ŚDM KRAKÓW 2016 Instrukcja rejestracji pielgrzymów

ŚDM KRAKÓW 2016
Instrukcja rejestracji pielgrzymów
Witamy w systemie rejestracji pielgrzymów na ŚDM Kraków 2016!
Przed rozpoczęciem procesu rejestracji, prosimy o uważne przeczytanie
poniższej instrukcji.
Wstęp
Rejestracja pielgrzymów będzie się odbywać grupami. Każda grupa będzie
koordynowana i reprezentowana przez Opiekuna i jego Zastępcę, którzy
muszą być pełnoletni. Przewidziana jest także odrębna rejestracja
indywidualna dla biskupów i wolontariuszy (patrz: odpowiednie działy w
tym systemie rejestracyjnym).
Sugerowany przedział wiekowy uczestników ŚDM, to 14-30 lat1 . Opieka
nad niepełnoletnimi zostanie powierzona Opiekunowi grupy, za zgodą
rodziców lub opiekunów prawnych uczestnika.
Proces rejestracji grup będzie się składać z dwóch faz: Fazy 1 i Fazy 2.
Faza 1
W pierwszej fazie rejestracji, będzie możliwa rejestracja dowolnej grupy
liczącej od 1 do 5.000 uczestników (tzw. „makrogrupa”).
Opiekun grupy będzie musiał wypełnić wszystkie cztery zakładki koloru
niebieskiego, w formularzy, który jest dostępny na tej stronie
(register.wyd.va). Aby grupy mogły zapisać się z dużym wyprzedzeniem, w
pierwszej fazie będą wymagane jedynie niektóre dane ogólne: kraj
1
Konferencje Episkopatów oraz Ruchy, Stowarzyszenia i Wspólnoty mogą jednak wskazać inny przedział wiekowy dla
młodych, którzy wezmą udział w ŚDM w obrębie ich grup.
1
pochodzenia grupy, imię, nazwisko i kontakt do Opiekuna grupy,
przewidywana liczba uczestników, język itp. W tej fazie nie będą
wymagane żadne opłaty.
Wszystkie podmioty – od Konferencji Episkopatów, poprzez Ruchy,
Stowarzyszenia i Wspólnoty, aż po diecezje i parafie – w pierwszej fazie
rejestracji zadeklarują zamiar udziału w ŚDM, podając orientacyjną liczbę
pielgrzymów, aby Komitet Organizacyjny w Krakowie mógł odpowiednio
zorganizować ich przyjęcie oraz miejsca spotkań.
Rejestracji będą mogły dokonać nie tylko duże zorganizowane grupy, ale
także małe, powstające spontanicznie, oraz pielgrzymi indywidualni –
wszyscy korzystając z tego samego formularza rejestracji; zaleca się
jednak, by małe grupy i pielgrzymi indywidualni dołączali do grup
organizowanych na poziomie parafialnym, diecezjalnym lub innym.
Przewidziana jest także rejestracja grup „międzynarodowych”, złożonych
z pielgrzymów z różnych krajów, którzy chcą razem uczestniczyć w ŚDM w
ramach jednej grupy.
Na zakończenie pierwszej fazy rejestracji zostanie utworzone konto,
poprzez które Opiekun grupy (lub jego Zastępca) będzie miał dostęp do
strefy użytkownika, w celu uzupełnienia lub zmiany danych już
wprowadzonych. Po zatwierdzeniu zgłoszenia przez Komitet
Organizacyjny ŚDM (które nastąpi maksymalnie w ciągu 3 dni), przez
utworzone konto będzie możliwe przejście do drugiej fazy rejestracji.
Ważne: ponieważ potwierdzenie utworzenia konta i dalsze informacje
będą przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej, konieczne
jest, aby Opiekun grupy wpisał poprawnie swój adres e-mail, a następnie
często sprawdzał skrzynkę mailową, upewniając się, że odebrane
wiadomości nie zostały zapisane w folderze spamu.
2
Faza 2
Jeżeli grupa zarejestrowana w pierwszej fazie nie przekracza 150
uczestników, Opiekun w strefie użytkownika będzie mógł przejść do
drugiej fazy i uznać wszystkich za jedną podgrupę, potwierdzając lub
zmieniając dane już wprowadzone oraz podając kolejne szczegółowe
informacje o grupie.
W przeciwnym przypadku, Opiekun będzie musiał podzielić makrogrupę
na różne podgrupy, z których każda nie może liczyć więcej niż 150 osób
oraz musi mieć własnego Opiekuna i Zastępcę. W tym celu, będzie musiał
podać imię, nazwisko oraz adres e-mail Opiekuna i Zastępcy każdej
podgrupy (Opiekun i/lub Zastępca makrogrupy, wskazany w pierwszej
fazie, może być Opiekunem i/lub Zastępcą tylko jednej z podgrup).
Tworzenie podgrup może odbywać się etapami, w miarę jak będą
pozyskiwanie konieczne dane.
Każdej podgrupie zostanie przydzielone konto do logowania się do
własnej strefy użytkownika oraz numer rejestracyjny, który odtąd będzie
konieczny we wszystkich kontaktach z Komitetem Organizacyjnym ŚDM w
Krakowie i Papieską Radą ds. Świeckich, a także przy przelewach
bankowych i płatnościach.
Zakładki (w kolorze zielonym) wymagające podania bardziej
szczegółowych danych w celu dokończenia drugiej fazy rejestracji, będą
mogły być wypełnione bezpośrednio przez Opiekuna podgrupy albo przez
Opiekuna makrogrupy, po zalogowaniu się do strefy użytkownika.
Opiekun musi również dokonać wyboru „pakietu pielgrzyma”
(http://www.krakow2016.com/pakiet-pielgrzyma),
najbardziej
odpowiedniego dla potrzeb podgrupy (z zakwaterowaniem lub bez, z
wyżywienia lub bez itd.) i zadbać o dokonanie płatności przelewem
bankowym lub za pomocą karty kredytowej, zgodnie z informacjami,
które zostaną podane w trakcie procedowania płatności.
3
Pojawi się również prośba o ofiarę w wysokości 10 euro od osoby na
Fundusz Solidarnościowy, aby umożliwić młodym z krajów będących w
trudnej sytuacji ekonomicznej udział w ŚDM. Również w tej drugiej fazie
będzie możliwe zarejestrowanie grupy jako „międzynarodowej”.
Każdą podgrupę musi charakteryzować ten sam rodzaj uczestnictwa w
ŚDM (takie same daty przyjazdu i wyjazdu, taki sam rodzaj „pakietu
pielgrzyma”). Komitet Organizacyjny w Krakowie dołoży wszelkich starań,
aby każdej podgrupie przydzielić wspólne miejsce katechezy oraz – w
przypadku prośby o zakwaterowanie – wspólne miejsce noclegu lub
przynajmniej w tej samej strefie.
Aby ułatwić organizację i przyjęcie grup, będzie wymagane podanie
szczegółowych danych dotyczących kapłanów, osób niepełnosprawnych, a
także pielgrzymów, którzy wymagają wizy na wjazd do Polski. Dla każdej
osoby niepełnoletniej, Opiekun grupy będzie musiał pobrać z systemu
odpowiedni formularz zgody na uczestnictwo w ŚDM, który powinni
podpisać rodzice lub opiekunowie prawni danego uczestnika.
Po zakończeniu rejestracji i uiszczeniu składki za pakiety, Opiekun (lub
Zastępca) będzie mógł wydrukować voucher, który należy okazać w dniu
przyjazdu do Krakowa, w odpowiednim punkcie przyjęcia wskazanym na
voucherze; na tej podstawie Opiekun będzie mógł odebrać plecaki
pielgrzyma i przekazać je członkom swojej grupy wraz z materiałami
niezbędnymi do uczestnictwa w ŚDM.
Uwaga: łączna liczba uczestników wskazanych przez Opiekuna
makrogrupy w pierwszej fazie rejestracji powinna być możliwie
precyzyjna, niemniej pozostaje nadal liczbą orientacyjną. Dlatego, jeśli
podczas drugiej fazy rejestracji liczba pielgrzymów okaże się mniejsza od
przewidywanej, będzie można zmniejszyć liczbę podgrup i/lub przypisać
każdej podgrupie mniejszą liczbę pielgrzymów.
4
Z drugiej strony, jeśli podgrupa uiści składkę partycypacyjną za „pakiety
pielgrzyma”, jej rejestracja zostanie uznana za zakończoną. W związku z
tym, wszelkie prośby dotyczące zmian w podgrupach, będą wymagały
uruchomienia specjalnej procedury „ponownego otwarcia” zgłoszenia.
PRZYKŁADY REJESTRACJI:
A. Duże grupy (ponad 150 osób)
Przykład 1: Koordynator Diecezji X rejestruje w pierwszej fazie (zakładki
koloru niebieskiego) 4.000 osób, zakładając, że tyle osób z jego diecezji
będzie mogło przyjechać na ŚDM w grupach tworzonych przez parafie.
Koordynator diecezji w tym momencie będzie zbierać tylko najważniejsze
informacje dotyczące grup (imię, nazwisko, e-mail opiekuna i zastępcy).
Następnie, w strefie użytkownika, będzie mógł aktywować konto dla
każdej z podgrup, aby mogły samodzielnie kontynuować rejestrację
drugiej fazy (zakładki koloru zielonego), pamiętając, że grupa może liczyć
maksymalnie 150 pielgrzymów.
Przykład 2: Konferencja Episkopatu, która przewiduje udział 20.000 osób
ze swojego kraju, wybiera 4 Opiekunów, którzy dokonują rejestracji 4
makrogrup po 5.000 osób każda (o ile to możliwe nadając grupom
zbliżone nazwy, łatwe do skojarzenia i zapamiętania, np.: KEP 01, KEP 02,
KEP 03 i KEP 04). Każda z makrogrup będzie musiała później zostać
podzielona na podgrupy, należące do określonych diecezji. Opiekun
każdej makrogrupy musi zatem postępować w sposób opisany w
poprzednim przykładzie: najpierw zebrać tylko najważniejsze informacje
dotyczące podgrup (imię, nazwisko, e-mail opiekuna i zastępcy) oraz
aktywować konto dla każdej z podgrup, aby mogły samodzielnie
kontynuować rejestrację drugiej fazy (zakładki koloru zielonego),
pamiętając, że grupa może liczyć maksymalnie 150 pielgrzymów. W
przypadku różnych podgrup z tej samej diecezji, zalecane jest wybranie
5
nazw łatwych do skojarzenia (itd. Diecezja Mediolan 01, Diecezja
Mediolan 02 itd.).
Przykład 3: Odpowiedzialny za ruch, stowarzyszenie lub wspólnotę
międzynarodową może zgłosić udział np. 1.500 pielgrzymów z różnych
krajów, rejestrując makrogrupę „międzynarodową”. Następnie, powinien
wyznaczyć opiekunów i zastępców dla różnych podgrup, aktywując im
konta umożliwiające przejście do drugiej fazy rejestracji, pamiętając, że
podgrupa może liczyć maksymalnie 150 pielgrzymów Każda z podgrup
może samodzielnie określić, czy jest podgrupą „krajową” czy
„międzynarodową”. Również w tym przypadku, aby łatwiej
zidentyfikować grupy, należy nadać im nazwy łatwe do skojarzenia (np.
FIAC 01, FIAC 02 itd.). UWAGA: Aby wziąć udział w katechezie, każda
podgrupa „międzynarodowa” będzie musiała wybrać język wspólny dla
większości osób danej podgrupy. Ze względu na to, że trzeba będzie
wskazać jedną datę przyjazdu i wyjazdu, podgrupa musi podać daty
odpowiadające dla większości uczestników (jest zalecane, aby przyjazdy i
odjazdy podgrupy odbywały się możliwie w jednym terminie).
Ruchy, stowarzyszenia i wspólnoty międzynarodowe będą mogły również
zdecydować się na rejestrację i udział w ŚDM w ramach grup
organizowanych w obrębie swojego kraju, diecezji czy parafii.
B. Małe grupy (do 150 osób)
Opiekun dokonuje pierwszej fazy rejestracji grupy. Jeśli wszyscy
uczestnicy mają ten sam rodzaj „pakietu pielgrzyma” oraz te same daty
przyjazdu i wyjazdu, Opiekun może przejść do drugiej fazy, pozostawiając
wszystkich jako członków tej samej podgrupy. W przeciwnym przypadku,
będzie musiał podzielić początkową grupę na mniejsze podgrupy,
grupując je według dat przyjazdu i wyjazdu oraz wybranego rodzaju
„pakietu pielgrzyma”, postępując według wskazań z poprzednich
przykładów.
6