tutaj

ŚDM KRAKÓW 2016
Instrukcja rejestracji pielgrzymów1
Witamy w systemie rejestracji uczestnictwa w Światowych Dniach Młodzieży Kraków 2016! Przed
rozpoczęciem procesu rejestracji, prosimy o dokładne przeczytanie instrukcji obsługi.
Wstęp
Rejestracja pielgrzymów odbywać będzie się grupami. Każda grupa będzie koordynowana i
reprezentowana przez Odpowiedzialnego i Zastępcę Odpowiedzialnego grupy – muszą to być
osoby pełnoletnie. Przewidziana jest także specjalna rejestracja indywidualna dla biskupów,
wolontariuszy, uczestników Festiwalu Młodych i dziennikarzy (patrz odpowiednie działy na tej
stronie internetowej).
Zalecany przedział wiekowy udziału w Światowych Dniach Młodzieży to 14-30 lat. Opieka nad
niepełnoletnimi będzie powierzona Odpowiedzialnemu grupy, za zgodą rodziców lub opiekunów
prawnych uczestnika (należy pamiętać, że jeden pełnoletni opiekun może przypadać na max. 10
uczestników niepełnoletnich).
Procedura rejestracji grup pielgrzymów odbywa się w dwóch etapach: Faza 1 i Faza 2.
Faza 1
W Fazie 1 rejestracji, będzie możliwa rejestracja dowolnej grupy liczącej od 1 do 5000 uczestników
(tzw. makrogrupa).
Odpowiedzialny grupy będzie musiał wypełnić wszystkie cztery części formularza koloru niebieskiego,
który jest dostępny na tej stronie. Aby grupy mogły zapisać się z dużym wyprzedzeniem, w
Fazie 1 będą wymagane jedynie niektóre dane ogólne: kraj pochodzenia grupy, imię i kontakt do
Odpowiedzialnego grupy, imię i kontakt do Zastępcy Odpowiedzialnego grupy, przewidywana
liczba uczestników, język, itp; nie będą wymagane wpłaty jakiegokolwiek rodzaju.
Wszystkie organizacje - od Konferencji Episkopatów po ruchy, stowarzyszenia, wspólnoty, diecezje i
parafie – są zobowiązane do rejestracji w Fazie 1, by zgłosić swój zamiar udziału w ŚDM i
wskazać w przybliżeniu łączną liczbę pielgrzymów, tak, aby Komitet Organizacyjny w
Krakowie mógł prawidłowo zorganizować przyjęcie pielgrzymów oraz infrastrukturę miejsc
spotkań.
Zapisać się będą mogły nie tylko duże grupy, ale także małe grupy lub pielgrzymi indywidualni,
korzystając zawsze z tego samego formularza rejestracji; zaleca się jednak, by grupy bardzo
małe i pielgrzymi indywidualni dołączali do grup organizowanych przez parafię, diecezję lub
inne.
Zaplanowana jest także rejestracja grup "międzynarodowych", tzn. pielgrzymów z różnych krajów,
którzy chcą razem uczestniczyć w ŚDM w ramach jednej grupy.
Pod koniec Fazy 1 rejestracji zostanie utworzone specjalne konto dla danej grupy, dzięki któremu
Odpowiedzialny (lub Zastępca Odpowiedzialnego) grupy będzie miał możliwość uzupełnienia i
zmiany danych już wprowadzonych, a przede wszystkim będzie mógł rozpocząć i uzupełnić
Fazę 2 rejestracji, po tym, jak jego zgłoszenie zostanie potwierdzone przez Komitet
Organizacyjny ŚDM (aktywacja konta nastąpi w ciągu maksymalnie 3 dni - 72 godzin).
Ważne: Ponieważ potwierdzenie utworzenia konta i dalsze informacje będą przekazywane za
pośrednictwem poczty elektronicznej, konieczne jest, aby Odpowiedzialny grupy wpisał
poprawnie swój adres e-mail, a następnie często sprawdzał skrzynkę mailową, upewniając się, że
odebrane wiadomości nie zostały zapisane w folderze spamu.
Faza 2
Jeżeli grupa zarejestrowana w Fazie 1 nie przekracza 150 uczestników, Odpowiedzialny grupy w
swoim obszarze dostępu do konta rejestracji może zdecydować się, by kontynuować rejestrację
Zapisy na Światowe Dni Młodzieży w Krakowie zbierane będą w systemie online pod adresem: www.wyd.va i
www.krakow2016.com od lipca 2015 roku.
1
w Fazie 2 jako pojedyncza grupa - potwierdzając lub modyfikując dane wprowadzone w Fazie 1
rejestracji oraz dodając więcej informacji szczegółowych na temat grupy.
W przeciwnym przypadku, Odpowiedzialny grupy będzie zobowiązany do podzielenia makrogrupy
pielgrzymów na podgrupy, z których każda musi liczyć nie więcej niż 150 osób, oraz posiadać
własnego Odpowiedzialnego i jego Zastępcę. W tym celu, musi wpisać imię, nazwisko, adres email Odpowiedzialnego i Zastępcy każdej podgrupy (tylko jedna z podgrup będzie mogła mieć
tego samego Odpowiedzialnego i / lub Zastępcę, wskazanych w Fazie 1 rejestracji). Utworzenie i
wypełnienie danych podgrupy może nastąpić także etapami, w miarę jak będą pozyskiwanie te
dane od uczestników.
Dla każdej podgrupy zostanie przydzielone konto dostępu do obszaru rejestracji, oraz kod (numer)
rejestracyjny grupy, który od tego momentu będzie używany jako kod (numer) grupy we
wszystkich kontaktach z Komitetem Organizacyjnym ŚDM w Krakowie i z Papieską Radą ds.
Świeckich, zwłaszcza w przypadku tytułu przelewu i płatności.
Formularze (w kolorze zielonym) wymagające podania bardziej szczegółowych danych w celu
dokończenia Fazy 2 rejestracji, będą mogły być wypełnione bezpośrednio przez
Odpowiedzialnego podgrupy lub przez Odpowiedzialnego makrogrupy, do której należy dana
podgrupa, przez zalogowanie się na konto. Odpowiedzialny grupy musi również wybrać "Pakiet
Pielgrzyma" (link) odpowiedni dla potrzeb podgrupy (z lub bez zakwaterowania, z lub bez
wyżywienia, itd.) i zadbać o dokonanie płatności przelewem bankowym lub za pomocą karty
kredytowej, zgodnie z informacjami i według kwoty, które zostaną podane podczas rejestracji.
Pojawi się również prośba o ofiarę w wysokości 10 euro od osoby na Fundusz Solidarnościowy,
aby umożliwić młodym ludziom z krajów w najbardziej trudnej sytuacji ekonomicznej udziału w
ŚDM. W Fazie 2 jest możliwe zarejestrowanie grupy jako "międzynarodowa".
Każda podgrupa musi posiadać ten sam tryb uczestnictwa w ŚDM (tj. takie same daty przyjazdu i
wyjazdu, wybór tego samego "Pakietu Pielgrzyma"). Komitet Organizacyjny w Krakowie dołoży
wszelkich starań, aby przypisać każdej podgrupie tą samą lokalizację katechezy oraz, w
przypadku wniosku o zakwaterowanie, noclegi w tym samym obszarze.
Aby ułatwić organizację i przyjęcie grup, będą wymagane niektóre szczegółowe dane dotyczące
kapłanów, osób niepełnosprawnych, a także pielgrzymów, którzy są zobowiązani do posiadania
wizy na wjazd do Polski. Dla każdego niepełnoletniego uczestnika w grupie, Odpowiedzialny
grupy jest zobowiązany do pobrania z systemu odpowiedniego formularza zgody na
uczestnictwo w ŚDM, który powinien zostać podpisany przez rodziców lub opiekunów
prawnych danego uczestnika. W czasie trwania Wydarzeń Centralnych ŚDM - formularz ten ma
posiadać ze sobą Odpowiedzialny grupy.
Po zakończeniu rejestracji i wniesieniu płatności za "Pakiety", Odpowiedzialny grupy (lub jego
Zastępca) będzie mógł wydrukować voucher, który należy okazać w dniu przyjazdu w
Krakowie, w odpowiednim punkcie przyjęcia określonym na voucherze; na podstawie vouchera,
Odpowiedzialny będzie mógł odebrać "Pakiet pielgrzyma" i przekazać go członkom swojej
grupy, wraz materiałami niezbędnymi do uczestnictwa w ŚDM.
Uwaga: łączna liczba uczestników wskazanych przez Odpowiedzialnego makrogrupy w Fazie 1
rejestracji powinna być możliwie precyzyjna, niemniej pozostaje nadal liczbą orientacyjną.
Oznacza to, że jeśli podczas rejestracji w Fazie 2 zweryfikuje się mniejsza ilość pielgrzymów od
wstępnych szacunków, można włączyć mniejszą liczbę podgrup i / lub wpisać do każdej
podgrupy mniej pielgrzymów.
Z drugiej strony, gdy podgrupa dokona płatności za „Pakiety Pielgrzyma”, jej wniosek zostanie uznany
za zamknięty. W związku z tym, wszelkie żądania dotyczące zmian w podgrupach po
zamknięciu, będą wymagały uruchomienia specjalnej procedury przez "ponowne otwarcie"
zgłoszenia.
PRZYKŁADY REJESTRACJI:
A. Duże grupy (ponad 150 osób)
Przykład 1:
2
We wrześniu 2015 roku przedstawiciel Diecezji X rejestruje w Fazie 1 (formularz koloru
niebieskiego), 4000 osób, wskazując tym samym, że tyle osób z diecezji zamierza przyjechać na
ŚDM (diecezja organizuje wyjazdy ze swoich parafii). Przedstawiciel diecezji w tym momencie
będzie zbierać tylko najważniejsze informacje, dotyczące podgrup (imię, nazwisko i e-mail
Odpowiedzialnego i Zastępcy Odpowiedzialnego każdej z grup). Następnie, za pomocą konta,
utworzonego podczas rejestracji w Fazie 1, uruchomi każdej podgrupie własny dostęp do systemu
i podgrupa będzie mogła wykonać Fazę 2 rejestracji (formularz koloru zielonego) samodzielnie.
Należy pamiętać przy tym, że podgrupa może liczyć maksymalnie 150 osób.
Przykład 2:
Konferencja Episkopatu, która przewiduje udział 20.000 osób z ich kraju, wskaże czterech
przedstawicieli, którzy przejdą Fazę 1 rejestracji (formularz koloru niebieskiego) dzieląc całość na
cztery makrogrupy, liczące po 5000 osób każda (najlepiej poprzez podanie nazwy grup, które będą
łatwe do skojarzenia i zapamiętania, np.: KE 01, KE 02, KE 03 i KE 04). Każda z makrogrup
zostanie podzielona na podgrupy, należące do określonych diecezji. Przedstawiciel każdej
makrogrupy musi zatem postępować w sposób opisany w przykładzie 1: zebrać tylko
najważniejsze informacje, dotyczące podgrup (imię, nazwisko i e-mail Odpowiedzialnego i
Zastępcy Odpowiedzialnego każdej z podgrupy). Następnie, za pomocą konta, utworzonego
podczas rejestracji w Fazie 1, uruchomi każdej swojej podgrupie własny dostęp do systemu i
podgrupa będzie mogła zakończyć Fazę 2 rejestracji (formularz koloru zielonego) samodzielnie.
Pamiętając przy tym, że podgrupa maksymalnie może liczyć 150 osób. W przypadku różnych
podgrup z tej samej diecezji, radzimy użyć nazwy łatwej do zapamiętania i skojarzenia (np.
Diecezja Mediolan 01, Diecezja Mediolan 02 itd.).
Przykład 3:
Odpowiedzialny ruchu, stowarzyszenia lub wspólnoty międzynarodowej zgłosi udział (na
przykład) 1500 pielgrzymów z różnych krajów, rejestrując makrogrupę jako "międzynarodowa".
Zatem, jak w przykładzie 1 podaje najważniejsze dane Odpowiedzialnych grupy, ich zastępców z
każdej z podgrupy (imię, nazwisko i adres e-mail) i uruchamia ich własne konta do rejestracji w
Fazie 2. Należy pamiętać przy tym, że każda podgrupa może liczyć maksymalnie 150 osób.
Każda z podgrup może niezależnie od makrogrupy zdefiniować siebie, czy jest podgrupą
„międzynarodową”, bądź nie. Ważne jest, by podgrupy były łatwe do zidentyfikowania w ramach
tego samego ruchu czy stowarzyszenia, dlatego najlepiej użyć nazw łatwych do skojarzenia i
zapamiętania (np. FIAC 01 FIAC 02, itd.).
UWAGA: Aby wziąć udział w katechezie, każda podgrupa międzynarodowa będzie musiała wskazać
język wspólny dla większości osób danej podgrupy. Ze względu na to, że trzeba będzie wskazać jedną
datę przyjazdu i wyjazdu, podgrupa musi podać daty odpowiadające dla większości uczestników (bardzo
ważne jest, by przyjazdy i odjazdy podgrupy odbywały się w jednym terminie).
Ruchy, stowarzyszenia i wspólnoty międzynarodowe będą mogły również zdecydować się na rejestrację i
udział w ŚDM w ramach organizowania wyjazdu ze swojego kraju, diecezji czy parafii.
B. Małe grupy (mniej niż 150 osób)
Odpowiedzialny grupy rejestruje swoją grupę w Fazie 1 (formularz koloru niebieskiego). Jeśli uczestnicy
mają takie same rodzaje "Pakietu Pielgrzyma" i te same daty przyjazdu i wyjazdu, Odpowiedzialny grupy
rejestruje grupę w Fazie 2 (formularz koloru zielonego) jako jednolitą grupę. W przeciwnym przypadku,
w Fazie 2 rejestracji będzie musiał podzielić początkową grupę na mniejsze podgrupy, grupując je
według dat przyjazdu i wyjazdu oraz wybranego rodzaju „Pakietu Pielgrzyma”, postępując według
opisów w poprzednich przykładach.
3