Protokół kontroli sekretariatu VIII Wydziału Cywilnego przy Sądzie

XI WW 4191-6/15
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa prawna
przeprowadzenia
kontroli
•
•
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie
kontroli
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012r. w sprawie nadzoru
administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U.
z 2013, poz. 69)
Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. Nr 98 z 2001r.
poz. 1070 z późn. zm.)
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
I.3. Kontrolowany
sekretariat
Sekretariat VIII Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego w Zabrzu
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e
kontrolę
Starszy inspektor ds. biurowości Janina Macha
I.5. Termin
przeprowadzenia
kontroli
02.02. – 06.02.2015r., 17.02. – 27.02.2015r.
I.6. Zakres/przedmiot
kontroli
I.7. Okres objęty
kontrolą
•
•
•
•
Organizacja pracy sekretariatu, warunki i narzędzia pracy
Ruch spraw w wydziale, obciążenie pracowników
Urządzenia ewidencyjne w wydziale- prowadzone w systemie informatycznym
Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich, stan
i sposób prowadzenia akt sądowych
01.01. 2011r. – 31.12. 2014r. (w zakresie ruchu spraw oraz obsady wydziału
przedstawiono oraz przeanalizowano dane obejmujące okres od 1 styczeń 2015r.
– 28 luty 2015r.)
Dział IX
Wnioski
IX.1. Praca
sekretariatu
Kontrolowany sekretariat wykonuje wszystkie czynności przewidziane treścią przepisu
§ 4 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji
1
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej.
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż w pracy sekretariatu występuje
znaczna ilość uchybień i niedokładności w wykonywaniu czynności. Dotyczą one
zarówno sposobu prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, sposobu prowadzenia akt
sądowych jak i sposobu wykonywania czynności sekretarskich. Stwierdzono również na
przestrzeni kontrolowanego okresu występowanie znacznych opóźnień w wykonywaniu
czynności. Dokonane ustalenia szczegółowo zostały przedstawione w Dziale VI oraz VII
niniejszego protokołu a streszczone we „Wnioskach” (odpowiednio VI.5 i VII.3).
Obecnie Sekretariat VIII Wydziału Cywilnego od 1 stycznia 2014 roku dysponował
jedynie 9 etatami pracowniczymi (obsada średniookresowa 7,59). Z pewnością przy
4 osobach orzekających w Wydziale nie jest to liczba wystarczająca. Dlatego też
wspomagano sekretariat przez czasowe kierowanie do pracy pracowników przez
stażystów z urzędu pracy oraz praktykantów. Nie podlega w ogóle dyskusji, że osoby
„z zewnątrz” zatrudniane jedynie na okresy kilku miesięcy, nie są w stanie wykonywać
wszystkich czynności powierzonych do wykonania sekretariatowi, jak również sposób
wykonywania czynności przez te osoby nie zawsze charakteryzuje się rzetelnością,
fachowością i szybkością jakiej oczekiwać można od etatowych pracowników. Dopóki
jednak z uwagi na ogólne braki kadrowe w sekretariatach wydziałów brak jest
możliwości skierowania do kontrolowanego sekretariatu kolejnych stałych etatów,
kierownictwo tegoż sekretariatu winno na bieżąco podejmować kroki służące jak
najlepszemu zadysponowaniu czasowo kierowanych do pracy w sekretariacie osób.
Niewątpliwie zgłaszane wnioski o zwiększenie obsady sekretariatu były słuszne.
Jednakże nie wolno zapinać, iż również przy posiadanej obsadzie, czynności powierzone
do wykonania należy wykonywać rzetelnie, prawidłowo i w miarę możliwości
terminowo. Braki w obsadzie mogą niewątpliwie wyjaśnić występujące na przestrzeni
kontrolowanego okresu opóźnienia w wykonywaniu zarządzeń jak również braki
w repertoriach prowadzonych w wersji elektronicznej w zakresie pełnego
odzwierciedlenia toku postępowania w poszczególnych sprawach – jednakże
z pewnością nie wszystkie. Natomiast absolutnie nie są usprawiedliwieniem dla części
stwierdzonych błędów i nieprawidłowości opisanych w niniejszym protokole – tym
bardziej, iż część z nich występuje już od wielu lat i ich „autorami” są etatowi
pracownicy kontrolowanego sekretariatu.
Także fakt, iż na przestrzeni lat 2012-2013 wpływ nowych spraw do Wydziału był
znacznie mniejszy, niż na przestrzeni roku 2014, był dla Wydziału niewątpliwie znacznie
korzystniejszy, niż w sytuacji, gdyby utrzymał się na tym samym poziomie.
Przy wykorzystywaniu stworzonych w systemie szablonów sporządzana jest
bezpośrednio w nim korespondencja wysyłana przez Wydział, system daje też
możliwość drukowania adresatów korespondencji jak i zwrotnych poświadczeń odbioru
zaopatrzonych w kody kreskowe. Stworzone zostały również szablony orzeczeń
i protokołów. Obecnie wszystkie wydawane na salach orzeczenia zamieszczone są
w systemie, jak również w przeważającej większości orzeczenia wydawane na
posiedzeniach niejawnych. W systemie odnotowywana jest całość korespondencji,
rejestrowane są również powracające do sądu zwrotne poświadczenia odbioru
przesłanej.
W VIII Wydziale Cywilnym dzięki wprowadzeniu do systemu Currenda i wykorzystaniu
w codziennej pracy ujednoliconego katalogu czynności (zgodnie z zaleceniami Prezesa
Sądu Okręgowego w Gliwicach zawartymi w pismach z dnia 17 czerwca 2011r. jak
również 14 marca 2012r. o nr Adm. 0312-25/11) możliwym jest sprawowanie nadzoru
2
administracyjnego jak i bieżąca kontrola obciążenia pracowników. Dokonywania
w urządzeniach ewidencyjnych wpisy najczęściej poprawnie odzwierciedlają czynności
sądu. Na ich podstawie można ustalić tok postępowania poszczególnych spraw jak
i każdorazowo ustalić aktualne miejsce położenia akt.
Zgodnie z treścią przepisu §45ust.3 zarządzenia M.S., ze względu na dużą ilość akt
w sekretariacie jak i specyfikę pracy , w sekretariacie sekretariatu stosowane są
„kalendarze” tematyczne. Obieg akt jest prawidłowy.
IX.2. Wnioski
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż w sposobie wykonywania większości czynności
należących do zakresu zadań kontrolowanego, konieczne jest dokonanie radykalnych
zmian. Dotyczy to zarówno czynności związanych z prowadzeniem urządzeń
ewidencyjnych, akt spraw sądowych jak również sposobie wykonywania powierzonych
czynności sądowych.
Kontrolowany Sekretariat VIII Wydziału Cywilnego w okresie
podlegającym kontroli borykał się z wieloma trudnościami, niewątpliwie największe
spowodowane były brakami kadrowymi. Spowodowały one występowanie znacznych
opóźnień w wykonywaniu czynności, które stwierdzono we wszystkich kategoriach
rozpoznawanych w Wydziale spraw i występowały one w zasadzie na wszystkich
etapach postępowania. Najbardziej niepokojące są oczywiście te, które stwierdzono
opóźnienia kilkumiesięczne i tutaj w pierwszej kolejności należy podjąć w sekretariacie
takie działania, które spowodują w tej kategorii spraw wykonywanie zarządzeń
faktycznie bez opóźnień.
Jeszcze bardziej niepokojące od stwierdzonych w pracy sekretariatu
opóźnień, są niewątpliwie występujące błędy i nieprawidłowości zarówno
w prowadzeniu urządzeń ewidencyjnych, prowadzeniu akt sądowych jak i w sposobie
wykonywania poszczególnych czynności. Ponadto jak jednoznacznie z analizy akt
wynika, również te czynniki mają znaczący wpływ na długość postępowania
w poszczególnych sprawach.
Jak już wcześniej zwrócono uwagę, wszyscy pracownicy sekretariatu muszą zrozumieć,
iż stanowią jeden zespół i wspólnie odpowiadają za całość wykonywanych zadań.
Niewątpliwie to kierownik sekretariatu powinien organizować pracę w sekretariacie
i jest odpowiedzialny za prawidłowe i terminowe wykonywanie wszystkich czynności,
jednakże nie można się spodziewać, aby mógł się należycie z tego obowiązku wywiązać,
jeżeli pozostali pracownicy nie będą rzetelnie wykonywać swoich obowiązków.
Kierownik ma również prawo wyjść z założenia, że wieloletni pracownicy nie wymagają
pouczeń co do sposobu wykonywania poszczególnych czynności i nie ma potrzeby
sprawdzania prawidłowości prowadzonych przez nich akt. Jak wykazują jednakże
przedstawione w niniejszym protokole jedynie przykładowe stwierdzone
nieprawidłowości, w kontrolowanym sekretariacie koniecznym jest przypomnienie
wszystkim pracownikom sekretariatu o obowiązku przestrzegania przy wykonywaniu
powierzonych czynności unormowań wynikających głównie z Zarządzenia Ministra
Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania
sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej jak również
z Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulaminu
urzędowania sądów powszechnych.
Zwrócono uwagę na konieczność dokonywania rzetelnych wpisów w urządzeniach
3
ewidencyjnych już w chwili rejestracji poszczególnych spraw ( zakwalifikowanych do
repertorium „Ns”), w szczególności odnośnie stron postępowania. Koniecznym jest
dokonanie kontroli pozycji zakreślonych i niezakreślonych występujących we wielu
z prowadzonych w wydziale kontrolek, m.in. w kontrolce „Wab”, kontrolce
nieprawomocnych grzywien, uzupełnienia wymagają wpisy dokonane w kontrolce
terminowego sporządzania uzasadnień.
Także przy prowadzeniu akt sądowych i wykonywaniu wszelkich innych czynności
konieczne jest wyeliminowania wszelkich występujących nieprawidłowości. Wymagana
jest bardziej szczegółowa kontrola czy wszystkie wymagane w sprawie czynności
zostały wykonane.
Na zakończenie kontroli omówiono z panią kierownik sekretariatu
wydziału szczegółowo stwierdzone uchybienia, udzielono wskazówek co do sposobu ich
wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes Sądu Rejonowego
w Zabrzu , Panią Dyrektor Finansową Sądu Rejonowego w Zabrzu, również Pana
Sędziego Mariusza Śladkowskiego – pełniącego funkcję Przewodniczącego VIII
Wydziału Cywilnego.
IX.3. Materiał
źródłowy, na
podstawie
którego
dokonano
ustaleń
Przy dokonywaniu ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w:
o Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie
organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów
administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.)
o Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249),
o Instrukcji programu oraz instrukcji użytkownika opracowanych dla systemu
informatycznego „Sawa” przez Spółkę „Currenda” sp. z o.o. w Sopocie.
Materiał źródłowy:
o urządzenia ewidencyjne w systemie informatycznym,
o zapisy dokonane w systemie informatycznym „Sawa”,
o informacje otrzymane od Kierownika Oddziału Administracyjnego (m.in.
w zakresie osób zatrudnionych w Sekretariacie Wydziału na przestrzeni
kontrolowanego okresu oraz odbytych szkoleń),
o informacje otrzymane od Kierownika Sekretariatu VIII Wydziału Cywilnegow zakresie wpływu, załatwień, pozostałości spraw, odsady średniookresowej,
o przypadkowo wybrane akta spraw.
Data
sporządzenia
protokołu
10.04.2015r.
Podpis
4