stres W branży tsl

Truck&Business Polska Zarządzanie
Stres w branży TSL
W opinii wielu przedsiębiorców sektora TSL, umiejętności osobiste stanowią najważniejszą
grupę kompetencji (spośród kompetencji technicznych, specjalistycznych oraz społecznych),
które determinują skuteczność pracowników branży. Bardzo istotna jest umiejętność
pracy pod presją czasu, ale także podejmowanie szybkich i odpowiedzialnych decyzji,
asertywność, odporność i radzenie sobie ze stresem oraz spostrzegawczość i pragmatyzm.
Agnieszka Wołyńska
zastępca dyrektora Departamentu Rozwoju
Zasobów Ludzkich w firmie F5 Konsulting.
Doradca zawodowy i personalny, trener
biznesu (Szkoła Trenerów TROP) oraz
Dyplomowany Coach
??Kluczowe kompetencje w branży
TSL?
Wielozadaniowość, presja czasu, wieloetapowe negocjacje
z klientami czy przewoźnikami (często wymagające znajomości różnic kulturowych), rosnące wymagania klientów,
szybko rozwijająca się konkurencja, a także brak miejsca
nawet na drobne błędy popełniane przez pracowników
mogą powodować poważne konsekwencje, np. najmniejsza
pomyłka spedytora w zakresie pomiaru ładunków wiąże się
z konsekwencjami finansowymi, a to codzienność w TSL.
Wszystko to sprawia, że praktyka bardzo szybko „weryfikuje” pracowników, którzy ze względów osobowościowych
nie radzą sobie z opisanym obciążeniem, wynikającym ze
specyfiki pracy w branży.
Dlatego tak istotna w przypadku pracowników jest umiejętność radzenie sobie ze stresem, a w przypadku kadry
zarządzającej − skuteczne zarządzanie organizacją tak,
aby stres nie miał negatywnego wpływu na wykonywane
zadania.
??Czym jest stres?
Pierwszą definicję w 1939 roku zaproponował Hans Selye,
publikując artykuł w czasopiśmie „Nature”. Stwierdził, że
„stres to niespecyficzna reakcja organizmu na jakiekolwiek wymagania na niego nałożone”. Selye pisał nie tylko
o czynnikach negatywnych, które wywołują stres, ale
również o pozytywnych, takich jak np. w branży logistycznej nowy, duży kontrakt, udział w znaczącym przetargu,
rozwój firmy i rosnące w związku z tym potrzeby doty-
38
czące kompetencji pracowników, czy też w ujęciu jednostkowym − awans stanowiskowy, nowa rola zawodowa.
Stres może wywoływać nie tylko sytuacja zagrożenia czy
utraty czegoś, ale również szansa, wyzwanie czy nagroda.
Z biegiem czasu naukowcy spojrzeli na stres szerzej, uznając, że jest to mechanizm, który zakłóca homeostazę organizmu, a reakcję stresową uznali za jedno z wielu przystosowań, które ostatecznie przywracają mu równowagę.
Pojawia się jednak pytanie − jeśli stres zaburza naszą
równowagę, czy jest nam w ogóle potrzebny? I tak,
naukowcy dowiedli, że do realizacji działań potrzebny
jest optymalny poziom stresu, który daje nam energię,
mobilizuje, zwiększa zdolność koncentracji, poprawia
uwagę, pamięć i szybkość reagowania.
Wiele osób celowo wybiera zawody obarczone dużymi
wymaganiami, w tym radzenia sobie ze stresem, gdyż
lubi sytuacje, w których adrenalina rośnie, trzeba działać
szybko i zdecydowanie, liczą się precyzja i wytrzymałość.
Pamiętać jednak należy o jednej podstawowej zasadzie.
Gdy stres trwa zbyt długo, a jego poziom przekroczy
dopuszczalne granice (dla każdego człowieka inne), jego
skutki przestają być pozytywne, a wręcz przeciwnie −
zaczynają upośledzać wiele funkcji organizmu.
Osoby długotrwale doświadczające stresu zaczynają
odczuwać jego negatywne skutki. Bóle głowy, zmęczenie, kłopoty z koncentracją, z pamięcią, ze snem, zaburzenia odżywiania, rozdrażnienie, oziębłość seksualna,
niekontrolowane wybuchy emocji bądź wręcz przeciwnie
− blokada emocjonalna i szereg innych objawów utrudniają nam życie. W dłuższej perspektywie stres jest jedną
z przyczyn depresji, wypalenia zawodowego i według
badań prowadzonych od lat − jest również częściowo
odpowiedzialny za wiele chorób psychosomatycznych.
??Skutki stresu w pracy
Z perspektywy organizacji i efektywności jej działania,
stres i jego częsta obecność w wielu środowiskach pracy,
powoduje wzrost rotacji pracowników, konflikty i trudności w zakresie współpracy, podejmowanie błędnych decyzji, częstsze korzystanie ze zwolnień lekarskich i ostatecznie spadek efektywności i produktywności pracowników.
Poważnym efektem stresu w pracy jest również syndrom
wypalenia zawodowego, który według znanej badaczki tematu
Christiny Maslach, w szczególności dotyczy tych stanowisk,
Fot. Shutterstock
które związane są z częstym kontaktem z ludźmi. Dodatkowo, gdy długotrwale wkładamy w coś wysiłek, angażujemy się, ponosimy koszty (godziny poświęcone pracy, towarzyszące temu zmęczenie i wyczerpanie), a brakuje rezultatów określonych działań lub ciągle są kwestionowane przez przełożonych, to jesteśmy na prostej drodze do wypalenia zawodowego.
Co najbardziej może zainteresować jednak kadrę kierowniczą i właścicieli firm logistycznych, według badań prowadzonych przez Organizację ds. Badań nad Poprawą Zdrowia (Health Enhancement Research Organization – HERO), stres ma negatywny wpływ na wyniki finansowe firm. Choroby, zwolnienia czy koszty związane z rekrutacją nowych pracowników, to realne i policzalne skutki zarządzania, które nie biorą pod uwagę wpływu warunków pracy na kondycję psychofizyczną pracowników. W pełnym wymagań świecie logistyki − zmienności i presji czasu – okazuje się, że temat stresu jest niezwykle istotny.
? Co stresuje pracowników TSL?
Źródłem stresu może być sama praca i jej charakter. Największego stresu doświadczają pracownicy TSL kontaktujący się z klientami, związani z obszarem spedycji czy zatrudnieni w transporcie (morskim, powietrznym, lądowym), a w szczególności odpowiedzialni za negocjacje z dostawcami, odbiorcami, przewoźnikami.
Pracownicy obawiają się błędów i pomyłek, zmagają się z presją czasu, efektywnością i wymaganiami, które stawia przed nimi rozwijający się i konkurencyjny rynek oraz z rosnącymi potrzebami klientów. Do tego dochodzi potrzeba nieustannego radzenia sobie ze zmianami w przedsiębiorstwach logistycznych, na co wpływają warunki pogodowe, problemy administracyjne (np. zatrzymanie ładunku na granicy), zmiany podatkowe, a nawet polityczne w krajach, z których pochodzą klienci.
Potencjalnych zagrożeń w transporcie jest bardzo dużo. Występują w zasadzie na każdym kroku – podczas jazdy, w pracach załadunkowych i rozładunkowych, w kontakcie z materiałami niebezpiecznymi, szczególnie w sytuacji uszkodzeń opakowań lub wypadków drogowych, utrudnieniach na drogach. Wszystkie te sytuacje generują stres u pracowników, ale również wśród kadry zarządzającej, która odpowiada za tworzenie takich warunków pracy, aby stres nie był czynnikiem negatywnie wpływającym na realizację poszczególnych zadań.
Niezwiązany bezpośrednio ze specyfiką pracy, ale mogący powodować stres, jest system bądź sposób zarządzania funkcjonujący w organizacji. Systemy nieprzejrzyste dla pracowników, nieuwzględniające ich osiągnięć (wysiłku i wkładu w pracę), ani posiadanych kompetencji (brak wdrożonych systemów zarządzania przez kompetencje) powodują, że wielu pracowników traci motywację 39
Truck&Business Polska Zarządzanie
i doświadcza codziennego stresu. Brak jasnych reguł
dotyczących ścieżek rozwoju i kariery, nieuzasadnione
nagradzanie jednych pracowników, a pomijanie innych,
zadania przekraczające kompetencje, bądź wręcz przeciwnie − niewykorzystujące ich potencjału, mogą w dłuższej
perspektywie wzmóc doświadczenie stresu, wynikające
pierwotnie jedynie z charakteru samej pracy.
??Jak zarządzać firmą w branży TSL,
aby niwelować stres i jego skutki?
Budowanie organizacji, która przeciwdziała skutkom
stresu nie jest proste i nie istnieją uniwersalne, sprawdzone rozwiązania, które sprawdzą się w każdej organizacji. Jeśli jednak miałabym w skrócie poradzić właścicielom firm, na co zwrócić uwagę, gdzie skierować
uwagę w budowaniu takiej organizacji, zaczęłabym od
następujących kroków, a właściwie punktów koncentracji:
Spojrzenie na
menedżerów
Spojrzenie na procesy
Spojrzenie na zadania
Spojrzenie na
dział HR
Ciągła praca nad kulturą
organizacji
Opracowanie własne.
Problemy ze stresem pracowników pogłębia niedostateczne przygotowanie menedżerów do pełnionych przez
nich funkcji. Jeśli menedżer nie posiada rozwiniętych
umiejętności interpersonalnych, sam doświadcza negatywnych emocji, które często przenosi na innych, nie radzi
sobie z problemami na stanowisku, w jaki sposób ma skutecznie dbać o kondycję pracowników i realizację zadań.
??Zaczynamy od „góry”
Należy więc zacząć od kadry menedżerskiej. W skrócie − przyjmować „właściwych” i nie bać się wymieniać
„niewłaściwych”. Nie bez powodu bestsellerami na rynku
publikacji psychologicznych stały się pozycje dotyczące
inteligencji emocjonalnej, gdyż to ona właśnie, dobrze
40
rozwinięta u menedżera, odpowiada za skuteczne budowanie i zarządzanie relacjami międzyludzkimi, a te − prawidłowo ukształtowane − chronią pracowników przed
negatywnymi skutkami stresu.
Celowy dobór menedżerów trzeba prowadzić na bazie
stworzonych wcześniej profili kompetencyjnych, w tym
profilu cech osobowościowych oraz dbać o rozwój kompetencji zarządzających poprzez odpowiednio dobrane
działania rozwojowe. Pamiętajmy, że jedną z głównych
przyczyn odejść pracowników z firm nie jest sytuacja
w firmie, ale właśnie nieprawidłowe stosunki z przełożonym bądź negatywna ocena jego działań. Szef/menedżer
ma ogromną zdolność wpływania na reakcje, a nawet
emocje pracowników.
??Wytropić wąskie gardło firmy
Kolejnym krokiem może stać się przegląd procesów funkcjonujących w organizacji, znalezienie wąskich gardeł
i wdrożenie usprawnień. Im większe stają się organizacje,
tym trudniej jest pracownikom efektywnie realizować
zadania, co wpływa na ich poziom stresu i frustracji.
Wraz z przeglądem i usprawnieniem procesów należy
cyklicznie analizować pracę i obciążenia nią na wybranych stanowiskach. Należy obserwować, z jakim stresem,
zadaniami i ich rezultatami wiąże się praca, tak aby na
stanowiskach potencjalnie najbardziej wyczerpujących
wdrażać mechanizmy wsparcia, które chronić będą pracowników przed skutkami długotrwałego stresu.
Nawet niewielkie usprawnienia czy zmiany mogą czasem
przynieść bardzo pozytywne efekty. Ważne jest również,
aby nie kierować się własnym wyobrażeniem o tym, czego
potrzebują pracownicy na tych stanowiskach, ale pytać
pracowników o zdanie, a ostatecznie uwzględniać ich
pomysły na usprawnienia i zmianę sytuacji. Włączanie
pracowników w proces zmian w organizacji chroni ich
przed stresem, gdyż daje poczucie sprawstwa i kontroli
nad sytuacją, podnosi także motywację i zaangażowanie.
??Pomoc HR
Przejdźmy do roli działu HR, która w kształtowaniu rozwiązań przeciwdziałającym skutkom stresu w organizacji
jest nieoceniona. Właściwy dobór kadr jest bazą, od której
wszystko się zaczyna, oczywiście dobór profesjonalny,
oparty o rzetelną analizę pracy dla wybranych stanowisk,
a także o stworzone na tej podstawie profile kompetencyjne pracowników.
Już na starcie kluczem do sukcesu staje się wybranie tych,
którzy potencjalnie najlepiej poradzą sobie z dużym stresem na stanowiskach. Poza tym, pracownicy od początku
powinni wiedzieć, z czym wiąże się realizacja określonych
zadań, jakie kompetencje są wymagane, a które należy
rozwijać, oraz na jakie wsparcie w organizacji mogą liczyć.
To również dział HR odpowiada za treningi i szkolenia dla
pracowników, które powinny uwzględniać obszar budowania umiejętności radzenia sobie ze stresem i wysuwać
Z perspektywy organizacji i efektywności jej działania, stres
i jego częsta obecność w wielu środowiskach pracy, powoduje
wzrost rotacji pracowników, konflikty i trudności w zakresie
współpracy, podejmowanie błędnych decyzji, częstsze
korzystanie ze zwolnień lekarskich i ostatecznie spadek
efektywności i produktywności pracowników.
propozycje skierowane do najbardziej obciążonych stresem grup pracowników.
I ostatnią kwestią, co nie oznacza jej najmniejszej wagi,
jest ciągła praca nad kulturą organizacji. Wartości
i niepisane normy, które funkcjonują w firmie, w dużo
większym stopniu wpływają na działania pracowników,
niż głoszone publicznie hasła i zachęty. Jeśli tolerujemy
nadgodziny i morderczy wyścig szczurów w firmie, jeśli
menedżer, któremu obce są reguły pozytywnego wzmacniania pracowników, jest awansowany, to nic dziwnego,
że zatrudnieni nie wierzą w wartości „firmy przyjaznej
pracownikom”, które są oficjalnie głoszone.
Praca nad opisanymi obszarami budowania mechanizmów przeciwdziałających skutkom stresu nie jest łatwa
i czasem warto skorzystać z pomocy ekspertów, którzy
podpowiedzą, czasem wydawałoby się oczywiste, rozwiązania.
??I na koniec...
Zarządzanie stresem w organizacji wspomaga kreowanie
wizerunku firmy jako dobrego pracodawcy. Komunikujemy pracownikom, że ważne jest dla nas ich zdrowie
i samopoczucie, że tzw. work life balance nie jest tylko
propagandowym hasłem, ale istotną wartością organizacji. Pracownik spełniony w życiu osobistym, zdrowy
i wypoczęty, jest najbardziej efektywny i zaangażowany
w działania na rzecz firmy.
cała branża TSL w jednym miejscu
W programie m.in. :
Bezpieczeństwo transportu do państw WNP
Bezpieczeństwo transportu towarów
niebezpiecznych w łańcuchach multimodalnych
Bezpieczeństwo w logistyce i transporcie
Bezpieczny transport = Bezpieczny biznes
trans-poland.pl
05-07 listopada 2014 | Warszawa | EXPO XXI
Międzynarodowe Targi Transportu i Logistyki
41