szkolenie dwudniowe

„Profesjonalny sekretariat i kancelaria w instytucji”
–szkolenie dwudniowe
Proponowany zakres szkolenia:
Moduł 1 – dzień 1
1. Centrum dowodzenia – zasady organizacji i profesjonalnego sekretariatu:
Rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości instytucji
Kto jest naszym Klientem?
Rola jakości, systemu i standardów obsługi.
2. Kształtowanie osobistego wizerunku
Jak prezentować siebie i swoją instytucję?
Zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć.
Wywieranie Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia.
Sztuka dyplomacji na co dzień.
Zachowanie, kultura osobista, ubiór.
3. Kultura dnia codziennego:
Uprzejmość, uśmiech.
Prawidłowy uścisk dłoni.
Zasady: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa, tolerancji, dyskrecji,
punktualności itp.
4. Pierwszy kontakt – przyjmowanie interesantów:
Pierwsze wrażenie.
Czego oczekuje gość od pracownika sekretariatu.
Przedstawianie i zapoznawanie.
Prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się w różnych sytuacjach.
Tytułowanie – formy, zasady, błędy.
Towarzyszenie, anonsowanie wizyty przełożonemu.
Typologia trudnych sytuacji podczas wizyty gości i jak sobie z nimi radzić.
Serwowanie napojów.
Jak przyjąć delegację zagraniczną.
5. Nowoczesna komunikacja biurowa:
Rola komunikacji w pracy sekretariatu.
Przekaz niewerbalny i jego znaczenie.
1/4
Zakłócenia w przekazywaniu informacji czyli bariery komunikacyjne.
Aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie, dopytywanie).
Komunikatywność i precyzja wypowiedzi.
Najczęściej popełniane błędy językowe.
Dyskrecja – o czym mówić a o czym nie pracownikom i osobom z zewnątrz.
6. Sytuacje szczególne: Zarządzanie konfliktami – zapobieganie i rozwiązywanie
Zarządzanie konfliktami – zapobieganie i rozwiązywanie.
Sposoby radzenia sobie ze stresem.
Umiejętność radzenia sobie z sytuacjami trudnymi w sekretariacie.
Opanowanie własnych emocji i reakcja na emocje klienta.
Moduł 2 – dzień 2
1. Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie:
Zarządzanie czasem własnym i szefa.
Ustalanie priorytetów i planowanie zadań.
Monitoring realizacji zadań.
2. Kalendarz szefa – planowanie spotkań i przygotowywanie terminów i podróży:
Rodzaje terminów.
Koordynowanie terminów.
Zarządzanie terminami.
Lista pomocnicza.
3. Profesjonalne odbieranie rozmów telefonicznych:
Budowanie pozytywnego wizerunku instytucji przez telefon.
Rozmowa przez telefon.
Sposób udzielania informacji przez telefon.
Polityka prywatności przez telefon – jakie informacje można w sekretariacie przekazywać przez
telefon, a jakich nie.
Trudne sytuacje przez telefon i jak sobie z nimi radzić.
4. Zarządzanie hierarchią informacji prezentowanych Szefowi:
Pilność i ważność.
Główne poziomy i znaczenie informacji dla instytucji.
5. Redagowanie, kontrola i bezpieczeństwo obiegu dokumentów:
2/4
Zasady adresowania i tytułowania w korespondencji.
Kultura słowa pisanego.
Styl i redakcja.
Zasady redagowania zaproszeń, odczytywanie zaproszeń.
Pozatreściowe aspekty korespondencji.
Zasady etykiety w korespondencji przez Internet.
6. Wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności w praktyce:
Plan zmiany osobistej.
Co nas interesuje w ramach szkolenia:
1. przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia przez eksperta (praktyka) z udokumentowanym co
najmniej 3-letnim doświadczeniem w prowadzeniu szkoleń (proszę o wypełnienie załączonej
tabeli ) oraz przesłanie CV trenera (Zamawiający zastrzega możliwość spotkania z trenerem
przed szkoleniem, w celu omówienia programu szkolenia),
2. opracowanie i przygotowanie materiału dydaktycznego dla wszystkich uczestników szkolenia +
1 egzemplarz archiwalny dla Zamawiającego,
3. przygotowanie i wręczenie uczestnikom ankiet oceniających szkolenie, przekazanie oryginałów
ankiet Zamawiającemu,
4. przygotowanie i wręczenie uczestnikom dyplomów ukończenia szkolenia (rozdanie na szkoleniu
+ po 1 kopii przekazanej Zamawiającemu),
5. przygotowanie raportu ze szkolenia dla zamawiającego ,
6. szkolenie w siedzibie MJWPU, bez serwisu konferencyjnego, kawowego i lunchu.
Przy ocenie ofert Zamawiający będzie brał pod uwagę kryteria takie jak:
1. cena przeprowadzenia szkolenia (wyliczona zgodnie ze wskazaniem Zamawiającego, tj. stawka
za 1 osobę x liczba osób)- 50%;
2. doświadczenie, wiedza, umiejętności, kwalifikacje osób, które zostaną wyznaczone do realizacji
zamówienia – 50 % .
W szkoleniu planujemy udział około 7 osób.
Liczba dni szkolenia: 1 szkolenie dwudniowe
Czas realizacji szkolenia: 10 czerwca 2016r. i 13 czerwca 2016r.
Proszę o przesłanie odpowiedzi oraz oferty mailem na adresy: [email protected];
[email protected] do dnia 27.05.2016r. do godziny 16:00
Proszę o określenie w ofercie jednostkowego kosztu udziału w szkoleniu (na 1 uczestnika) oraz
łącznego kosztu szkolenia. Ostateczna kwota wynagrodzenia Wykonawcy będzie zależeć od
rzeczywistej liczby uczestników szkolenia, przez co należy rozumieć liczbę uczestników przesłanych
mailem w formie listy na 3 dni robocze przed planowanym terminem szkolenia.
Cena powinna obejmować wykonanie wszystkich czynności związanych z realizacją przedmiotu
3/4
umowy, a w szczególności: wynagrodzenia, koszty użytkowania własnego sprzętu oraz inne opłaty
nie wymienione, a które mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu umowy, zysk, narzuty, ewentualne
upusty, podatki oraz pozostałe składniki cenotwórcze.
Uwaga: z tytułu udzielenia odpowiedzi na zadane w niniejszym dokumencie pytania, Wykonawcy nie
przysługuje żadne wynagrodzenie. Przesłanie oferty (wraz z załącznikami) nie jest jednoznaczne z
otrzymaniem zamówienia na przeprowadzenie szkolenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do
odpowiedzi tylko na wybraną ofertę, do negocjacji warunków oferty, a także rezygnacji z zamówienia
bez podania przyczyny
*** Szkolenie jest finansowane w całości ze środków publicznych, stanowi element kształcenia
zawodowego.
4/4