Jak podpisać umowę Profilem Zaufanym? [Instrukcja krok po kroku + legalność 2025]
Podpisanie umowy Profilem Zaufanym to szybki i darmowy sposób na złożenie podpisu elektronicznego bez używania specjalistycznego sprzętu. Wiele osób zastanawia się jednak, czy taka forma podpisu jest ważna, do jakich umów się nadaje i jak technicznie wygląda proces podpisywania.
Poniżej znajdziesz kompletny przewodnik: legalność podpisu, instrukcję krok po kroku i praktyczne wskazówki.
Czy umowę można podpisać Profilem Zaufanym? — szybka odpowiedź
- Tak — umowę można podpisać Profilem Zaufanym, jeśli strony akceptują formę elektroniczną.
- Nie — podpis PZ nie spełnia wymogu formy pisemnej z Kodeksu cywilnego.
- Tak — PZ nadaje się do większości umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło, współpraca, najem zwykły).
- Nie — PZ nie wystarczy do umów wymagających podpisu własnoręcznego lub kwalifikowanego.
Profil Zaufany to podpis elektroniczny, ale nie kwalifikowany — dlatego jego użycie ma pewne ograniczenia.
Jak podpisać umowę Profilem Zaufanym krok po kroku
- Wejdź na gov.pl i wybierz usługę „Podpisz lub sprawdź dokument”.
- Kliknij „Wybierz dokument” i dodaj umowę (najlepiej w PDF).
- Zaloguj się Profilem Zaufanym.
- Kliknij „Podpisz Profilem Zaufanym”.
- Potwierdź operację kodem SMS lub przez aplikację bankową.
- Pobierz podpisany dokument i prześlij drugiej stronie.
Cała procedura trwa zwykle mniej niż minutę.
Gdzie podpisać dokument Profilem Zaufanym?
Do wyboru są dwa oficjalne narzędzia:
1. gov.pl (najprostsze i najczęściej używane)
Umożliwia podpisanie PDF, Word, skanu czy pliku tekstowego.
2. ePUAP
Podpisywarka dostępna po zalogowaniu, często generuje dokument w formacie XML/XAdES.
W pełni akceptowalne, ale mniej wygodne przy umowach komercyjnych.
Jak przygotować umowę do podpisania?
Aby zapobiec błędom:
- zapisz umowę w formacie PDF (najstabilniejszy),
- upewnij się, że plik nie ma blokad lub haseł,
- sprawdź, czy obie strony mają tę samą wersję umowy,
- przy skanach — najlepiej wykonać nowy PDF, nie wysyłać zdjęć.
Czy podpis Profilem Zaufanym spełnia wymóg formy pisemnej?
To kluczowe pytanie — i źródło wielu nieporozumień.
- podpis kwalifikowany = równy podpisowi własnoręcznemu,
- podpis zaufany = podpis elektroniczny, ale nie spełniający formy pisemnej.
Oznacza to, że:
- PZ nie zastępuje podpisu odręcznego tam, gdzie prawo wymaga formy pisemnej,
- ale może być użyty, jeśli strony zgadzają się na formę elektroniczną (umowy cywilne).
W wielu przypadkach wystarczy zwykłe oświadczenie drugiej strony: „akceptuję podpis w formie elektronicznej”.
Kiedy PZ wystarczy, a kiedy jest nieważny?
Umowy, które można podpisać Profilem Zaufanym
- umowa zlecenia,
- umowa o dzieło,
- umowa współpracy B2B,
- umowa najmu zwykłego (gdy obie strony akceptują e-formę),
- aneksy do umów cywilnych,
- porozumienia, oświadczenia, zgody, regulaminy.
PZ sprawdza się świetnie w umowach biznesowych, freelancerskich i między osobami prywatnymi.
Umowy, których NIE można podpisać Profilem Zaufanym
- umowa o pracę,
- wypowiedzenie umowy o pracę,
- podanie o wypowiedzenie — wymaga formy pisemnej,
- umowa najmu okazjonalnego (wymaga aktu notarialnego + oświadczeń pisemnych),
- pełnomocnictwa wymagające formy pisemnej,
- umowy wymagające formy pisemnej pod rygorem nieważności.
W tych przypadkach konieczny jest podpis własnoręczny lub kwalifikowany.
Jak sprawdzić podpis Profilem Zaufanym?
Jeśli chcesz upewnić się, że podpis został złożony poprawnie:
- wejdź na gov.pl → „Sprawdź podpis”,
- wgraj dokument,
- otrzymasz informację o ważności podpisu, dacie i danych osoby podpisującej.
To przydatne przy współpracy z kontrahentami lub w sytuacjach spornych.
Najczęstsze błędy przy podpisywaniu umów PZ
Typowe problemy:
- brak zgody drugiej strony na formę elektroniczną,
- próba podpisania dokumentu wymagającego formy pisemnej,
- użycie zdjęcia zamiast PDF,
- wgrywanie pliku z zabezpieczeniami,
- podpisanie różnych wersji umowy przez strony.
Warto upewnić się, że obie strony pracują na tym samym pliku.
Podsumowanie
Profil Zaufany to szybki, darmowy i wygodny sposób na podpisanie wielu umów cywilnych.
Pamiętaj:
- PZ nie spełnia wymogu formy pisemnej,
- ale jest ważny, jeśli strony zgadzają się na formę elektroniczną,
- świetnie nadaje się do umów zlecenia, o dzieło, współpracy i większości umów B2B,
- nie zastąpi podpisu kwalifikowanego w umowach wymagających własnoręcznego podpisu.
Podpisanie umowy PZ trwa kilkadziesiąt sekund — o ile wiesz, kiedy możesz legalnie z niego skorzystać.
FAQ — najczęściej zadawane pytania
Czy druga strona też musi podpisać Profilem Zaufanym?
Nie — może podpisać swoim podpisem elektronicznym lub ręcznie (po wydruku). Ważne, by obie wersje były spójne.
Czy mogę podpisać umowę najmu Profilem Zaufanym?
Tak — jeśli obie strony akceptują formę elektroniczną.
Czy podpis PZ jest bezpieczny?
Tak — jest powiązany z Twoją tożsamością i potwierdzany bankowo.
Czy mogę podpisać PZ na telefonie?
Tak — cała procedura działa mobilnie.
Czy podpis zaufany działa za granicą?
Technicznie tak, ale nie ma automatycznej mocy prawnej w innych krajach UE tak jak podpis kwalifikowany.
