RAPORT KOŃCOWY W PROGRAMIE COMENIUS PARTNERSKIE

RAPORT KOŃCOWY W PROGRAMIE COMENIUS
PARTNERSKIE PROJEKTY SZKÓŁ
NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA
1. Jak złożyć raport końcowy do Narodowej Agencji?
1 a. Na jakim formularzu należy złożyć raport końcowy?
Formularz raportu, uzupełniony danymi z formularza wniosku, zarejestrowany jest na serwerze
Komisji Europejskiej. Narodowa Agencja przesyła beneficjentom link internetowy do
indywidualnego formularza raportu na serwerze Komisji. Szkoły realizujące projekt w latach 20112013 otrzymały od nas link do swojego raportu drogą elektroniczną w czerwcu 2013 r.
1 b. Po kliknięciu linku do raportu pojawia się strona bazy ECAS. Jak adres email i hasło należy
wpisać?
Najpierw należy utworzyć własne konto w bazie ECAS (European Commission Authentication
System). Należy wybrać ikonę „Sign Up”. Potwierdzenie utworzenia konta otrzymają Państwo na
swoją adres email wskazany przy rejestracji.
1 c. Jak zapisywać wprowadzone dane na formularzu raportu końcowego?
Następny krok to zapisanie formularza na swoim komputerze i wypełnienie go (nie jest do tego
potrzebne połączenie z Internetem). Na każdej ze stron znajdą Państwo klawisz „zatwierdź” –
wciśniecie go spowoduje sprawdzenie technicznej poprawności danych i nie jest jednoznaczne z
przesłaniem raportu. Tu także nie jest potrzebne połączenie z Internetem. Zapisany na dysku raport
zachowuje się jak zwykły dokument – dlatego warto co jakiś czas zapisywać go za pomocą
polecenia „zapisz” w menu „plik”. W ten sposób, wprowadzone w dokumencie zmiany nie ulegną
przypadkowemu usunięciu.
1 d. Jak złożyć raport końcowy?
Aby złożyć już wypełniony formularz, konieczne jest połączenie z Internetem i wcześniejsze
zatwierdzenie całości (sprawdzenie, czy wszystkie wymagane pola na wszystkich stronach raportu
są wypełnione i czy spełniają wymogi techniczne). Dopiero wtedy możliwe jest „złożenie raportu
on-line” (należy kliknąć odpowiednie pole formularza) i jego wydruk (znowu, za pomocą klawisza
dostępnego w formularzu). W przypadku raportu beneficjent nie otrzymuje odrębnego dokumentu
potwierdzenia wysyłki, potwierdzenie wysyłki jest integralną częścią formularza (raportu).
Poprawnie wypełniony eform - raport powinien być zachowany do przyszłego użytku.
1 e. Kto powinien podpisać raport końcowy?
Raport powinien być podpisany przez dyrektora szkoły (w miejscu osoby kontaktowej) oraz
prawnego/prawnych reprezentanta/reprezentantów szkoły/placówki – przedstawiciela Organu
Prowadzącego, a następnie – przesłany na adres Narodowej Agencji.
W przypadku, gdy dyrektor szkoły ma pełnomocnictwo, raport jest podpisywany przez szkolnego
koordynatora i dyrektora szkoły.
W przypadku, gdy zauważą Państwo, że dane w miejscach wypełnionych automatycznie na
podstawie wniosku o dofinansowanie (np. dane kontaktowe polskiej szkoły i nauczycielakoordynatora projektu) są niepoprawne lub nieaktualne, prosimy o dołączenie do wersji
papierowej oświadczenia zawierającego właściwe dane. Oświadczenie musi być podpisane przez
prawnego reprezentanta Państwa szkoły/placówki (zgodnie z podpisami złożonymi w raporcie
końcowym). Prosimy także o wprowadzenie poprawnych danych na wydruku formularza oraz
podpisanie się przy wprowadzonych zmianach przez osoby uprawnione do reprezentowania
szkoły/placówki.
Termin nadesłania raportu końcowego w formie papierowej to 30 września 2013 r. (obowiązuje
data stempla pocztowego). Termin ten dotyczy także uzupełnienia danych w bazie EST
http:/llp.org.pl/est/ w tym roku nie obowiązuje raport statystyczny.
2. Czy proces przygotowywania raportu końcowego mogę rozłożyć na etapy (tj. czy mogę zapisać
zmiany i wrócić do edycji np. po kilku dniach, zanim ostatecznie zatwierdzę i wyślę cały raport)?
Tak, zapisanie raportu na własnym (lub szkolnym) komputerze umożliwia rozłożenie jego edycji w
czasie. Trzeba tylko pamiętać o zapisywaniu zmian w menu „plik”. Klawisz „zatwierdź” widoczny na
każdej ze stron, pozwala na sprawdzenie, czy wszystkie wymagane pola na danej stronie zostały
wypełnione. Raport zostanie wysłany (a więc niemożliwa będzie dalsza edycja) po naciśnięciu pola
„złóż on-line” na ostatniej stronie wniosku.
Przypominany, że obie wersje raportu - wersja złożona elektronicznie i wersja papierowa przesłana
do Narodowej Agencji muszą być takie same i zawierać ten sam numer kontrolny.
3. Śledząc aktualności wywnioskowałam, że do raportu końcowego nie trzeba dołączyć kopii
biletów, a co z potwierdzeniami pobytu?
Na etapie składania raportu końcowego nie przesyłają Państwo żadnych dodatkowych
dokumentów. O ich dosłanie poproszone zostaną te szkoły, które w wyniku losowania zostaną
wybrane do szczegółowej kontroli. Po otrzymaniu raportów końcowych Narodowa Agencja
poinformuje wylosowane szkoły/placówki o konieczności przesłania dodatkowych dokumentów i
materiałów (artykuł I.4.2 umowy finansowej „Płatność końcowa”), do których należą:
a. Dokumenty potwierdzające podróż: pociąg – bilety; samolot – karty pokładowe z każdego
odcinka podróży, ewentualnie bilety (np. w przypadku zagubienia kart pokładowych i przesłania do
NA oświadczenia w tej sprawie, bilety stanowią potwierdzenie odbycia podróży); samochód
osobowy prywatny – oświadczenie o wykorzystaniu samochodu prywatnego; samochód osobowy
służbowy – oświadczenie o wykorzystaniu samochodu służbowego; wynajęty autokar – faktura i
lista uczestników, własny autokar – oświadczenie o wykorzystaniu własnego środka transportu i
lista uczestników; autobus rejsowy – bilety; prom – bilety; inny środek transportu – do uzgodnienia
z pracownikiem NA. Dokumenty podróży muszą obejmować trasę od miejscowości szkoły/placówki
polskiej, do miejscowości spotkania partnerów, w obie strony podróży.
b. Dokumenty potwierdzające udział w spotkaniach partnerów: certyfikaty/zaświadczenia o udziale
w spotkaniach partnerów wystawione przez szkoły goszczące. Zaświadczenia mogą być oddzielne
dla każdego uczestnika lub zbiorowe, przy czym powinny zawierać listy imienne wszystkich
uczestników (także uczniów). Dodatkowo, każde zaświadczenie powinno zawierać okres trwania
spotkania, miejsce i cel oraz powinno być podpisane przez reprezentanta prawnego szkoły
goszczącej.
Narodowa Agencja poprosi o oryginały wszystkich dokumentów wymienionych w punktach 1 i 2.
Zostaną one Państwu zwrócone po przeprowadzeniu kontroli. W przypadku, gdy nie dysponują
Państwo oryginałami certyfikatów uczestnictwa w spotkaniu partnerów, prosimy o zwrócenie się
do szkoły goszczącej o ponowne ich przesłanie/wystawienie. Może to być jeden dokument
zwierający informację dotyczącą wszystkich spotkań w danej szkole.
4. Dlaczego w raporcie w listach rozwijanych pojawiają się odpowiedzi, które wydają się nie
dotyczyć projektów szkolnych Comeniusa (np. w rezultatach – „praca na uczelni macierzystej”)?
Elektroniczny formularz raportu końcowego e-form jest wspólny dla wszystkich programów
sektorowych programu „Uczenie się przez całe życie”, stąd konieczność ujęcia w nim różnorodnych
działań realizowanych w ramach tych programów. Szczegółowe informacje na temat formularza i
tego, jak z niego korzystać, znajdą Państwo na stronie http://eforms.llp.org.pl/
5. Co zrobić, jeśli nie udaje mi się wysłać raportu drogą elektroniczną?
W wyjątkowych sytuacjach, a więc w przypadku, gdy wnioskowanie on-line jest niedostępne, dane
formularza można wysłać jako załącznik e-mail (trzeba wtedy kliknąć pole „utwórz załącznik email”).
Formularz ma własną obsługę błędów, np. brak komunikacji z serwerem Komisji sygnalizowany jest
błędem o numerze 404, więcej informacji znajdą Państwo w dziale 'Pytania i odpowiedzi' lub w
"Przewodniku dla wnioskodawcy" na stronie http://eforms.llp.org.pl ).
6. Przy okazji wypełniania Bazy EST zetknęłam się z pojęciem „produkt”. Proszę o wyjaśnienie
różnicy między „produktem” a „rezultatem”.
„Produkt” to namacalny efekt realizacji projektu, np. broszura, poradnik, scenariusz zajęć, film czy
prezentacja multimedialna, ale także – przeprowadzony warsztat, wystawione przedstawienie czy
koncert muzyki poważnej.
„Rezultat” to pojęcie nieco szersze, może nim być np. tworzenie materiałów pedagogicznych,
wczesne uczenie się języka, wymiana doświadczeń.
W punkcie F3 znajdą Państwo pytanie o wpływ projektu – tu z kolei chodzi o długofalowe skutki
realizacji projektu. W tym miejscu warto sobie odpowiedzieć na pytanie, co pod wpływem projektu
zmieniło się w Państwa szkole, w dzieciach, nauczycielach, w społeczności lokalnej. Będziemy
wdzięczni za konkretne przykłady tych zmian.
7. Mam pytanie o pkt. E.2. czyli rezultaty współpracy: w naszym przypadku to m.in. książka
kucharska, która jest wydana w 4 językach, a w formularzu nie ma możliwości wybrania aż tylu, 3
to maksymalna ilość, co mam zrobić w tej sytuacji?
Proszę wybrać tyle języków, ile się da. Jedną z wersji językowych mogą Państwo zamieścić jako
odrębny rezultat.
8. Nie mam pojęcia co wpisać w rubrykach: źródło, wydawca, zasięg i prawa autorskie? Co w
przypadku takich rezultatów jak wystawienie jasełek czy prace plastyczne uczniów?
Proszę wypełnić te pola, które odnoszą się do danego rezultatu: w przypadku jasełek nie ma
wydawcy - w tym miejscu mogą Państwo wpisać „nie dotyczy”.
W pytaniu o źródło, proszę ewentualnie (znowu – jeśli dotyczy) podać adres strony internetowej,
na której można znaleźć dany produkt. W przypadku broszury czy książki kucharskiej w polu
„wydawca” mogą Państwo wpisać szkołę lub „nie dotyczy”. Zasięg – lokalny, krajowy lub europejski.
W przypadku prac plastycznych wykonanych przez uczniów, to oni są oczywiście ich autorami.
Jeśli chodzi o prawa autorskie, od Państwa zależy, czy chcą Państwo chronić swoją własność
intelektualną, czy dopuszczacie ewentualne wykorzystanie rezultatów Państwa pracy przez osoby
trzecie. Szczegóły na temat obowiązującej w Polsce ustawy o prawie autorskim znajdą Państwo
tutaj: http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19940240083.
9. Naszym rezultatem jest prezentacja multimedialna, a w rubryce "użyte media" nie ma niczego,
co można by pod tę kategorię dopasować.
To pytanie o sposób, w jaki upowszechniają Państwo dany produkt – jeśli prezentacja jest dostępna
w Internecie, proszę zaznaczyć opcję „strona internetowa”, jeśli została jednorazowo wygłoszona –
„ustny”, jeśli przesyłają ją Państwo w formie wirtualnej do partnerów – „sieć” itd.
10. Jestem totalnie zagubiona jeśli chodzi o obszary tematyczne i edukacyjne. Bo np. w
przypadku gdy naszym produktem jest strona internetowa to jaki to obszar edukacyjny?
Zależy, czego ta strona internetowa dotyczy – na ogół obszar tematyczny poszczególnych
produktów pokrywa się z obszarem tematycznym całego projektu. Podobnie sprawa wygląda z
obszarem edukacyjnym.
11. Niejasne są w moim odczuciu „Typy działań” np. spotkanie robocze w krajach partnerskich to
"Dialog międzykulturowy i współpraca (EUCO03)". Jak to rozumieć?
Kod EUCO odnosi się do angielskiego wyrażenia określającego typ aktywności w projekcie (tu: ang.
European Cooperation). Zakwalifikowanie spotkania roboczego do odpowiedniego typu działań
zależy od tego, czego dotyczyło spotkanie i jaką miało formę (jeśli były to warsztaty – proszę
zaznaczyć EVENT11, jeśli była to Wizyta w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych lub wymiana,
proszę zaznaczyć PRACT02 itd.).
12. Czy można gdzieś znaleźć przykłady ilustrujące poszczególne typy działań? Obawiam się, że
wybieram je totalnie bez zrozumienia.
Trudno o konkretniejsze przykłady niż te ujęte w raporcie. Broszura opisująca cele projektu i
przeprowadzone działania to typ działania: Broszury (DISS02), słownik wielojęzyczny to Rozumienie
w wielu językach (LANG05) lub Pomoce naukowe (PR03) lub Nauczanie poprzez pracę zespołową i
inne kooperatywne metody pracy (COLL02) – zależy, co uważają Państwo za najważniejsze w
danym działaniu, jakie były cele jego przeprowadzenia, czemu służą wypracowane produkty.
13. W części A pojawia się miejsce na streszczenie w języku roboczym projektu i jego tłumaczenie
na język angielski. Językiem roboczym naszego projektu jest właśnie angielski, mamy też pytanie,
co ze streszczeniem w języku polskim?
Proszę stosować się do instrukcji autorów raportu – w pytaniu E.1 chodzi o streszczenie w języku
roboczym. Jeśli jest nim język angielski, można je dodatkowo wkleić w miejscu na tłumaczenie.
W tym miejscu proszę nie udzielać odpowiedzi w języku polskim, chyba, ze jest on językiem
komunikacji projektu).
14. Nie do końca jest dla mnie jasna różnica pomiędzy rezultatami (pkt. E2) a działaniami (pkt.
F2) – wiele typów działań i rezultatów się powtarza.
Przede wszystkim, pkt. E należy do części A, wypełnianej wspólnie przez wszystkich partnerów,
podczas gdy w punkcie B opisują Państwo własne działania przeprowadzone w ramach projektu w
Polsce.
Rezultat jest wynikiem działania, a w przypadku Partnerskich Projektów Szkół – wspólny rezultat
jest wynikiem różnorodnych działań podejmowanych przez szkoły partnerskie. Oczywiście, z
pewnością zdarzyło się, że jakieś działanie zrealizowali Państwo tylko w swojej szkole, a powstałe
rezultaty nie są wspólne dla całego partnerstwa. Informacje o tych działaniach umieszczają
Państwo tylko w części B.
Na przykład:
W Państwa harmonogramie działań we wniosku i umowie o dofinansowanie, zobowiązywali się
Państwo m.in. do przygotowania prezentacji na temat polskich zwyczajów bożonarodzeniowych.
Żeby ją przygotować, uczniowie Państwa szkoły spotykali się kilkakrotnie i, pod opieką nauczyciela,
wspólnie opracowywali kolejne slajdy i omawiali sposób ich prezentacji. Państwa prezentacja
została później przedstawiona podczas spotkania partnerskiego w jednym z krajów uczestniczących
w projekcie, a następnie – razem z prezentacjami pozostałych partnerów – została włączona do
wielojęzycznego przewodnika po obyczajach bożonarodzeniowych, wydanego na płycie CD.
W rubryce E.2 opisują Państwo prezentację stworzoną przez wszystkich partnerów, podając jej
tytuł, opis (a więc wyjaśnienie, co to za rezultat, jak powstał i w jakim celu), datę dzienną
powstania rezultatu, odnoszącą się do dnia zakończenia działań, które doprowadziły do powstania
wspólnej prezentacji. Typ rezultatu to, w zależności od Państwa decyzji, Prezentacja rezultatów
(DISS06), Dostarczanie informacji nt. krajów pochodzenia (INF) lub Pomoce naukowe (PR03) –
decydujący tu będzie cel wykonanych przez Państwa działań i ewentualne, planowane przez
Państwa, wykorzystanie ich w przyszłości. Jeśli prezentacja została wykorzystana po to, aby
wymienić się informacjami i doświadczeniami z różnych krajów, będzie to rezultat typu
Dostarczanie informacji nt. krajów pochodzenia (INF), jeśli służy do prezentacji innych rezultatów
projektu, będzie rezultatem typu Prezentacja rezultatów (DISS06) itd.
Obszar edukacyjny i Obszary tematyczne będą zapewne zgodne z celami całego projektu (choć nie
musi tak być), grupa(y) docelowa(e)/potencjalni beneficjenci to w przypadku prezentacji uczniowie
i nauczyciele, źródłem może być strona internetowa, na której dostępne będą prezentacje.
Autor/autorzy prezentacji to uczniowie i nauczyciele szkół partnerskich (można tu też wymienić
imiona i nazwiska osób zaangażowanych w przygotowanie prezentacji), wydawca to szkoły
partnerskie lub „nie dotyczy”, zasięg Państwa prezentacji może być lokalny, regionalny, krajowy lub
międzynarodowy, do naszego przykładu najbardziej pasuje ten ostatni. Prawa autorskie/inne prawa
– w przypadku prezentacji wykonanej w szkole pewnie „nie dotyczy”, może się jednak zdarzyć, że
zechcą Państwo chronić swoją własność intelektualną – wtedy trzeba wpisać „tak”. Obszary
docelowe to w przypadku prezentacji powstałej w projekcie szkolnym, np. P85 – Edukacja, P85.2 Szkoły podstawowe. Użyte media to Strona internetowa (WEB), Ustny (OR) – prezentacja jest
przecież wygłaszana, i Sieć (NET).
Praca uczniów Państwa szkoły nad polską prezentacją, to w rubryce F.2, działanie typu: Wzrost
wiedzy uczestników w danej dziedzinie i temacie (METH01) lub, jeśli np. w grupie były dzieci ze
specjalnymi potrzebami edukacyjnymi, a celem Państwa projektu i prac nad prezentacją jest
stworzenie im dobrych warunków do nauki, zaznaczają Państwo: Wsparcie dla uczniów mających
trudności w uczeniu się (INTGR02)). Jeśli pracowali Państwo nad prezentacją wspólnie z partnerami
podczas jednego ze spotkań roboczych – np. podczas wspólnych warsztatów, w tabeli F2 jako typ
działania wpisują Państwo np. Dialog międzykulturowy i współpraca (EUCO03) lub Wykorzystanie
obserwacji i analizy do aktualizowania i doskonalenia strategii/metod nauczania (RES01).
Wspólna praca nad prezentacją może być opisana zarówno jako działanie, jak i rezultat – jeśli
przeprowadzili Państwo warsztaty z uczniami, w rubrykach E.2 i F.2 wpiszą Państwo Warsztat
(EVENT11). Data wymagana w rubryce E.2 będzie datą zakończenia działania tego samego typu,
rozpoczętego w dniu, o który pytamy w rubryce F.2.
Warto pamiętać, że odpowiedzi na poszczególne pytania raportu zależą od specyfiki danego
projektu, jego założeń, ważności danego rezultatu. Także od tego, czy planują Państwo dalsze
wykorzystanie rezultatów (gorąco do takich planów namawiamy) i w jaki sposób je Państwo
udostępniają. Proszę pamiętać, że naszym celem jest uzyskanie od Państwa rzetelnej i zgodnej z
wnioskiem o dofinansowanie, informacji na temat merytorycznych aspektów realizacji projektu.
Państwa odpowiedzi posłużą nie tylko jako podstawa odo oceny raportu (także – wyboru
najlepszych projektów) i, co za tym idzie, wypłaty drugiej raty dofinansowania, ale także jako źródło
informacji na temat wpływu projektów partnerskich na pracę szkół i inne działania edukacyjne w
krajach uczestniczących w programie.
15. Co oznacza pojęcie “europejska wartość dodana” w punkcie E3?
Europejska wartość dodana to wszystko, czego w projekcie nie udałoby się osiągnąć bez udziału
partnerów zagranicznych. Do czego w projekcie przydał się zasięg europejski, jak współpraca
międzynarodowa wpłynęła na jego realizację, jak zmieniła uczestników? Jak wykorzystali Państwo
możliwość wymiany doświadczeń, metod pedagogicznych, praktycznej nauki języków obcych?
16. Dotyczy działu F6 – udział w wyjazdach: na rozwijanej liście instytucji goszczących jest błąd –
pojawia się instytucja nie biorąca udziału w projekcie (CEIP San Miguel Pre-Primary and Primary
School) mamy ją wykreślić? W jaki sposób mamy nanieść zmiany na formularzu? Skreślić i wpisać
ręką właściwe dane?
W raporcie, w części „D. Identyfikacja partnerów” zostali uwzględnieni także partnerzy, którym nie
zostało przyznane dofinansowanie w rezultacie selekcji w roku 2011. Jest to błąd techniczny który
prosimy zignorować i dalsze części raportu wypełniać tylko w odniesieniu do partnerów, którzy
otrzymali dofinansowanie na realizację projektu.
Część pól w raporcie została uzupełniona danymi z naszej bazy danych i nie ma możliwości ich
modyfikacji. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości danych dotyczących Państwa
szkoły/placówki (np. dane adresowe, osoba kontaktowa, reprezentant prawny), prosimy o
dołączenie do przesyłanego raportu odpowiedniego oświadczenia, w którym będą zawarte
prawidłowe dane. Oświadczenie musi być podpisane przez prawnego reprezentanta Państwa
szkoły/placówki (zgodnie z podpisami złożonymi w raporcie końcowym).