corporate compliance policy manual

WYTYCZNE DOTYCZĄCE POLITYKI
SPÓŁKI W ZAKRESIE ZGODNOŚCI Z
PRZEPISAMI
UPOMINKI
04/02/2003
Wytyczne nr: 18-100
PRZEDMIOT:
UPOMINKI
Zastosowanie: Strategiczne jednostki organizacyjne i filie Spółki na całym świecie.
POLITYKA
Pracownikom Tenneco lub Osobom związanym z Tenneco nie wolno zabiegać, przyjmować,
oferować, obiecywać bądź ofiarować jakichkolwiek zapłat, opłat, pożyczek, usług, upominków
lub form rozrywki jakiejkolwiek osobie lub firmie jako warunek bądź w ramach prowadzenia
interesów ze Spółką.
Dla celów niniejszego dokumentu, upominki rozumiane są jako wartościowe przedmioty oraz
wydarzenia/formy rozrywki opłacane przez innego pracownika lub osobę trzecią.
„Osoby związane” z daną osobą obejmują m.in. wszelkie osoby spokrewnione z pracownikiem
lub jego współmałżonkiem/(-ą), partnerów zamieszkałych we wspólnym gospodarstwie
domowym, bądź jakikolwiek fundusz powierniczy lub majątek zarządzany przez pracownika,
jego współmałżonka/(-ę) bądź przez osobę z nimi spokrewnioną.
Niniejsze wytyczne przewidują akceptowanie upominków o wartości nominalnej, kolacji
biznesowych i ofert dotyczących rozrywki, wymianę zwyczajowych, wzajemnych uprzejmości
pomiędzy pracownikami Spółki a partnerami biznesowymi, oraz podobne zwyczajowe, rozsądne
wydatki w celu promowania ogólnej reputacji Spółki.
Wartość form rozrywki lub upominków ofiarowanych bądź otrzymanych nie może być znaczna
lub przewyższać wartości zwyczajowo i otwarcie oferowanej przez firmy konkurencyjne dla
Spółki w danej dziedzinie. Odmowa przyjęcia takich ofert powinna być przekazana w grzeczny
sposób, przy wyjaśnieniu po krótce standardowych zasad polityki Spółki w tej kwestii. W
przypadku pytań bądź wątpliwości dotyczących przyjmowania bądź ofiarowywania upominków
należy skonsultować się z kierownikiem bądź przełożonym.
Pójście na kolację z kontrahentem, aby umożliwić mu przedstawienie jego produktu lub usługi,
bądź w celu rozwinięcia współpracy, która może korzystnie wpłynąć na działalność Spółki, nie
jest zachowaniem nieetycznym, z tym że należy unikać zażyłych stosunków towarzyskich z
przedstawicielami dostawców Spółki. Ani pracownicy indywidualni, ani grupy pracowników nie
mogą przyjmować zaproszeń na ogranizowane przez firmy z zewnątrz imprezy, chyba że
przyjęcie danego zaproszenia będzie korzystne z punktu widzenia interesów Spółki.
Upominki otrzymywane przez pracownika przewyższające wartość w kwocie 100,00 USD lub w
kwocie równoważnej w innej walucie muszą zostać zatwierdzone przez Dyrektora Generalnego
Strategicznej Jednostki Gospodarczej (SBU).
Upominki darowane osobie trzeciej przewyższające wartość w kwocie 25,00 USD lub w kwocie
równoważnej w innej walucie muszą zostać zatwierdzone przez Dyrektora Generalnego
Strategicznej Jednostki Gospodarczej (SBU).
PRZEPISY PODATKOWE W STANACH ZJEDNOCZONYCH
Urząd Podatkowy [Internal Revenue Service] prawie w każdym przypadku traktuje upominki na
rzecz pracowników jako formę wynagrodzenia. Istnieją co prawda nieliczne wyjątki od tej
ogólnej reguły, ale przepisy Urzędu Podatkowego USA (IRS) nie określają dolnej granicy w
dolarach, poniżej której upominki nie byłyby traktowane jako wynagrodzenie. Podarunki na
rzecz pracowników należy zgłaszać do departamentu płac w celu ich wliczenia do
wynagrodzenia danego pracownika, co oznacza, że będą one podlegać opodatkowaniu podatkiem
dochodowym oraz składkom na ubezpieczenia społeczne (tzw. FICA). Decyzję o ewentualnym
niewłączeniu danego kosztu do wynagrodzenia danego pracownika musi zostać zatwierdzona
przez Departament Podatkowy.
Wszelkie podarunki dla osób trzecich podlegają ponadto inspekcji i zatwierdzeniu przez
Departament Podatkowy Lake Forest, który ustala, czy okoliczności wymagają zgłoszenia
danego podarunku Urzędowi Podatkowemu na formularzu 1099 (Form 1099) oraz czy wartość
tego podarunku należy uznać za dochód pracownika wręczającego podarunek.
ZAGRANICZNE PRZEPISY PODATKOWE
Wymogi dotyczące zgłaszania wartości podarunków dla celów podatkowych podlegają lokalnym
przepisom prawa.