pobierz - ministerstwo rozwoju
Transkrypt
pobierz - ministerstwo rozwoju
Rozeznanie rynku Opis przedmiotu zadania Zamówienie obejmuje zapewnienie noclegów, przewozu w obie strony, sali konferencyjnej wraz ze sprzętem technicznym oraz obsługą cateringową dla maksymalnie 21 osób w terminie 6-7 lipca 2015 r. I. Zakres zamówienia: 1. Wymagania dotyczące noclegów Zapewnienie 1 noclegu z dnia 6 na 7 lipca 2015 r. 1. a) Pokoje odpowiadające standardowi hotelu minimum trzygwiazdkowego Hotel musi być zlokalizowany w odległości od 20 km do 50 km (w linii drogowej) od siedziby Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju (ul. Wspólna 2/4; 00-926 Warszawa). b) Należy zapewnić nocleg w do pojedynczego wykorzystania. pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych c) Wszystkie pokoje i sala konferencyjna muszą znajdować się w jednym budynku. 2. Wymagania dotyczące przewozu a) Autokar lub bus nie starszy niż 5 lat, klimatyzowany, z ważną polisą ubezpieczeniową, do przewozu maksymalnie 21 osób. b) Wyjazd z Warszawy, ul Wspólna 2/4 I dnia ok. g. 08.00 (w zależności od odległości możliwa zmiana godziny). c) Wyjazd z hotelu, II dnia ok. g. 15.00 (w zależności od odległości możliwa zmiana godziny) i przyjazd do Warszawy, ul Wspólna 2/4. 3. Wymagania dotyczące sali konferencyjnej i sprzętu technicznego W pełni wyposażona sala konferencyjna z miejscami dla maksymalnie 2 1 osób, zgodnie z przepisami BHP. W zakres wymaganego wyposażenia sali wchodzą m.in.: a) Stół prezydialny dla 3 osób, b) Krzesła i stoły (ułożenie stołów w podkowę, umożliwiające uczestnikom śledzenie prezentacji), c) Sprzęt konferencyjny (ekran, projektor multimedialny z laptopem, tablica typu „flipchart” i flamastry), zdolny do współpracy d) Laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point) oraz programem do odczytu plików PDF, e) Sprzęt nagłaśniający, f) Dostęp do Internetu, g) Obsługa techniczna sprzętu. 1 Hotel, który posiada decyzję właściwego Marszałka Województwa o zaszeregowaniu go do kategorii oznaczonej trzema gwiazdkami na podstawie art. 38 ust.1 i art. 42 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2014 Nr 196) i znajduje się w Centralnym Wykazie Obiektów Hotelarskich (http://turystyka.gov.pl/cwoh/index). 4. Wymagania dotyczące obsługi cateringowej spotkania Obsługa cateringowa zgodnie z poniższym harmonogramem i zakresem. Przybliżony harmonogram (godziny mogą ulec zmianie): I dzień II dzień 08.00-10.00 przyjazd, zakwaterowanie, kawa powitalna 08.00-09.00 śniadanie 10.00-11.30 spotkanie informacyjne IZ POIiŚ z IP/IW* 09.00-10.30 szkolenie 11.30-11.45 przerwa kawowa 10.30-10.45 przerwa kawowa 11.45-13.15 szkolenie 10.45-12.15 szkolenie 13.15-14.15 lunch 12.15-12.30 przerwa kawowa 14.15 – 15.45 szkolenie 12.30-14.00 szkolenie 15.45-16.00 przerwa kawowa 14.00-15.00 lunch 16.00-17.30 szkolenie 15.00wykwaterowanie i wyjazd do Warszawy 20.00- kolacja Zgodnie z powyższym w zakres cateringu wchodzą: a) Kawa powitalna/przerwa kawowa dostępna podczas całego spotkania (I i II dzień zgodnie z harmonogramem) – w formie szwedzkiego stołu, kawa z ekspresu (zaparzacza) świeżo parzona, herbata (min. 3 rodzaje herbat w torebkach w tym owocowe), woda mineralna gazowana i niegazowana (0,5 l na osobę), 2 rodzaje soków owocowych, 3 rodzaje świeżych owoców, 3 rodzaje ciastek typu mini rogaliki, mini babeczki, mini muffiny, b) Lunch (I i II dzień zgodnie z harmonogramem) – w formie bufetu zimnego, ciepłego oraz bufetu z deserami (wybór deserów) i napojami; w menu 2 dania ciepłe do wyboru (w tym jedno wegetariańskie) z 2 rodzajami dodatków skrobiowych oraz 2 rodzajami surówek, 2 rodzaje sałatek zimnych, 2 rodzaje ciast do wyboru oraz mus ze świeżych owoców; kawa z ekspresu (zaparzacza) świeżo parzona, herbata (min. 3 rodzaje herbat w torebkach w tym owocowe), woda mineralna gazowana i niegazowana (0,5 l na osobę), 2 rodzaje soków owocowych, c) Kolacja (I dzień zgodnie z harmonogramem) – w formie bufetu zimnego, ciepłego oraz bufetu z deserami składającej się z: przystawek (2 rodzaje do wyboru), zupy (2 rodzaje do wyboru), dania głównego (2 rodzaje do wyboru), deseru (2 rodzaje ciast do wyboru oraz mus ze świeżych owoców) oraz napojów: kawy z ekspresu (zaparzacza) świeżo parzonej, herbat (min. 3 rodzaje herbat w torebkach, w tym owocowe), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków owocowych (dwa rodzaje). Konieczna wersja posiłku mięsna oraz dla wegetarian. d) Śniadanie (II dzień zgodnie z harmonogramem) – w formie zimnego oraz ciepłego bufetu. Dania zimne: chleb, bułki, masło, twarożki (co najmniej w dwóch smakach), dżem, jogurt, płatki Muesli, mleko, wybór serów, wybór wędlin, świeże warzywa. Dania gorące: jajecznica, parówki oraz kawa z ekspresu (zaparzacza) świeżo parzona, herbata ( min. 3 rodzaje herbat w torebkach, w tym owocowe), woda mineralna gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków owocowych. e) Serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów/obrusy, zastawa porcelanowa i szklana, sprzątanie). II. Dodatkowe informacje dla Wykonawcy: a) Ostateczne menu będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę w ofercie. Wszystkie posiłki oraz przerwy kawowe powinny być zorganizowane uczestników spotkania. w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla b) Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej na 2 dni przed terminem spotkania. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie listy zgłoszonych osób uwzględniając podane przez Wykonawc ę koszty stałe i koszty osobowe. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników w terminie określonym w zdaniu pierwszym, Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tego tytułu. III. Przygotowanie oferty: a) W ofercie należy uwzględnić: kosztorys wykonania zadania zgodnie z załącznikiem nr 1 do OPZ, 2 przykładowe propozycje menu lunchu i kolacji, skan/kopię ważnej polisy OC oraz skan/kopię dowodu rejestracyjnego pojazdu lub pojazdów, który będzie realizował usługę, termin, w którym Wykonawca jest związany złożoną ofertą. b) Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do dnia 24 czerwca br. na adres: e-mail: [email protected]. IV. Kryteria wyboru ofert: a) 100% cena, b) Zgodność przekazanych dokumentów wskazanych w pkt III. a) OPZ z wymaganiami określonymi w pkt I OPZ. V. Warunki wyboru Wykonawcy: a) W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami, w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. b) Zamawiający nie przewiduje prowadzenia negocjacji z Oferentami. c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę. d) Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w ministerstwie. e) Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. f) Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia, bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. g) Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu przepisów Ustawy o dostępie do informacji publicznej, i w przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy, jego oferta zostanie odrzucona. h) Zamawiający nie ma możliwości zaliczkowania. VI. Osoba do kontaktu: Edyta Klimczak Departament Programów Infrastrukturalnych Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju tel. +48 22 273 83 15, fax +48 22 273 89 09, e-mail: [email protected]