docInstrukcja w sprawie zasad ewidencjonowania i rozliczania czasu
download 
Reklamacja Transkrypt
Instrukcja w sprawie zasad ewidencjonowania i rozliczania czasu
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 380/2013 Kanclerza WUM z dnia 15.10.2013 r. Instrukcja w sprawie zasad ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy Zasady określone w instrukcji obowiązują pracowników nie będących nauczycielami akademickimi. Podstawa prawna: Kodeks pracy, Dział VI Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28.05.1996 r w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286, ze zm.), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. nr 60 poz.281 z 1996 r.) Regulamin Pracy Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego Zasady ogólne: 1. Instrukcja określa zasady ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym, zwanym dalej „uczelnią”. 2. Zasady określone w niniejszej instrukcji obowiązani są stosować wszyscy pracownicy uczelni, nie będący nauczycielami akademickimi. 3. Bezpośredni nadzór nad przestrzeganiem zasad określonych w instrukcji pełni Kierownik Działu Personalnego. Załączniki do niniejszej instrukcji stanowią: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Lista obecności Lista obecności dla pracowników pracujących w ruchomym czasie pracy Harmonogram czasu pracy (przykładowy wzór) – okres 1-miesięczny Karta ewidencji czasu pracy - okres 1-miesięczny Karta ewidencji czasu pracy - okres 3-miesięczny Karta ewidencji czasu pracy przy realizacji projektów – okres 3-miesięczny Ewidencja wyjść służbowych i prywatnych Wniosek o urlop załącznik nr 1 załącznik nr 2 załącznik nr 3 załącznik nr 4 załącznik nr 5 załącznik nr 6 załącznik nr 7 załącznik nr 8 l.p. 1 Czynność Ustalanie wymiaru czasu pracy Odpowiedzialny za realizację Kierownik Działu Personalnego Opis postępowania Dokument Ustala, zgodnie z przepisami prawa, ogólny wymiar czasu pracy na kolejne okresy rozliczeniowe. Informację o ogólnym wymiarze czasu pracy w poszczególnych miesiącach rozliczeniowych publikuje na stronie internetowej uczelni co najmniej na 14 dni przed Informacja o wymiarze czasu rozpoczęciem okresu pracy rozliczeniowego. Okres rozliczeniowy przyjęty dla WUM wynosi 3 miesiące, z zastrzeżeniem systemów czasu pracy określonych w § 21, § 22, § 24 ust. 3 i 4 Regulaminu pracy, dla których okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc. Sporządza indywidualne harmonogramy czasu pracy na okres rozliczeniowy dla każdego z podległych pracowników pracujących w systemach czasu pracy: równoważnego, zmianowego i pracujących w porze nocnej W indywidualnym harmonogramie czasu pracy uwzględnia: 2 Planowanie rozkładu czasu pracy Kierownik jednostki organizacyjnej - planowany wymiar czasu pracy pracownika (dni i ilość godzin pracy w poszczególnych dniach), pomniejszony o planowaną absencję (np. urlop) - dni oddawane w zamian za pracę w dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy lub za pracę w niedziele i święta. Podaje pracownikowi do wiadomości, w sposób przyjęty w danej jednostce organizacyjnej, indywidualny harmonogram czasu pracy na 3 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Harmonogram czasu pracy Każdy pracownik 3 Niezwłocznie po powzięciu informacji o ewentualnej nieobecności w pracy, ale nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy, zobowiązany jest powiadomić Kierownika jednostki organizacyjnej lub pracownika Działu Personalnego (osobiście, telefonicznie, poprzez osobę trzecią lub w każdy inny skuteczny sposób) o nieobecności w pracy i przewidywanym czasie jej trwania. Dokument, stanowiący uzasadnienie nieobecności w pracy, pracownik składa bezpośredniemu przełożonemu lub do Działu Personalnego . Informowanie o nieobecności w pracy Zgłoszenia urlopu na żądanie, pracownik dokonuje najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Urlop na żądanie należy zgłaszać wyłącznie Kierownikowi jednostki organizacyjnej. Kierownik jednostki organizacyjnej 4 5 Przekazanie informacji o nieobecności pracownika Dokonywanie zmian w indywidualnym harmonogramie czasu pracy Kierownik jednostki organizacyjnej, Pracownik Działu Personalnego Kierownik jednostki organizacyjnej Zwolnienie lekarskie Inny dokument stanowiący uzasadnienie nieobecności w pracy, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Inny dokument stanowiący uzasadnienie nieobecności w pracy, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy Zwolnienia lekarskie oraz wnioski o urlop należy przekazywać do Działu Personalnego niezwłocznie po ich wpłynięciu Niezwłocznie (w dniu powzięcia informacji) przekazują sobie telefonicznie lub osobiście informacje dotyczące wiadomych nieobecności pracowników w pracy. Dokonuje zmian w harmonogramie czasu pracy na skutek ważnych przyczyn wynikłych po stronie pracodawcy lub pracownika (np. nieobecność pracownika, szczególne potrzeby pracodawcy). Wyznacza i powiadamia pracownika, którego zmiana dotyczy, o konieczności wykonania pracy i terminie jej wykonywania. Harmonogram czasu pracy 6 7 8 Prowadzenie list obecności Przestrzeganie wyznaczonego czasu pracy Wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych Kierownik jednostki organizacyjnej ( osoba odpowiedzialna, wyznaczona przez kierownika jednostki organizacyjnej) Osoba odpowiedzialna przygotowuje listę obecności pracowników z uwzględnieniem planowanych absencji (urlopy wypoczynkowe). Lista wykładana jest przed rozpoczęciem pracy w widocznym i dostępnym dla pracowników każdej jednostki organizacyjnej miejscu. Należy uwzględnić godziny pracy każdego pracownika zatrudnionego w danej jednostce organizacyjnej uczelni. Lista obecności dla pracowników pracujących w ruchomym czasie pracy, zawiera godziny rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy. Każdy pracownik Zobowiązany jest punktualnie rozpoczynać pracę. Potwierdza każdorazowo punktualne przybycie do pracy poprzez podpisanie listy obecności przed rozpoczęciem pracy. W przypadku spóźnienia, powinien niezwłocznie zgłosić się do przełożonego w celu usprawiedliwienia się. Pracownicy, pracujący w ruchomym czasie pracy, wpisują na liście obecności – wzór 2 godzinę rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy. Kierownik jednostki organizacyjnej Zleca pracownikowi wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, zgodnie z Instrukcją w sprawie zasady zlecania i wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych 9 Odbiór czasu wolnego w zamian za czas przepracowany Każdy pracownik w godzinach nadliczbowych 10 Opuszczenie miejsca pracy w godzinach pracy Kierownik jednostki organizacyjnej W celu odebrania przepracowanych godzin nadliczbowych, pracownik składa wniosek o odbiór godzin nadliczbowych kierownikowi jednostki organizacyjnej, zgodnie z Instrukcją w sprawie zasady zlecania i wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych Na uzasadnioną prośbę pracownika lub ze względów służbowych, wyraża każdorazowo zgodę na opuszczenie przez pracownika Lista obecności – wzór 1 Lista obecności – wzór 2 - dla pracowników pracujących w ruchomym czasie pracy Lista obecności – wzór 1 Lista obecności – wzór 2 - dla pracowników pracujących w ruchomym czasie pracy Wniosek o zgodę na zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych Zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych Wniosek o odbiór nadgodzin miejsca pracy w godzinach pracy a także na późniejsze rozpoczęcie pracy lub wcześniejsze jej zakończenie. 11 12 Dokumentowanie wyjść prywatnych i służbowych Prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych Każdy pracownik Kierownik jednostki organizacyjnej Każdorazowo, przed opuszczeniem miejsca pracy w godzinach pracy, uzyskuje zgodę Ewidencja wyjść prywatnych i służbowych kierownika jednostki organizacyjnej na wyjście z pracy i dokonuje wpisu do ewidencji. Prowadzi ewidencję, w której pracownicy wpisują wyjścia prywatne i służbowe w godzinach pracy. Pracownik każdorazowo wskazuje termin odpracowania godzin związanych z wyjściem prywatnym. Ewidencja wyjść prywatnych i służbowych Prowadzi bieżący nadzór nad czasem pracy podległych pracowników, w tym nad przestrzeganiem wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym, z zachowaniem wymaganego nieprzerwanego odpoczynku – 13 Przestrzeganie zgodności czasu pracy z przepisami prawa – Kierownik jednostki organizacyjnej – – 14 Prowadzenie ewidencji czasu pracy Kierownik jednostki organizacyjnej dobowego – co najmniej 11 godzin, tygodniowego - co najmniej 35 godzin, dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym – co najmniej jedna wolna niedziela w co 4tym tygodniu, przerwy w pracy wynoszącej co najmniej 15 minut jeśli czas pracy w ciągu doby wynosi co najmniej 6 godzin. Prowadzi na bieżąco kartę ewidencji czasu pracy, dla pracowników wykonujących pracę w godzinach nadliczbowych lub odbierających czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych, pracujących w porze nocnej, pracujących w systemach czasu pracy: równoważnym i zmianowym. W karcie ewidencji czasu pracy odnotowuje się czas pracy w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele, święta, w dni Karta ewidencji czasu pracy Wniosek o zgodę na zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych Zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych Wniosek o odbiór nadgodzin Wniosek o urlop Zwolnienie lekarskie Inny dokument stanowiący wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, czas pracy w porze nocnej, na drugiej zmianie, w godzinach nadliczbowych, czas pozostawania w gotowości do pracy (dyżury), urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nie usprawiedliwione nieobecności w pracy. Pracownik Działu Personalnego Po zakończeniu każdego miesiąca, na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczny czas pracy, rozlicza miesięczny czas pracy każdego pracownika, obliczając: czas pracy w godzinach nadliczbowych (przekroczenia dobowego wymiaru czasu pracy), z uwzględnieniem planowanego odbioru czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych w kolejnych miesiącach okresu rozliczeniowego (na wniosek pracownika), oraz czas pracy w porze nocnej i na drugiej zmianie. uzasadnienie nieobecności w pracy, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Lista obecności – wzór 1 Lista obecności – wzór 2 - dla pracowników pracujących w ruchomym czasie pracy Po zakończeniu okresu rozliczeniowego, na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczny czas pracy, rozlicza czas pracy każdego pracownika w okresie rozliczeniowym, obliczając liczbę godzin nadliczbowych w okresie rozliczeniowym (przekroczenia średniotygodniowego wymiaru czasu pracy) Rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych następuje w oparciu o zatwierdzone wnioski o pracę w godzinach nadliczbowych, z uwzględnieniem wniosku o odbiór nadgodzin. Każdy pracownik 15 Potwierdzanie zgodności zapisów w karcie ewidencji czasu pracy i liście obecności Kierownik jednostki organizacyjnej Niezwłocznie po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego, pracownik potwierdza poprzez złożenie podpisu, zgodność zapisów w karcie ewidencji czasu pracy za dany miesiąc ze stanem faktycznym. Karta ewidencji czasu pracy Lista obecności – wzór 1 Lista obecności – wzór 2 - dla pracowników pracujących w ruchomym czasie pracy Kierownik jednostki organizacyjnej, po zakończeniu każdego miesiąca i okresu rozliczeniowego, potwierdza podpisem zgodność zapisów w kartach ewidencji czasu pracy i listach obecności podległych pracowników. Karta ewidencji czasu pracy 16 Przekazanie dokumentów potwierdzających rzeczywisty czas pracy w celu naliczenia wynagrodzenia Kierownik jednostki organizacyjnej 17 Udostępnianie karty Kierownik jednostki ewidencji czasu pracy organizacyjnej 18 Rozliczanie czasu pracy 19 Wprowadzanie danych do systemu informatycznego w celu naliczenia wynagrodzenia Pracownik Działu Personalnego Pracownik Działu Personalnego Najpóźniej w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym miesiącu, przekazuje do Działu Personalnego dokumenty dotyczące czasu pracy z minionego miesiąca w celu naliczenia wynagrodzenia. Wniosek o zgodę na zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych Wniosek o odbiór nadgodzin Lista obecności Wniosek o urlop Na każde żądanie pracownika udostępnia mu do wglądu Karta ewidencji czasu pracy indywidualną kartę ewidencji czasu pracy. a) Weryfikuje dokumenty potwierdzające rzeczywisty czas pracy pod kątem: zgodności czasu pracy z przepisami prawa, kompletności dokumentacji Karta ewidencji czasu pracy oraz prawidłowości rozliczenia czasu pracy. Wniosek o zgodę na zlecenie Oblicza liczbę godzin pracy w godzinach nadliczbowych płatnych z nadliczbowych dodatkiem 50% lub 100%, liczbę godzin pracy w porze nocnej Wniosek o odbiór nadgodzin (dodatek 20%) i liczbę godzin pracy na II zmianie (dodatek Lista obecności 10%). b) Przygotowuje zlecenie Wniosek o urlop wypłaty, zawierające zestawienie liczby godzin Zwolnienie lekarskie płatnych z właściwym dodatkiem do wynagrodzenia, Inny dokument stanowiący do zatwierdzenia przez uzasadnienie nieobecności w właściwą osobę reprezentującą pracy, zgodnie z pracodawcę Rozporządzeniem MPi PS c) Przekazuje zatwierdzone zlecenie wypłaty do Działu Płac Zlecenie wypłaty w terminie do 8 dnia kalendarzowego miesiąca następującego po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego. Na bieżąco wprowadza do systemu informatycznego dane dotyczące absencji pracowniczej (na podstawie otrzymywanych dokumentów). Wniosek o urlop Zwolnienie lekarskie Inny dokument Obieg dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem i rozliczaniem czasu pracy Dokument, zapis Harmonogram czasu pracy Przechowywanie i przekazywanie dokumentów i zapisów Odpowiedzialny za realizację Przechowywanie w jednostce organizacyjnej Kierownik jednostki organizacyjnej Przechowywanie w jednostce organizacyjnej do końca miesiąca i przekazywanie do Działu Personalnego w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym miesiącu Kierownik jednostki organizacyjnej Przechowywanie w jednostce organizacyjnej do końca okresu rozliczeniowego i przekazywanie do Działu Personalnego w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym okresie rozliczeniowym Kierownik jednostki organizacyjnej Niezwłoczne (w dniu wpłynięcia) przekazywanie do Działu Personalnego Kierownik jednostki organizacyjnej Niezwłoczne (w dniu wpłynięcia) przekazywanie do Działu Personalnego, który przekazuje dokument do Działu Płac. Kierownik jednostki organizacyjnej Kierownik Działu Personalnego Lista obecności – wzór 1 Lista obecności – wzór 2 Karta ewidencji czasu Zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych Wniosek o zgodę na zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych Wniosek o odbiór nadgodzin Karta ewidencji czasu pracy – oryginał za okres rozliczeniowy Wniosek o urlop Inny dokument stanowiący uzasadnienie nieobecności w pracy, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Zwolnienie lekarskie
