Jak uzyskać podpis elektroniczny do Urzędu Skarbowego? [Instrukcja 2025]

Do wysyłki JPK, deklaracji podatkowych i pism do Urzędu Skarbowego potrzebujesz odpowiedniej formy podpisu elektronicznego. W praktyce podatnicy często nie wiedzą, jaki podpis jest wymagany, który działa w jakiej sytuacji oraz jak go zdobyć.

Poniżej znajdziesz najprostszą i najpełniejszą instrukcję.

---

Jaki podpis elektroniczny jest wymagany przez Urząd Skarbowy?

Urząd Skarbowy akceptuje trzy rodzaje podpisów:

• podpis kwalifikowany — działa zawsze i wszędzie,
  
• Profil Zaufany — działa tylko w części usług,
  
• dane autoryzujące — tylko dla osób fizycznych i tylko przy wybranych formularzach.
  

Najważniejsze:

• Firma, spółka, biuro rachunkowe → musi mieć podpis kwalifikowany.
  
• JPK dla firm → wyłącznie podpis kwalifikowany.
  
• PIT osoby fizycznej → często można wysłać danymi autoryzującymi.
  

---

Jak uzyskać podpis kwalifikowany do Urzędu Skarbowego?

To najpewniejszy i uniwersalny podpis, akceptowany w całej administracji publicznej oraz w biznesie.

Instrukcja krok po kroku

1. Wybierz dostawcę podpisu kwalifikowanego:
   
   • Certum
     
   • Szafir
     
   • SimplySign
     
   • EuroCert
     
   • Asseco
     
2. Kup zestaw:
   
   • certyfikat + czytnik i karta, lub
     
   • podpis mobilny (np. SimplySign, mSzafir).
     
3. Przejdź weryfikację tożsamości:
   
   • online (wideoweryfikacja),
     
   • lub stacjonarnie w punkcie partnerskim.
     
4. Zainstaluj oprogramowanie:
   
   • aplikację do podpisu lub aplikację mobilną.
     
5. Aktywuj certyfikat.
   
6. Podpisuj dokumenty:
   
   • pliki XML (JPK),
     
   • formularze e-Deklaracje,
     
   • pisma wysyłane do KAS.
     

Podpis kwalifikowany = jedyna metoda akceptowana w JPK dla firm.

---

Jak uzyskać podpis elektroniczny z Profilu Zaufanego do Urzędu Skarbowego?

Profil Zaufany nie zastąpi podpisu kwalifikowanego, ale w niektórych usługach podatkowych jest wystarczający.

Instrukcja założenia PZ

1. Wejdź na: gov.pl → „Załóż Profil Zaufany”.
   
2. Wybierz sposób potwierdzenia:
   
   • logowanie przez bank,
     
   • wizyta w urzędzie.
     
3. Zaloguj się.
   
4. Podpisuj pisma kierowane do US przez ePUAP.
   

Gdzie działa Profil Zaufany?

• pisma ogólne do Urzędu Skarbowego,
  
• wybrane formularze na gov.pl,
  
• odbiór korespondencji,
  
• logowanie do usług podatkowych.
  

Gdzie NIE działa?

• w JPK,
  
• w e-Deklaracjach wymagających podpisu kwalifikowanego,
  
• w plikach XML podatkowych.
  

---

Dane autoryzujące — kiedy wystarczą zamiast podpisu?

Urząd Skarbowy pozwala podpisać niektóre dokumenty „danymi autoryzującymi”, ale dotyczy to wyłącznie osób fizycznych.

Dane autoryzujące to:

• PESEL lub NIP,
  
• data urodzenia,
  
• kwota przychodu z poprzedniego roku.
  

Gdzie można ich użyć?

• wysyłka PIT,
  
• wybrane e-Deklaracje osób fizycznych,
  
• JPK_V7 mikroprzedsiębiorcy (tylko osoby fizyczne prowadzące działalność).
  

Gdzie nie działają?

• w spółkach,
  
• w biurach rachunkowych,
  
• w deklaracjach wymagających podpisu kwalifikowanego.
  

---

Porównanie: kwalifikowany vs Profil Zaufany vs dane autoryzujące

Rozwiązanie	Działa w JPK?	Działa w e-Deklaracjach?	Dla firm/spółek?	Dla osób fizycznych?
Podpis kwalifikowany	✔	✔	✔	✔
Profil Zaufany	✘	Częściowo	✘	✔
Dane autoryzujące	Tylko dla osób fizycznych	✔	✘	✔

---

Podpis elektroniczny a JPK (VAT, PIT, CIT)

Wymagania:

• JPK dla firm → podpis kwalifikowany obowiązkowy,
  
• JPK dla osób fizycznych → kwalifikowany lub dane autoryzujące,
  
• pliki JPK muszą być podpisane w formacie XAdES enveloped,
  
• nie wolno podpisywać PDF – tylko XML.
  

Najczęstszy błąd: próba podpisania JPK Profilem Zaufanym — US to odrzuci.

---

Podpis elektroniczny a e-Deklaracje

System e-Deklaracje akceptuje:

• podpis kwalifikowany (zawsze),
  
• dane autoryzujące w wybranych formularzach PIT.
  

Profil Zaufany działa tylko do logowania, nie jako podpis pod deklaracją.

---

Jak używać podpisu elektronicznego w praktyce?

1. Uruchom aplikację podpisu (np. Szafir, Certum, SimplySign).
   
2. Wybierz opcję „Podpisz dokument” lub „Podpisz XML”.
   
3. Wskaż plik (np. JPK, deklaracja XML).
   
4. Wybierz format podpisu (najczęściej XAdES enveloped).
   
5. Wpisz PIN lub potwierdź w aplikacji mobilnej.
   
6. Wgraj podpisany plik do systemu KAS.
   

---

Najczęstsze błędy podatników

• używanie Profilu Zaufanego do JPK,
  
• próba podpisania PDF zamiast XML,
  
• brak aktywnego certyfikatu kwalifikowanego,
  
• zły format podpisu (np. detached),
  
• niewłaściwy rodzaj podpisu w deklaracji firmowej,
  
• nieaktualny klucz certyfikatu.
  

---

Podsumowanie

Aby podpisać dokumenty do Urzędu Skarbowego:

• najbezpieczniej wyrobić podpis kwalifikowany – działa w każdej sytuacji i dla każdego typu podatnika,
  
• Profil Zaufany działa tylko w ograniczonych przypadkach,
  
• dane autoryzujące nadają się jedynie do prostych deklaracji osób fizycznych.
  

Jeśli prowadzisz firmę lub wysyłasz JPK — podpis kwalifikowany jest koniecznością.

---

FAQ — najczęściej zadawane pytania

Czy mogę wysłać JPK Profilem Zaufanym?
Nie. JPK wymaga podpisu kwalifikowanego lub danych autoryzujących (tylko osoby fizyczne).

Jaki podpis potrzebuje spółka z o.o.?
Podpis kwalifikowany.

Czy podpis kwalifikowany mogę mieć na telefonie?
Tak — np. SimplySign lub mSzafir.

Czy podpis kwalifikowany działa od razu?
Tak, po aktywacji certyfikatu.

Czy dane autoryzujące są bezpieczne?
Tak, ale mają ograniczone zastosowanie i nie działają dla firm.