Exel a Budżetowanie

Exel a Budżetowanie
Tomasz Kanarkowski
BAC – EXEL A BUDŻETOWANIE
Arkusz kalkulacyjny to najpopularniejsze narzędzie wykorzystywane podczas
prac z planem budżetu firmy. Sprawdza się w małych przedsiębiorstwach o prostej strukturze organizacyjnej i produktowej.
Stosując odpowiednie do naszych potrzeb narzędzie informatyczne możemy być
pewni, że proces budżetowania będzie skutecznie funkcjonował. Bazując na narzędziu zbyt ograniczonym (arkusz kalkulacyjny) lub zbyt skomplikowanym (systemy BI z modułami budżetowania) skazujemy się na pewną klęskę.
CO SIĘ DZIEJE W FIRMACH?
Polskie przedsiębiorstwa coraz częściej stosują w krótkoterminowym zarządzaniu operacyjnym narzędzie zarządcze, jakim jest tworzenie planów budżetowych. Zarządzanie procesem budżetowania firmy wymaga konsekwentnej realizacji czterech zasadniczych elementów:
A. tworzenie planów budżetowych,
B. pozyskanie z systemów informatycznych danych dotyczących
rzeczywistego wykonania budżetu,
C. zestawienie wartości planowanych z danymi rzeczywistymi,
D. tworzenie raportów odchyleń wartości rzeczywistego wykonania od
wartości określonych w planie i ich analiza.
Najczęściej wykorzystywanym w przedsiębiorstwach narzędziem podczas
tworzenia planów budżetowych jest arkusz kalkulacyjny. Najpopularniejszym i
powszechnie wykorzystywanym arkuszem jest MS Excel.
Arkusz kalkulacyjny posiada w szczególności wysoki potencjał w zakresie tworzenia zaawansowanych analiz danych. Tworzenie systemu budżetowania z wykorzystaniem Excela zgodnie z powyższym modelem (punkty 1 – 4) wymaga bardzo
wysokich umiejętności. Przeciętny użytkownik Excela wykorzystuje jego możliwości na poziomie około 10 – 15%.W większości przypadków stosowania Excela
w procesie budżetowania, wprowadzanie danych odbywa się w najbardziej pracochłonny sposób – ręcznie. Proces budżetowania charakteryzuje się praktycznie
zerowym poziomem automatyzacji, co pociąga za sobą wysokie koszty obsługi.
2
BAC – EXEL A BUDŻETOWANIE
Powyższe czynniki powodują, iż budżetowanie w przedsiębiorstwach napotyka
poważne bariery, jest nieefektywne i wiąże się z wysokimi kosztami.
EXEL - PROBLEMY Z BUDŻETOWANIEM
Efektywne budżetowanie ma miejsce wówczas, gdy spełnione są następujące
warunki:
A. realizowane są wszystkie kluczowe elementy procesu jednocześnie (plan, wykonanie, porównanie planu z wykonaniem, analiza odchyleń),
B. posiadamy szybki dostęp do danych budżetowych z dowolnego miejsca
w firmie lub poza nią,
C. koszty procesu są niskie w wyniku wysokiego stopnia automatyzacji
obróbki danych dotyczących wykonania budżetu oraz tworzenia raportów
analizy odchyleń,
D. w proces zaangażowani są menedżerowie wyższego i niższego szczebla.
Arkusz kalkulacyjny wykorzystywany do budżetowania ma wiele ograniczeń.
Biorąc pod uwagę również niski poziom umiejętności wykorzystania funkcjonalności Excela, rzadko się zdarza, by wszystkie elementy procesu budżetowania
były realizowane. Największym zaś mankamentem, z którym się spotykamy jest
fakt, iż dane dotyczące budżetowania (szczególnie dotyczy to danych z wykonania
budżetu) wprowadzane są do arkuszy ręcznie. Zazwyczaj pracę tę wykonują wysoko wykwalifikowani pracownicy (główna księgowa odpowiedzialna za przygotowywanie budżetu i tworzenie dodatkowych raportów dla zarządu). Praca jest
monotonna i wymaga poświęcenia wiele czasu (średnio 2 – 4 dni roboczych w
miesiącu). Obarczona jest również wieloma błędami i koniecznością poszukiwania
miejsc, w których błędy zostały popełnione. Powoduje to kolejne zaangażowanie
i poświęcenie kosztownych zasobów firmy. Cenny czas upływa a menedżerowie
nie mają dostępu do wiarygodnych danych i informacji zarządczych.
TEN CZAS KOSZTUJE FIRMĘ, ponieważ spóźnione raporty i informacje o
stanie realizacji budżetu uniemożliwiły podjęcie ważnych decyzji w odpowiednim
czasie. Spóźnione decyzje to wymierne straty finansowe dla firmy.
3
BAC – EXEL A BUDŻETOWANIE
Typowe niedogodności budżetowania w Excelu to:
A. pracochłonne ręczne zbieranie danych w arkuszach,
B. często popełniane błędy podczas wprowadzania danych,
C. błędy w formułach wyliczających powodujących powstawanie
nierzetelnych i „przekłamanych” raportów i zestawień,
D. niepożądana ingerencja użytkowników w strukturę arkuszy (usunięcie /
dodanie wierszy lub kolumn, usuniecie formuł),
E. problemy z aktualizacją łączy pomiędzy arkuszami,
F. komplikacja z komunikacją i przesyłaniem pocztą elektroniczną arkuszy
pomiędzy uczestnikami procesu budżetowania,
G. problemy z wersjonowaniem budżetów,
H. dane znajdują się w arkuszach a nie w bazie, co powoduje brak możliwości
ich raportowania w innych układach.
W wyniku powyżej opisanych, negatywnych zjawisk, firmy nie mogą osiągnąć
pełnej efektywności i kontroli nad procesem budżetowania. Powoduje to ograniczenie możliwości uzyskania korzyści biznesowych w wyniku stosowania budżetowania.
ROZWIĄŻ PROBLEM
W małej firmie (do 10 – 15 osób) można jeszcze sprawnie poradzić sobie
z budżetowaniem w Excelu. Jednak w miarę wzrostu firmy i skali działania, rozwoju struktury firmy, narastania ilości danych do obróbki (a co za tym powstawanie
coraz bardziej skomplikowanych modeli) realizacja procesu budżetowania z wykorzystaniem Excela staje się bardzo uciążliwe i pracochłonne.
Rozwiązaniem powyższego, istotnego dla firmy dylematu, jest wdrożenie specjalistycznego narzędzia informatycznego, które spowoduje likwidację opisanych
wyżej trudności i wejście na ścieżkę rzeczywistych korzyści.
4
BAC – EXEL A BUDŻETOWANIE
ROZWIĄZANIE INFORMATYCZNE –
KORZYŚCI DLA BIZNESU
W rezultacie wdrożenia systemu informatycznego stworzonego z myślą o budżetowaniu i zastępującego dotąd wykorzystywany, ułomny system oparty na arkuszach kalkulacyjnych, przedsiębiorstwa uzyskują następujące korzyści:
A. oszczędność wielu godzin pracy wykwalifikowanej kadry, przeznaczonych na obsługę dotychczas stosowanego systemu arkuszy,
B. skrócenie czasu potrzebnego na dostęp do wiarygodnych danych
i informacji o stanie wykonania budżetu miesięcznego nawet o 20 – 25 dni,
C. wykorzystanie zaoszczędzonego czasu (przeznaczonego dotąd na
gromadzenie danych) na merytoryczną analizę dostępnych danych,
wyciąganie wniosków i tworzenie operacyjnych planów działań,
D. szybsze podejmowanie decyzji finansowych w oparciu o wiarygodne dane,
E. włączenie szerszej grupy menedżerów w proces budżetowania
i delegowanie na nich odpowiedzialności za realizację budżetów
cząstkowych.
5