Excel a budżetowanie Pobierz plik

 BUDŻETOWANIE A EXCEL
Osądy o budżetowaniu, z którymi się nie
zgadzamy.
!
!
!
01/ BUDŻETOWANIE W FIRMACH – UWAGI
!
Polskie przedsiębiorstwa coraz częściej stosują w
krótkoterminowym zarządzaniu operacyjnym narzędzie
zarządcze, jakim jest tworzenie planów budżetowych.
Zarządzanie procesem budżetowania firmy wymaga konsekwentnej
realizacji czterech elementów:
1/ tworzenie planów budżetowych,
2/ pozyskanie z systemów informatycznych danych dotyczących rzeczywistego
wykonania budżetu,
3/ zestawienie wartości planowanych z danymi rzeczywistymi,
4/ tworzenie raportów odchyleń wartości rzeczywistego wykonania od
wartości określonych w planie i ich analiza.
Najczęściej wykorzystywanym w przedsiębiorstwach narzędziem podczas
tworzenia planów budżetowych jest arkusz kalkulacyjny. Najpopularniejszym i
powszechnie wykorzystywanym arkuszem jest MS Excel.
Arkusz kalkulacyjny posiada w szczególności wysoki potencjał w zakresie
tworzenia zaawansowanych analiz danych. Stopień ich wykorzystania zależy od
poziomu umiejętności posiadanych przez użytkownika arkusza.
Tworzenie systemu budżetowania z wykorzystaniem Excela zgodnie z
powyższym modelem (punkty 1 – 4) wymaga wysoce ponadprzeciętnych
umiejętności. Przeciętny użytkownik Excela wykorzystuje jego możliwości na
poziomie około 10%. W większości przypadków stosowania Excela w procesie
budżetowania wprowadzanie danych odbywa się w najbardziej pracochłonny
sposób – ręcznie. Proces budżetowania charakteryzuje się praktycznie zerowym
poziomem automatyzacji, co pociąga za sobą wysokie nakłady pracy.
Powyższe czynniki powodują, iż budżetowanie w przedsiębiorstwach
napotyka poważne bariery, jest nieefektywne i wiąże się z wysokimi kosztami.
!
!
!
02/ EXCEL – PROBLEMY Z BUDŻETOWANIEM !
Efektywne budżetowanie ma miejsce wówczas, gdy
spełnione są następujące warunki:
1/ realizowane są wszystkie kluczowe elementy procesu jednocześnie (plan,
wykonanie, porównanie planu z wykonaniem, analiza odchyleń),
2/ posiadamy szybki dostęp do danych budżetowych z dowolnego miejsca
w firmie lub poza nią,
3/ koszty procesu są niskie w wyniku wysokiego stopnia automatyzacji obróbki
danych dotyczących wykonania budżetu oraz tworzenia raportów analizy
odchyleń,
4/ w proces zaangażowani są menedżerowie wyższego i niższego szczebla.
Arkusz kalkulacyjny wykorzystywany do budżetowania ma wiele
ograniczeń. Biorąc pod uwagę również niski poziom umiejętności w zakresie
wykorzystania funkcjonalności Excela, rzadko się zdarza, by wszystkie elementy
procesu budżetowania były realizowane.
Największym mankamentem, z którym się spotykamy jest fakt, iż dane
dotyczące budżetowania (szczególnie dotyczy to danych z wykonania budżetu)
często wprowadzane są do arkuszy ręcznie. Zazwyczaj pracę tę wykonują
wysoko wykwalifikowani pracownicy (główna księgowa odpowiedzialna za
przygotowywanie budżetu i tworzenie dodatkowych raportów dla zarządu).
Praca jest monotonna i wymaga poświęcenia wiele czasu (średnio 3 – 7
dni roboczych w miesiącu). Obarczona jest również wieloma błędami i
koniecznością poszukiwania miejsc, w których błędy zostały popełnione. W
wyniku popełnionych błędów dostępne dane i raporty są nierzetelne. Powoduje
to kolejne zaangażowanie i poświęcenie kosztownych zasobów firmy.
!
!
!
03/ TEN CZAS KOSZTUJE FIRMĘ!
Typowe niedogodności budżetowania w Excelu to:
1/ pracochłonne ręczne zbieranie danych w arkuszach,
2/ często popełniane błędy podczas wprowadzania danych,
3/ błędy w formułach wyliczających powodujących powstawanie nierzetelnych i
„przekłamanych” raportów i zestawień,
4/ niepożądana ingerencja użytkowników w strukturę arkuszy (usunięcie,
dodanie wierszy lub kolumn, usuniecie formuł),
5/ problemy z aktualizacją łączy pomiędzy arkuszami,
6/ komplikacja z komunikacją i przesyłaniem pocztą elektroniczną arkuszy
pomiędzy uczestnikami procesu budżetowania,
7/ problemy z wersjonowaniem budżetów,
8/ dane znajdują się w arkuszach a nie w bazie, co powoduje brak możliwości
raportowania w innych układach.
W wyniku powyższych negatywnych zjawisk firmy nie
mogą osiągnąć pełnej efektywności i kontroli nad
procesem budżetowania. Powoduje to ograniczenie
możliwości uzyskania korzyści w postaci obniżenia
kosztów i racjonalnego nimi zarządzania.
!
!
!
04/ ROZWIĄŻ PROBLEM!
W małej firmie (do 10 – 15 osób) można jeszcze
sprawnie poradzić sobie z budżetowaniem w Excelu.
Jednak w miarę wzrostu firmy i skali działania, rozwoju
struktury firmy, narastania ilości danych do obróbki (a
co za tym powstawanie coraz bardziej
skomplikowanych modeli) realizacja procesu
budżetowania z wykorzystaniem Excela staje się bardzo
uciążliwe i pracochłonne.
Rozwiązaniem powyższego, istotnego dla firmy dylematu, jest wdrożenie
specjalistycznego narzędzia informatycznego, które spowoduje likwidację
opisanych wyżej trudności i wejście na ścieżkę rzeczywistych korzyści.
Te korzyści to:
1/ oszczędność wielu godzin pracy wykwalifikowanej kadry, przeznaczonych na
obsługę dotychczas stosowanego systemu arkuszy,
2/ skrócenie czasu potrzebnego na uzyskanie dostępu do wiarygodnych danych i
informacji o stanie wykonania budżetu miesięcznego nawet o 20 – 25 dni,
3/ wykorzystanie zaoszczędzonego czasu (przeznaczonego dotąd na
gromadzenie danych) na merytoryczną analizę dostępnych danych,
wyciąganie wniosków i tworzenie operacyjnych planów działań,
4/ szybsze podejmowanie decyzji finansowych w oparciu o wiarygodne dane,
5/ włączenie szerszej grupy menedżerów w proces budżetowania i delegowanie
na nich odpowiedzialności za realizację budżetów cząstkowych,
6/ możliwość tworzenia prognoz wyników firmy, które mogą być dostępne już
3 – 5 dni po zakończeniu bieżącego miesiąca rozrachunkowego.
!
!
9/ BAC – NASI KLIENCI !
!