ARCHIWUM PAŃSTWOWE W ZIELONEJ GÓRZE Zmówi

ARCHIWUM PAŃSTWOWE W ZIELONEJ GÓRZE
__________________________________________________________________________________
Znak:O2.6210.11.2016
Załącznik Nr 1
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
NA REALIZACJĘ ZADANIA „DIGITALIZACJA ZASOBU ARCHIWALNEGO W 2016 R.”
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa digitalizacji materiałów archiwalnych, nadanie nazw plikom i folderom. dla skanów pozyskanych z 131 190 stron materiałów archiwalnych według zestawienia:
Numer i nazwa zespołu
Lp.
nr 89/831 – Biuro Wojewódzkiej
Rady Narodowej w Zielonej Gó1 rze z lat 1973-1990
Ilość jednostek
Karty
archiwal- luźne
nych
Poszyty,
Księgi
składki
Szacowana
liczba skanów
Okładki
405
77 139
657
0
405
78 201
23
0
2 417
0
23
2 440
nr 89/436 – Rejonowy Urząd Likwidacyjny w Zielonej Górze z
3 lat 1945-1954
125
2 518
6 502
1 256
125
10 401
nr 89/554 – Związek Bojowników w Wolność i Demokrację.
Zarząd Okręgu Zielonej Górze
4 z lat 1950-1989
194
8 382
426
0
147
8 955
5 Nr 89/13- Akta miasta Głogów
51
129
810
9 788
50*
10 776
Nr 89/1994 - Komitet Woje6 wódzki PZPR w Zielonej Górze
236
20 181
0
0
236
20 417
89/375 Starostwo Powiatowe
2 Głogowskie z lat 1945-1950
131 190
*zawiera również dokument pergaminowy z dwoma pieczęciami, który nie wchodzi w zakres zamówienia.
2. Postać materiałów archiwalnych, to;
a) luzy ( akta luźne) w większości przypadków są formatu A-4 , w tym około 5 % formatu do A-3.
b) poszyty ( akta szyte, bindowane) w większości przypadków są formatu A-4 , w tym około 5 % formatu
do A-3.
c) księgi są formatów niewymiarowych, lecz jedynie 5 ksiąg wykracza poza format A-3 , w tym 1 j.a/.
(80 stron, format 86x48). 2 j.a. (140 stron , format 84x43 cm, 1 ja. (12 stron, format 66x35).
3. Stan zachowania przedmiotowych materiałów : umożliwia skanowanie, na niektórych kartach możliwe drobne ubytki, zagniecenia, ślady po składaniu
4.Zamawiający nie przewiduje rozszywania podszytów, ksiąg i składek.
5. Zakres prac składających się na przedmiot zamówienia obejmuje digitalizację, nadanie nazw plikom
__________________________________________________________________________________
Zmówienie„DIGITALIZACJA ZASOBU ARCHIWALNEGO W 2016 R.”
Strona 1 z 3
ARCHIWUM PAŃSTWOWE W ZIELONEJ GÓRZE
__________________________________________________________________________________
Znak:O2.6210.11.2016
i folderom zgodnie z Zarządzeniem Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dn. 31
sierpnia 2015 r., w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych
6.Podana wyżej ilość skanów jest ilością orientacyjną, służącą do obliczenia ceny oferty i może ulec
zmniejszeniu lub zwiększeniu max. o 2% w trakcie realizacji umowy zawartej w wyniku niniejszego
postępowania.
7. Skany przekazane zostaną na nośnikach ( Dysk USB), które przechodzą na własność zamawiającego.
8. Skanowanie dokumentów tekstowych należy przeprowadzić przy zastosowaniu rozdzielczości optycznej w całym obszarze skanowania w pionie i w poziomie 300 ppi, głębia kolorów - 24-bitowe RGB a dla
dokumentów zawierających kolorowe elementy lub obiekty o istotnej wartości semiotycznej (adnotacje
odręczne, ostemplowanie, pieczecie, ikonografię przy zastosowaniu rozdzielczości optycznej w całym
obszarze skanowania w pionie i w poziomie 600 ppi, głębia kolorów - 24-bitowe RGB, zgodnie z Zarządzeniem Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dn. 31 sierpnia 2015 r., w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych
9. Skanowanie materiałów szytych i w różny sposób bindowanych oraz wytworzonych do 1945 r. należy
przeprowadzić na skanerze dziełowym lub płaskim ze światłem zimnym, niska emisja promieniowania
ultrafioletowego.
10. Dopuszczalne jest skanowanie kart luźnych wytworzonych po 1945 r. na skanerze tzw. Przelotowym
( szczelinowym, rolkowym) ze światłem zimnym, niska emisja promieniowania ultrafioletowego, pod warunkiem, że urządzenie to będzie posiadało stosowane zabezpieczenia przed rozdarciem, porwaniem ,
zgnieceniem lub jakikolwiek innym uszkodzeniem materiału archiwalnego. Przed ewentualnym użyciem
takiego skanera należy przedłożyć Zamawiającemu wiarygodne dane producenta skanera o spełnieniu
przezs zastosowany sprzęt powyższych warunków.
11. Kopie cyfrowe powinny zostać zapisane w formatach TIFF bez kompresji
12. Przestrzeń wokół obrazu graficznego (marginesy) powinna wynosić ok. 0,5 cm.
13. Pierwszy skan oraz okładka w każdej sygnaturze będzie zawierał dodatkowo wzorce kontroli jakości
procesów reprodukcyjnych zgodnie z Zarządzeniem Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dn. 31 sierpnia 2015 r., w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych
14. W sprawach licznych braków lub błędów w numeracji stron i kart wykonawca konsultuje się z zamawiającym.
15. Wykonawca będzie przedstawiał do akceptacji zamawiającego skany nie więcej niż z 5 w pełni zdigitalizowanych jednostek archiwalnych każdorazowo przed rozpoczęciem skanowania kolejnych jednostek .
16. Materiały do skanowania będą przekazywane z magazynów archiwalnych i zwracane do magazynów
archiwalnych w partiach uzgodnionych z wykonawcą.
17. Odbiór i kontrola jakości skanów, ich opisu, metryczek, kompletności oraz zgodności z oryginalnymi
materiałami może odbywać się partiami wynikającymi z postępu prac. Harmonogram prac stanowiu
18. Zamawiający w ciągu tygodnia od daty zakończenia wszystkich prac przeprowadzi ich odbiór , w tym
wykonania ewentualnych poprawek, ewentualnych zabiegów konserwatorskich akt ) będący podstawą
rozliczenia z wykonawcą.
19. Wykonawca zobowiązany jest do zastosowania takiej metody skanowania i takiego rodzaju sprzętu,
aby uniknąć zniszczenia (pogorszenia stanu technicznego) skanowanej dokumentacji.
20. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność materialną za szkody; pokrycie kosztów naprawy, konserwacji i rekonstrukcji dokumentów lub wypłacie stosownego odszkodowania na podstawie wyceny powstałych szkód przez rzeczoznawców wskazanych przez zamawiającego.
21. Wykonawca prac zobowiązany jest do ;
- zachowania należytej staranności przy korzystaniu z udostępnionych materiałów,
- dostosowania metod i urządzeń skanujących do rodzaju i stanu (jakości) skanowanych
__________________________________________________________________________________
Zmówienie„DIGITALIZACJA ZASOBU ARCHIWALNEGO W 2016 R.”
Strona 2 z 3
ARCHIWUM PAŃSTWOWE W ZIELONEJ GÓRZE
__________________________________________________________________________________
Znak:O2.6210.11.2016
materiałów,
- niewykorzystywania udostępnionych materiałów do innych celów niż określonych w umowie,
-nieudostępniania oryginałów ani kopii materiałów będących przedmiotem zamówienia innym
podmiotom, nieudostępniania, nierozpowszechniania danych zawartych w w/w dokumentach, niezmieniania treści w/w dokumentów.
Sporządził…………………………………..
__________________________________________________________________________________
Zmówienie„DIGITALIZACJA ZASOBU ARCHIWALNEGO W 2016 R.”
Strona 3 z 3