protokołu z kontroli kompleksowej, podpisanego

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie
(0-10..-22) 628-28-62, 628-78-42,
Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
Fax. RIO 628-31-16
Wydz. Kontroli  (0-10..-22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29
Warszawa, dn. 20.04.2009r.
RIO-II-0913/163/2009
Burmistrz
Miasta Kobyłka
ul. Wołomińska Nr 1
05-230 Kobyłka
Dotyczy:
protokołu z kontroli kompleksowej, podpisanego dnia 06 kwietnia 2009r.
Wystąpienie pokontrolne
Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. Nr 55, poz. 577 z 2001r.) i Rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004r. w sprawie siedzib i zasięgu
terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb
i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, poz. 1747) – przeprowadzona została w dniach od
06 stycznia do 03 kwietnia 2009 roku (z przerwami), kontrola kompleksowa gospodarki
finansowej.
Kontrolą objęto okres od dnia 01.01.2008. do dnia 31.12.2008r., zgodnie z programem
kontroli.
Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich
wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy wnioskuję co
następuje:
II. Księgowość i sprawozdawczość budŜetowa
1. Stwierdzono:
w sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych za 2008r.
wykazano kwotę 854.987,40zł dotyczącą środków:
• niewykorzystanych dotacji w roku budŜetowym w wysokości 192.630,40zł,
•
środków dotacji i subwencji przekazanych w grudniu 2007r. na styczeń 2008r.
w wysokości 662.357zł,
zamiast kwoty w wysokości 9.450.637,72zł, wynikającej z ewidencji księgowej Banku
PEKAO SA z siedzibą w Wołominie, potwierdzonej według stanu na dzień 31 grudnia
2008r. - (str. 11 i 12 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
stosować zapisy zawarte w rozdziale 10, w § 24 Załącznika Nr 34 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŜetowej,
zgodnie z którym cyt.: „W sprawozdaniach jednostkowych rocznych wykazuje się stan
środków na rachunku budŜetu jednostki samorządu terytorialnego na podstawie
dowodów bankowych, zgodnych z zapisami w księgowości banku” (Dz. U z 2006r. Nr
115, poz.781 ze zm.).
2. Stwierdzono:
Urząd Miasta - jednostka wykonująca budŜet gminy nie sporządziła sprawozdania
jednostkowego Rb-27S z wykonania planu dochodów budŜetowych za 2008r. - (str. 12
i 13 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
stosować zapisy zawarte w § 6, ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27
czerwca 2006r. w sprawie sprawozdawczości budŜetowej, zgodnie z którym cyt.:
„Sprawozdania zbiorcze, w szczegółowości sprawozdań jednostkowych są sporządzane
przez zarządy jednostek samorządu terytorialnego na podstawie sprawozdań
jednostkowych jednostek im podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki
samorządu terytorialnego, jako jednostki budŜetowej i jako organu (Dz. U z 2006r. Nr
115, poz.781 ze zm.).
3. Stwierdzono
Ośrodek Pomocy Społecznej - jednostka budŜetowa Miasta sporządziła sprawozdanie
Rb-27S z wykonania planu dochodów budŜetowych za 2008r. w formie wydruków
komputerowych w podziale na zadania zlecone i własne - (str. 12 i 13 protokołu
kontroli).
Wnioskuję:
sprawozdania sporządzać według wzoru określonego w Załączniku Nr 9 pn. „Rb-27S
roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budŜetowych jednostki samorządu
terytorialnego” do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006r.
w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U z 2006r. Nr 115, poz.781 ze zm.).
III. Gospodarka pienięŜna i rozrachunki
4. Stwierdzono:
ewidencja syntetyczna prowadzona do konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami
i dostawcami” (saldo Wn 439,71zł) jest niezgodna z saldem prowadzonym według
ewidencji analitycznej (saldo Wn 439,70zł) - (str. 16 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów art. 16, ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości
(Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz.694 ze zm.), zgodnie z którym cyt.: „Konta ksiąg
pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów
kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony
system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony
z saldami i zapisami na kontach księgi głównej”.
5. Stwierdzono:
nieterminowe rozliczenie zaliczki pobranej w dniu:
• 29.10.2008r. (Rap. Kas. Nr 212/2008 – dok. księg. Nr 2528), a rozliczonej
w dniu 17.11.2008r. – dok. księg. Nr 2674 - (str. 17 i 18 protokołu kontroli),
• 24.11.2008r. (dok. księg. Nr 2724), a rozliczonej w dniu 18.12.2008r. – dok.
księg. Nr 3006 - (str. 52 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zasad określonych w rozdziale III „Procedury kontroli finansowej
związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków budŜetowych (publicznych)
oraz gospodarowaniem mieniem w Gminie Kobyłka” załącznika Nr 1 pn. „Instrukcja
Kontroli Finansowej” do Zarządzenia Nr 68/07 Burmistrza Miasta Kobyłka dnia 22
sierpnia 2007r. w sprawie wprowadzenia w Ŝycie instrukcji: i regulaminów w zakresie
kontroli finansowej w punkcie 10, zgodnie z którym zaliczki powinny być rozliczane
nie później, niŜ w terminie 7 dni po wykonaniu zadania.
6. Stwierdzono:
na dzień 31.12.2008r. nie zostały zinwentaryzowane w drodze uzyskania potwierdzeń
sald naleŜności wynikające z konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” na
łączną kwotę 84.631,60zł - (str. 20 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zasad określonych w:
• §7 w pkt. 1 załącznika Nr 3 „Instrukcja inwentaryzacyjna” do Zarządzenia Nr
68/03 Burmistrza Miasta Kobyłka z dnia 21 listopada 2003r. w sprawie
wprowadzenia w Ŝycie instrukcji: kontroli finansowej, kasowej,
inwentaryzacyjnej, zgodnie z którym inwentaryzację poprzez uzyskanie
pisemnego potwierdzenia stanów przeprowadzają pracownicy działu finansowo
– księgowego w zakresie sald z kontrahentami, ujętych w ewidencji księgowej,
z wyjątkiem naleŜności, których wysokość jest niŜsza od kosztów opłaty
pocztowej ponoszonej w celu uzyskania potwierdzenia,
• art. 26 ust. 1, pkt. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości, zgodnie
z którym jednostki na ostatni dzień kaŜdego roku obrotowego przeprowadzają
inwentaryzację naleŜności drogą otrzymania uzyskania od kontrahentów
potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki
stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych róŜnic (Dz. U.
z 2002r. Nr 76, poz.694 ze zm.).
7. Stwierdzono:
środki finansowe uzyskane z tytułu trzech kredytów, w tym m.in. z tyt. umowy Nr
25/06/I/102 z dnia 10.11.2006r. na dofinansowanie przedsięwzięcia pn. „Budowa
gminnych mieszkań Kobyłce przy ul. Kordeckiego róg Prusa” zawartej z Bankiem
Ochrony Środowiska S. A. z siedzibą w Warszawie w wys. 350.000zł, zostały
zaksięgowane w organie na koncie 260/798 „Zobowiązania finansowe” - (str. 20, 21, 22
i 23 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zasad określonych w:
• Załączniku Nr 2 do Zarządzenia Nr 94/06 Burmistrza Miasta Kobyłka z dnia
31.10.2006r. w sprawie zasad rachunkowości obowiązujących w Gminie
Kobyłka, zgodnie z którym konto 134 - "Kredyty bankowe" słuŜy do ewidencji
kredytów bankowych zaciągniętych na finansowanie budŜetu,
•
Rozporządzeniu Ministrów Finansów w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych (Dz. U. z 2006r., Nr 142, poz. 1020 ze zm.).
IV. Wykonanie budŜetu
8. Stwierdzono:
• w przypadku podatnika o nr ew. 10023 grunty rolne o pow. 0,0809ha, które nie
są zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej, opodatkowane zostały
podatkiem od nieruchomości,
• podatnikowi o nr ew. 20471 podatek rolny naliczono od powierzchni
wynoszącej 0,6282ha, natomiast z informacji z rejestru gruntów wynika, Ŝe
opodatkowaniu podlega działka o powierzchni 0,6283ha,
• podatnikowi o nr 10192 w dniu 30.12.2008r. wystawiono decyzję nr
3113/10192/2008/LPZ/2/277 w sprawie zmiany wymiaru łącznego
zobowiązania pienięŜnego na 2008r., wykazany w powyŜszej decyzji wymiar
podatku nie odpowiada danym zawartym w wypisie z ewidencji gruntów
wynikający z wpisu w miejsce uŜytku klasy IV, uŜytku klasy V - (str. 27, 29
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów art. 4 ust. 1 pkt. 1 i 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984r. o podatku
rolnym (Dz. U. z 2006r. Nr 136, poz. 969 ze zm.), zgodnie z którym podstawę
opodatkowania podatkiem rolnym stanowi:
• dla gruntów gospodarstw rolnych – liczba hektarów przeliczeniowych ustalana
na podstawie powierzchni, rodzajów i klas uŜytków rolnych wynikających
z ewidencji gruntów i budynków oraz zaliczenia do okręgu podatkowego;
• dla pozostałych gruntów - liczba hektarów wynikająca z ewidencji gruntów
i budynków.
W przypadku rozbieŜności pomiędzy informacjami zawartymi w deklaracjach
złoŜonych przez podatników a informacjami wynikającymi z ewidencji gruntów
dokonywać czynności sprawdzających mających na celu ustalenie stanu faktycznego
w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami
stosownie do zapisów art. 272 pkt. 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja
podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.).
9. Stwierdzono:
podatnik o nr ew. 24361 w wykazie nieruchomości z dnia 31.01.2008r. w pozycji
budynki mieszkalne wykazał 115m2 powierzchni uŜytkowej; w decyzji nr
3110/24361/2008/N/1 doręczonej podatnikowi w dniu 15.04.2008r. naliczono podatek
za pozostałe budynki o powierzchni 115m2 - (str. 27 i 28 protokołu kontroli)
Wnioskuję:
Przestrzegać zapisu § 3.1. pkt. 2a. Instrukcji kontroli finansowej, będącej załącznikiem
nr 1 do Zarządzenia Nr 68/07 Burmistrza Miasta Kobyłka z dnia 22 sierpnia 2007r.,
zgodnie z którym procedury kontroli dotyczące podatków i opłat mają gwarantować,
aby wymiar tych podatków został dokonany w prawidłowej wysokości m.in. przez
właściwą weryfikację danych zawartych w wykazach nieruchomości i deklaracjach na
podatek od nieruchomości.
10. Stwierdzono:
- podatnik o nr ew. 10130 nie dokonał wpłaty IV raty podatku za 2008r.,
- podatnik o nr ew. 20759 w 2008r. nie dokonał Ŝadnej wpłaty podatku,
dla ww. podatników do dnia kontroli, tj. 25.02.2008r. nie zostały wystawione
i doręczone upomnienia - (str. 29, 30 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów § 3 pkt. 2 i 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19
stycznia 2006r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji
podatków, opłat i niepodatkowych naleŜności budŜetowych w organach podatkowych
podległych ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych (Dz. U. z 2006r. Nr
17, poz. 134 ze zm.), zgodnie z którym zadaniem komórki rachunkowej jest
w szczególności kontrola terminowości wpłat naleŜności przez podatników oraz bieŜące
podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych,
takich jak upomnienia.
11. Stwierdzono:
podatnik o nr ew. 20001 w złoŜonej na 2008r. deklaracji na podatek leśny wykazał
powierzchnię 101,2512ha fizycznych, natomiast z danych zawartych w informacjach
z rejestru gruntów wynika, Ŝe ww. podatnik posiada grunty leśne o łącznej powierzchni
110,3083ha fizycznych - (str. 29, 30 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisu art. 3 ustawy z dnia 30 października 2002r. o podatku leśnym (Dz.
U. z 2002r. Nr 200, poz. 1682 ze zm.), zgodnie z którym podstawę opodatkowania
podatkiem leśnym stanowi powierzchnia lasu, wyraŜona w hektarach, wynikająca
z ewidencji gruntów i budynków.
W przypadku rozbieŜności pomiędzy informacjami zawartymi w deklaracjach
złoŜonych przez podatników a informacjami wynikającymi z ewidencji gruntów
dokonywać czynności sprawdzających mających na celu ustalenie stanu faktycznego
w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami
stosownie do zapisów art. 272 pkt. 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja
podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.).
12. Stwierdzono:
podatnikom podatku od nieruchomości o nr ew.: 100378, 10052, 25955, 21853
będących w tym podatku największymi dłuŜnikami, w 2008r. po bezskutecznym
upływie terminu określonego w doręczonych podatnikom upomnieniach, nie
wystawiono tytułów wykonawczych - (str. 32, 33 protokołu kontroli)
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów § 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r.
w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym
w administracji (Dz. U. z 2001r. Nr 137, poz. 1541 ze zm.), zgodnie z którym po
bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel wystawie tytuł
wykonawczy, w powiązaniu z zapisem § 3 pkt. 2 i 3 Rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 19 stycznia 2006r. (Dz. U. z 2006r. Nr 17, poz. 134 ze zm.)
13. Stwierdzono:
kwoty umorzenia zaległości podatkowych dotyczące podatku od nieruchomości oraz
podatku rolnego, wykazane:
•
w korekcie nr 2 z dnia 13.03.2009r. (kolumna 14) sprawozdania Rb-27S
z wykonania planu dochodów budŜetowych j.s.t za okres od początku roku do
dnia 31 grudnia roku 2008,
• w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych za okres od
początku roku do dnia 31 grudnia roku 2008 z dnia 31.01.2008r. (kolumna 5),
były niezgodne z kwotami wynikającymi z rejestru przypisów i odpisów - (str. 35
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
wykazywać kwoty zgodne z rejestrem przypisów i odpisów, dotyczące skutków
udzielonych przez organ podatkowy umorzeń w podatkach i opłatach, wynikające
z decyzji właściwych organów gminy, co wynika z §3 ust. 1 pkt. 11 oraz §7 ust. 3
załącznika nr 34 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006r. w sprawie
sprawozdawczości budŜetowej, w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów
budŜetowych j.s.t w kolumnie 14 oraz w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania dochodów
podatkowych w kolumnie 5.
14. Stwierdzono:
z inkasentami opłaty targowej, będącymi pracownikami Urzędu Miasta zatrudnionymi
na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, zawarto umowy
zlecenia na pobór ww. opłaty, który dokonywany był w godzinach pracy wynikających
z umowy o pracę - (str. 37 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów art. 94 pkt. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy (Dz.
U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), zgodnie z którym pracodawca jest zobowiązany
w szczególności organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu
pracy, jest równieŜ zobowiązany jest do zapewnienia pracownikom norm i wymiaru
czasu pracy określonych w dziale VI, rozdz. II powyŜszej ustawy.
15. Stwierdzono:
w przypadku:
a). wydanych decyzji, dotyczących zajęcia pasa drogowego o nr: 73, 79, 95, 173, 188,
303, 731, 732, 797, 798, 870, 871, 1098, 1103, 1105, 1115, 1300 zawarto zapis, Ŝe
naleŜność naleŜy uiścić w terminie 14 dni od daty otrzymania zezwolenia;
b). pobranych odsetek od nieterminowych płatności zostały one naliczone i pobrane w
momencie przekroczenia terminów określonych w decyzjach,
c). nieterminowych płatności, za wydane decyzje o nr: 870, 871, 1098, 1105 nie zostały
naliczone i pobrane odsetki ustawowe - (str. 42 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
a). w decyzjach określać termin płatności zgodny z zapisem art. 40 ust. 13 ustawy z dnia
21 marca 1985r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 19, poz. 115 ze zm.),
zgodnie, z którym termin uiszczenia opłaty wynosi 14 dni od dnia, w którym decyzja
ustalająca ich wysokość stała się ostateczna,
b). naliczać i pobierać odsetki ustawowe w przypadku przekroczenia terminów
określonych w art. 40 ust. 13 powyŜszej ustawy,
c). zgodnie z zapisem art. 40d powyŜszej ustawy w przypadku nieterminowego
uiszczenia opłat pobiera się odsetki ustawowe.
16. Stwierdzono:
na listach płac za listopad 2008r. (Nr 274) i za grudzień (Nr 303) brak jest zapisów
o zaklasyfikowaniu ww. wydatków bieŜących w dziale 750 – „Administracja
publiczna”, w rozdziale 75023 „Urzędy gmin” i w §4010 „Wynagrodzenia osobowe
pracowników” - (str. 47 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
listy wypłat wynagrodzeń i nagród dla pracowników Urzędu Miasta klasyfikować
w rozdziale 75023 „Urzędy gmin”, zgodnie z zapisami zawartymi w punkcie 13
rozdziału III „Procedury kontroli finansowej związane z gromadzeniem
i rozdysponowaniem środków budŜetowych (publicznych) oaz gospodarowaniem
mieniem w Gminie Kobyłka” załącznika Nr 1 pn. „Instrukcja kontroli finansowej” do
Zarządzenia Nr 68/07 Burmistrza Miasta Kobyłka z dnia 22 sierpnia 2007r. w sprawie
wprowadzenia w Ŝycie instrukcji i regulaminów obowiązujących w zakresie kontroli
finansowej, zgodnie którym cyt.: „(…). Na dokumencie tym naleŜy wpisać właściwą
klasyfikację budŜetową (….)”.
17. Stwierdzono:
wypłata diet radnych za styczeń 2008r. dokonana została w dniu 13.02.2008r. (WB Nr
31 - dok. księg. Nr 285), tj. w terminie niezgodnym z uchwałą Rady Miejskiej
w Kobyłce - (str. 48 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać terminów i zasad określonych w uchwale Rady Miejskiej w Kobyłce Nr
II/9/06 z dnia 5 grudnia 2006r. w sprawie ustalenia wysokości diet i zwrotu kosztów
podróŜy słuŜbowych dla radnych Rady Miejskiej w Kobyłce, zgodnie z którymi diety
winny być wypłacane w terminie do 10 kaŜdego miesiąca, po miesiącu, w którym
powstał obowiązek wypłaty diety.
18. Stwierdzono:
składki za marzec 2008r. na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne
i Fundusz Pracy za pracowników Urzędu Miasta zostały odprowadzane i przekazane do
ZUS dopiero w dniu 8 kwietnia 2008r. - (str. 49 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
składki do ZUS przekazywań w terminie określonym w art. 47, ust. 1, pkt. 2 ustawy
z dnia 13.10.1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137 poz. 887 ze
zm.), zgodnie z którym płatnik składek (jednostka budŜetowa) opłaca składki za dany
miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca.
19. Stwierdzono:
specyfikacja istotnych warunków zamówienia, dotycząca postępowania prowadzonego
w trybie przetargu nieograniczonego pn.: „Wykonanie nawierzchni dróg gruntowych na
terenie Miasta Kobyłka z kruszywa drogowego betonowego o frakcji 0-30mm
i grubości warstwy po zagęszczeniu - 10cm”, (oznaczenie sprawy WI-ZIK.342-5/2008)
nie zawierała pouczenia o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy
w toku postępowania o udzielenie zamówienia.
Specyfikacja istotnych warunków zamówienia, dotycząca postępowania prowadzonego
w trybie zapytania o cenę pn.:
1. „Odbiór odpadów komunalnych z terenu Miasta Kobyłka” (oznaczenie sprawy
WI.ZIK.341-3/2008),
2. odbiór odpadów zawierających azbest (oznaczenie sprawy WI.ZIK.341-1/2008),
nie zawiera:
• informacji o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz
przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a takŜe wykazania osób
uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami,
•
pouczenia o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku
postępowania o udzielenie zamówienia - (str. 60,63 i 64 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
stosownie do wybranego trybu postępowania o udzielenia zamówienia, w specyfikacji
istotnych warunków zamówienia zamieszczać informacje określone w art. 36, ust. 1
ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr
223, poz. 1655 ze zm.).
20. Stwierdzono:
Zamawiający zmienił treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia, dotyczącą
postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego pn. „Zimowe
utrzymanie ulic na terenie Miasta Kobyłka w sezonie 2008/2009” (oznaczenie sprawy
WI.341-10/2008). Zmiana miała wpływ na treść ogłoszenia o zamówieniu.
Zamawiający nie zamieścił ogłoszenia o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień
Publicznych - (str. 62 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
stosownie do zapisów art. 38, ust 4a., pkt. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. (Dz.
U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) jeŜeli w postępowaniu prowadzonym w trybie
przetargu nieograniczonego, zmiana treści specyfikacji istotnych warunków
zamówienia prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, zamieszczać
ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.
21. Stwierdzono:
po zawarciu umowy z Wykonawcą, wybranym w postępowaniu prowadzonym w trybie
zapytania o cenę pn:
• „Odbiór 1Mg odpadów zawierających azbest z posesji na terenie Gminy
Kobyłka” (oznaczenie sprawy WI.ZIK.341-1/2008),
• „Odbiór odpadów komunalnych z budynków i obiektów komunalnych z terenu
Miasta Kobyłka” (oznaczenia sprawy WI.ZIK.341-3/2008),
nie zamieszczono ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień
Publicznych - (str. 63 i 64 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać postanowień art. 95 ust 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. (Dz. U.
z 2007r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) i niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie
zamówienia publicznego zamieszczać ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie
Zamówień Publicznych.
22. Stwierdzono:
treść ofert o nr 1; 2; 4; 7; 8; złoŜonych w postępowaniu prowadzonym w trybie
przetargu nieograniczonego pn: „Opracowanie dokumentacji projektowo –
kosztorysowej sieci wodociągowej w ul. ks. Skorupki, Sempołowskiej, Ossowskiej na
odc. Nadarzyn – Orląt Lwowskich, Borysów na odc. Nadarzyn – Orląt Lwowskich,
Orląt Lwowskich na odc. gen. W. Sikorskiego – Husarii, Kawalerii, Wileńskiej
i Grodzkiej w Kobyłce”, nie odpowiadała treści specyfikacji istotnych warunków
zamówienia. Oferty nie zawierały zaakceptowanego i parafowanego aktualnego wzoru
umowy (po modyfikacjach) - (str. 65 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
stosownie do zapisów art. 89, ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) odrzucać ofertę,
jeŜeli jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
23. Stwierdzono:
ogłoszenie o zamówieniu dotyczące postępowania prowadzonego w trybie przetargu
nieograniczonego, zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie
zamawiającego oraz na stronie internetowej, pn.:
• „Wykonywanie nawierzchni dróg gruntowych na terenie miasta Kobyłka
z kruszywa drogowego betonowego o frakcji 0-30mm i grubości warstwy po
zagęszczeniu 10cm” (oznaczenie sprawy WI-ZIK.342-5/2008),
• „Remont istniejącej pompowni ścieków P-3 przy ulicy Osiedlowej w Kobyłce”
(oznaczenie sprawy WP.341-07/2008),
• „Opracowanie dokumentacji projektowo – kosztorysowej sieci wodociągowej
w ul. ks. Skorupki, Sempołowskiej, Ossowskiej na odc. Nadarzyn – Orląt
Lwowskich, Borysów na odc. Nadarzyn – Orląt Lwowskich, Orląt Lwowskich
na odc. gen. W. Sikorskiego – Husarii, Kawalerii, Wileńskiej i Grodzkiej
w Kobyłce” (oznaczenie sprawy WI-ZIK.341/4/08),
• „Zimowe utrzymanie ulic na terenie Miasta Kobyłka w sezonie 2008/2009”
(oznaczenie sprawy WI.341-10/2008),
nie zawiera informacji o dniu jego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych
- (str. 60, 61, 62 i 65 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
zgodnie z art. 40, ust. 6, pkt. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) w ogłoszeniu o zamówieniu
wywieszonym w miejscu publicznie dostępnym oraz na stronie internetowej podawać
informację o dniu jego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych
V. Mienie komunalne
24. Stwierdzono:
1. nieterminowe wprowadzenie na stan majątkowy Miasta Kobyłka:
• majątku
skomunalizowanego,
przekazanego
decyzjami
Wojewody
Mazowieckiego o Nr 497/08 i 498/08 - (str. 72 protokołu kontroli),
• zakończonej inwestycji pn.: „Boisko do piłki noŜnej ze sztuczną nawierzchnią
trawiastą i ogrodzeniem na terenie Zespołu Szkół Nr 2 w Kobyłce ul.
Orzeszkowa 3/5” na kwotę łączną 624.113,68zł, odebrana przez Komisję w dniu
11.07.2008r. na podstawie Protokółu odbioru wykonanych robót został spisany)
została wprowadzona na majątek gminy dopiero w dniu 31 grudnia 2008r. - (str.
79 i 80 protokołu kontroli),
2. nieterminowe zdejmowanie ze stanu majątkowego Miasta wartości dotyczących
sprzedanych w 2008 roku nieruchomości - (str. 75 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zasad i zapisów zawartych w art. 20 ust. 1 oraz w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy
z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.),
zgodnie z którymi do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŜy wprowadzić
w postaci zapisu kaŜde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym oraz
księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeŜeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają
stan rzeczywisty.
W celu wyeliminowania ww. nieprawidłowości zapewnić właściwy przepływ informacji
i dokumentów pomiędzy komórką merytoryczną a Wydziałem Finansowym.
25. Stwierdzono:
nie zostały sporządzone i podane do publicznej wiadomości wszystkie wykazy
w zakresie nieruchomości oddanych w 2008 roku w najem i dzierŜawę - (str. 73
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów art. 35 ust. 1 ustawy z dnia z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce
nieruchomościami (Dz. U. z 2004r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.), zgodnie z którym
właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości
przeznaczonych do sprzedaŜy, do oddania w uŜytkowanie wieczyste, uŜytkowanie,
najem lub dzierŜawę.
26. Stwierdzono:
w zawartych umowach najmu dotyczących lokali uŜytkowych zawarto zapis, Ŝe czynsz
płatny będzie na podstawie faktury wystawionej przez wynajmującego, w terminie 14
dni od daty jej otrzymania. Na kaŜdej z wystawionych faktur znajduje się konkretny
termin płatności, niezgodny z zapisami umownymi. Do ww. najemców faktury były
dostarczane bez pokwitowania odbioru, co uniemoŜliwia stwierdzenie czy wpłaty
dokonane zostały terminowo - (str. 77 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów, dotyczących terminu płatności, określonych w zawartych
z najemcami lokali uŜytkowych umowach.
VI. Zadania zlecone i realizowane w ramach porozumień
27. Stwierdzono:
kwotę dotacji z Krajowego Biura Wyborczego na aktualizację stałego rejestru
wyborców w wysokości 1.674zł wydatkowano na nagrody dla dwóch pracowników
Urzędu Miasta prowadzących rejestr - (str. 84 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów zawartych w art. 105 ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974r.
Kodeks pracy (Dz. U. z 1998r., Nr 21, poz. 94 ze zm.) zgodnie, z którym nagroda
przysługuje pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków,
przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają
się szczególnie do wykonywania zadań zakładu. Odpis zawiadomienia o przyznaniu
nagrody lub wyróŜnienia składa się do akt osobowych pracownika.
28. Stwierdzono:
zakup papieru xero zaksięgowano w §4210 „Zakup materiałów i wyposaŜenia” - (str. 84
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać klasyfikacji określonej rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14
czerwca 2006r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,
przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, zgodnie
z którym zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń
kserograficznych klasyfikuje się w § 4740.
29. Stwierdzono:
a). dochody związane z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej
zostały odprowadzone do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w kwotach innych
niŜ zebrane na dzień 10 i 20 danego miesiąca,
b). na dzień 15.05.2008r. nie dokonano odprowadzenia do Mazowieckiego Urzędu
Wojewódzkiego dochodów pobranych w okresie od dnia 21.04.2008r. do dnia
10.05.2008r. w wysokości 2.166,38zł. Odprowadzenia dokonano dopiero w dniu
23.05.2008r.,
c). od dochodów nieodprowadzonych terminach nie zostały zapłacone odsetki - (str. 86
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
a, b). przestrzegać zapisów art. 189 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach
publicznych (Dz. U. z 2005r. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zgodnie z którym pobrane
przez jednostkę samorządu terytorialnego dochody związane z realizacją zadań
z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu
terytorialnego odrębnymi ustawami, zarząd jednostki samorządu terytorialnego
odprowadza na rachunek dochodów budŜetu państwa w trybie i terminach określonych
w § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie planów
finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych
jednostkom samorządu terytorialnego ustawami przekazywania dotacji celowych
i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U.
z 2006r. Nr 135, poz.955),
c). zgodnie z art. 189 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych od
dochodów, związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych
zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego odrębnymi ustawami,
nieodprowadzonych w terminach, naliczać odsetki w wysokości jak dla zaległości
podatkowych.
VII. Rozliczenia finansowe Gminy Kołbiel z jej jednostkami organizacyjnymi
30. Stwierdzono:
Uchwała ZSP 14/06/07 Rady Pedagogicznej ZSP Nr 1 w Kobyłce z dnia 28 czerwca
2007r. w sprawie zatwierdzenia zmian w Statucie ZSP Nr 1 w Kobyłce nie została
przedłoŜona organowi prowadzącemu i nie została opublikowana w Dzienniku
Urzędowym Województwa Mazowieckiego - (str. 87 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów zawartych w:
• §41 ww. Statutu, zgodnie z którym Rada Pedagogiczna Zespołu w formie
uchwały przedkłada wszelkiego rodzaju zmiany do Statutu organowi
prowadzącemu w ciągu 7 dni,
• art. 18, ust. 2, pkt. 9 ppkt. h i art. 18a ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r.
o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 ze
zm.) do wyłącznej właściwości rady gminy naleŜy m.in. tworzenie, likwidacja
i reorganizacja gminnych jednostek organizacyjnych, oraz Ŝe rada gminy
kontroluje działalność gminnych jednostek organizacyjnych.
Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
31. Stwierdzono:
nieterminowe regulowanie zobowiązań zaciągniętych przez Gminę Kobyłka - (str. 93
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
dokonywać wydatków zgodnie z art. 35, ust. 3, pkt. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r.
o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2005r. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zgodnie
z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w terminach wynikających
z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, uwzględniając art. 481 § 1 ustawy z dnia
23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny, według którego wierzyciel moŜe Ŝądać odsetek za
czas opóźnienia, jeŜeli dłuŜnik opóźnia się ze spłaceniem świadczenia pienięŜnego
(Dz. U. z 1964r. Nr 16, poz. 93 ze zm.).
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
•
Burmistrz Miasta (Kierownik Urzędu),
•
Skarbnik Miasta (Główny Księgowy BudŜetu).
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r.
o regionalnych izbach obrachunkowych (Tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577
z 2001r. z późn. zm.) – Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje
(w 2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub
o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia.
Przekazując powyŜsze, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia
pokontrolnego Radnych na najbliŜszej sesji Rady Miasta.
Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy jw. do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym
przysługuje Burmistrzowi Miasta prawo zgłoszenia zastrzeŜenia do Kolegium Izby
w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Podstawą zgłoszenia zastrzeŜenia moŜe być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną
jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Z-ca Prezesa
Regionalnej Izby Obrachunkowej
/-/
mgr Stanisław Stępień
Do wiadomości:
Rada Miasta