Jak podpisać sprawozdanie finansowe? [Instrukcja krok po kroku 2025]
Podpisanie sprawozdania finansowego to obowiązek każdej jednostki sporządzającej SF — niezależnie od tego, czy jest to spółka z o.o., fundacja, stowarzyszenie czy jednoosobowa działalność. Od kilku lat sprawozdania podpisuje się wyłącznie elektronicznie, a błędy na etapie podpisu są najczęstszym powodem odrzucenia przez KRS.
Poniżej znajdziesz prostą, praktyczną instrukcję: czym podpisać sprawozdanie, kto musi je podpisać oraz jak zrobić to poprawnie w aplikacji Ministerstwa Finansów.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe — szybka instrukcja
- Przygotuj sprawozdanie w formacie JPK_SF lub XML.
- Otwórz plik w aplikacji „e-Sprawozdania Finansowe” Ministerstwa Finansów.
- Dodaj wszystkie osoby, które muszą złożyć podpis.
- Wybierz sposób podpisu: kwalifikowany, zaufany lub osobisty.
- Kolejno złóż podpisy wszystkich osób.
- Zapisz dokument i złóż go do KRS w systemie eKRS lub RDF.
To jedyny poprawny sposób podpisania sprawozdania dla jednostek wpisanych do KRS.
Kto musi podpisać sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie musi podpisać:
- kierownik jednostki, czyli CAŁY zarząd spółki (nie tylko prezes),
- osoba prowadząca księgi rachunkowe (główny księgowy lub biuro rachunkowe).
Jeżeli jednostką kieruje kilka osób — podpis musi złożyć każda z nich, indywidualnie, swoim własnym podpisem elektronicznym.
Wyjątek: JDG — sprawozdanie podpisuje tylko przedsiębiorca.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe elektronicznie (JPK_SF)?
Wszystkie spółki wpisane do KRS muszą sporządzać i podpisywać sprawozdania finansowe w formacie:
- XML zgodnym ze strukturą JPK_SF.
Podpisywanie odbywa się w dedykowanej aplikacji:
Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe Ministerstwa Finansów.
W niej podpiszesz dokument niezależnie od tego, jakiego rodzaju podpisu używasz.
Podpisywanie sprawozdania finansowego w aplikacji MF — instrukcja
- Pobierz aplikację e-Sprawozdania Finansowe ze strony MF.
- Uruchom program i wybierz opcję „Podpisz sprawozdanie”.
- Wgraj plik JPK_SF (XML).
- Kliknij „Dodaj podpis”.
- Wybierz metodę podpisu: Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub osobisty.
- Złóż podpis jako kierownik jednostki.
- Dodaj drugi podpis — księgowego.
- Zapisz dokument.
- Przekaż plik do systemu eKRS / RDF.
Tylko jeden, konkretny plik JPK_SF musi zawierać komplety podpisów — KRS odrzuci dokumenty podpisane oddzielnie.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe Profilem Zaufanym?
Profil Zaufany możesz wykorzystać zarówno jako członek zarządu, jak i księgowy.
Jak to zrobić:
- W aplikacji MF wybierz „Podpisz Profilem Zaufanym”.
- System przekieruje Cię na stronę login.gov.pl.
- Zaloguj się (bank lub hasło PZ).
- Potwierdź podpis kodem SMS lub w aplikacji bankowej.
- Po powrocie do aplikacji MF podpis zostanie automatycznie dodany.
Ten podpis jest w pełni akceptowany przez KRS i urzędy skarbowe.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe podpisem kwalifikowanym?
Podpis kwalifikowany daje najwyższy poziom bezpieczeństwa i jest równoważny z podpisem odręcznym.
Jak podpisać:
- Podłącz kartę lub token USB albo zaloguj się do podpisu w chmurze.
- W aplikacji MF wybierz „Podpisz podpisem kwalifikowanym”.
- Wskaż odpowiedni certyfikat.
- Autoryzuj podpis w swoim urządzeniu.
- Zapisz dokument.
Uwaga: certyfikat musi być ważny. Jeśli wygasł — system nie pozwoli złożyć podpisu.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe dla jednoosobowej działalności (JDG)?
W przypadku JDG:
- nie ma obowiązku używania JPK_SF,
- przedsiębiorca sporządza sprawozdanie w formie PDF,
- dokument podpisuje jednoosobowo – Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym,
- sprawozdanie wysyła do urzędu skarbowego, nie do KRS.
To znacznie prostsza procedura niż w przypadku spółek.
Najczęstsze błędy przy podpisywaniu sprawozdania finansowego
To właśnie te błędy najczęściej powodują odrzucenie dokumentów w KRS:
- brak podpisu wszystkich członków zarządu,
- podpisanie pliku poza aplikacją MF (np. podpisywanie pliku XML w Adobe),
- nieważny podpis kwalifikowany,
- próba podpisania sprawozdania przez jedną osobę za wszystkich,
- użycie różnych formatów podpisu w jednym pliku,
- przesłanie do KRS pliku PDF zamiast JPK_SF.
Każdy dokument musi być podpisany w jednej aplikacji, w jednym pliku.
Podsumowanie
Aby poprawnie podpisać sprawozdanie finansowe:
- przygotuj plik JPK_SF,
- otwórz go w aplikacji e-Sprawozdania Finansowe,
- podpisz kolejno jako kierownik jednostki i księgowy,
- użyj Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub podpisu osobistego,
- złóż dokument do KRS przez eKRS / RDF.
Poprawne podpisanie to kluczowy etap — błędy powodują odrzucenie całej procedury i konieczność poprawy.
FAQ — najczęściej zadawane pytania
Czy każda osoba musi podpisać ten sam plik?
Tak — wszyscy podpisują dokładnie jeden plik JPK_SF.
Czy mogę podpisać sprawozdanie na telefonie?
Tak, jeśli używasz Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego w chmurze.
Czy Profil Zaufany wystarczy?
Tak — PZ jest akceptowany zarówno przez KRS, jak i KAS.
Co zrobić, gdy sprawozdanie zostanie odrzucone przez KRS?
Najpierw sprawdź komplet podpisów i poprawność struktury XML.
Czy księgowy musi podpisywać sprawozdanie?
Tak — jeśli prowadzi księgi rachunkowe.
Czy w spółce z o.o. podpis składa tylko prezes?
Nie — podpisać muszą wszyscy członkowie zarządu.
