Protokół z kontroli sekretariatu VI Wydziału Gospodarczego w

XI WW 4191-18/15
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa prawna
przeprowadzenia
kontroli


Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych
(Dz.U. 2015, poz. 133 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012 r. w sprawie
nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów
powszechnych (Dz. U. 2013, poz. 69 z późn. zm.)
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie
kontroli
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
I.3. Kontrolowany
sekretariat
Sekretariat VI Wydziału Gospodarczego
w Sądzie Rejonowym w Rybniku
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e
kontrolę
sekretarz sądowy p.o. inspektora ds. biurowości Katarzyna Woźniak
I.5. Termin
przeprowadzenia
kontroli
I.6. Zakres/przedmiot
kontroli
I.7. Okres objęty
kontrolą
26 – 29 czerwca 2015 r. oraz 13 – 29 lipca 2015 r.




Organizacja pracy sekretariatu wydziału, warunki i narzędzia pracy
Ruch spraw w wydziale, obciążenie pracowników
Urządzenia ewidencyjne w wydziale, stan i sposób ich prowadzenia
Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich, stan
i sposób prowadzenia akt
01.09.2011 r. – 30.06.2015 r.
(w zakresie ruchu spraw oraz obsady sekretariatu przedstawiono
oraz przeanalizowano dane obejmujące okres od dnia 1 stycznia 2011 r.
do dnia 30 czerwca 2015 r.)
Dział II
Poprzednia kontrola i jej wyniki
Dział III
Dane podstawowe sekretariatu
III.9. Wnioski:
W sprawozdaniu z poprzedniej kontroli zwrócono uwagę na kilka
1
niedociągnięć, które w ramach zaleceń pokontrolnych zostały w pełni
wyeliminowane.
Liczba etatów w trakcie kontrolowanego okresu wzrosła z 4 na 5. Najgorzej
przedstawiał się rok 2011, kiedy to obsada średniookresowa wynosiła 3,41.
Był to czas, kiedy zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości Sąd
Rejonowy w Rybniku, VI Wydział Gospodarczy przejmował sprawy
z likwidowanego wydziału gospodarczego w Sądzie Rejonowym w Żorach.
Wpłynęło to na bardzo duże obciążenie pracą pracowników sekretariatu, którzy
ponad siły musieli ogarnąć nowy wpływ i opanować stary.
W roku 2012 r., przy tej samej liczbie 4 etatów, obsada średniookresowa
minimalnie się zwiększyła na 3,627. Od roku 2013 w wydziale zwiększała się
liczba etatów, a tym samym rosła obsada średniookresowa.
Ponadto wydział wspierany jest przez etaty obsługi, na dzień kontroli było to 0,5
etatu.
Liczba etatów urzędniczych przypadająca na jeden etat orzeczniczy według
obsady średniookresowej sędziów i referendarzy sądowych w okresie objętym
kontrolą przedstawiała się następująco:
a) rok 2011 – 1,21
b) rok 2012 – 1,28
c) rok 2013 – 1,39
d) rok 2014 – 1,12
e) I półrocze roku 2015 – 1,19
Z powyższych danych wynika, iż po roku 2013 liczba etatów urzędniczych
przypadająca na jeden etat orzeczniczy zmalała.
W celu porównania wyżej wymienionych obliczeń inspektor zwrócił się z prośbą
do Oddziału ds. Analiz i Organizacji Pracy w Sądzie Okręgowym w Gliwicach
o przygotowanie danych w tym zakresie w stosunku do całej apelacji katowickiej
oraz w stosunku do wszystkich sądów rejonowych w Polsce. Z otrzymanych
danych wynika, iż:
a) średnia liczba etatów urzędniczych przypadająca na jeden etat orzeczniczy
w apelacji katowickiej wynosiła:
 w roku 2012 – 1,36
 w roku 2013 – 1,39
 w roku 2014 – 1,36
b) średnia liczba etatów urzędniczych przypadająca na jeden etat orzeczniczy
we wszystkich sądach rejonowych w Polsce:
 w roku 2012 – 1,47
 w roku 2013 – 1,44
 w roku 2014 – 1,46.
Oddział ds. Analiz i Organizacji Pracy nie dysponował już danymi za rok 2011,
wobec tego porównano dane od roku 2012.
Mimo, iż od ostatniej kontroli sekretariatu wydziału, w obsadzie urzędników
nastąpiła mała poprawa, to z powyższych danych wynika, iż VI Wydział
Gospodarczy w chwili obecnej jest poniżej średniej liczby etatów urzędniczych
przypadających na jeden etat orzeczniczy i to zarówno wobec średniej w apelacji
2
katowickiej jak i w skali całej Polski.
Wobec powyższego Kierownictwo Sądu powinno mieć na uwadze powyższe
wyniki w przypadku dysponowania wolnymi etatami. Zwrócić uwagę należy także,
iż mimo dobrej organizacji pracy w sekretariacie i dokadrowania sekretariatu
w okresie objętym kontrolą pracownicy nadal są mocno obciążeni.
Warunki pracy sekretariatu wydziału są dobre. Wszyscy pracownicy
wyposażeni są w komputery, pokoje są jasne, umeblowane i w dobrym stanie.
Każdy z pracowników ma swoje wyznaczone stanowisko pracy.
Wskazać należy jednak, iż do wydziału wpływa coraz większa liczba akt,
co w przyszłości może wpłynąć na potrzebę dodania kolejnego pokoju
dla wydziału lub znalezienia innego miejsca na kolejne szafy.
Ponadto, jak wskazano powyżej, Wydział posiada wadliwy faks, wobec czego
występuje potrzeba wymiany go na nowy. Zalecanym byłoby także, aby w osobny
faks został wyposażony Wydział Pracy, mający siedzibę, podobnie
jak kontrolowany wydział, w Ośrodku Zamiejscowym Sądu Okręgowego
w Gliwicach z siedzibą w Rybniku.
Dział IV
Szkolenia i narzędzia pracy
IV.4. Wnioski:
Zawarte powyżej dane wskazują, iż przez okres podlegający kontroli pracownicy
sekretariatu uczestniczyli w szkoleniach wewnętrznych. Szkolenia te nie dotyczyły
jednak tematów związanych z postępowaniem gospodarczym, były raczej
obowiązkowymi szkoleniami dot. BHP czy ochrony danych osobowych.
Występowały także pojedyncze szkolenia zewnętrzne, ale organizowane przez Sąd
Okręgowy w Gliwicach, w celu przekazania zaistniałych w przepisach zmian.
Wobec tego wskazanym byłoby, aby pracownicy sekretariatu mogli uczestniczyć
w większej ilości szkoleń zewnętrznych, które pozwalałyby im na podnoszenie ich
umiejętności oraz poszerzanie wiedzy związanej z sądownictwem, w szczególności
związanej z ich stanowiskiem pracy.
W ocenie Krajowej Rady Sądownictwa, przedstawionej w ich stanowisku z dnia
8 maja 2015 r., przekazanym przy piśmie Wiceprzewodniczącego KRS z dnia
13 maja 2015 r., nr WO-0752-34/15, wieloletnie doświadczenie w zakresie szkoleń
wskazuje, że najbardziej efektywne są kilkudniowe szkolenia poza siedzibą sądów,
pozwalające na większą koncentrację na omawianych zagadnieniach. Ich dodatkowym,
pozytywnym walorem, jest możliwość wymiany wiedzy, doświadczenia i praktyki
przez pracowników z różnych sądów.
Sekretariat kontrolowanego Wydziału obecnie urządzenia ewidencyjne prowadzi tylko
w systemie informatycznym SAWA, co wpłynęło na usprawnienie pracy pracowników
sekretariatu. Dwutorowe prowadzenie ksiąg było dużo większym obciążeniem.
Wskazać jednak należy, iż pracownicy, mimo prowadzenia wpisów tylko w systemie
informatycznym, są i tak mocno obciążeni ze względu na dużo większą ilość
informacji, które należy odnotowywać w systemie SAWA, a których nie trzeba było
wpisywać w urządzeniach papierowych.
3
Odnośnie narzędzi pracy, z których korzysta kontrolowany sekretariat, to dają one duże
możliwości, w szczególności system wspomagający ich pracę, który umożliwia
wykonywanie przez sekretariat powierzonych mu czynności i ułatwia pracę m.in.
dzięki istniejącym szablonom korespondencji oraz możliwości bezpośredniego
wydruku kopert i zwrotnych potwierdzeń odbioru z systemu, albo wydruku
korespondencji poza sądem.
Wskazano jednak na konieczność wystąpienia z pismem do właścicieli programu COD,
które obejmie zapotrzebowanie na poszerzenie systemu o funkcjonalność dodawania
załączników takich jak np. „nakaz upominawczy”.
Zaproponowano także ujednolicenie zarządzeń wydanych przez Prezesa Sądu
Rejonowego w Rybniku i Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach w sprawie sposobu
prowadzenia biurowości elektronicznej.
Ponadto zalecono uporządkowanie szablonów orzeczeń, w tym zarchiwizowanie
szablonów powtarzających się, a następnie prawidłowe odnotowywanie tych orzeczeń
w systemie SAWA, tak aby treść orzeczenia odpowiadała nazwie szablonu. Wskazano
także na konieczność zastosowania prawidłowego nazewnictwa szablonów orzeczeń.
W związku z funkcjonowaniem w Sądzie Rejonowym w Rybniku platformy „Portal
Biegłego” zalecono wystosowanie zapytania do twórcy Portalu dotyczące możliwości
automatycznego łączenia się portalu z kontrolką WAB w systemie SAWA.
Mimo, iż system informatyczny w dużym stopniu ułatwia pracę sekretariatu to należy
pełnić stały nadzór nad prawidłowością funkcjonowania systemu, w szczególności
po wgrywaniu aktualizacji. Z przedłożonych zgłoszeń wynika, iż w systemie nadal
występują problemy techniczne, które utrudniają pracę. Wskazać jednak należy,
że dużym atutem jest dobra współpraca pomiędzy Sekretariatem Wydziału
a Oddziałem Informatycznym. Jeżeli pracownicy Oddziału nie mają możliwości
rozwiązania wszystkich problemów wewnątrz sądu to zgłaszają je do firmy Currenda.
Zgodnie z § 82a ust. 1 pkt 2 zarządzenia MS korespondencja dotyczącą wersji
oprogramowania systemu informatycznego wspomagającego pracę sekretariatu
przechowywana jest przez pracowników Sądu.
Zgodnie z § 82aa zarządzenia MS w systemie informatycznym odnotowuje się dane
służące kontroli obiegu akt i terminowości podejmowania czynności. W systemie
SAWA w sposób prawidłowy została skonfigurowana lista czynności oraz lista
czynności do wykonania, a sposób odnotowywania tych danych jest zgodny
z Zarządzeniem Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 2 kwietnia 2014 roku
w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w formie elektronicznej w Sądzie
Okręgowym w Gliwicach i sądach rejonowych gliwickiego okręgu sądowego,
Adm. 0181 – 9/14. Lista czynności nadzorczych odzwierciedla miejsce położenia akt.
Ponadto system SAWA daje wiele możliwości sortowania poszczególnych spraw
według kryteriów umożliwiających uzyskanie informacji o aktualnym położeniu akt
czy ewentualnych opóźnieniach w podejmowaniu czynności.
Wskazać należy także, iż w sekretariacie stosuje się przepisy przewidziane w § 45
zarządzenia MS wskazującym na przechowywanie akt oczekujących w odrębnych
4
urządzeniach sekretarskich (szafach, półkach) zwanych „kalendarzami”. Akta na
kalendarzach ułożone są według kolejności numerów sygnatur. Poza kalendarzem
„głównym”, akta przechowuje się z podziałem na poszczególne fazy postępowania
i w tym celu stworzono dodatkowe kalendarze tematyczne, które ułatwiają pracę
sekretariatu:
 kalendarz wezwań o opłatę,
 kalendarz spraw zawieszonych,
 kalendarz akt wypożyczonych,
 kalendarz międzyinstancyjny,
 kalendarz akt przesłanych do SO,
 kalendarz spraw zakończonych prawomocnie,
 kalendarz prawomocności – spraw do uprawomocnienie orzeczenie.
Zalecono zmianę nazwy „kalendarz prawomocności – spraw do uprawomocnienia
orzeczenia” na krótszą nazwę „kalendarz prawomocności”.
Każdy z tych kalendarzy odzwierciedla faktyczne miejsce położenia akt
w sekretariacie, które podlega zakreśleniu tylko po ustaniu przyczyny przedłożenia akt
na ten kalendarz lub zmianie miejsca położenia dokonanej przed ustaniem przyczyny.
W trakcie kontroli stwierdzono, iż w sekretariacie stosuje się także Zarządzenie Prezesa
Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 28 czerwca 2013 r. w sprawie wysyłania pism
bez własnoręcznego podpisu w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i sądach rejonowych
gliwickiego okręgu sądowego, nr Adm. 0181-36/13. Szablony pism zostały
przystosowane do wysyłania dokumentów zgodnie z w/w zarządzeniem.
Pochwały wymaga fakt, iż obecne szablony zawierają zapis zgodny ze zmianą przepisu
§ 19 ust. 8 zarządzenia MS, gdzie od 1 stycznia 2015 r. zmieniła się treść informacji
umieszczanej w pismach wysyłanych bez podpisu własnoręcznego, która po zmianach
brzmi:
„Niniejsze pismo nie wymaga podpisu własnoręcznego na podstawie § 19 ust. 4
zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej
jako właściwie zatwierdzone w sądowym systemie teleinformatycznym”
Zauważenie tak drobnej zmiany jak dodanie do poprzedniego zapisu słowa
„niniejsze”, pozwala stwierdzić, iż pracownicy sekretariatu na bieżąco zapoznają
się ze zmianami przepisów i zmiany te wprowadzają do stosowania.
W zakresie pozostałych narzędzi, z których korzysta, przy wykonywaniu czynności,
pracownik sekretariatu, a w szczególności sprzętu komputerowego będącego
na wyposażeniu sekretariatu nie stwierdzono nieprawidłowości.
Dział V
Obciążenie pracą pracowników i organizacja pracy sekretariatu
V.3. Wnioski
Z analizy przedstawionych wyników w części V.1. zauważyć można iż od 2012 r.
wpływ do VI Wydziału Gospodarczego wzrasta. W porównaniu do lat 2012-2015
w roku 2011 r. wpływ był największy w stosunku do tych kolejnych lat, na co wpływ
miała na pewno likwidacja Wydziału Gospodarczego w Żorach i przejmowanie spraw
5
likwidowanego wydziału przez Wydział Gospodarczy w Rybniku. Mimo, iż wpływ
spraw do Sądu z roku na rok rośnie to obciążenie miesięczne pracownika jest podobne,
czego zasługą jest zwiększenie etatu w wydziale.
Ponadto należy zwrócić uwagę, iż do wyliczonego obciążenia pracowników dochodzi
szereg innych rzeczy, których nie da się wyrazić w liczbach, np. wzrastający wpływ
poczty, coraz większa ilość korespondencji wysyłanej z sądu, szybki postęp
informatyzacji w sądzie, który wiąże się każdorazowo z poświęconym czasem na naukę
i wdrożenie nowych systemów. W ostatnich latach pracownicy sekretariatów
wydziałów są mocno obciążani zadaniami nakładanymi na nich. W szczególności
obciążenie to odczuwa Pani Kierownik Sekretariatu, która przyjmuje na siebie coraz
to większą ilość zadań, ostatnio głównie administracyjnych czy statystycznych.
Podsumowując powyższy opis organizacji pracy sekretariatu wydziału ocenić
go należy na poziomie bardzo dobrym. Pracownicy sądowi mają równo podzielone
zadania, a w przypadku napiętrzenia się zadań, od razu odciążani są oni przez
Kierownika Sekretariatu, poprzez przekazywanie zleconych im zadań do wykonania
innym pracownikom.
Ponadto pochwały wymaga bardzo dobra współpraca grupy orzeczniczej –
Sędziów, Referendarzy i Asystentów z pracownikami sekretariatu wydziału, a także
indywidualna praca sędziów w systemie SAWA.
Dobra organizacja pracy całego sekretariatu jest niewątpliwie zasługą Pani
Kierownik […], ale oczywiście też wszystkich pracowników sekretariatu, jak i Pana
Przewodniczącego Wydziału oraz Sędziów orzekających w wydziale.
Na marginesie wskazuje, iż w trakcie kontroli Pani Kierownik zgłosiła, iż zdarzają
się sytuacje, że nie są im przekazywane do zaopiniowania pojawiające się nowe akty
prawne. Taka sytuacja wystąpiła np. przy opiniowaniu ostatnich zmian w Regulaminie
Urzędowania Sądów Powszechnych.
Wobec powyższego zaleca się zwrócenie uwagi na obieg dokumentów, w których
jest możliwość wyrażenia swojej opinii, w szczególności iż wydział gospodarczy swoją
siedzibę ma poza główną siedzibą Sądu Rejonowego w Rybniku.
Dział VI
Prowadzenie urządzeń ewidencyjnych
VI.5. Wnioski
Podsumowując
urządzenia
ewidencyjne,
oprócz
błędów
wykazanych
przy poszczególnych wykazach i kontrolkach, stwierdzono dokonywanie części wpisów
bez wymaganej staranności.
Wspólnym problemem dla wszystkich repertoriów był brak adresów stron po stronie
powodowej, wobec tego zalecono prawidłowe odnotowywanie wszystkich adresów.
Zalecono także dodawanie do systemu SAWA sprostowanej treści orzeczenia, a także
prawidłowe skonfigurowanie, a następnie korzystanie z szablonów orzeczeń. Nazwy
6
użytych szablonów powinny odpowiadać treści wydanego orzeczenia.
W urządzeniach ewidencyjnych, po wpływie wniosku o sporządzenie uzasadnienia,
stwierdzono, iż pozycja ta nie była zakreślana i nie odnotowywano sposobu
rozstrzygnięcia wniosku. Zalecono więc prawidłowe zakreślanie wszystkich
odnotowanych wniosków, po ich rozpoznaniu, oraz wybieranie prawidłowego sposobu
ich załatwienia. Poszerzono także katalog wniosków, które powinny zostać odnotowane
w systemie SAWA.
Wskazuje, iż szczegółowe zalecenia w zakresie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych,
zostały zawarte bezpośrednio przy opisywaniu danego repertorium, wykazu
czy kontrolki.
Wskazać należy także, iż wykorzystywany system informatyczny daje niewątpliwie
znacznie większe możliwości, niż dają urządzenia tradycyjne, odnośnie zakresu i ilości
danych, które można w nim zamieścić. Daje to możliwość dokładniejszego
odzwierciedlenia toku postępowania.
Dział VII
Prowadzenie akt sądowych oraz wykonywanie zarządzeń i orzeczeń
VII.3. Wnioski
W kontrolowanym sekretariacie akta zakładane są na podstawie zarządzanie
Przewodniczącego Wydziału. Czynność ta wykonywana jest prawie zawsze tego
samego dnia.
Akta łączone są za pomocą klipsów archiwizacyjnych, zszywane i numerowe
w sposób prawidłowy. Poprawie jednak musi ulec systematyczność zszywania akt.
Co do terminowości czynności wykonywanych w sprawach, należy unikać
wykonywania zadania po upływie 30 dni. Ponadto należy wyeliminować wysyłanie
tytułów wykonawczych po upływie 21 dni.
Dział VIII
Obsługa interesantów
VIII.3. Wnioski
W zakresie, w jakim możliwym jest dokonanie ustaleń odnośnie zakresu i kultury
obsługi interesantów w kontrolowanym sekretariacie w trakcie przeprowadzanej
kontroli, nie stwierdzono nieprawidłowości na tym odcinku. Zakres obsługi
interesantów w kontrolowanym sekretariacie jest prawidłowy, informacje w swej treści
są prawidłowe i rzetelne. Dotyczy to zarówno informacji udzielanych stronie, która
przybyła do Sądu, jak również informacji udzielanych telefonicznie.
7
Dział IX
Wnioski
IX.1. Praca
sekretariatu
Praca sekretariatu VI Wydziału Gospodarczego oraz jego organizacja może zostać
oceniona na poziomie dobrym.
W sekretariacie panuje miła atmosfera, zauważalne jest przestrzeganie dyscypliny
i kultury pracy przez pracowników, którzy z dużym zaangażowaniem wywiązują się
ze swoich obowiązków, wykonując swoją pracę sumiennie, sprawnie i w miarę
możliwości terminowo.
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż w pracy
i niedokładności w wykonywaniu czynności.
prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, sposobu
wykonywania czynności.
Dokonane ustalenia szczegółowo zostały
oraz VII niniejszego protokołu.
sekretariatu występują uchybienia
Dotyczą one zarówno sposobu
prowadzenia akt jak i sposobu
przedstawione
w
Dziale
VI
Przy wykorzystywaniu stworzonych w systemie szablonów sporządzana
jest bezpośrednio w nim korespondencja wysyłana przez pracowników sekretariatu.
W systemie pracują także Sędziowie, Referendarze i Asystencji Sędziów. Podkreślenia
wymaga fakt, iż Sędziowie bezpośrednio do systemu dodają wydane przez nich
orzeczenia.
Zalecono wyeliminowanie podwójnych szablonów, a także stworzenie nowych
szablonów z prawidłowym nazewnictwem, tak aby nazwa szablonu odzwierciedlała,
w przypadkach w których to możliwe, treść orzeczenia.
System daje także możliwość drukowania adresatów korespondencji jak i zwrotnych
poświadczeń odbioru. W systemie odnotowywana jest całość korespondencji,
rejestrowane są również powracające do sądu zwrotne poświadczenia odbioru.
Prowadzenie biurowości w systemie informatycznym SAWA jest niewątpliwie bardzo
dużym usprawnieniem w pracy sekretariatu wydziału.
W poprzedzających działach niniejszego protokołu szczegółowo opisano wszystkie
uchybienia, a bezpośrednio pod opisem tychże uchybień umieszczono odpowiednie
zalecenia.
IX.2. Wnioski
Kontrola wykazała, pewne nieprawidłowości, które zostały opisane w niniejszym
protokole.
Zwrócono uwagę na konieczność dokonywania rzetelnych wpisów w urządzeniach
ewidencyjnych, w szczególności polegających na odnotowywaniu tych samych danych
w systemie informatycznym i aktach spraw.
Także przy prowadzeniu akt i wykonywaniu wszelkich innych czynności
konieczne jest wyeliminowanie wszelkich występujących nieprawidłowości,
które szczegółowo opisano w poszczególnych działach tego protokołu.
8
Na zakończenie kontroli omówiono z Przewodniczącym Wydziału –
Panem SSR […] oraz z Panią Kierownik Sekretariatu Wydziału - […], a także
z Zastępcą Kierownika Sekretariatu – Panią […] szczegółowo stwierdzone uchybienia,
udzielono wskazówek co do sposobu ich wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes Sądu Rejonowego w Rybniku
– SSR […]
Data
sporządzenia
protokołu
21 wrzesień 2015 r.
Podpis
(30.07. - 18.08.2015 r. – urlop,
17-18.09.2015 r. – udział w szkoleniu)
9