Zaproszenie do złożenia ofert INFORMACJA I PROMOCJA

STAROSTWO POWIATOWE W MIKOŁOWIE
ul. Żwirki i Wigury 4a
43-190 Mikołów
Centrala tel.
0 (prefix) 32 324 81 00
Sekretariat fax 0 (prefix) 32 324 81 32
NIP: 635-15-75-953
REGON: 276284779
Mikołów, dn.20.07.2015 r.
ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERT
Słowniczek:
Projekt:
przedsięwzięcie pn. J-ednolita S-trategia T-erytorialna = spójny obszar
funkcjonalny powiatu mikołowskiego poprzez wzmocnienie mechanizmów
efektywnej współpracy JST” w ramach programu „Rozwój miast poprzez
wzmocnienie kompetencji jednostek samorządu terytorialnego, dialog
społeczny oraz współpracę z przedstawicielami społeczeństwa obywatelskiego”
finansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014.
Lider Projektu:
Powiat Mikołowski
Partnerzy Projektu:
Powiat Mikołowski i Gminy Powiatu Mikołowskiego: Mikołów, Łaziska
Górne, Orzesze, Ornontowice, Wyry
I.
Przedmiot zamówienia oraz jego zakres rzeczowy.
Przedmiotem zamówienia jest usługa w zakresie informacji i promocji projektu pod nazwą „Jednolita S-trategia T-erytorialna = spójny obszar funkcjonalny powiatu mikołowskiego poprzez
wzmocnienie mechanizmów efektywnej współpracy JST” w ramach programu „Rozwój miast
poprzez wzmocnienie kompetencji jednostek samorządu terytorialnego, dialog społeczny oraz
współpracę z przedstawicielami społeczeństwa obywatelskiego” finansowanego ze środków
Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014.
II.
Zadania w ramach w/w usługi:
Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje wykonanie w najlepszej woli, zgodnie z posiadaną wiedzą
fachową, starannie, uczciwie i odpowiedzialnie poniższych zadań:
2.1 Zadanie 1 " Organizacja konferencji otwierającej i zamykającej projekt"
Zadanie to obejmuje dwie części:
2. 1.A.) Organizacja konferencji otwierającej projekt
2.1.A.1 Kontekst:
Działania związane z promocją i informacją są niezbędne w celu właściwego przekazywania
informacji o postępach w projekcie oraz komunikacji z grupami docelowymi Projektu. Konferencja
otwierająca ma za zadanie poinformowania opinii publicznej o rozpoczęciu projektu.
2.1.A.2 Przedmiot zamówienia:
W ramach tego Zadania Wykonawca zobowiązany jest do:
1) stworzenia systemu identyfikacji graficznej Projektu i wykorzystanie go w materiałach
promocyjnych i informacyjnych dla uczestników konferencji.
2) zorganizowania konferencji otwierającej projekt.
2.1.A.3 Specyfikacja:
Ad. 1) W ramach tworzenia systemu identyfikacji graficznej Projektu Wykonawca zobowiązuje się
do:
1) wykonania wzoru papieru firmowego Projektu;
2) wykonania tła (grafika wraz z logotypami) dla prezentacji multimedialnych w programie Power
Point;
3) wykonania tła (grafika) dla innych materiałów promocyjnych wykonywanych w ramach Projektu;
4) opracowania merytorycznego materiałów promocyjnych i informacyjnych dla uczestników
konferencji otwierającej projekt tj. broszury informacyjnej, teczki konferencyjnej, notesu
konferencyjnego, długopisu z USB;
5) opracowania graficznego materiałów promocyjnych i informacyjnych dla uczestników konferencji
otwierającej projekt tj. broszury informacyjnej, teczki konferencyjnej, notesu konferencyjnego,
długopisu z USB;
6) opracowania broszury informacyjnej, tak aby informowała o planowanym zakresie projektu, jak
również informowała mieszkańców o ścieżce przygotowywania dokumentów strategicznych oraz
planowanych konsultacjach społecznych powstających dokumentów;
7) materiały promocyjne i informacyjne zostaną wykonane wg następującej specyfikacji:
Broszura informacyjna:
•
Okładka:
papier: kreda błyszcząca, gramatura 150 g
kolorystyka: 4+4 ( pełen kolor )
objętość: 4 strony
•
Strony środkowe:
papier: kreda mat, gramatura 115 g
kolorystyka: 4+4 ( pełen kolor )
objętość: 8 stron
szycie zeszytowe
nakład: 50 egzemplarzy
format: A5
Teczka konferencyjna:
• format : A4
• rodzaj materiału: twarda i sztywna tektura o grubości min. 2 mm, powlekana folią
polipropylenową,
• wyposażona w 3 sztywne klapy zapobiegające wysypywaniu się zawartości o grubości min. 2
mm
• zamykana na rzep/y
• grubość grzbietu: 3,5 cm - 4 cm
• ilość stron nadruku: 2
• nadruk kolorowy, środek jednokolorowy
• forma nadruku – wg projektu przygotowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez
Zamawiającego
• ilość: 50 szt.
Długopis:
• materiał: metal / aluminium
• z wbudowaną pamięcią USB 4GB, kompatybilną ze wszystkimi komputerami
• nadruk dwustronny
• kolor nadruku: czarny lub biały
• ilość: 50 szt.
Notes:
• format: A4
• klejony na krótszej krawędzi
• kartki wyrywane „od góry”
• ilość kartek: 50
• okładka: 2 kartki, kreda błyszcząca, gramatura 200 g
• ilość stron nadruku: 52 (w tym dwie strony stanowi okładka)
• nadruk kolorowy
8) przedstawienia do akceptacji Zamawiającego projektu materiałów promocyjnych i
informacyjnych w terminie 7 dni od podpisania umowy;
9) wykonania materiałów promocyjnych i informacyjnych po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego
w liczbie 50 szt.;
10) dostarczenia materiałów promocyjnych i informacyjnych uczestnikom konferencji w trakcie
konferencji za potwierdzeniem odbioru;
11) wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z Podręcznikiem Komunikacji i Identyfikacji
Wizualnej oraz Wymogami dot. Informacji i Promocji, Mechanizm Finansowy EOG oraz
Norweski Mechanizm Finansowy na lata 2009-2014.
Ad. 2) W ramach organizacji konferencji otwierającej Projekt Wykonawca zapewni:
1) salę konferencyjną w miejscu uzgodnionym z Liderem Projektu;
2) przeprowadzenie aktywnej rekrutacji 50 uczestników na konferencję otwierającą Projekt
poprzez odpowiednie działania informacyjne (w tym co najmniej wydruk zaproszeń i ich
przekazanie zaproszonym gościom, plakaty / ogłoszenia informujące o konferencji i ich
umieszczenie w miejscach uzgodnionych z Liderem Projektu i Partnerami Projektu,
przygotowanie informacji o konferencji na stronę www i ich przekazanie Liderowi
Projektu i Partnerom celem umieszczenia na stronach www: Projektu oraz Lidera i
Partnerów Projektu, zaproszenia telefoniczne do podmiotów / osób wskazanych przez
Lidera i Parterów Projektu,
3) opracowanie scenariusza konferencji w porozumieniu z Liderem Projektu;
4) przygotowanie sali konferencyjnej (ustawienie krzeseł, stołów itp.) wraz z
przygotowaniem sprzętu (ekran oraz rzutnik/ projektor multimedialny, laptop, mikrofony
dla osób prowadzących oraz minimum 2 sztuki mikrofonów bezprzewodowych dla
uczestników konferencji) wraz z jego podłączeniem. Jeżeli udostępnione na konferencje
miejsce będzie wyposażone w ekran oraz rzutnik / projektor multimedialny, to jest
możliwość ich nieodpłatnego udostępnienia Wykonawcy;
5) materiały promocyjne i informacyjne (wskazane w punkcie Ad. 1);
6) poczęstunek dla uczestników konferencji - kawa i herbata podawane w termosach, dwa
rodzaje ciastek kruchych, cukier, mleczko do kawy, woda mineralna gazowana i
niegazowana w butelkach min. 0.2 l, kanapki dekoracyjne - szynka/salami / łosoś
wędzony, ser gouda, sałata, ogórek, pomidor, rzodkiewka, ogórek konserwowy, majonez 2 szt. / os. (po 70 g).
7) obsługę cateringu (niezbędny personel zapewniający porządek), usunięcie wraz z
utylizacją odpadów i śmieci powstałych w ramach świadczonej usługi;
8) użycie w cateringu wysokiej jakości wartości odżywczej i estetycznej, jak i gramatury
oraz podanie go zgodnie z wymogami sanitarnymi dotyczącymi żywności i wyżywienia
zbiorowego;
9) świadczenie usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spożywczych
spełniających normy jakości;
10) dokumentację zdjęciową ze zorganizowanej konferencji, którą przekaże Zamawiającemu
w terminie 5 dni roboczych od dnia konferencji na płycie CD;
11) wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z Podręcznikiem Komunikacji i Identyfikacji
Wizualnej oraz Wymogami dot. Informacji i Promocji, Mechanizm Finansowy EOG oraz
Norweski Mechanizm Finansowy na lata 2009-2014;
12) przekazanie Zamawiającemu wszelkich praw własności oraz praw autorskich do
wykonanego przedmiotu zamówienia.
Termin realizacji: do 30 dni od daty podpisania umowy
2.1.B.) Organizacja konferencji zamykającej realizację projektu
2.1.B.1 Kontekst:
Działania związane z promocją i informacją są niezbędne w celu właściwego przekazywania
informacji o postępach w projekcie oraz komunikacji z grupami docelowymi Projektu. Konferencja
ma za zadanie poinformowanie opinii publicznej o osiągniętych w projekcie rezultatach.
2.1.B.2 Przedmiot zamówienia:
W ramach tego Zadania Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowej organizacji konferencji
zamykającej projekt.
2.1.B.3 Specyfikacja:
W ramach organizacji konferencji zamykającej Projekt Wykonawca zapewni:
1) salę konferencyjną w miejscu uzgodnionym z Liderem Projektu;
2) przeprowadzenie aktywnej rekrutacji 50 uczestników na konferencję zamykającą Projekt
poprzez odpowiednie działania informacyjne (w tym co najmniej wydruk zaproszeń i ich
przekazanie zaproszonym gościom, plakaty / ogłoszenia informujące o konferencji i ich
umieszczenie w miejscach uzgodnionych z Liderem Projektu i Partnerami Projektu,
przygotowanie informacji o konferencji na stronę www i ich przekazanie Liderowi
Projektu i Partnerom celem umieszczenia na stronach www: Projektu oraz Lidera i
Partnerów Projektu, zaproszenia telefoniczne do podmiotów / osób wskazanych przez
Lidera i Parterów Projektu,
3) pracowanie scenariusza konferencji w porozumieniu z Liderem Projektu;
4) przygotowanie sali konferencyjnej (ustawienie krzeseł, stołów itp.) wraz z
przygotowaniem sprzętu (ekran oraz rzutnik/ projektor multimedialny, laptop, mikrofony
dla osób prowadzących oraz minimum 2 sztuki mikrofonów bezprzewodowych dla
uczestników konferencji) wraz z jego podłączeniem. Jeżeli udostępnione na konferencje
miejsce będzie wyposażone w ekran oraz rzutnik / projektor multimedialny, to jest
możliwość ich nieodpłatnego udostępnienia Wykonawcy;
5) opracowanie merytoryczne i graficzne materiałów promocyjnych i informacyjnych tj.
broszury podsumowującej Projekt, teczki konferencyjnej, notesu konferencyjnego,
długopisu z USB
6) materiały informacyjne zostaną wykonane wg następującej specyfikacji:
Broszura informacyjna podsumowująca projekt:
•
Okładka:
papier: kreda błyszcząca, gramatura 150 g
kolorystyka: 4+4 ( pełen kolor )
objętość: 4 strony
•
Strony środkowe:
papier: kreda mat, gramatura 115 g
kolorystyka: 4+4 ( pełen kolor )
objętość: 8 stron
szycie zeszytowe
nakład: 50 egzemplarzy
format: A5
Teczka konferencyjna:
• format : A4
• rodzaj materiału: twarda i sztywna tektura o grubości min. 2 mm, powlekana folią
polipropylenową,
• wyposażona w 3 sztywne klapy zapobiegające wysypywaniu się zawartości o grubości min. 2
mm
• zamykana na rzep/y
• grubość grzbietu: 3,5 cm - 4 cm
• ilość stron nadruku: 2
• nadruk kolorowy, środek jednokolorowy
• forma nadruku – wg projektu przygotowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez
Zamawiającego
• ilość: 50 szt.
Długopis:
• materiał: metal / aluminium
• z wbudowaną pamięcią USB 4GB, kompatybilną ze wszystkimi komputerami
• nadruk dwustronny
• kolor nadruku: czarny lub biały
• ilość: 50 szt.
Notatnik:
• format: A4
• klejony na krótszej krawędzi
• kartki wyrywane „od góry”
• ilość kartek: 50
• okładka: 2 kartki, kreda błyszcząca, gramatura 200 g
• ilość stron nadruku: 52 (w tym dwie strony stanowi okładka)
• nadruk kolorowy
7) przedstawienie do akceptacji Zamawiającego projektu materiałów promocyjnych i
informacyjnych w terminie do 30 marca 2016 r.;
8) wykonanie materiałów promocyjnych i informacyjnych po uzyskaniu akceptacji
Zamawiającego w liczbie 50 szt.;
9) dostarczenie materiałów promocyjnych i informacyjnych uczestnikom konferencji w
trakcie konferencji za potwierdzeniem odbioru;
10) poczęstunek dla uczestników konferencji - kawa i herbata podawane w termosach, dwa
rodzaje ciastek kruchych, cukier, mleczko do kawy, woda mineralna gazowana i
niegazowana w butelkach min. 0.2 l, kanapki dekoracyjne - szynka/salami / łosoś
wędzony, ser gouda, sałata, ogórek, pomidor, rzodkiewka, ogórek konserwowy, majonez 2 szt. / os. (po 70 g).
11) obsługę cateringu (niezbędny personel zapewniający porządek), usunięcie wraz z
utylizacją odpadów i śmieci powstałych w ramach świadczonej usługi;
12) użycie w cateringu wysokiej jakości wartości odżywczej i estetycznej, jak i gramatury
oraz podanie go zgodnie z wymogami sanitarnymi dotyczącymi żywności i wyżywienia
zbiorowego;
13) świadczenie usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spożywczych
spełniających normy jakości;
14) dokumentację zdjęciową ze zorganizowanej konferencji, którą przekaże Zamawiającemu
w terminie 5 dni roboczych od dnia konferencji na płycie CD/DVD;
15) wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z Podręcznikiem Komunikacji i Identyfikacji
Wizualnej oraz Wymogami dot. Informacji i Promocji, Mechanizm Finansowy EOG oraz
Norweski Mechanizm Finansowy na lata 2009-2014.
16) przekazanie Zamawiającemu wszelkich praw własności oraz praw autorskich do
wykonanego przedmiotu zamówienia.
2.2 Zadanie 2: Stworzenie strony www wraz z obsługą i hostingiem przez okres realizacji
projektu.
2.2.1 Kontekst:
W ramach działań promocyjnych Projektu planowane jest utworzenie strony internetowej w dwóch
wersjach językowych – polskiej i angielskiej. Za pomocą strony możliwe będzie w prosty sposób
poinformowanie o swojej działalności i przedstawianie aktualnych wydarzeń. Na stronie internetowej
będą zamieszczane aktualności na temat działalności w ramach projektu, zdjęcia i pozostałe
informacje pomocne potencjalnym interesariuszom i użytkownikom Internetu.
2.2.2 Przedmiot zamówienia:
W ramach zamówienia Wykonawca powinien dokonać:
1. kreacji szczegółowych elementów graficznych - zakładki, zdjęcia, symbolika, nawigacja;
2. opracowania strony technicznej, konwencji nawigacji, platformy funkcjonalnej i graficznej;
3. opracowania merytorycznej zawartości strony;
4. tłumaczenia na skróconą wersję angielską;
5. utrzymanie usługi hostingu domeny www.jst.mikolowski.pl udostępnionej przez
Zamawiającego;
6. utworzenia dedykowanego konta społecznościowego Projektu na portalu Facebook jako
uzupełnienie strony internetowej.
Serwis musi być łatwy w obsłudze i przyjazny dla każdego użytkownika oraz stanowić kompleksowe i
interaktywne narzędzie informacyjno-promocyjne Projektu.
Strona musi zawierać widoczne odnośniki (np. linki w postaci banerów) do stron wszystkich
Partnerów Projektu.
W trakcie realizacji projektu Wykonawca będzie zobowiązany do współpracy i stałego kontaktu z
Wykonawcami następujących elementów Projektu:
0) Diagnoza i analiza społeczna problemów mieszkańców obszaru funkcjonalnego Powiatu
Mikołowskiego;
1) Zintegrowana Strategia rozwoju dla obszaru funkcjonalnego powiatu mikołowskiego na lata
2014-2020;
2) Podstrategia kształtowania przestrzeni publicznej (w tym rewitalizacji obszarów
zdegradowanych i działania na rzecz rozwoju przestrzeni publicznych służących wzmocnieniu
lokalnych więzi społecznych);
3) Podstrategia informatyzacji obszaru funkcjonalnego powiatu mikołowskiego;
4) Podstrategia przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu;
5) Podstrategia rozwiązywania problemów demograficznych (dostosowanie oferty miast do
cyklu życia człowieka; projekty na rzecz dzieci i młodzieży, osób w wieku produkcyjnym i
poprodukcyjnym; rozwój usług z zakresu edukacji, opieki zdrowotnej; kultury i rekreacji);
6) Podstrategia ds. lokalnego rynku pracy, wspieranie zatrudnienia i mobilności pracowników;
7) Podstrategia - Ochrona środowiska naturalnego i wspieranie efektywności wykorzystania
zasobów;
8) Podstrategia - Promowanie zrównoważonego transportu i usuwanie niedoborów
przepustowości w działaniu najważniejszych infrastruktur sieciowych;
9) Podstrategia - Wzmacnianie potencjału instytucjonalnego i skuteczności administracji
publicznej;
10) Podstrategia – promocja obszaru funkcjonalnego;
11) Pozostałych zadań przewidzianych w tym zapytaniu ofertowym.
2.2.3 Specyfikacja:
1) Uruchomienie strony internetowej Projektu winno nastąpić nie później niż we wrześniu 2015r.
2) Wykonawca jest zobowiązany do uruchomienia, utrzymania strony internetowej Projektu w
okresie od września 2015 r. do kwietnia 2016 r. i jej bieżącej aktualizacji (co najmniej dwa
razy w tygodniu).
3) Wykonawca jest zobowiązany do utworzenia i utrzymania dedykowanego projektowi konta
społecznościowego na portalu Facebook w okresie od września 2015 r. do kwietnia 2016 r. i
jego bieżącej aktualizacji (co najmniej dwa razy w tygodniu).
4) Udostępnienie pełnej wersji serwisu internetowego w języku polskim.
5) Dokonanie tłumaczenia i udostępnienie skróconej wersji serwisu internetowego w języku
angielskim. Informacje w wersji angielskiej winny stanowić do 30 stron maszynopisu w
formacje A4 (bez map i zdjęć). Zamawiający dostarczy Wykonawcy w formie elektronicznej
na wskazany przez Wykonawcę adres e-mail, treść serwisu internetowego w języku polskim
do tłumaczenia na język angielski - w terminie 14 dni od dat podpisania umowy. Wykonawca
będzie zobowiązany zastosować angielski zestaw logotypów i informacje o dofinansowaniu w
tym języku.
6) Strona powinna zawierać baner informujący o współfinansowaniu Projektu ze środków EOG
wraz z prawidłowymi logotypami.
7) Strona powinna zawierać dane teleadresowe Partnerów Projektu oraz ich herby.
8) Strona powinna zawierać w widocznym miejscu logo Projektu.
9) Minimalny zakres struktury witryny powinien zawierać:
a) nowości na stronie
b) Partnerzy Projektu - krótka charakterystyka
c) historia Projektu
d) dofinansowanie
e) kontakt - Lider Projektu oraz Partnerzy
f) procedury przetargowe - kontrakty - wraz z odniesieniem do strony
www.bip.mikolowski.pl, gdzie publikowana są informacje przetargowe Lidera
Projektu.
g) opis elementów Projektu - zakres, cele, rezultaty, produkty, odbiorcy itd.
h) opis promocji projektu wraz z zamieszczeniem wykonanych produktów
promocyjnych
i) galeria zdjęć
j) statystyki odwiedzających - strona powinna zawierać opracowywane na bieżąco
statystyki informujące o liczbie odwiedzających w rozbiciu na miesiące, rok, itp.
Statystyki powinny być zamieszczone na osobnej podstronie z rozbiciem wg
poszczególnych kryteriów.
k) linki do strony głównej Lidera i Partnerów
l) powiązanie z utworzonym przez Wykonawcę dedykowanym kontem
społecznościowym Projektu na portalu Facebook.
m) strukturę umożliwiającą przeprowadzenie na stronie konsultacji społecznych i badania
interesariuszy Projektu.
10) Parametry techniczne strony:
a) ilość podstron dostosowana do wymagań dotyczących treści, jakie mają być na stronie
zawarte;
b) technologia wykonania: połączenie flash/xhtml/Java, baza danych: SQL;
c) ilość dostępnych baz dostosowana do wymagań dotyczących treści, jakie mają być
zawarte na stronie;
d) oprogramowanie antyspamowe i antywirusowe.
11) Technologia elementów graficznych:
a) obrazy statyczne: png lub jpg
b) obrazy animowane: gif lub flash.
12) Parametry strony powinny umożliwiać edycję treści strony internetowej dla Zamawiającego,
za pomocą systemu narzędzi umożliwiających tworzenie i zarządzanie treścią osobom bez
znajomości metod programowania oraz narzędzi umożliwiających wymianę informacji z
aplikacjami biurowymi.
13) Parametry techniczne użyte do utworzenia strony internetowej Projektu powinny umożliwić
jej funkcjonowanie w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. Wykonawca przekaże
Zamawiającemu hasła administratora umożliwiające mu dokonywanie zmian lub
wprowadzanie nowych treści oraz wszystkie pliki i struktury danych umożliwiające
uruchomienie witryny na serwerze niezależnym od Wykonawcy.
14) Strona wraz z bazą danych będzie utrzymywana i hostingowana przez Wykonawcę,
skonfigurowana i zoptymalizowana do prawidłowego jej działania.
15) Sporządzenie jednej kopii zapasowej (kopii bezpieczeństwa) wersji instalacyjnej stworzonej
strony, przy czym Zamawiający zobowiązuje się do przechowywania kopii aktualnie
nieużywanej w miejscu zabezpieczonym przed dostępem osób nieupoważnionych i
pozostających pod jego kontrolą.
16) Zapewnienie możliwości zdalnego wykonywania przez Zamawiającego całościowych kopii
zapasowych (kopii bezpieczeństwa) strony internetowej, zawierających pliki systemu oraz
pliki przetwarzania danych.
17) Zamawiający wymaga od Wykonawcy 8 godzinnego czasu reakcji serwisu na zgłoszoną
awarię w okresie trwania umowy i gwarancji.
18) Zamawiający wymaga od Wykonawcy 24 godzinnego czasu naprawy awarii.
19) Zlecenie obejmuje zebranie informacji i danych, opracowanie tekstu, wykonanie co najmniej
dwóch różnych projektów graficznych - odmiennych w stylizacji, kolorystyce, układzie
topograficznym, motywach przewodnich, zdjęciach.
20) Wykonawca zobowiązany jest do dostosowania strony internetowej do bieżących przepisów
prawa w okresie trwania umowy i okresu gwarancji.
21) Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wszelkich praw autorskich do
wykonanej strony internetowej.
22) Wykonawca udzieli Zamawiającemu 60 miesięcznej gwarancji jakości na serwis internetowy
w zakresie bezusterkowego funkcjonowania serwisu, licząc od dnia zakończenia
administrowania serwisem. Czas trwania rękojmi będzie równy okresowi trwania gwarancji.
Wykonawca zapewni aktualizację serwisu pod względem bezpieczeństwa i wydajności w
okresie gwarancji.
23) Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu wszelkich praw własności oraz
praw autorskich do wykonanego przedmiotu zamówienia.
2.2.4 Terminy realizacji: do 30.09.2015 r. (stworzenie strony); wrzesień 2015 - kwiecień 2016 r.
(obsługa i hosting strony)
2.3 Zadanie 3 " Wykonanie i montaż tablic informacyjnych i pamiątkowych"
Zadanie obejmuje dwie części ;
2.3.A.) Wykonanie i montaż tablic informacyjnych w siedzibie Lidera i Partnerów projektu
2.3.A.1 Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i montaż 6 tablic informacyjnych o Projekcie w siedzibie
Lidera i Partnerów Projektu.
2.3.A.2 Specyfikacja:
1) format : B3 ( JIS ) ( 515 mm x 364 mm )
2) podkład: pianka 5 mm
3) nadruk: folia błyszcząca, samoprzylepna
4) nadruk kolorowy
5) forma nadruku – wg projektu Wykonawcy zaakceptowanego przez Zamawiającego
6) ilość : 6 szt.
7) Miejsce montażu:
a) budynek Starostwa Powiatowego w Mikołowie, ul. Żwirki i Wigury 4a,
b) budynek Urzędu Miasta Łaziska Górne, Plac Ratuszowy 1,
c) budynek Urzędu Miasta Mikołów, Rynek 16
d) budynek Urzędu Gminy Ornontowice, ul. Zwycięstwa 26 a
e) budynek Urzędu Miasta Orzesze, ul. Św. Wawrzyńca 21
f) budynek Urzędu Gminy Wyry, ul. Dąbrowszczaków 133
8) Wykonawca zobowiązuje się do wykonania projektów zgodnie z Podręcznikiem Komunikacji i
Identyfikacji Wizualnej oraz Wymogami dot. Informacji i Promocji, Mechanizm Finansowy EOG
oraz Norweski Mechanizm Finansowy na lata 2009-2014.
9) Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu wszelkich praw własności oraz praw
autorskich do wykonanego przedmiotu zamówienia.
2.3.B.) Wykonanie i montaż tablic pamiątkowych w siedzibie Lidera i Partnerów
projektu
2.3.B.1 Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i montaż 6 tablic pamiątkowych w siedzibie Lidera i
Partnerów Projektu.
2.3.B.2 Specyfikacja:
2) Wymiar jednej tablicy minimum 900 mm x 700 mm
3) Miejsce montażu:
a) budynek Starostwa Powiatowego w Mikołowie, ul. Żwirki i Wigury 4a,
b) budynek Urzędu Miasta Łaziska Górne, Plac Ratuszowy 1,
c) budynek Urzędu Miasta Mikołów, Rynek 16
d) budynek Urzędu Gminy Ornontowice, ul. Zwycięstwa 26 a
e) budynek Urzędu Miasta Orzesze, ul. Św. Wawrzyńca 21
f) budynek Urzędu Gminy Wyry, ul. Dąbrowszczaków 133
4) Sposób wykonania:
a) laminat grawerski lub inna metaliczna powierzchnia
b) podkład z pleksy bezbarwnej
c) element mocujący: śruby ozdobne
5)
6)
7)
8)
d) litery i znaki monochromatyczne wyklejone foliami wylewanymi serii951 z
ośmioletnią gwarancją lub sitodrukiem
Wszystkie tablice będą montowane wewnątrz budynków
Wykonawca zobowiązuje się do zastosowania technologii, która zapewni materiałom trwałość
przez okres minimum 6 lat.
Wykonawca zobowiązuje się do wykonania projektów zgodnie z Podręcznikiem Komunikacji
i Identyfikacji Wizualnej oraz Wymogami dot. Informacji i Promocji, Mechanizm Finansowy
EOG oraz Norweski Mechanizm Finansowy na lata 2009-2014.
Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu wszelkich praw własności oraz
praw autorskich do wykonanego przedmiotu zamówienia.
2.4 Zadanie 4 " Wydruk materiałów informacyjnych na potrzeby projektu."
Zadanie składa się z dwóch części:
2.4.A.) Wydruk materiałów informacyjnych na potrzeby projektu - informacja dla mieszkańców
na początek projektu
2.4.A.1 Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest opracowanie projektu graficznego i tekstowego materiałów
informacyjnych - ulotek informacyjnych o rozpoczęciu Projektu dla mieszkańców powiatu
mikołowskiego i ich dostarczenie do siedziby Lidera Projektu.
2.4.A.2 Specyfikacja:
Do zadań Wykonawcy należy wykonanie ulotek informacyjnych spełniających następujące warunki:
a) format : A4 składana na 3 części
b) papier kreda
c) połysk
d) nadruk kolorowy, dwustronny
e) forma nadruku – wg projektu przygotowanego przez Wykonawcę i przesłanego
Zamawiającemu do akceptacji w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy.
f) ilość : 10 000 szt.
g) wersja językowa: polska
Wykonawca jest zobowiązany do:
1)
zebrania informacji i danych, opracowania autorskiego tekstu;
2)
opracowania i przedłożenia Zamawiającemu projektu graficznego do akceptacji w
terminie 7 dni od daty podpisania umowy;
3)
wydruku ulotki wg specyfikacji i w wersji zaakceptowanej przez Zamawiającego
oraz dostarczenia ulotek do siedziby Zamawiającego, tj. Starostwa Powiatowego w
Mikołowie, Wydziału Promocji i Rozwoju (pok. 209, I piętro) w terminie 21 dni od dat
podpisania umowy;
4)
dostarczenia Zamawiającemu na nośniku CD/DVD projektu graficznego ulotki
(pliki JPG, PDF, corel - forma edytowalna oraz zamieniona na krzywe);
5)
zrealizowania czynności zgodnie z najlepszą wiedzą fachową i najwyższą
starannością jakiej wymaga przedmiot tego rodzaju, z uwzględnieniem wymogów
artystycznych i technicznych;
6)
wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z Podręcznikiem Komunikacji i
Identyfikacji Wizualnej oraz Wymogami dot. Informacji i Promocji, Mechanizm
Finansowy EOG oraz Norweski Mechanizm Finansowy na lata 2009-2014;
7)
przekazania Zamawiającemu wszelkich praw własności oraz praw autorskich do
wykonanego przedmiotu zamówienia.
2.4.B) Wydruk materiałów informacyjnych na potrzeby projektu - informacja dla mieszkańców
na zakończenie projektu
2.4.B.1 Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest opracowanie projektu graficznego i tekstowego materiałów
informacyjnych - ulotek podsumowujących realizację Projektu dla mieszkańców powiatu
mikołowskiego i ich dostarczenie do siedziby Lidera Projektu.
2.4.B.2 Specyfikacja:
Do zadań Wykonawcy należy wykonanie ulotek informacyjnych spełniających następujące warunki:
a)
format : A4 składana na 3 części
b)
papier kreda
c)
połysk
d)
nadruk kolorowy, dwustronny
e)
forma nadruku – wg projektu przygotowanego przez Wykonawcę i
przesłanego Zamawiającemu do akceptacji w terminie do dnia 30 marca 2016 r.
f)
ilość : 10 000 szt.
g)
wersja językowa: polska
Wykonawca jest zobowiązany do:
1)
zebrania informacji i danych, opracowania autorskiego tekstu, wykonania zdjęć
pomocnych do opracowania projektu ulotki;
2)
opracowania i przedłożenia Zamawiającemu projektu graficznego do akceptacji w
terminie 7 dni od daty podpisania umowy;
3)
wydruku ulotki wg specyfikacji i w wersji zaakceptowanej przez Zamawiającego
oraz dostarczenia ulotek do siedziby Zamawiającego, tj. Starostwa Powiatowego w
Mikołowie, Wydziału Promocji i Rozwoju (pok. 209, I piętro) w terminie do dnia 15
kwietnia 2016 r.;
4)
dostarczenia Zamawiającemu na nośniku CD/DVD projektu graficznego ulotki
(pliki JPG, PDF, corel - forma edytowalna oraz zamieniona na krzywe);
5)
zrealizowania czynności zgodnie z najlepszą wiedzą fachową i najwyższą
starannością jakiej wymaga przedmiot tego rodzaju, z uwzględnieniem wymogów
artystycznych i technicznych;
6)
wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z Podręcznikiem Komunikacji i
Identyfikacji Wizualnej oraz Wymogami dot. Informacji i Promocji, Mechanizm
Finansowy EOG oraz Norweski Mechanizm Finansowy na lata 2009-2014;
7)
przekazania Zamawiającemu wszelkich praw własności oraz praw autorskich do
wykonanego przedmiotu zamówienia.
Ogólne obowiązki wszystkich Wykonawców dot. Zadań 1, 2, 3, 4:
Wykonawcy zobowiązani są do:
1) bieżącej współpracy z Zamawiających na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia.
2) odpowiedzialności za merytoryczną stronę opracowań przewidywanych w przedmiocie
zamówienia, za błędy literowe, układ i zawartość. Wykonawca zobowiązany jest do
niezwłocznego nanoszenia uwag przekazywanych przez Zamawiającego.
3) stosowania na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia aktualnych zasad promocji
obowiązujących Zamawiającego, wynikających z umowy o dofinansowanie Projektu:
Wymogi dotyczące Informacji i Promocji, Mechanizm Finansowy EOG oraz Norweski
Mechanizm Finansowy na lata 2009-2014.
4) bieżącego kontaktu z Zamawiającym - telefonicznego, drogą elektroniczną i osobistego osób
wyznaczonych do kontaktów roboczych z Zamawiającym.
III.
Termin realizacji:
Lp.
Nazwa zadania
1A Organizacja konferencji otwierającej projekt
1B
Organizacja konferencji zamykającej realizację projektu
2
Stworzenie strony www wraz z obsługą i hostingiem przez okres
realizacji projektu
Termin realizacji
30 dni od daty
podpisania umowy
Do dnia 22 kwietnia
2016 r.
Wrzesień 2015 r. /
Kwiecień 2016 r.
3A
Wykonanie i montaż tablic informacyjnych w siedzibie Lidera i
Partnerów projektu
21 dni od daty
podpisania umowy
3B
Wykonanie i montaż tablic pamiątkowych w siedzibie Lidera i
Do dnia 15 kwietnia
4A
4B
Partnerów projektu
2016 r.
Wydruk materiałów informacyjnych na potrzeby projektu informacja dla mieszkańców na początek projektu
Wydruk materiałów informacyjnych na potrzeby projektu informacja dla mieszkańców na zakończenie projektu
21 dni od daty
podpisania umowy
Do dnia 15 kwietnia
2016 r.
IV. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na poszczególne zadania (Zadanie 1,
Zadanie 2, Zadanie 3, Zadanie 4).
V. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty będzie “ cena “- waga 100%, zaoferowana przez
Wykonawców w danym zadaniu, przy spełnieniu wszystkich warunków zaproszenia. Do oceny będzie
brana pod uwagę cena brutto za wykonanie poszczególnych zadań. Zamawiający udzieli zamówienia
Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę za wykonanie danego zadania.
VI. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający dopuszcza unieważnienie postępowania.
VII. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać wyjaśnień dotyczących złożonych ofert.
VIII. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert w
danym zadaniu, jeżeli wykonawca którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się
od zawarcia umowy na wykonanie zadania.
IX. W ofercie należy podać cenę brutto za poszczególne zadania. W przypadku gdy Wykonawca
składa ofertę na zadanie składające się z dwóch części to należy podać ceny brutto na
poszczególne części i cenę brutto łącznie za wykonanie danego zadania. Cena musi zawierać
wszystkie koszty związane z realizacją danego zadania.
X. Ofertę należy przesłać faksem i/lub e-mailem do dnia 29.07.2015 r do godziny 16:00.; nr faksu 32
/ 3248189 lub 32 / 3248132, e-mail: [email protected] Ofertę należy
sporządzić na udostępnionym Formularzu Ofertowym. Oferta musi być podpisana przez osobę
upoważniona do składania oświadczeń woli.
XI. Informacji udziela: Aleksandra Łataś-Makuch, tel.: 32 / 3248107.