Analiza wynagrodzeń względem wieku w tabeli

:: Trik 1. Analiza wynagrodzeń względem wieku w tabeli przestawnej
:: Trik 2. Szybkie formatowanie nagłówków zestawień
:: Trik 3. Oznaczenie powtórzonych wierszy za pomocą formuły
:: Trik 4. Dynamicznie aktualizowana zawartość rozwijanej listy
:: Trik 5. Stosowanie malarza formatów na nieprzylegających komórkach
Trik 1
Analiza wynagrodzeń względem wieku w tabeli przestawnej
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter138/1_Analiza_wieku.zip
Otrzymałeś wyniki badania przeprowadzonego wśród aktywnych zawodowo
respondentów. Chcesz przeanalizować zaleŜność pomiędzy wiekiem pracownika i
jego zarobkami. Potrzebujesz się dowiedzieć, ile wynosi średnie wynagrodzenie
zatrudnionych, którzy naleŜą do określonej grupy wiekowej. Jeśli chciałbyś takie
obliczenia wykonywać za pomocą formuł warunkowych, stracisz mnóstwo czasu.
DuŜo szybciej i wygodniej przygotujesz odpowiedni raport oparty na tabeli
przestawnej.
Rys. 1. Fragment listy z danymi
Obszar z danymi obejmuje zakres komórek A2:A55. W pierwszej kolejności zbuduj na
jego podstawie prostą tabelę przestawną. Sposób jej przygotowania jest róŜny w
zaleŜności od wersji Excela, którego uŜywasz.
=> JeŜeli pracujesz we wcześniejszej wersji Excela:
1. Zaznacz dowolną komórkę w obrębie listy i z menu Dane wybierz polecenie Raport
tabeli przestawnej i wykresu przestawnego.
2. W kroku 1. zaznacz na górze pole Lista lub baza danych Microsoft Excel, a na dole
Tabela przestawna.
3. Kliknij Dalej, aby przejść do kolejnego kroku.
4. W kroku 2. nie zmieniaj ustawień i kliknij Dalej.
5. W ostatnim kroku zaznacz pole Nowy arkusz i kliknij przycisk Zakończ.
=> JeŜeli korzystasz z Excela 2007:
1. Zaznacz komórkę w obrębie listy, uaktywnij kartę Wstawianie i grupie poleceń
Tabele kliknij Tabela przestawna.
1
2. W wyświetlonym oknie upewnij się, czy Excel poprawnie rozpoznał zakres danych
źródłowych.
3. U dołu zaznacz opcję Nowy arkusz i kliknij OK.
Zostanie wyświetlony projekt tabeli przestawnej jak na rysunku 2.
Rys. 2. Projekt tabeli przestawnej
6. Chwyć myszą pole Wiek w latach i przeciągnij je nad obszar nazwany Upuść pola
wierszy tutaj.
7. Pole Zarobki brutto umieść w obszarze Upuść elementy danych tutaj.
Tabela przestawna jest gotowa. Teraz w kolumnie Wiek w latach utwórz grupy
wiekowe.
=> W tym celu:
1. Prawym przyciskiem myszy kliknij dowolną liczbę w kolumnie A.
2. Z menu podręcznego, które się pojawiło, wybierz polecenie Grupuj i pokaŜ
szczegóły/Grupuj (w Excelu 2007: Grupuj).
3. W polach Początek i Koniec wpisz odpowiednio 20 i 60, a w polu według
wprowadź 10.
Rys. 3. Opcje grupowania
4. Zatwierdź, klikając OK.
2
Lata zostały ujęte w grupy wiekowe. Pozostała Ci na koniec zamiana podsumowań
na wartości średnie.
=> Aby to zrobić:
1. Prawym przyciskiem myszy kliknij dowolną sumę w kolumnie B i z menu
podręcznego wybierz polecenie Ustawienia pola.
2. W polu Podsumowanie według zaznacz Średnia i kliknij OK.
3. Otrzymanym wartościom nadaj format walutowy
Rys. 4. Gotowy raport
Wskazówka
W tak zbudowanym raporcie bardzo szybko moŜesz np. sprawdzić, jakie są
najwyŜsze zarobki w obrębie grupy wiekowej. W tym celu dostosuj rodzaj obliczeń za
pomocą polecenia Ustawienia pola.
3
Trik 2
Szybkie formatowanie nagłówków zestawień
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter138/2_Naglowki_zestawien.zip
Znaczna część uŜytkowników Excela rozpoczyna budowanie swoich zestawień od
sformatowania wiersza nagłówkowego, w którym znajdą się oznaczenia kategorii
danych dla kaŜdej kolumny. W związku z tym naleŜy uruchomić wiele opcji
formatowania (wypełnienie tła, obramowanie, pogrubienie czcionki itd.). Ty od teraz
nie musisz na to tracić czasu, jeśli zastosujesz poniŜszy sposób oparty na
formatowaniu warunkowym. Przyjmijmy, Ŝe będziesz budował podobne zestawienia
w róŜnych arkuszach pustego skoroszytu. Aby uniknąć kaŜdorazowego formatowania
wierszy nagłówkowych, w pierwszej kolejności zgrupuj arkusze.
=> W tym celu:
1. Zaznacz zakładkę pierwszego arkusza, wciśnij klawisz Shift i kliknij zakładkę
ostatniego.
2. Teraz przejdź do pierwszego arkusza i zaznacz cały pierwszy wiersz, klikając jego
etykietę z numerem.
Rys. 1. Zgrupowane arkusze i zaznaczony pierwszy wiersz
3. Z menu Format wybierz polecenie Formatowanie warunkowe (w Excelu 2007:
uaktywnij kartę Narzędzia główne i wskaŜ Formatowanie warunkowe/Nowa reguła).
4. Z pierwszej rozwijanej listy wybierz pozycję Formuła jest (w Excelu 2007:
uaktywnij opcję UŜyj formuły do określenia komórek, które naleŜy sformatować), a w
pole edycji wpisz taką formułę:
=NIE(CZY.PUSTA(A$1))
5. Kliknij przycisk Formatuj i określ sposób formatowania wiersza nagłówkowego
zestawień.
4
Rys. 2. Poprawnie zdefiniowany warunek formatowania
6. Na koniec zatwierdź, klikając OK.
Gdy będziesz chciał wpisać kolejną nazwę kategorii danych do pierwszego wiersza,
nagłówek zostanie odpowiednio wyróŜniony.
Rys. 3. Format nadawany po wpisaniu nazwy kategorii danych w nagłówku
5
Trik 3
Oznaczenie powtórzonych wierszy za pomocą formuły
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter138/3_Wielokrotne_wystapienia.zip
ZałóŜmy, Ŝe w arkuszu rejestrujesz dane wszystkich klientów. Nazwy firm wpisujesz
do zestawienia na podstawie wystawianych dokumentów. Niestety w trakcie
przeglądania arkusza zauwaŜasz, Ŝe niektóre nazwy się powtarzają. Aby pozbyć się
wielokrotnych wpisów, naleŜałoby je odszukać i ręcznie usunąć całe wiersze. W jaki
sposób to szybko zrobić? PosłuŜ się sprytną formułą!
Przykładowe dane przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Rejestr zawierający powtórzone wpisy
=> Aby oznaczyć identyfikatory klientów, które występują wielokrotnie:
1. W komórce C2 wprowadź następującą formułę:
=JEśELI(LICZ.JEśELI($B$2:$B$8;
B2)>1;"Wielokrotnie";"")
2. Skopiuj ją do komórek poniŜej.
Rys. 2. Odpowiednie wiersze zostały oznaczone
Wszyscy klienci, którzy występują na liście więcej niŜ 1 raz, zostali oznaczeni. Teraz
juŜ wiesz, które pozycje naleŜy usunąć z rejestru.
Wyjaśnienie działania formuły:
Funkcja LICZ.JEśELI ma za zadanie sprawdzić, czy w zakresie komórek B2:B8,
identyfikator z komórki B2 występuje więcej niŜ jeden raz. Jeśli tak, dzięki
6
zastosowaniu funkcji JEśELI zwracany jest tekst Wielokrotnie. W przeciwnym razie
komórka pozostaje pusta. ZauwaŜ, Ŝe zastosowano odpowiednie adresowanie
komórek. Dzięki temu kopiowana w dół formuła sprawdza kolejne identyfikatory
znajdujące się w komórkach kolumny B.
7
Trik 4
Dynamicznie aktualizowana zawartość rozwijanej listy
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter138/4_Autoaktualizacja_listy.zip
Na pewno przekonałeś się, Ŝe korzystanie z rozwijanej listy przy wypełnianiu rejestru
jest bardzo wygodne. Niestety problem pojawia się wówczas, gdy trzeba
zaktualizować jej zawartość. W tym triku pokaŜemy Ci, w jaki sposób zbudować
dynamiczne odwołanie do danych źródłowych rozwijanej listy. Jeśli dopiszesz nowe
wartości, zostaną one automatycznie uwzględnione wśród pozycji listy.
ZałóŜmy, Ŝe w arkuszu o nazwie Zamówienia zbudowałeś rejestr zamówień, który
jest uzupełniany za pomocą rozwijanej listy stworzonej z wykorzystaniem
Sprawdzania poprawności. W arkuszu Klienci znajduje się natomiast spis firm,
których nazwy pojawiają się po rozwinięciu listy w rejestrze.
Rys. 1. Arkusz Zamówienia, w którym znajduje się rejestr
Rys. 2. Arkusz Klienci, w którym znajdują się dane źródłowe dla rozwijanej listy
Dynamiczne odwołanie
Aby rozwijane listy wstawione w kolumnie B rejestru automatycznie uwzględniały
dopisane nazwy klientów w arkuszu Klienci, powinieneś stworzyć dynamiczne
odwołanie.
=> W tym celu:
1. Z menu Wstaw wybierz polecenie Nazwa/Definiuj (w Excelu 2007: uaktywnij kartę
Formuły i w grupie poleceń Nazwy zdefiniowane wskaŜ Definiuj nazwę).
2. W polu Nazwy w skoroszycie (w Excelu 2007: Nazwa) wpisz Lista_klientów.
3. W polu Odwołuje się do wprowadź następującą formułę:
8
=PRZESUNIĘCIE(Klienci!$A$2;;;
ILE.NIEPUSTYCH(Klienci!$A:$A)-1)
Rys. 3. Definiowanie dynamicznego odwołania
Wyjaśnienie działania formuły:
W pierwszym argumencie funkcji PRZESUNIĘCIE podany jest adres komórki, od
której zaczyna się lista klientów. Funkcja ILE.NIEPUSTYCH zlicza wypełnione komórki
w kolumnie A. Od wyliczonej wartości odejmowana jest jedna komórka oznaczająca
nagłówek. Pozostała wartość jest uŜyta w czwartym argumencie funkcji
PRZESUNIĘCIE i na jej podstawie funkcja ta rozszerza obszar o tyle komórek w dół,
ile pozycji zostało wpisanych do listy.
4. Kliknij przycisk Dodaj, a następnie OK.
Tworzenie rozwijanych list
MoŜesz teraz przystąpić do wstawienia rozwijanych list w kolumnie B.
=> W tym celu:
1. Zaznacz komórkę B2 w arkuszu Zamówienia i z menu Dane wybierz polecenie
Sprawdzanie poprawności (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Dane i w grupie poleceń
Narzędzia danych wskaŜ Poprawność danych).
2. W wyświetlonym oknie przejdź do zakładki Ustawienia.
3. Z pierwszej rozwijanej listy wybierz pozycję Lista, a w polu Źródło wpisz:
=Lista_klientów
9
Rys. 4. Tworzenie rozwijanej listy
4. Zatwierdź ustawienia, klikając OK.
5. Wstawioną listę przeciągnij w dół za pomocą uchwytu wypełnienia (prawy dolny
róg komórki B2).
6. Aby sprawdzić, czy automatyczna aktualizacja rozwijanej listy działa poprawnie,
dopisz dowolną nazwę na końcu listy klientów w arkuszu Klienci (np. Test).
7. Przejdź do arkusza Zamówienia i sprawdź, czy rozwijane listy zostały
zaktualizowane.
Rys. 5. Automatyczna aktualizacja rozwijanej listy działa poprawnie
Uwaga
Na liście klientów w arkuszu Klienci nie mogą znajdować się puste komórki pomiędzy
nazwami.
10
Trik 5
Stosowanie malarza formatów w nieprzylegających komórkach
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter138/5_Przenoszenie_formatu.zip
Malarz formatów jest niezwykle przydatnym narzędziem. Nie ma szybszego i
wygodniejszego sposobu przenoszenia formatu z jednej komórki na inną. Niestety
ma on pewne ograniczenie. Jeśli komórki, na które ma zostać przeniesiony format,
nie tworzą spójnego zakresu, wówczas operację przeniesienia formatu trzeba
powtórzyć dla kaŜdej komórki lub osobnego zakresu. Okazuje się, Ŝe moŜna łatwo
obejść to ograniczenie.
Przyjmijmy, Ŝe komórka A1 ma nałoŜony format, który chciałbyś przenieść na
pozostałe liczby widoczne na rysunku 1.
Rys. 1. Z komórki A1 chcesz przenieść format na pozostałe
=> Aby to szybko zrobić:
1. Zaznacz komórkę A1 i kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy ikonę malarza
formatów widoczną na pasku narzędziowym (w Excelu 2007: ikona malarza
formatów znajduje się na karcie Narzędzia główne, w grupie poleceń Schowek).
2. Klikaj kolejno komórki, na które ma zostać przeniesiony format.
Rys. 2. Malarz formatów zastosowany na niespójnych zakresach komórek
Jeśli w pierwszym kroku kliknąłbyś ikonę tylko jeden raz, wówczas format zostałby
przeniesiony tylko na pierwszą klikniętą komórkę i całą operację musiałbyś
powtórzyć. Teraz moŜesz tego uniknąć.
Wskazówka
Aby wyłączyć tryb przenoszenia formatu za pomocą malarza formatów, wciśnij
klawisz Esc.
11