Jak zweryfikować podpis elektroniczny? [Praktyczna instrukcja krok po kroku 2025]
Weryfikacja podpisu elektronicznego to sposób na sprawdzenie, czy dokument został podpisany prawidłowo, przez właściwą osobę i czy jego treść nie została zmieniona. To konieczne w kontaktach z urzędami, firmami, klientami i kontrahentami — szczególnie gdy korzystają oni z podpisu kwalifikowanego, zaufanego lub podpisu osobistego.
Poniżej znajdziesz najprostszą instrukcję krok po kroku, listę narzędzi oraz wyjaśnienie, jak interpretować wyniki.
Jak zweryfikować podpis elektroniczny — szybka instrukcja
- Pobierz dokument (PDF, XML, XAdES lub plik .p7m).
- Otwórz go w odpowiednim narzędziu weryfikacyjnym — online lub w programie do podpisywania.
- Przeskanuj lub prześlij dokument do walidatora.
- Odczytaj wynik: ważny, nieważny, integralność zachowana lub naruszona.
- Sprawdź dane podpisującego i datę podpisu.
To wszystko — ale sposób zależy od rodzaju podpisu i formatu dokumentu. Dlatego poniżej znajdziesz dokładną instrukcję dla każdego typu podpisu.
Narzędzia do weryfikacji podpisu elektronicznego
Do weryfikacji możesz użyć kilku rodzajów narzędzi:
Narzędzia online:
- walidator podpisu elektronicznego NASK (najbardziej uniwersalny),
- walidatory do podpisów kwalifikowanych u dostawców (np. Certum, EuroCert, KIR),
- walidator ePUAP — dla podpisu zaufanego.
Programy offline:
- Adobe Acrobat Reader — najlepszy do podpisów PAdES (PDF),
- aplikacje do podpisów kwalifikowanych (np. SimplySign Desktop, Szafir, PEM-HEART),
- aplikacje do plików XAdES (np. XAdES Validator).
Każde narzędzie działa podobnie: przesyłasz dokument i otrzymujesz raport walidacji.
Jak zweryfikować podpis kwalifikowany (PDF / XAdES / PAdES)
Podpis kwalifikowany może być zapisany w różnych formatach, dlatego sposób weryfikacji zależy od rodzaju załączonego pliku.
Podpis PAdES — PDF
Najprostszy sposób sprawdzenia podpisu kwalifikowanego.
- Otwórz dokument PDF w Adobe Acrobat Reader.
- Kliknij w ikonę podpisu.
- Zobaczysz informację: „Podpis ważny” lub „Podpis nieważny”.
- Sprawdź:
- dane podpisującego,
- datę podpisu,
- wystawcę certyfikatu,
- integralność treści (czy dokument nie był zmieniany).
- dane podpisującego,
Jeśli dokument był modyfikowany — Adobe wyświetli ostrzeżenie.
Podpis XAdES — pliki .xades, .xml, .sig
Weryfikacja XAdES odbywa się najczęściej przez walidatory online.
- Wybierz walidator (np. NASK lub dostawcy podpisu).
- Wgraj dwa pliki:
- plik podpisany (np. .xades, .sig),
- dokument źródłowy (np. .xml, .pdf).
- plik podpisany (np. .xades, .sig),
- Odczytaj raport walidacji.
Raport pokaże m.in.: ważność certyfikatu, integralność, czas podpisu.
Podpis CAdES — plik .p7m
Podpis CAdES wymaga dedykowanego programu.
- Otwórz plik .p7m w aplikacji dostawcy podpisu (np. SimplySign, Szafir).
- Program rozkoduje dokument i pokaże szczegóły podpisu.
- Sprawdź status certyfikatu i dane podpisującego.
Jak sprawdzić podpis z ePUAP (podpis zaufany i osobisty)
Podpis zaufany (Profil Zaufany)
- Przejdź do walidatora dokumentów ePUAP.
- Wgraj dokument podpisany podpisem zaufanym.
- Odczytaj informację o ważności podpisu i danych osoby, która podpisała.
To najszybszy sposób weryfikacji podpisów urzędowych.
Podpis osobisty (e-dowód)
Podpis osobisty to podpis zaszyty w warstwie elektronicznej e-dowodu.
Aby go zweryfikować:
- Użyj aplikacji eDO App lub innego narzędzia do obsługi e-dowodu.
- Wgraj dokument lub odczytaj podpis przez czytnik NFC.
- Sprawdź certyfikat i datę ważności podpisu.
Jakie wyniki otrzymasz po weryfikacji podpisu?
Po sprawdzeniu podpisu pojawią się najczęściej takie komunikaty:
- Podpis ważny — dokument jest autentyczny i niezmieniony.
- Podpis nieważny — certyfikat wygasł lub podpis jest uszkodzony.
- Integralność naruszona — treść dokumentu została zmodyfikowana po podpisaniu.
- Certyfikat wycofany lub unieważniony — podpis jest formalnie nieważny.
- Nieznany wystawca — podpis nie pochodzi od kwalifikowanego dostawcy.
- Brak znacznika czasu — dokument może mieć niepewną datę podpisu.
Każdy komunikat powinien być zinterpretowany w zależności od kontekstu (np. umowa, dokument urzędowy, faktura).
Najczęstsze błędy i komunikaty podczas weryfikacji
- „Certyfikat wygasł” — podpisano dokument po upływie ważności certyfikatu.
- „Integralność dokumentu naruszona” — treść zmieniona po podpisaniu.
- „Podpis niezgodny z ETSI” — plik ma niewłaściwy format.
- Problemy z plikami .p7m — wymagany program dostawcy.
- Komunikat o braku danych podpisującego — często dotyczy podpisów niekwalifikowanych.
W większości przypadków rozwiązaniem jest użycie poprawnego narzędzia do walidacji.
Czy podpis elektroniczny może być nieważny?
Tak — i dzieje się tak w kilku przypadkach:
- certyfikat podpisującego wygasł,
- certyfikat został unieważniony lub wycofany,
- format podpisu jest niepoprawny,
- dokument został zmieniony po podpisaniu,
- brak ważnego znacznika czasu (w niektórych zastosowaniach).
Ważne: podpis kwalifikowany jest trwały, ale jego walidacja po latach wymaga odpowiedniego znacznika czasu (tzw. podpis długoterminowy).
Podsumowanie
Aby zweryfikować podpis elektroniczny:
- wybierz odpowiednie narzędzie (Adobe, NASK, ePUAP, aplikacja dostawcy),
- wgraj dokument,
- odczytaj status certyfikatu i integralności,
- upewnij się, że podpis jest ważny i że dokument nie został zmodyfikowany.
Weryfikacja jest szybka i bezpłatna — wystarczy odpowiednie narzędzie.
FAQ — najczęściej zadawane pytania
Czy mogę sprawdzić podpis elektroniczny za darmo?
Tak — większość walidatorów jest bezpłatna.
Czy podpis kwalifikowany i zaufany weryfikuje się tak samo?
Nie, podpis zaufany sprawdza się przez ePUAP, a kwalifikowany przez walidatory UE lub Adobe.
Jak zweryfikować podpis .p7m?
Otwórz plik w aplikacji dostawcy podpisu kwalifikowanego — program odczyta podpis automatycznie.
Czy mogę zweryfikować e-podpis na telefonie?
Tak — wiele walidatorów działa mobilnie, a podpis w chmurze można sprawdzić nawet w aplikacji.
Dlaczego podpis jest nieważny mimo prawidłowego certyfikatu?
Najczęściej dlatego, że dokument został zmieniony po podpisaniu.
Czy można sprawdzić, kto podpisał dokument?
Tak — walidator wyświetli imię, nazwisko lub dane firmowe podpisującego.
