Podsumowanie kwot występujących w co drugim

:: Trik 1. Podsumowanie kwot występujących w co drugim wierszu
:: Trik 2. Rozmiar kolumny arkusza w milimetrach
:: Trik 3. Blokada obszaru roboczego arkusza
:: Trik 4. Dostęp do róŜnych skoroszytów za pomocą jednego hiperłącza
:: Trik 5. Oznaczenie kolejnych pozycji tabeli za pomocą liter
Trik 1
Podsumowanie kwot występujących w co drugim wierszu
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter133/1_Podsumowanie_drugiego.zip
Przyjmijmy, Ŝe od swojego współpracownika otrzymałeś tabelę, w której musisz
zsumować wartości z kaŜdej co drugiej komórki w kolumnie. Przykładem takiego
zestawienia moŜe być lista produktów z cenami sprzedaŜy brutto, a takŜe
wartościami podatku.
Przykładowe dane przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Przykładowa tabela produktów
Do rozwiązania zadania będziesz potrzebował formuły tablicowej, która zsumuje
osobno wartości z wierszy o parzystych i nieparzystych numerach. W omawianym
przypadku wartości brutto zapisane są w wierszach o parzystych numerach,
natomiast suma wartości komórek z wierszy nieparzystych pozwoli obliczyć łączną
wartość podatku. Rozpoznanie, czy wartość znajduje się w wierszu o numerze
parzystym lub nie, najłatwiej wykonasz, dzieląc numer wiersza przez 2 i sprawdzając
resztę z tego dzielenia. Dla wierszy parzystych reszta równa będzie zero, dla
nieparzystych będzie to jakaś wartość.
=> A zatem:
1. W komórce C13 wprowadź następującą formułę.
=SUMA((MOD(WIERSZ(C2:C11);2)=0)*C2:C11)
2. Jest to formuła tablicowa, więc zatwierdź ją kombinacją klawiszy Ctrl + Shift +
Enter. Otrzymałeś sumę wszystkich wartości brutto z kolumny C.
1
Uwaga
Prawidłowo wprowadzona formuła tablicowa powinna zostać automatycznie ujęta w
nawiasy klamrowe widoczne na pasku formuły. Nie próbuj tych nawiasów wpisywać
samodzielnie.
=> Aby obliczyć sumę wartości podatku z kolumny C:
3. Wprowadź do komórki C14 nieznacznie zmodyfikowaną formułę tablicową:
=SUMA((MOD(WIERSZ(C2:C11);2)<>0)*C2:C11)
Formuły moŜesz teraz skopiować w prawo, aby obliczenia zostały wykonane dla
sąsiednich kolumn. Dzięki temu błyskawicznie otrzymujesz podsumowanie dla
wszystkich produktów jak na rysunku 2.
Rys. 2. Formuła obliczyła sumę z co drugiego wiersza zakresu
2
Trik 2
Rozmiar kolumny arkusza w milimetrach
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter133/2_Kolumna_milimetry.zip
Dysponujesz papierowym formularzem o określonym układzie. Chciałbyś na nim
nadrukować dane znajdujące się w arkuszu Excela. Wziąłeś więc linijkę i zmierzyłeś
szerokość pól formularza. Niestety problem stanowi dopasowanie szerokości kolumn
w arkuszu.
Uwaga
Nie ma potrzeby stosowania tego triku, jeśli korzystasz z Excela 2007. Rozmiar
kolumn moŜesz bowiem łatwo określić w milimetrach po przełączeniu widoku arkusza
na Układ strony.
We wcześniejszych wersjach programu szerokość kolumn jest określona za pomocą
nietypowej jednostki, równej szerokości jednego znaku zastosowanego w stylu
Normalny. Aby dokładnie ustalić szerokość kolumny w centymetrach lub milimetrach,
konieczne jest uŜycie makra, które przeliczy milimetry na jednostki szerokości, przy
czym sposób przeliczania jest róŜny dla róŜnych czcionek i naleŜy go wyznaczyć
doświadczalnie. NiŜej podany sposób dotyczy ustawienia szerokości dla domyślnych
wartości stylu Normalny, czyli dla czcionki Arial o rozmiarze 10 punktów. Jeśli
zmodyfikowałeś styl Normalny, to poniŜsze makro nie przyniesie oczekiwanych
efektów. Style w Excelu ustawia się poprzez polecenie menu Format/Styl.
Rys. 1. Okno stylów
Przygotowanie makra
=> Aby napisać makro:
1. Otwórz Edytor Visual Basic, naciskając klawisze lewy Alt + F11.
2. W Edytorze Visual Basic wybierz polecenie Insert/Module.
3. W oknie kodu modułu, które się pokaŜe, wpisz kod widoczny na rysunku 2.
Znajdziesz go takŜe w pliku z przykładem załączonym do tego triku.
3
Rys. 2. Kod makra
4. Zamknij Edytor Visual Basic i przejdź do arkusza.
Zastosowanie makra
5. Zaznacz pojedynczą komórkę w kolumnie i wciśnij klawisze lewy Alt + F8.
6. W oknie Makro wybierz makro ZmianaSzerokościKolumny i kliknij Uruchom.
7. Pojawi okno z poleceniem wpisania szerokości kolumny. Podaj wartość w
milimetrach i kliknij przycisk OK.
Rys. 3. Określ szerokość kolumny
Powtórz kroki od 5. do 7. dla kaŜdej kolumny, której szerokość chcesz zmienić.
4
Trik 3
Blokada obszaru roboczego arkusza
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter133/3_Obszar_roboczy.zip
Przygotowujesz raport, który obejmuje jedynie niewielki zakres komórek – na
przykład A1:F60. Kopiowanie formuł w dół jest czasami uciąŜliwe, gdyŜ arkusz
przewijany jest zbyt szybko i trudno jest precyzyjnie określić obszar, w którym mają
się pojawić wyniki obliczeń. MoŜesz zastosować pewien trik i zablokować arkusz w
taki sposób, aby dostępny był tylko jego fragment. Zrobisz to bardzo szybko z
poziomu Edytora VBA.
=> W tym celu:
1. Wciśnij kombinację klawiszy lewy Alt + F11, aby otworzyć Edytor VBA.
2. W oknie po lewej stronie (Project – VBAProject) zaznacz arkusz, na który ma
zostać nałoŜone ograniczenie.
Rys. 1. Okno Project – VBAProject
3. JeŜeli okno właściwości (Properties) nie jest widoczne, wyświetl je, wciskając
klawisz funkcyjny F4.
4. Odszukaj właściwość ScrollArea, w pole obok wpisz zakres arkusza, który ma
zostać zablokowany i naciśnij Enter. Excel zmieni adresowanie na bezwzględne
($A$1:$F$60).
5
Rys. 2. Okno właściwości Arkusza1
Po wykonaniu tych kroków przewijanie arkusza zostanie zablokowane względem
zdefiniowanego zakresu. Aby usunąć ograniczenie, wyczyść wpis odpowiadający
właściwości ScrollArea.
6
Trik 4
Dostęp do róŜnych skoroszytów za pomocą jednego hiperłącza
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter133/4_Szybkie_otwieranie.zip
W trakcie pracy nad duŜym zbiorczym raportem zdarza się, Ŝe często otwierasz
określone skoroszyty zawierające potrzebne dane. Znajdują się one w oddzielnych
folderach (noszących nazwy 2004, 2005, 2006) zgromadzonych na dysku C w
folderze Aktualizacja. KaŜdy plik, który musisz otworzyć, nosi nazwę miesiąca
(styczeń.xls, luty.xls, marzec.xls itd.), ale dotyczy innego roku, co jest rozróŜniane
oznaczeniami folderów (2004, 2005, 2006).
Struktura folderów jest pokazana na rysunku 1.
Rys. 1. Pliki zgromadzone w folderach o ujednoliconej strukturze
Aby szybko uruchamiać potrzebne
dynamicznym hiperłączem.
pliki,
proponujemy
zbudować
arkusz
z
=> W tym celu:
1. Otwórz pusty skoroszyt.
2. Wprowadź dane do odpowiednich komórek jak na rysunku 2.
Rys. 2. Arkusz do szybkiego uruchamiania plików
3. W komórce B2 wpisz rok (np. 2004) czyli nazwę folderu, w którym znajduje się
potrzebny plik.
4. W komórce B3 wprowadź nazwę miesiąca (np. styczeń), czyli nazwę skoroszytu,
który ma zostać otworzony.
7
5. W komórce B5 wprowadź następującą formułę:
=HIPERŁĄCZE("C:\Aktualizacja\"&B2&"\"
&B3&".xls";"Otwórz plik")
W komórce pojawi się hiperłącze, które otworzy plik styczeń.xls znajdujący się w
folderze C:\Aktualizacja\2004.
Rys. 3. Dynamiczne hiperłącze
Aby otworzyć inny plik, dostosuj nazwę folderu (komórka B2) i skoroszytu (komórka
B3), a następnie kliknij link Otwórz plik.
8
Trik 5
Oznaczenie kolejnych pozycji tabeli za pomocą liter
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter133/5_Literowe_wypunktowanie.zip
Najpopularniejszym sposobem oznaczania kolejnych pozycji w zestawieniach jest
wpisanie liczb porządkowych w pierwszej kolumnie. Czasami jednak moŜe okazać się
potrzebne uŜycie kolejnych liter alfabetu. Aby uniknąć ich ręcznego wprowadzania,
proponujemy zastosować formułę, która zrobi to automatycznie.
ZałóŜmy, Ŝe chcesz zastosować taki rodzaj wypunktowania w zestawieniu
przedstawionym na rysunku 1.
Rys. 1. Przykładowe zestawienie danych
=> Aby oznaczyć wiersze kolejnymi literami:
1. Wstaw pustą kolumnę na początku zestawienia. W tym celu zaznacz całą kolumnę
A, klikając jej nagłówek z oznaczeniem literowym i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl +
Shift + = (znak równości).
2. W komórce A1 wpisz Ozn.
3. W komórce poniŜej wprowadź następującą formułę:
=ZNAK(WIERSZ()+63)
4. Skopiuj ją do komórek poniŜej.
Rys. 2. Oznaczenia literowe
9
Wskazówka
Dosyć często w takich wypunktowaniach uŜywa się kropki lub nawiasu okrągłego.
śeby uzyskać takie wypunktowanie, zastosuj poniŜszą formułę:
=ZNAK(WIERSZ()+63)&")"
Nawias uŜyty na końcu formuły moŜesz w razie potrzeby zastąpić kropką.
10