Jak podpisać umowę przez maila? [Legalność + instrukcja krok po kroku 2025]
Podpisywanie umowy przez maila stało się standardem — zarówno w relacjach biznesowych, jak i prywatnych. Wiele osób jednak wciąż nie ma pewności, czy taka umowa jest ważna, jak technicznie ją podpisać oraz kiedy konieczny jest podpis kwalifikowany.
Poniżej znajdziesz kompletny, prosty poradnik: jak podpisać umowę mailem, które metody są legalne i jak uniknąć najczęstszych błędów.
Czy umowę można podpisać i zawrzeć przez maila? — szybka odpowiedź
- Tak — większość umów można podpisać i zawrzeć mailowo.
- Tak — skan podpisanej umowy jest ważny jako forma dokumentowa.
- Nie — zwykła wiadomość e-mail nie spełnia formy pisemnej (w rozumieniu kodeksu cywilnego).
- Tak — podpis kwalifikowany złożony na dokumencie i wysłany mailem działa jak podpis własnoręczny.
Email jest więc pełnoprawnym sposobem zawierania umów — pod warunkiem, że nie wymaga ona formy pisemnej „pod rygorem nieważności”.
Jak podpisać umowę przez maila krok po kroku
- Otwórz przesłaną umowę.
- Podpisz ją — wybierz jedną z metod: wydruk + podpis, podpis elektroniczny, podpis kwalifikowany.
- Zapisz dokument jako PDF (lub zrób czytelny skan).
- Otwórz wiadomość e-mail i dodaj dokument jako załącznik.
- W treści maila napisz: „Przesyłam podpisaną umowę.”
- Wyślij wiadomość i zachowaj kopię wysyłki.
To najprostsza i najczęściej stosowana procedura.
Trzy sposoby podpisania umowy mailem (praktyczne i legalne)
1. Podpis własnoręczny → skan lub zdjęcie → wysyłka PDF mailem
- najprostsza i najpopularniejsza metoda,
- ważna w umowach niewymagających formy pisemnej,
- w praktyce powszechnie akceptowana przez firmy i klientów.
2. Podpis elektroniczny (zwykły, w PDF)
- podpisywanie umowy elektronicznym podpisem graficznym np. w Adobe lub aplikacjach online,
- ważny, jeśli druga strona zgadza się na formę elektroniczną,
- dobry do umów B2B, zlecenia, dzieło, współpraca.
3. Podpis kwalifikowany (najmocniejsza forma)
- w 100% równoważny podpisowi własnoręcznemu,
- daje pełną moc prawną nawet przy umowach wymagających formy pisemnej,
- dokument podpisany kwalifikowanym podpisem można legalnie odesłać mailem.
Czy wystarczy wysłać skan podpisanej umowy?
Tak — w większości przypadków.
Skan ma status formy dokumentowej, która jest akceptowana przy:
- umowie zlecenia,
- umowie o dzieło,
- umowach B2B,
- umowach współpracy,
- najmie zwykłym,
- umowach biznesowych i prywatnych, jeśli nie wymagają formy pisemnej.
Skan nie spełnia formy pisemnej, ale skutecznie potwierdza zawarcie umowy.
Czy wystarczy napisać w mailu: „akceptuję umowę”?
To zależy.
Tak — jest to ważne, jeśli umowa nie wymaga formy pisemnej.
Wtedy mail działa jako forma dokumentowa, a umowa jest zawarta.
Nie — to niewystarczające, gdy prawo wymaga formy pisemnej, np.:
- umowa o pracę,
- wypowiedzenia,
- najem okazjonalny,
- pełnomocnictwa pisemne,
- umowy z zastrzeżoną formą pisemną pod rygorem nieważności.
W takich przypadkach potrzebny jest podpis kwalifikowany lub podpis własnoręczny.
Kiedy potrzebny jest podpis kwalifikowany?
Podpis kwalifikowany jest konieczny, gdy:
- ustawa wymaga formy pisemnej,
- dokument ma charakter prawny wymagający podpisu własnoręcznego,
- strony chcą pełnego bezpieczeństwa prawnego.
Przykłady:
- umowa o pracę,
- wypowiedzenia umów,
- pełnomocnictwa pisemne,
- najem okazjonalny i instytucjonalny,
- umowy z klauzulą „pod rygorem nieważności”.
Jak podpisać i odesłać umowę PDF przez maila?
- Podpisz PDF (ręcznie, elektronicznie lub kwalifikowanym podpisem).
- Zapisz jako nowy plik.
- Załącz go do maila.
- Wyślij i poproś o zwrot podpisanego egzemplarza.
- Przechowuj korespondencję jako dowód zawarcia umowy.
To najwygodniejsza metoda w biznesie.
Najczęstsze błędy przy podpisywaniu umowy mailem
- podpisywanie ręką umów, które wymagają formy pisemnej,
- wysyłanie nieczytelnych zdjęć zamiast PDF,
- brak potwierdzenia, że obie strony pracują na tej samej wersji,
- brak akceptacji formy elektronicznej przez drugą stronę,
- mylenie podpisu elektronicznego z kwalifikowanym.
Podsumowanie
Umowę można bezpiecznie podpisać i przesłać mailem — to pełnoprawny sposób jej zawarcia, o ile:
- dokument nie wymaga formy pisemnej,
- strony akceptują formę elektroniczną,
- albo użyjesz podpisu kwalifikowanego, jeśli forma pisemna jest wymagana.
Skan, podpis elektroniczny lub kwalifikowany — wybór zależy od rodzaju umowy.
FAQ — najczęściej zadawane pytania
Czy podpisana umowa przesłana mailem jest ważna?
Tak — jeśli dokument nie wymaga podpisu pisemnego.
Czy mogę podpisać umowę na telefonie?
Tak — skan lub PDF można podpisać i odesłać z telefonu.
Czy muszę drukować umowę?
Nie — możesz podpisać ją elektronicznie lub kwalifikowanym podpisem.
Czy PDF podpisany kwalifikowanym podpisem mogę wysłać mailem?
Tak — jest w pełni ważny prawnie.
Czy wystarczy napisać: „akceptuję warunki”?
Tak, ale tylko przy umowach niewymagających formy pisemnej.
