OFERTA - Akademia ASAP

OFERTA
WDROŻENIE METODYKI PROWADZENIA PROJEKTÓW
/Jest to przykład (wzór) oferty – treść jest wypełniana na podstawie nie zobowiązujących rozmów i spotkań
z Klientem, pracownikami oraz naszej wiedzy i doświadczenia z tego typu wdrożeń. Jest to prawdziwa oferta ze
zrealizowanego projektu, tylko usunięta jest nazwa firmy, jednak oczywiście możemy przedstawić referencje/
PROMOCJA:
Laptop z oprogramowaniem MS Project dla Kierownika projektu
Wersja 1.0
Autor: ……..
Warszawa, 2017-01-30
Strona 1 z 12
Spis treści
1.
REFERENCJA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO ......................................................................................................... 3
2.
SYTUACJA OBECNA ............................................................................................................................................... 3
3.
OBECNY SPOSÓB REALIZACJI PROJEKTÓW ............................................................................................................ 3
4.
WYKORZYSTYWANE DOKUMENTY PROJEKTOWE ................................................................................................. 4
5.
SPOSÓB PRZYDZIELANIA ZASOBÓW DO PROJEKTÓW ........................................................................................... 4
6.
WSTĘPNA LISTA PROBLEMÓW I POTRZEB ............................................................................................................ 4
7.
OCZEKIWANE KORZYŚCI Z REALIZACJI PROJEKTU .................................................................................................. 5
8.
ZAKRES PRAC ........................................................................................................................................................ 5
ORGANIZACYJNY .................................................................................................................................................................... 5
SYSTEMOWY ......................................................................................................................................................................... 5
9.
SPOSÓB REALIZACJI PRAC ..................................................................................................................................... 5
ETAP I: PRACE WSTĘPNE – ANALIZA STANU OBECNEGO (AS-IS) ..................................................................................................... 6
ETAP II: INWENTARYZACJA PROJEKTÓW ..................................................................................................................................... 7
ETAP III: OPRACOWANIE ROZWIĄZANIA DOCELOWEGO................................................................................................................. 7
ETAP IV: UZUPEŁNIENIE PORTFELA O WSZYSTKIE PROJEKTY PODLEGAJĄCE MONITORINGOWI ................................................................ 7
ETAP V: DOPRACOWANIE PORTFELA – „TRAINING ON THE JOB” ..................................................................................................... 8
ETAP VI: WDROŻENIE PROCESU ............................................................................................................................................... 9
ETAP VII: WSPARCIE POWDROŻENIOWE .................................................................................................................................... 9
10.
CZAS, TERMIN I KOSZTORYS REALIZACJI ............................................................................................................... 9
CZAS I TERMIN REALIZACJI ........................................................................................................................................................ 9
KOSZT REALIZACJI PROJEKTU NETTO ........................................................................................................................................... 9
KOSZTY ETAPÓW .................................................................................................................................................................. 10
HARMONOGRAM PRAC ......................................................................................................................................................... 11
11.
WAŻNOŚĆ OFERTY .............................................................................................................................................. 12
Strona 2 z 12
1.
Referencja do zapytania ofertowego
/W rozdziale tym opisujemy w jaki sposób weszliśmy w posiadanie informacji o problemach i potrzebach Klienta. Spotkania, korespondencja
mailowa, rozmowa telefoniczna, itp. Poniżej przykład treści./
Niniejsza Oferta została przygotowana w odpowiedzi na potrzeby, które pani ……………………….
oraz pan ………………………. sformułowali w czasie spotkań w dniach ………………………. w siedzibie
firmy.
Wszelkie pytania i uwagi dotyczące niniejszej oferty proszę kierować do:
………………, tel. +48 607-341-275; e-mail: [email protected]
2. Sytuacja obecna
/Poniżej krótko – opis sytuacji obecnej w firmie – tylko fakty istotne z punktu widzenia Project Management – zakresu prac. Poniżej przykład
treści./
Z punktu widzenia projektu bierzemy pod uwagę Departament R&D, gdzie zatrudnieni są
inżynierowie, eksperci w swoich dziedzinach. Pracują oni przede wszystkim w swoich obszarach
dziedzinowych. Jest to ok. 20 osób
W dep. R&D pracuje (od niedawna) pani ……………….., która ma za zadanie zorganizowanie biura
zarządzania projektami (PMO), koordynację prac rozwojowych i projektowych, raportowanie
statusu prac, dbanie o dotrzymywanie terminów, nie przekraczanie budżetów, itd.
Spółka posiada stosunkowo dużą swobodę działania. Zespół R&D podlega Pod Managera
Produktu pracującego w Anglii, który nie ingeruje w sposób prowadzenia prac oddziału polskiego.
Wymaga on tylko dostarczania zamówionych produktów i podstawowego raportowania.
3. Obecny sposób realizacji projektów
/A tu już więcej szczegółów – jak projekty są realizowane. Poniżej przykład treści./
Podstawą do uruchomienia projektu jest dokument „Business Plan”, którego forma została
narzucona „z góry” i jest wymagana na każdym etapie planowania i realizacji projektu.
Do tej pory R&D Poland nie korzystała z MS Project ani innych (poza Excel) narzędzi
wspomagających Zarządzanie projektem.
Projekty pomimo swojej złożoności posiadają elementy wspólne, które można wykorzystać
w celu przyśpieszenia prac i podniesienia jakości zarządzania (np. powtarzające się etapy prac,
współdzielona pula zasobów, sprawdzone ścieżki procesowania z dostawcami, itp.)
Projekty trwają średnio 2 lata i angażują zarówno zasoby własne jak i zewnętrznych dostawców.
Nie ma zwyczaju przeprowadzania szczegółowej analizy ryzyk, gdyż większość z nich ujawnia
się na etapie testów i wiąże się z ich wynikami.
Oprócz działań o charakterze projektowym realizowane są zadania procesowe, posiadające
cechy utrzymania, maitanance.
Strona 3 z 12
4. Wykorzystywane dokumenty projektowe
/Wszystko, Co obecnie jest wykorzystywane do koordynacji prac projektowych. Poniżej przykład treści./





Harmonogramy projektów: najczęściej w formie listy zadań w arkuszu MS Excel.
Kosztorysy: Budżet projektu, budżet i zadania do realizacji przez logistykę – pliki MS Excel.
Business Plan: dokument definiujący projekt, akceptowany przez Managera Produktu
i podlegający aktualizacji oraz akceptacji zmian na wszystkich etapach projektu.
Korespondencja - maile, zaproszenia na spotkania (MS Outlook)
Wspólny dysk na file serwerze
5. Sposób przydzielania zasobów do projektów
/Ponieważ proponujemy centralne Zarządzanie zasobami to potrzebna jest informacja jak obecnie jest to dokonywane. Poniżej przykład treści./
Na etapie planowania projektu (wypełniania Business Planu) wyznaczana jest osoba
(Koordynator), która odpowiada za cały projekt.
Koordynator odpowiada za przydzielanie zasobów do zadań swojego projektu, analizę
i likwidację przeciążeń, zamawianie zasobów zewnętrznych.
Przeciążenia są określane „na wyczucie”.
6. Wstępna lista problemów i potrzeb
/To jest najważniejszy rozdział – lista potrzeb Klienta, czyli po Co w ogóle realizujemy ten projekt. Poniżej przykład treści./
Firma kilkukrotnie podejmowała już próbę profesjonalnego i świadomego zarządzania
portfelowego. Z różnych powodów inicjatywy te nie przyniosły sukcesu. Obecne Kierownictwo
przekonane jest, posiadanymi zasobami można osiągnąć wyższy poziom dojrzałości: realizować
projekty krócej i/lub taniej, poprawić jakość planowania i monitorowania realizacji prac.
Wstępnie zdefiniowano problemy i potrzeby:
 Podczas zamykania projektów pojawiają się odchylania od planowanych kosztów/
pracochłonności dochodzące nawet do 100% niedoszacowania. Nowy proces i narzędzia
powinien umożliwiać identyfikację odchyleń, identyfikację powodów odchyleń oraz
wyciąganie wniosków, które zapobiegną odchyleniom w przyszłości.
 Istnieje potrzeba wyraźnego rozróżnienia sposobu realizacji działań procesowych od działań
projektowych (uruchamianie innych narzędzi do projektów a innych do procesów).
 Uspójnienie i standaryzacja procesu zarządzania projektami powinna pomóc gromadzić
i wykorzystywać doświadczenia zdobyte we wcześniejszych projektach.
 Celowe jest ujednolicenie dokumentacji projektowej.
 Pracownicy zaangażowani w realizację projektów powinni wiedzieć, w jaki sposób mają być
prowadzone projekty w firmie.
 Firma nie potrzebuje rozbudowanych narzędzi zarządczych. Działamy na zasadzie Simple &
Fast.
Strona 4 z 12
7. Oczekiwane korzyści z realizacji projektu
/Czyli tzw. KPI – czego można spodziewać się po wdrożeniu. Poniżej przykład treści./
Wdrożenie jednolitego procesu zarządzania projektami dostosowanego do potrzeb i specyfiki
firmy:
 poprawi efektywność realizacji projektów oraz usprawni przepływ informacji i danych
w organizacji podczas realizacji projektów,
 usprawni współprace z logistyką (testy);
 zwiększy elastyczność firmy w stosunku do dostawców i pozwoli na bardziej efektywną
współpracę z dostawcami,
 przyspieszy i ułatwi wdrażanie do firmy nowych pracowników,
 poprawi planowanie projektów i umożliwi organizacji wyciąganie wniosków ze
zrealizowanych projektów (lessons learned).
8. Zakres prac
/Poniżej przykład treści z jednego z projektów./
Organizacyjny









R&D Department Poland,
Logistyka (Łódź)
Manager Produktu (Anglia)
Procesowy
Planowanie, uruchamianie i kontrola nowych projektów
Obsługa procesowa istniejących produktów (maitanance)
Obsługa finansowo-księgowa projektów
Zapewnienie infrastruktury (zasobów)
Zarządzanie portfelem projektów (PMO)
Systemowy



MS Project (przygotowywanie, nadzorowanie harmonogramów projektów).
File serwer (repozytorium projektów, współdzielenie dokumentów, praca grupowa).
MS Excel (np. kosztorysy).
9. Sposób realizacji prac
/A tu już nasz opis podejścia do prac. Dostosowany pod konkretne potrzeby, ale ogólny schematy prac jest zawsze taki sam:
AnalizaImplementacjaWdrożenieMaintanance. Poniżej przykład treści./
Realizacja prac została podzielona na etapy wymienione poniżej. Kolejność realizacji,
pracochłonność i koszty zostały przygotowane z wykorzystaniem MS Project i znajdują się
w kolejnym rozdziale oferty.
Przyjęliśmy założenie, że jednym z głównych celów projektu jest przekazanie wiedzy pani
……………… w taki sposób aby samodzielnie mogła zarządzać portfelem projektów. Aby to osiągnąć
przeplatamy etapy pracy pod kierunkiem konsultanta pracami samodzielnymi – bo nic tak nie uczy
jak doświadczenie osobiste.
Strona 5 z 12
ETAP I: Prace wstępne – analiza stanu obecnego (AS-IS)
Sposób realizacji
Podczas tego etapu Przeanalizujemy wspólnie „na czym stoimy” jeżeli chodzi o Zarządzanie
projektami. Ponieważ posiadamy wiele modeli referencyjnych, to będziemy w stanie od razu
określić poziom dojrzałości organizacji w zakresie PM.
Zadania, jakie zostaną zrealizowane:
1. Analiza dokumentacji obecnie wykorzystywanej i tworzonej (Business plan; harmonogramy
prac (jakie są w Excelu albo innym formacie); listy tzw. „check-point”; procesy, procedury,
zarządzenia, instrukcje, zasady, itd (o ile są jakieś opisane); kosztorysy wysyłane do zespołu
testującego, zamówienia do dostawców; i inne)
2. Audyt kompetencji zarządczych pracowników merytorycznych (ankieta do samodzielnego
wypełnienia);
3. Opracowanie wizji procesu docelowego – na podstawie modeli referencyjnych; oraz wstępny
wybór (nie stworzenie od zera!) narzędzi w postaci szablonów;
4. Opracowanie repozytorium projektów (do inwentaryzacji) – to także będzie polegało tylko
na dostosowaniu posiadanych przez nas materiałów;
5. Szkolenie – wstęp do MS Project, zakres Szkolenia:
o Wprowadzenie do programu
 Poruszanie się po programie;
 Widoki w MS Project;
 Kalendarz projektu
o Zarządzanie zadaniami
 Tworzenie, usuwanie zadań;
 Zadania sumaryczne;
 Czasy trwania, typy zadań;
 Przeglądanie zadań;
 Zależności między zadaniami;
 Właściwości zadań;
 Ścieżka krytyczna.
o Zasoby
 Pojęcie zasobu, typy zasobów;
 Wprowadzanie zasobów i kosztów;
 Przypisywanie zasobów do zadań.
o Wykres gantta
 Tworzenie wykresu;
 Formatowanie;
 Odwzorowanie zależności, typów zadań i zasobów przypisanych do zadań.
o Plan bazowy
 Rola planu bazowego;
 Zapisywanie planu bazowego.;
o Kontrola postępu prac
 Aktualizacja zadań;
 Aktualizacja projektu;
 Porównywanie odchyleń z planem bazowym.
o Konsolidowanie projektów i zasobów /to jest element programu Szkolenia
zaawansowanego, ale potrzebny nam będzie teraz/
 Tworzenie puli zasobów
 Łączenie nowych planów projektów z pulą zasobów
Strona 6 z 12


Projekty główne i podprojekty
Tworzenie zależności między projektami
Produkty:
 Raport z audytu kompetencji
 Wstępny opis procesu zarządzania projektami w firmie, wybrane szablony dokumentów.
 Arkusz do przeprowadzenia inwentaryzacji projektów
 Materiały szkoleniowe
ETAP II: Inwentaryzacja projektów
Sposób realizacji
To jest przede wszystkim praca dla Pani …………. Niezbędna do dalszych etapów ale nie ma
konieczności aby ponosić przy tym dodatkowe koszty na wsparcie konsultanta. Choć oczywiście
będzie możliwość wsparcia z naszej strony. To rozwiązanie ma dwa cele: obniżenie kosztów dla
Państwa oraz naukę przez doświadczenie dla Pani ………….
Zadania, jakie zostaną zrealizowane:
6. Inwentaryzacja projektów w toku oraz planowanych za pomocą opracowanego w Etapie I
narzędzia (Repozytorium projektów).
Produkty:
 Zaktualizowane Repozytorium projektów
ETAP III: Opracowanie rozwiązania docelowego
Sposób realizacji
Po wstępnej analizie oraz inwentaryzacji projektów będziemy gotowi na opracowanie docelowego
procesu, narzędzi i zasad zarządzania uszytych na miarę potrzeb firmy.
Zadania, jakie zostaną zrealizowane:
7. Opracowanie szablonu projektu (generyczny template) – jeden bądź kilka dla projektów
różnego typu.
8. Opracowanie procesu docelowego (TO-BE) oraz narzędzi wspierających Zarządzanie
9. Utworzenie współdzielonej puli zasobów
10. Utworzenie prototypu portfela projektów (wprowadzenie kilku 2-3 projektów zgodnie
z opracowanymi zasadami).
Produkty:
 Template projektów (zadania pogrupowane w etapy z przydzielonymi wstępnie zasobami,
określonym następstwem, ścieżką krytyczną, rezerwami, itp.);
 Proces zarządzania projektami – diagram i opis;
 Plik Zasoby.mpp – pula zasobów;
 Plik Portfel.mpp – prototyp portfela projektu
ETAP IV: Uzupełnienie portfela o wszystkie projekty podlegające monitoringowi
Sposób realizacji
Zgodnie z zasadami wypracowanymi w Etapie III pani ………….. uzupełni plik „Portfel.mpp” o
pozostałe projekty realizowane w firmie. Decyzja, które projekty mają trafić do portfela będzie
podjęta na podstawie danych zebranych w trakcie Inwentaryzacji. W trakcie realizacji tego zadania
pojawi się dużo pytań i kwestii otwartych – to dobrze, tak powinno być.
Zadania, jakie zostaną zrealizowane:
11. Wprowadzenie harmonogramów projektów do pliku „Portfel.mpp”.
12. Rejestracja pytań i kwestii otwartych.
Produkty:
 Plik Portfel.mpp – kolejna wersja pliku
Strona 7 z 12

Rejestr pytań i KO (plik Excel albo Word)
ETAP V: Dopracowanie portfela – „training on the job”
Sposób realizacji
Spodziewam się na tym etapie pliku (jednego bądź wielu połączonych w jeden „master plan”), który
będzie w pewnym sensie materiałem „surowym” z brakami i błędami. Etap piąty jest po to, aby
odpowiedzieć na wszystkie pytania (z Rejestru pytań i KO), zweryfikować Portfel, poprawić go,
udoskonalić o funkcje, których jeszcze nie przerabialiśmy na wstępnym szkoleniu (Etap I) i trochę
poćwiczyć sprawne poruszanie się w MS Project.
Zadania, jakie zostaną zrealizowane:
13. Korekta portfela projektów, przećwiczenie nowych funkcjonalności, dostosowanie Master
Project do płynnego zarządzania portfelem. Zakres warsztatów:
o Raporty
 Tworzenie raportów;
 Dostosowywanie raportów.
o Wydruki w MS Project
 Dostosowywanie wydruków;
 Rozwiązywanie problemów z dużą ilością informacji na wydruku.
o Dostosowanie szczegółów zadań
 Współzależności między zadaniami
 Wyświetleni ścieżki krytycznej zadań
 Wprowadzenie terminów ostatecznych
 Wprowadzenie informacji o kosztach stałych
o Praca z zasobami
 Nieliniowy rozkład pracy zasobów
 Zaawansowane opcje przypisywania zasobów do zadań
 Praca planowana w nadgodzinach
 Przypisywanie stawek wynagrodzeń zmiennych w czasie.
o Bilansowanie przeciążeń zasobów w zadaniach
 Bilansowanie automatyczne
 Bilansowanie ręczne
o Śledzenie pracy zadań i przydziałów
 Zarządzanie planem bazowym
 Śledzenie rzeczywistych i pozostałych wartości zadań i przydziałów
o Przeglądanie i raportowanie stanu projektu
 Identyfikacja zadań z poślizgiem
 Sprawdzanie kosztów zadań, Zasobów oraz projektu
 Raportowanie odchylenia kosztów projektu.
o Współdzielenie informacji projektu z innymi programami
 Kopiowanie i wklejanie danych w programie MS Project
 Tworzenie raportu sumarycznego projektu w programie MS Word
 Przesyłanie danych do MS Excel
 Zapisywanie informacji z programu w innych formatach
Produkty:
 Plik Portfel.mpp – ostateczna wersja pliku
 Materiały szkoleniowe
Strona 8 z 12
ETAP VI: Wdrożenie procesu
Sposób realizacji
Konsultant i pani ………………. już wiedzą jak ma wyglądać praca według nowego procesu. Ale aby
wszystko działało sprawnie potrzebna jest jeszcze przeszkolona i uświadomiona zmian załoga a pani
………………. ma czuć się pewnie i swobodnie w swojej roli Koordynatora/Szefa Biura Projektu (PMO).
Temu służy etap VI.
Zadania, jakie zostaną zrealizowane:
14. Opracowanie materiałów szkoleniowych na bazie wypracowanych procesów, narzędzi oraz
„standardowych” materiałów Szkolenia z zarządzania projektem.
15. Szkolenie/warsztat z procesu dedykowanego dla firmy
16. Opracowanie instrukcji/wytycznych/podręcznika dla interesariuszy projektów
17. Podsumowanie prac – rekomendacja dalszych działań.
Produkty:
 Materiały szkoleniowe.
 Podręcznik zarządzania.
 Podsumowanie i rekomendacja.
ETAP VII: Wsparcie powdrożeniowe
Sposób realizacji
Wsparcie doraźne konsultantów – oddzielne zamówienia, np. w przypadku pojawienia się nowego
typu projektów, potrzeby audytu realizacji procesu, rozwiązania nietypowych problemów.
Zadania, jakie zostaną zrealizowane:
18. Wsparcie ad-hoc.
Produkty:
 Różne, w zależności od potrzeb.
10. Czas, termin i kosztorys realizacji
/Poniżej oczywiście przykład jak terminowo i kosztowo może wyglądać Projekt – DLA każdej firmy te koszty zawsze trochę się różnią, ale
możemy mówić o podanym poniżej rzędzie wielkości. UWAGA: Poniższe koszty obejmują Nowy Laptop HP wraz z licencją na MS Project 2013!!/
Czas i termin realizacji
Czas realizacji:
Termin rozpoczęcia:
Termin zakończenia:
24 dni robocze, przy czym uwzględniam prace, gdzie ja jeszcze nie
biorę udziału (Etap 0) – 7 dni ale na ścieżce krytycznej 2 dni oraz
rezerwę – 4 dni.
2015-10-15 (Etap 0), prace z udziałem konsultanta startują
2015-10-19
2015-11-17 (z 4 dniowa rezerwą)
Koszt realizacji projektu netto

12 960 zł
Powyższe koszty obejmują Nowy Laptop HP, z gwarancją dwuletnią wraz z licencją na MS Project 2013.
Strona 9 z 12
Koszty etapów
Strona 10 z 12
Harmonogram prac
Strona 11 z 12
11. Ważność oferty
Oferta ważna jest do ……….. W przypadku decyzji podjętej po ……… terminy realizacji projektu
ulegną zmianie.
Strona 12 z 12