Zawartość dowolnego folderu wyświetlana z

:: Trik 1. Zawartość dowolnego folderu wyświetlana z poziomu Excela
:: Trik 2. Podsumowanie kwot wyraŜonych w innych walutach
:: Trik 3. Szybkie wyznaczanie dat późniejszych o określoną liczbę dni
:: Trik 4. Szacowanie obliczeń
:: Trik 5. Dostosowanie rozmiaru komórki do zawartości
Trik 1
Zawartość dowolnego folderu wyświetlana z poziomu Excela
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter116/1_Otwieranie_folderu.zip
Bywa, Ŝe dane do raportu zbiorczego są porozrzucane po róŜnych plikach
umieszczonych w oddzielnych folderach na dysku komputera. Jeśli akurat pracujesz
w arkuszu roboczym i potrzebujesz sprawdzić pewną wartość w innych skoroszycie,
musisz oderwać się od pracy i odszukać katalog, w którym znajdują się określone
informacje. Proponujemy Ci pewne usprawnienie. MoŜesz umieścić w arkuszu
roboczym przycisk, po którego kliknięciu zostanie wyświetlona zawartość określonego
folderu.
=> W tym celu:
1. Z menu Widok wybierz polecenie Paski narzędzi/Przybornik formantów (w Excelu
2007: uaktywnij kartę Deweloper i w grupie poleceń Formanty kliknij przycisk
Wstaw).
Wskazówka
JeŜeli karta Deweloper jest niewidoczna, kliknij Przycisk pakietu Office i u dołu
wyświetlonego okna wybierz Opcje programu Excel. W kategorii Popularne zaznacz
pole PokaŜ kartę Deweloper na WstąŜce i kliknij OK.
2. Na pasku narzędziowym Przybornik formantów (w Excelu 2007: w grupie
Formanty ActiveX), zaznacz Przycisk i w dowolnym zakresie komórek narysuj
formant.
3. Kliknij go prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz pozycję
Właściwości.
4. W wyświetlonym oknie odszukaj właściwość Caption i w polu po prawej wpisz:
Otwórz folder.
1
Rys. 1. W oknie właściwości zmień opis przycisku
5. Zamknij okno właściwości.
MoŜesz przystąpić do przygotowania makra, które będzie uruchamiane po kliknięciu
wstawionego przycisku.
=> W tym celu:
1. Ponownie kliknij formant prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Wyświetl
kod. Zostanie uruchomiony Edytor VBA i pojawią się automatycznie dodane 2 linie
makra.
2. Uzupełnij kod zgodnie z rysunkiem 2 i podaj w nim ścieŜkę dostępu do swojego
folderu.
Rys. 2. Kod makra otwierającego wybrany folder
3. Zapisz i zamknij Edytor VBA.
4. Na pasku narzędziowym Przybornik formantów (w Excelu 2007: na karcie
Deweloper, w grupie poleceń Formanty) kliknij Zakończ tryb projektowania.
Od tego momentu kliknięcie przycisku spowoduje uruchomienie określonego folderu
z poziomu Excela.
2
Rys. 3. Zawartość folderu została wyświetlona
3
Trik 2
Podsumowanie kwot wyraŜonych w innych walutach
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter116/2_Inne_waluty.zip
Otrzymałeś listę zamówień, na podstawie której będziesz budował raport
podsumowujący. Niestety dane mają niepoprawny układ, poniewaŜ kwoty są
wyraŜone w dwóch róŜnych walutach (w euro i w złotówkach). Ręczne rozdzielenie
zamówień moŜe Ci zająć mnóstwo czasu, dlatego proponujemy zastosowanie
sprytnego triku.
Przykładowe dane przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Kwoty zamówień wyraŜone w róŜnych walutach
Twoim pierwszym zadaniem będzie zastosowanie krótkiej formuły, która zwróci kod
formatu uŜytego w kolumnie C.
=> W tym celu:
1. W komórce D1 wpisz Pomocnicza.
2. W komórce D2 wprowadź następującą formułę:
=KOMÓRKA("format";C2)
3. Skopiuj ją do komórek poniŜej.
Rys. 2. Kwoty zamówień zostały oznaczone
Teraz, aby uzyskać listę zamówień, których kwoty są wyraŜone w euro, wystarczy, Ŝe
zastosujesz autofiltr i określisz odpowiednie kryterium w kolumnie pomocniczej.
4
Równie dobrze moŜesz zastosować formuły warunkowe, które będą wykonywać
obliczenia na podstawie symboli w kolumnie D.
=> Jeśli przykładowo chciałbyś zsumować kwoty wyraŜone w złotówkach:
1. Do dowolnej pustej komórki wprowadź następującą formułę:
=SUMA.JEśELI(D2:D8;"C2";C2:C8)
Rys. 3. Suma kwot wyraŜonych w złotówkach
Wskazówka
Aby podsumować kwoty w euro, dostosuj drugi argument funkcji SUMA.JEśELI.
5
Trik 3
Szybkie wyznaczanie dat późniejszych o określoną liczbę dni
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter116/3_Wyznaczanie_dat.zip
Czasami potrzebujesz szybko wyznaczyć daty późniejsze od aktualnej o określoną
liczbę dni. Zadanie wydaje się proste, jeŜeli poszukujesz jednej, docelowej daty. Co
jedna zrobić w sytuacji, gdy chcesz sprawdzić, który dzień wypadnie po upływie 3
dni, 2 tygodni, 1 miesiąca czy 1 roku? Czy czeka Cię kaŜdorazowe dostosowywanie
obliczeń przy wyznaczaniu nowego okresu? Niekoniecznie! Do tego typu zadania
moŜesz śmiało wykorzystać funkcję WYBIERZ.
=> Aby przygotować arkusz do szybkiego odnajdywania potrzebnej daty:
1. W pierwszej kolejności wpisz opisy dla okresów, na podstawie których będziesz
wyznaczał nową datę.
Twój arkusz moŜe wyglądać jak na rysunku 1.
Rys. 1. Oznaczenia okresów
2. Do komórki A7 wpisz nazwę: Okres.
3. W komórce A8 wpisz: Data bieŜąca, a w A9: Data docelowa.
4. W komórce B7 wprowadź numer okresu (zgodnie ze spisem na rysunku 1), na
podstawie którego ma powstać data docelowa.
5. W komórce B8 wpisz formułę:
=DZIŚ()
która będzie wyświetlała bieŜącą datę aktualizowaną na podstawie wskazań zegara
systemowego.
Rys. 2. Arkusz przygotowany do wyznaczania dat docelowych
6
6. W komórce B9 wpisz następującą formułę:
=WYBIERZ(B7;B8+7;B8+10;B8+14;B8+28;B8+365)
Wyjaśnienie działania formuły:
W pierwszym argumencie funkcji WYBIERZ podajesz numer argumentu, którego
wartość ma zostać zwrócona. W naszym przypadku jest to liczba 3 (wprowadzona do
komórki B7), a zatem zwrócony zostanie wynik formuły (B8+14). Zwróć uwagę, Ŝe
kolejność argumentów jest liczona począwszy od drugiego argumentu funkcji
WYBIERZ.
Uwaga
Formuła prawdopodobnie zwróci 5 cyfrową liczbę zamiast daty docelowej. Nie jest to
w Ŝadnym wypadku błąd. Wystarczy uzyskanemu wynikowi nadać format daty.
Rys. 3. Formuła zwróciła docelową datę
Aby wyznaczyć inną datę, późniejszą o okres wskazany w spisie powyŜej, wystarczy
w komórce B3 wpisać odpowiedni numer.
7
Trik 4
Szacowanie obliczeń
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter116/4_Obliczenia_szacowane.zip
W arkuszu znajduje się zestawienie wymiarów poszczególnych budynków. Na tej
podstawie chcesz obliczyć kubaturę kaŜdego z nich. Przykładowe dane przedstawia
rysunek 1.
Rys. 1. Wymiary budynków
Excel nie dysponuje funkcją pozwalającą na obliczanie takich wyraŜeń, lecz moŜesz
wykorzystać metodę o nazwie SZACUJ. Mimo Ŝe tego typu narzędzia przeznaczone są
do stosowania w specjalnych arkuszach makr, to istnieje sposób, aby uŜyć ich takŜe
w zwykłych arkuszach.
=> W tym celu:
1. Zaznacz komórkę C2 i z menu Wstaw wybierz polecenie Nazwa/Definiuj (w Excelu
2007: uaktywnij kartę Formuły i w grupie poleceń Nazwy zdefiniowane kliknij Definiuj
nazwę).
2. W otwartym oknie Definiowanie nazw w polu Nazwy w skoroszycie (w Excelu
2007: Nazwa) wpisz: Wynik
3. W pole Odwołuje się do wpisz formułę:
=JEśELI(B2="";0;SZACUJ(PODSTAW(B2;"x";"*")))
i zatwierdź OK.
4. W komórce C2 wpisz:
=Wynik
wciśnij Enter i skopiuj formułę w dół.
8
Rys. 2. Kubatura została obliczona
Wyjaśnienie działania formuły:
Funkcja JEśELI ma za zadanie sprawdzenie, czy komórka B2 nie jest pusta. Jeśli jest,
zwracane jest 0, w przeciwnym razie wykonywane są obliczenia. Funkcja PODSTAW
zamienia znak x na *, aby powstał iloczyn rozpoznawalny przez Excela. SZACUJ
zwraca wynik działania.
9
Trik 5
Dostosowanie rozmiaru komórki do zawartości
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter116/5_Dopasowanie_rozmiaru.zip
Przy wprowadzaniu długich tekstów do komórek arkusza zdarza się, Ŝe niektóre nie
są wyświetlane w całości lub zasłaniają komórki leŜące po prawej. Dla wielu
uŜytkowników taka sytuacja jest dosyć uciąŜliwa, dlatego pokaŜemy Ci, jak
błyskawicznie dopasować rozmiar komórki do jej zawartości.
Przyjmijmy, Ŝe do arkusza wpisałeś wartości jak na rysunku 1.
Rys. 1. Długie teksty w komórkach
ZauwaŜ, Ŝe tekst z komórki A2 jest wyświetlany w całości, ale zachodzi na komórkę
B2, która w danej chwili jest pusta. Inaczej ma się sprawa z komórką A3. Znajdujący
się w niej tekst został ucięty, poniewaŜ w komórce po prawej została wpisana kwota.
Aby teksty z komórek A2 i A3 wyświetlić w całości moŜesz dopasować szerokość
kolumny lub zastosować zapis wielowierszowy.
Szerokość kolumny
=> W tym celu:
1. Ustaw wskaźnik myszy nad prawą krawędzią nagłówka z oznaczeniem literowym
kolumny. Powinien przyjąć kształt dwukierunkowej strzałki.
2. Teraz dwukrotne szybko kliknij lewy przycisk myszy.
Szerokość kolumny zostanie dopasowana do najdłuŜszego wpisu:
Rys. 2. Szerokość dopasowana
Zapis wielowierszowy
=> Aby podzielić teksty z kolumny na kilka wierszy:
1. Zaznacz komórki A2:A3 i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + 1.
10
2. W oknie, które się pojawi, przejdź do zakładki Wyrównanie.
3. W sekcji Sterowanie tekstem zaznacz pole Zawijaj tekst i kliknij OK.
Rys. 3. Zapis wielowierszowy
W tym przypadku Excel wykonał odwrotną operację: dopasował tekst do szerokości
kolumny. Zaproponowany podział tekstu moŜe Ci niestety nie odpowiadać. MoŜesz
zatem podzielić tekst ręcznie, korzystając z kombinacji klawiszy lewy Alt + Enter, a
następnie dostosować szerokość komórki (jak w pierwszej części triku).
11