w formacie PDF - pobierz plik

Rozliczanie delegacji
7 problemów, 7 rozwiązań
Szanowni Państwo,
Rozliczanie podróży służbowych to rutynowa procedura w każdej organizacji. W jednej firmie może
dotyczyć tylko kilku osób, a w innej na delegacje krajowe lub zagraniczne wyjeżdżają setki
pracowników. Tak czy inaczej, trudno znaleźć organizację, która nie zetknie się z tym zagadnieniem
od strony księgowania kosztów co najmniej raz w miesiącu...
Wydaje się więc, że nie powinno być żadnych wątpliwości co do zasad rozliczania delegacji. Jednak
wciąż pojawiają się te same pytania ze strony głównych księgowych lub dyrektorów finansowych,
dotyczące interpretacji przepisów związanych z podróżami służbowymi pracowników, a także
efektywnych sposobów organizacji procesu rozliczania delegacji.
Dlatego postanowiliśmy dla Państwa przygotować prosty poradnik, który dostarczy rozwiązań
dla często pojawiających się problemów. W odniesieniu do każdego z zagadnień, przedstawiamy
interpretację prawną eksperta Grant Thornton (według stanu prawnego na wrzesień 2016 r.)
oraz gotowe rozwiązanie informatyczne dla rozliczania delegacji w systemie BeeOffice.
7 problemów, 7 rozwiązań







Rachunki – papier czy skan?
Ścieżka akceptacji wyjazdu służbowego
Zwrot kosztów podróży a kilometrówka
Stawki diet dla danej firmy
Delegacja łączona (kraj i zagranica)
Rozliczanie diety dla kilku krajów
Kurs waluty z dnia…
Partnerzy opracowania
Grant Thornton jest jedną z wiodących
globalnych organizacji w zakresie niezależnego
audytu, podatków, outsourcingu oraz
doradztwa. W Polsce działa przeszło 20 lat.
Ponad 300-osobowy zespół i obecność w
kluczowych aglomeracjach (Warszawa,
Poznań, Katowice, Wrocław, Kraków i Toruń)
zapewniają bliski kontakt z biznesem. Firma na
stałe współpracuje z ponad 1000 podmiotów z
różnych sektorów i branż, w tym spółkami
notowanymi na GPW oraz największymi
przedsiębiorstwami w naszym kraju.
Więcej: www.grantthornton.pl
BeeOffice to prosty system informatyczny,
który automatyzuje i porządkuje powtarzalne
sprawy biurowe takie jak: planowanie
urlopów, akceptacja zakupów, podróże
służbowe, helpdesk i wiele innych. W zakresie
rozliczania delegacji BeeOffice uwzględnia
wszystkie wymagania polskiego prawa, w tym
opisane poniżej wskazówki. Dzięki temu
zapewnia prawidłową dekretację kosztów oraz
zmniejsza ryzyko błędów popełnianych przez
użytkowników.
Więcej: www.beeoffice.com
Rachunki – papier czy skan?
Czy załączanie papierowych/oryginałów rachunków przez pracowników jest obowiązkowe, czy
wystarczy przekazać skany?
W świetle obecnie obowiązujących przepisów można uznać, iż skan papierowego dokumentu jest
wystarczającym dowodem źródłowym. Nie ma więc konieczności przekazywania oryginałów
dokumentów.
BeeOffice pozwala załączyć dowolną liczbę skanów dokumentów (lub chociażby zdjęć rachunków
wykonanych telefonem komórkowym) do wniosku rozliczenia delegacji. Handlowcy lub inni
pracownicy, którzy zwykle pracują „w terenie” i rzadko odwiedzają siedzibę firmy, mogą oszczędzić
czas i koszty związane z przesyłaniem papierowej dokumentacji pocztą.
Ścieżka akceptacji wyjazdu służbowego
Czy jest jakaś wymagana, zalecana lub wynikająca obligatoryjnie z przepisów ścieżka akceptacji
wyjazdu służbowego? Czy musi to być liniowy przełożony, czy inna wskazana osoba w organizacji?
Czy pracownik sam może się skierować w delegację?
Co do zasady, akceptacji wyjazdu służbowego dokonuje pracodawca. Każda organizacja samodzielnie
określa swoją strukturę i uprawnienia, jakie mogą mieć poszczególni pracownicy. Czasem
uprawnienia te są mocno scentralizowane, czasem rozproszone. Za księgi jednostki odpowiedzialny
jest jej kierownik. Od niego zależy które uprawnienia deleguje, a które pozostawia w swojej gestii. On
też określa, kto może być odpowiedzialny i za co, a także kto może jakie koszty akceptować.
Nie ma więc jednej, wzorcowej ścieżki akceptacji dokumentów. Ścieżka akceptacji dokumentów nie
jest narzucona przez przepisy. Wynika z instrukcji obiegu dokumentów w danej firmie.
BeeOffice pozwala dowolnie kształtować proces polecenia i rozliczenia wyjazdu służbowego.
Domyślne ustawienia systemu zakładają, że pracownik wprowadza rozliczenie delegacji, przełożony
je akceptuje, następnie dział finansów kontroluje dane i potwierdza zaksięgowanie kosztów.
Równie dobrze można jednak wprowadzić inną sekwencję kroków w procedurze rozliczenia wyjazdu
służbowego. Proces może być zróżnicowany w zależności od stanowiska delegowanego pracownika
lub od łącznej kwoty kosztów delegacji (np. powyżej 3000 zł – potrzebne dodatkowe zatwierdzenie
podróży przez dyrektora finansowego). Osoba, do której należy kolejny krok akceptacji lub
księgowania, jest automatycznie powiadamiana przez email o zadaniu oczekującym na wykonanie. Z
kolei pracownik rozliczający delegację może w każdym momencie ustalić, na jakim etapie obsługi jest
jego wniosek i „u kogo czeka” na następną decyzję (bez kierowania dodatkowych pytań mailowo lub
telefonicznie i absorbowania uwagi działu finansów).
Warto dodać, że etap księgowania delegacji - tzn. ostatni krok procesu workflow w BeeOffice - może
być połączony automatycznym interfejsem z systemem finansowym. Na przykład, dla systemu SAP
ERP dostarczamy standardowy interfejs, który może wstępnie wprowadzić lub od razu zaksięgować
dokument w module FI. W ten sposób minimalizujemy pracochłonność obsługi delegacji przez
księgowość i eliminujemy możliwość pomyłek podczas przepisywania danych.
Zwrot kosztów podróży a kilometrówka
Jeśli pracownik przedstawił rozliczenie kilometrówki samochodu prywatnego podczas delegacji, to
czy należy przedstawiać faktury za tankowanie, parkingi, autostradę? Czy należy ująć koszty
eksploatacji tego pojazdu (płyny , smary, oleje) w kosztach spółki? Czy należy przekazać rachunki
do spółki?
Pracownikowi jadącemu w podróż służbową prywatnym samochodem przysługuje zwrot kosztów
paliwa i materiałów eksploatacyjnych do wysokości kilometrówki. Oznacza to, że nie musi
przedstawiać faktur na takie wydatki. Kosztem firmy jest kilometrówka, a nie poniesione przez
pracownika wydatki na utrzymanie prywatnego samochodu.
Z kolei opłaty za parking i autostrady są zaliczane do pozostałych wydatków związanych z podróżą
służbową, których zwrot nie jest ograniczony przepisami co do wysokości. W związku z tym, w
przypadku poniesienia takich kosztów, pracodawca obowiązany jest do ich zwrotu. Warto więc
dostarczać dowody poniesienia tych kosztów.
Zatem kilometrówka pokrywa paliwo i eksploatację, natomiast pozostałe wydatki rozliczamy
oddzielnie.
Formularz delegacji w BeeOffice pozwala na wpisanie zarówno kilometrówki za korzystanie z
samochodu prywatnego do celów służbowych (w tym przypadku należy podać liczbę km, trasę
podróży i nr rejestracyjny pojazdu), jak i dodatkowych pozycji kosztów takich jak opłaty drogowe lub
koszty parkingu – w oddzielnych pozycjach.
Stawki diet dla danej firmy
Czy stawki diet z rozporządzenia można ustalić w innej wysokości dla danej firmy? Jakie są tego
konsekwencje (np. podatkowe)?
Stawki diet z rozporządzeń, zarówno dla diet krajowych jak i zagranicznych, mogą zostać ustalone
odmiennie. Powinny one być określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie
wynagradzania albo w umowie o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy
lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).
Ich wartość nie może jednak być niższa niż określona w rozporządzeniu dla diet krajowych. W
praktyce oznacza to, iż stawkę dla diety krajowej można tylko zwiększyć, a stawkę diety zagranicznej
można zarówno zmniejszyć do 30 zł (w obecnym stanie prawnym) lub dowolnie zwiększyć.
Należy przy tym pamiętać, iż ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób
fizycznych, a także z wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS, korzystają należności z tytułu
podróży służbowej do wysokości określonych w rozporządzeniach. W praktyce oznacza to, iż
pracodawca, który ustali wyższe stawki niż określone przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej, musi
liczyć się z dodatkowymi obowiązkami płatnika oraz kosztem w postaci ZUS pracodawcy. Pracownik z
kolei powinien byś świadomy, iż określona przez pracodawcę nadwyżka diety ponad stawki
wynikające z rozporządzenia jest wartością brutto, od której przed dokonaniem przelewu zostanie
pobrany podatek i składki ZUS.
Podsumowując, stawki diet krajowych mogą być wyższe, a diet zagranicznych – wyższe lub niższe –
niż wynikające z rozporządzenia.
BeeOffice domyślnie zawiera pełen zestaw aktualnych stawek diet i ryczałtów wg kwot
opublikowanych w rozporządzeniu o należnościach z tytułu podróży służbowej. Jeśli więc polityka
naliczania diet w danej organizacji jest zgodna z rozporządzeniem - nie jest wymagana żadna
dodatkowa konfiguracja, stawki będą w BeeOffice automatycznie aktualizowane, wraz ze zmianami
przepisów.
Jeśli natomiast dana organizacja przewiduje odstępstwa od kwot z rozporządzenia, można je
wprowadzić, dla odpowiednich diet lub innych ryczałtów (menu: Administracja – Konfiguracja –
Przychody i koszty – Ryczałty, w BeeOffice).
Delegacja łączona (kraj i zagranica)
Jak rozliczać łączone delegacje: krajowe + zagraniczne? Jaka dieta krajowa się należy
pracownikowi?
Przepisy w tym zakresie są nieprecyzyjne. W praktyce stosuje się stanowisko Głównego Inspektoratu
Pracy, który wyjaśnił, iż “w przypadku pracownika wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową, w
czasie której w jednej dobie dojeżdża on do granicy państwa, a w innej dobie po zakończeniu podróży
zagranicznej, wraca z granicy państwa do miejsca ustalonego przez pracodawcę jako miejsce
zakończenia delegacji, odbywa on dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną.” W związku z
powyższym, taką podróż służbową dzielimy na 3 części i dla każdej z nich ustalamy oddzielnie należne
diety.
Zatem zagraniczna podróż służbowa i odcinki krajowe to 3 części podróży z oddzielnymi dietami.
BeeOffice domyślnie tak właśnie kalkuluje diety w podróży zagranicznej - część zagraniczna i krajowa
są traktowane jako oddzielne podróże.
Jeśli jednak polityka ustalania kosztów podróży w danej organizacji jest inna, to można zmienić tryb
naliczania czasu za odcinek krajowy (poprzez zmianę parametru konfiguracyjnego w BeeOffice).
Będzie on wtedy doliczany do czasu trwania podróży zagranicznej (w sensie „kolejnej rozpoczętej
doby podróży”, ale z naliczeniem diety wg stawki polskiej).
Warto zwrócić uwagę, że BeeOffice dla każdej naliczonej kwoty diety przedstawia dokładne
objaśnienie sposobu kalkulacji (po kliknięciu na ikonę ‘?’) – pozwala to zweryfikować, jaki dokładnie
algorytm i stawki diet zostały zastosowane. W praktyce bardzo zmniejsza to liczbę pytań kierowanych
przez pracowników do księgowości: „Dlaczego moja dieta za podróż X wynosi Y”.
Rozliczanie diety dla kilku krajów
Jak rozliczać dietę w przypadku, kiedy pracownik odbywa podróż przez kilka krajów?
Dietę rozliczamy zgodnie z limitem obowiązującym dla Państwa docelowego. Dlatego też istotna jest
tylko data i godzina przekroczenia granicy polskiej, nie ma potrzeby rejestrowania dat i godzin
przekraczania kolejnych granic.
W przypadku delegacji przez wiele krajów istotna jest więc dieta państwa, które określimy jako
docelowe, nie jest istotny czas przejazdu przez inne kraje.
BeeOffice pozwala na zarejestrowanie oddzielnie daty i godziny: rozpoczęcia podróży, zakończenia
podróży, przekroczenia granicy – dla jednego lub więcej krajów. Zależnie więc od przyjętej w danej
organizacji polityki rozliczania kosztów, można wpisać tylko datę i godzinę przekroczenia granicy
państwa polskiego (jeden główny cel podróży) lub wielu różnych państw (wiele równorzędnych celów
podróży).
Kurs waluty z dnia…
Jakie kursy walut należy stosować przy rozliczaniu delegacji?
Co do zasady, do ustalenia wartości kosztów poniesionych w związku z podróżą służbową stosuje się
kurs średni ogłoszony przez NBP w dniu poprzedzającym dzień rozliczenia delegacji przez pracownika,
co powinno nastąpić nie później niż 14 dni po powrocie z podróży służbowej.
W sytuacji, kiedy pracownik dostał zaliczkę na poczet służbowego wyjazdu zagranicznego, zaliczkę tę
należy przeliczyć za pomocą kursu NBP z dnia poprzedzającego wypłatę zaliczki.
BeeOffice prezentuje na formularzu delegacji pole „data kursu waluty”, które jest automatycznie
wypełniane datą przesłania formularza delegacji przez pracownika (minus 1 dzień, tzn. z dnia
poprzedzającego rozliczenie). Zakładamy, że moment kiedy pracownik wysłał delegację do akceptacji
stanowi „datę rozliczenia”, ponieważ od tego momentu użytkownik systemu nie ma wpływu na
terminy działania swoich przełożonych lub księgowości w firmie.
Dla podróży zagranicznych automatycznie wyliczana jest dieta w odpowiedniej dla danego kraju
walucie, wydatki w walutach obcych przeliczane są na złotówki po kursie NBP z konkretnego dnia.
Tabele kursowe NBP są importowane do BeeOffice automatycznie, każdego dnia, w którym są
publikowane przez bank centralny. Ponadto dla poszczególnych pozycji wydatków na formularzu
delegacji w BeeOffice można zezwolić użytkownikom na wprowadzanie alternatywnego kursu –
odpowiedniego dla każdej pozycji kosztów. Niektóre firmy korzystają z tego, aby pozwolić np. na
rozliczenie kosztów wg kursu zakupu waluty w kantorze. Jest to opcja, którą można włączyć lub
zablokować, zależnie od polityki refundowania kosztów.
Autorzy
opracowania
Agata Barańska,
Accounting Partner,
Grand Thornton
Michał Kunze,
Dyrektor Działu Rozwoju
Oprogramowania, Członek Zarządu BCC
Biegły rewident, związana z firmą
od 2002 roku. Odpowiedzialna za
kształtowanie ofert, procedur oraz standardów
świadczenia usług outsourcingowych. W trakcie swojej
kariery zdobyła szerokie doświadczenie w zakresie
prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz raportowania
według polskich i Międzynarodowych Standardów
Rachunkowości, wdrażania systemów finansowoksięgowych, organizacji komórek księgowych. Jest
odpowiedzialna za projekty w zakresie
sprawozdawczości podatkowej (tax compliance) i za
rozwój tej gałęzi usług. Ponadto specjalizuje się w
projektach typu: zastępstwo lub nadzór księgowy oraz
„pogotowie księgowe”. Agata buduje trwałe relacje z
klientami, których fundamentem są wzajemny szacunek,
najwyższa staranność i elastyczność w reagowaniu na
potrzeby i wymagania klientów. .
Od 1995 roku uczestniczył i kierował
projektami wdrożeń SAP dla kilkunastu
klientów w Polsce, Wielkiej Brytanii, Finlandii i Holandii.
Związany z BCC od 2001 w roli kierownika projektu,
następnie kierownika biura projektów (PMO). Obecnie
jako Dyrektor Rozwoju Oprogramowania kieruje działem
tworzącym nowe produkty software'owe Grupy BCC
(ECM, Edistrada, BeeOffice), w technologiach Java i .NET.
Posiada certyfikat Project Management Professional
organizacji PMI.
Polecamy
Specjaliści Grant Thornton realizują zadania z
zakresu księgowości, korzystając ze
sprawdzonych instrumentów i autorskiej
metodologii. Usprawniamy zarządzanie
działem rachunkowym, elastycznie
dopasowując rozwiązania do indywidualnych
wymagań i potrzeb każdego klienta.
Zapewniamy zarówno wsparcie w wybranych
obszarach księgowych, jak i pełną obsługę.
Oferujemy: outsourcing rachunkowości, biuro
rachunkowe, nadzór księgowy, tax
compliance, zastępstwo personelu finansowoksięgowego. Ponadto doradzamy klientowi w
zakresie rachunkowości zarządczej i
organizacji procesów związanych z
rachunkowością. Zapraszamy do zapoznania
się z pełną ofertą w zakresie usług finansowoksięgowych oraz kadrowo-płacowych.
Więcej: www.grantthornton.pl
BCC jest niezależną firmą konsultingową,
specjalizującą się w usługach SAP,
outsourcingu IT i rozwoju oprogramowania.
Jesteśmy liderem rynku usług SAP w Polsce,
realizujemy projekty na całym świecie.
Zapewniamy outsourcing IT w oparciu o
bezpieczną infrastrukturę BCC Data Centers.
BCC Software Factory tworzy innowacyjne
aplikacje wspierające dowolne procesy
biznesowe.
Dla działów finansowych oferujemy
rozwiązania w zakresie sprawozdawczości
finansowej, usprawnienia w zarządzaniu
finansami, jak i rozwiązania dla rachunkowości
zarządczej. Oprócz rozwiązań finansowych i
księgowych SAP, proponujemy także własne
produkty, w tym BeeOffice.
Więcej: www.bccgroup.com,
www.beeoffice.com