danych na wydruku formularza oraz podpisanie się
przy wprowadzonych zmianach przez osoby uprawnione do reprezentowania szkoły/placówki.
Nieprawidłowe dane przesłane podczas składania raportu drogą elektroniczną zostaną poprawione w bazie
danych przez Narodową Agencję na podstawie załączonego oświadczenia.
6