Sustainability Facts

Kodeks postępowania dla Dostawców
KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAW CÓW STORA ENSO
Wprowadzenie
Kodeks Postępowania dla Dostawców (Kodeks Postępowania)
określa minimalne standardy, których przestrzegania ─ obok innych
przepisów i regulacji ─ firma Stora Enso wymaga od swoich
Dostawców (zgodnie z definicją poniżej) w trakcie prowadzenia przez
nich działalności gospodarczej oraz w odniesieniu do relacji
biznesowych z firmą Stora Enso. Dalsze wytyczne na temat sposobu
interpretacji i wdrażania niniejszego Kodeksu Postępowania podano
w Praktycznym przewodniku dla Dostawców Stora Enso.
Niniejszy Kodeks Postępowania stanowi integralną część wszystkich
umów zawartych pomiędzy Dostawcą a firmą Stora Enso.
1. Definicje
„Dostawca” oznacza każdą osobę fizyczną lub podmiot prawny, który
dostarcza firmie Stora Enso produkty lub usługi. Oprócz Dostawców,
którzy nawiązali bezpośrednie stosunki umowne ze Stora Enso,
definicja ta obejmuje także poddostawców tych Dostawców.
„Przedstawiciele Stora Enso” obejmują pracowników firmy oraz jej
przedstawicieli prawnych.
2. Systemy zarządzania
Dostawca zobowiązuje się stosować w swojej firmie odpowiednie
systemy zarządzania, które pozwolą mu przestrzegać niniejszego
Kodeksu Postępowania lub własnego równoważnego kodeksu
postępowania w zależności od tego, który z nich jest bardziej
rygorystyczny, jak również wszystkich innych mających zastosowanie
i obowiązujących przepisów i regulacji. Funkcjonowanie i jakość
systemu zarządzania powinny być proporcjonalne do zakresu
i złożoności działalności Dostawcy, jak również do związanego z nią
ryzyka. Oznacza to co najmniej, że:
2.1 Dostawca przyjmie usystematyzowane podejście do oceny
i ograniczania ryzyka związanego z prawami człowieka, prawami
pracowniczymi, kwestiami ochrony zdrowia i bezpieczeństwa
pracy, odpowiedzialnego biznesu i oddziaływania na środowisko
(zwanych dalej „Zagadnieniami kodeksu postępowania”) oraz do
zarządzania tym ryzykiem,
2.2 Dostawca ustanowi mierzalne cele w odniesieniu do wyników
realizacji Zagadnień kodeksu postępowania i określi powiązane
działania służące osiągnięciu tych celów, aby zapewnić ciągłą
poprawę swoich wyników,
2.3 wszystkie obowiązujące przepisy, regulacje i warunki umowne
regulujące działalność Dostawcy będą należycie stosowane
i komunikowane, także poprzez odpowiednie szkolenia
pracowników i partnerów biznesowych,
2.4 Dostawca wprowadzi odpowiednie systemy umożliwiające
zgłaszanie naruszeń związanych z Zagadnieniami kodeksu
postępowania (np. system raportowania nieprawidłowości typu
whistle-blowing),
2.5 Dostawca zagwarantuje, że jego dostawcy i poddostawcy będą
stosować się do niniejszego Kodeksu Postępowania lub jego
własnego równoważnego kodeksu postępowania oraz że będzie
on te kwestie należycie kontrolować. Dostawca jest
odpowiedzialny za działania swoich poddostawców w takim
samym zakresie jak za działania własne.
M A J 2014
3. Prawa człowieka i prawa pracownicze
3.1 Prawa człowieka
Dostawca jest zobowiązany:
3.1.1
przestrzegać praw człowieka i nie przyczyniać się do ich
łamania w ramach swojej strefy wpływów,
3.1.2
właściwie określać wpływ swoich działań na prawa
człowieka zawsze, gdy uzgodniona zostanie potrzeba
podjęcia takich działań,
3.1.3
ustanowić odpowiednie mechanizmy zaradcze w przypadku
jakiegokolwiek naruszenia praw człowieka.
3.2 Podstawowe prawa pracownicze
Dostawca jest zobowiązany:
3.2.1
nie zatrudniać żadnych pracowników w wieku poniżej 15 lat
(14 lat w niektórych krajach rozwijających się) lub poniżej
wieku minimalnego zgodnie z ustawodawstwem krajowym,
w zależności od tego, które z tych ograniczeń określa
wyższy wiek pracownika (zgodnie z konwencją ILO nr 138
w sprawie pracy dzieci),
3.2.2
zapewnić, że warunki zatrudnienia młodych ludzi w wieku
powyżej wymaganego minimum, ale poniżej 18 roku życia
nie zagrażają ich edukacji, zdrowiu, bezpieczeństwu lub
moralności,
3.2.3
w pełni uznawać prawa pracowników do organizowania się,
przynależności do związków zawodowych i prowadzenia
negocjacji w celu zawarcia układów zbiorowych,
3.2.4
nie stosować żadnej formy pracy przymusowej,
3.2.5
nie dyskryminować żadnego pracownika,
3.2.6
traktować wszystkich pracowników sprawiedliwie
i z szacunkiem.
3.3 Płace i godziny pracy
Dostawca jest zobowiązany:
3.3.1
wypłacać pracownikom co najmniej płacę minimalną
i odpowiednie wynagrodzenie za nadgodziny stosownie do
przepisów krajowych lub wszelkich obowiązujących umów
zbiorowych,
3.3.2
stosować normalne godziny pracy, które są zgodne
z obowiązującymi przepisami prawa i układami zbiorowymi,
a jeżeli nie istnieją takie przepisy lub układy zbiorowe,
regularny czas pracy będzie ograniczony do 48 godzin
tygodniowo,
3.3.3
zapewnić wszystkim pracownikom co najmniej jeden dzień
na odpoczynek w każdym tygodniu, chyba że jest to
uregulowane inaczej przez obowiązujące przepisy.
4. Bezpieczeństwo i Higiena Pracy (BHP)
Dostawca jest zobowiązany:
4.1 stosować wszystkie właściwe wymogi prawne dot. BHP,
4.2 sporządzić w formie pisemnej własną politykę dot. BHP, wykazać
zaangażowanie kierownictwa w przestrzeganie zasad BHP,
wskazać osoby odpowiedzialne za BHP w ramach swojej
organizacji,
4.3 zapewnić, że stosowane są środki kontroli operacyjnej takie jak
przepisy i procedury, a informacje o nich zostały przekazane
wszystkim pracownikom,
4.4 ustanowić procedury gotowości i reagowania na sytuacje nagłe,
Kodeks postępowania dla Dostawców
KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAW CÓW STORA ENSO
4.5 zwiększać świadomość swoich pracowników w zakresie zdrowia
i bezpieczeństwa, wzmacniać kulturę bezpieczeństwa poprzez
otwartą komunikację oraz zapewnić, że pracownicy otrzymali
odpowiednie przeszkolenie w zakresie BHP .
4.6 mierzyć i monitorować wyniki w zakresie przestrzegania OHS
i zagrożeń z tym związanych przy pomocy prawidłowo
przeprowadzanych kontroli i audytów w miejscu pracy,
4.7 zgłaszać i badać wszystkie incydenty dot. zasad BHP.
5. Wpływ na środowisko
Dostawca jest zobowiązany:
5.1 spełniać wszystkie wymogi dot. ochrony środowiska określone
w odpowiednich przepisach prawa, regulacjach i pozwoleniach
środowiskowych,
5.2 wyznaczyć pracownikom swojej organizacji obowiązki w zakresie
kwestii ochrony środowiska,
5.3 upewnić się, że jego pracownicy mają odpowiednią wiedzę
i doświadczenie w odniesieniu do kwestii ochrony środowiska
oraz dostęp do zasobów, które umożliwią im skuteczne
wypełnianie ich obowiązków,
5.4 zagwarantować, że wydane zostały pisemne instrukcje dot.
wszystkich procesów o potencjalnym negatywnym wpływie na
środowisko, takich jak np. magazynowanie i transport materiałów
niebezpiecznych oraz że istotne informacje na ten temat zostały
przekazane wszystkim pracownikom zaangażowanym
w realizację tych procesów,
5.5 aktywnie działać w celu zapobiegania sytuacjom kryzysowym
i zapewniać zdolność do odpowiedniego reagowania na takie
wydarzenia poprzez analizę, identyfikację oraz przyjęcie środków
zapobiegawczych i naprawczych,
5.6 systematycznie zajmować się naruszeniami i skargami
środowiskowymi i przekazywać informacje o nich pracownikom
i zewnętrznym interesariuszom, w tym firmie Stora Enso, jeśli
mają one na nią wpływ,
5.7 w stosownych przypadkach przekazać Stora Enso aktualne karty
charakterystyki materiałów (MSDS lub SDS) oraz wszelkie inne
istotne dokumenty, oraz informacje wymagane przez Stora Enso.
6. Odpowiedzialność biznesu
Dostawca zobowiązany jest do prowadzenia działalności w sposób
całkowicie zgodny z Business Practice Policy firmy Stora Enso lub
z własnymi równoważnymi zasadami etycznymi, w zależności od tego,
które zasady są bardziej restrykcyjne. Oznacza to między innymi, że
Dostawca zobowiązany jest:
6.1 prowadzić działalność w sposób całkowicie zgodny ze wszystkimi
obowiązującymi przepisami prawa antymonopolowego i prawa
ochrony konkurencji,
6.2 unikać sytuacji, w których istnieje konflikt interesów pomiędzy
Dostawcą a Stora Enso,
6.3 działać zgodnie z obowiązującymi przepisami antykorupcyjnymi
między innymi poprzez odmawianie przyjmowania lub oferowania
łapówek, drobnych gratyfikacji lub wartościowych przedmiotów
w celu uzyskania, lub zachowania danego kontraktu, uzyskania
niewłaściwych korzyści lub przewagi,
6.4 postępować zgodnie ze wszystkimi zasadami i regulacjami
związanymi z wymogami względem bezpieczeństwa i wysokiej
jakości produktów i usług, w tym zasadami określonymi przez
Stora Enso,
M A J 2014
6.5 w sposób przejrzysty i dokładny rejestrować i ujawniać
szczegółowe dane dot. swojej działalności, struktury organizacji,
sytuacji finansowej i wyników zgodnie z obowiązującymi
przepisami i regulacjami.
Podczas prowadzenia interesów ze Stora Enso oznacza to między
innymi, że:
6.6 Przedstawiciele Stora Enso będą zawsze sami opłacać swoje
koszty podróży i zakwaterowania podczas wizyty u Dostawcy, na
konferencjach, w zakładach pokazowych itp.,
6.7 Przedstawicielom Stora Enso nie należy oferować żadnych
prezentów, okazywać nadmiernych wyrazów gościnności lub
pokrywać wydatków, które można by uznać za nieuzasadnione
lub nieodpowiednie w odniesieniu do ewentualnych transakcji
biznesowych.
7. Wymagania ogólne
Dostawca jest zobowiązany:
7.1 niezwłocznie zgłosić Stora Enso wszelkie niezgodności
z niniejszym Kodeksem Postępowania. Dostawca i każdy z jego
pracowników może w sposób poufny zgłosić swoje obawy na
następujący adres:
Kierownik ds. Audytu Wewnętrznego
Stora Enso AB
P.O. Box 70395
SE-107 24 Stockholm, Szwecja.
Patrz strona internetowa www.storaenso.com, aby uzyskać
więcej szczegółów.
7.2 ujawniać informacje i dane dot. kwestii objętych niniejszym
Kodeksem Postępowania na wniosek Stora Enso, chyba że
byłoby to sprzeczne z jej ustawowymi obowiązkami dot.
ujawniania informacji.
7.3 umożliwić Stora Enso lub dowolnej osobie trzeciej upoważnionej
przez Stora Enso i możliwej do zaakceptowania przez Dostawcę
przeprowadzenie w obecności Dostawcy audytu działalności
Dostawcy w zakresie objętym niniejszym Kodeksem
Postępowania w tym między innymi do skontrolowania zakładów
Dostawcy oraz odpowiednich wyciągów z ksiąg i rejestrów. Na
wniosek Dostawcy osoby uczestniczące w takich audytach
powinny podpisać umowy o zachowaniu poufności w odniesieniu
do spraw ujawnianych w trakcie takiego audytu.
8. Wprowadzanie w życie
8.1 Jeśli firma Stora Enso stwierdzi, że Dostawca nie spełnia
wymagań i oczekiwań określonych w niniejszym Kodeksie
Postępowania, przekaże wytyczne określające, które kwestie
należy skorygować lub ulepszyć. Dostawca musi niezwłocznie
podjąć działania naprawcze zgodnie z zaleceniami Stora Enso.
Stora Enso zastrzega sobie jednak prawo do anulowania
niezrealizowanych zamówień, zawieszenia przyszłych zamówień
lub rozwiązania umowy z Dostawcą w przypadku istotnego
naruszenia niniejszego Kodeksu Postępowania.
8.2 Jeżeli główna umowa między Stora Enso a Dostawcą, do której
niniejszy Kodeks Postępowania stanowi Załącznik, zawiera
odrębne zasady rozwiązania umowy, obydwie strony przyjmują
jednak do wiadomości, że naruszenie KodeksuPostępowania
może zostać uznane za istotne naruszenie umowy, co uprawnia
Stora Enso do jej rozwiązania.