Sprawozdanie z kontroli funkcjonowania sekretariatu II Wydziału

XI WW 4191-17/12
Sprawozdanie
z kontroli funkcjonowania sekretariatu II Wydziału Karnego Sądu Rejonowego w Jastrzębiu Zdroju wraz
z czynnościami wykonywanymi w sekretariacie Sekcji Wykonawczej przeprowadzonej przez st. inspektora d/s biurowości
sądowej Sądu Okręgowego w Gliwicach Barbarę Urbanek w dniach 25-31 lipca i 6-14, 16 i 17 sierpnia 2012 roku, w ramach
realizacji planu pracy na 2012 rok, zgodnie z poleceniem Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 12 lipca 2012 roku.
Kontrola pracy sekretariatu wydziału przeprowadzona została w oparciu o przepisy:
-
rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 października 2002 roku w sprawie trybu sprawowania nadzoru
nad działalnością administracyjną (Dz. U. Nr 187, poz. 1564),
-
rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku – Regulamin urzędowania sądów
powszechnych (Dz. U. Nr 38, poz. 249 z 2007r.) – zwanego dalej „Regulaminem sądowym”,
-
zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 roku w sprawie organizacji i zakresu działania
sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r.)
zwanego dalej „zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości”,
-
ustawy z dnia 18 grudnia 1998 roku o pracownikach sądów i prokuratury (Dz. U. Nr 162, poz. 1125 z 1998r.,
a objęto nią okres od 1 sierpnia 2009 roku do 31 marca 2012 roku.
Poprzednia kontrola sekretariatu przeprowadzona została w listopadzie 2009 roku przez inspektora ds. biurowości
Barbarę Urbanek i obejmowała okres od 1.01.2007 roku do 31.10.2009 roku. Praca sekretariatu została oceniona pozytywnie,
a w ramach zaleceń pokontrolnych wskazano wówczas w szczególności m.in. na konieczność czynienia w aktach sprawy
adnotacji o wykonaniu zarządzenia przy wszelkiego rodzaju zarządzeniach i opatrywaniu adnotacji tych czytelnym
podpisem, bądź skróconym podpisem i pieczęcią z imieniem i nazwiskiem podpisującego oraz przypomniano o obowiązku
czynienia adnotacji o dacie wysłania pisma na pozostawianych w aktach kopiach pism wysyłanych przez sąd.
Zakres czasowy i tematyczny kontroli:
1.
Organizacja pracy sekretariatów
2.
Ruch spraw w wydziale oraz w sekcji wykonawczej w latach od 1.01.2010 roku do 30.06.2012 roku, średnie
miesięczne obciążenie pracowników sekretariatów w tym okresie
3.
Stan i sposób prowadzenia ksiąg biurowych i innych urządzeń ewidencyjnych metodą tradycyjną, prawidłowość
wprowadzania danych oraz prowadzenie tych urządzeń w systemie informatycznym,
wykorzystywania czynności nadzorczych
4.
Prawidłowość i terminowość wykonywania zarządzeń oraz prowadzenie akt
5.
Podsumowanie wyników kontroli
prawidłowość
Podsumowanie wyników kontroli
Wyniki przeprowadzonej kontroli sekretariatu II Wydziału Karnego i sekretariatu Sekcji Wykonawczej pozwalają
ich pracę ocenić pozytywnie. Na tak dobre wyniki pracy sekretariatów ma niewątpliwie zarówno bardzo dobra organizacja
pracy oraz dobrze przygotowana kadra urzędnicza. W wydziale panuje miła atmosfera, pracownicy stanowią doświadczony
i zgrany zespół. Dobra współpraca pomiędzy sekretariatami jest odzwierciedleniem przestrzegania przepisu § 357
Regulaminu sądowego, a więc orzeczenia kierowane są bezzwłocznie do wykonania po ich prawomocności, czy też zwrotu
z II instancji. Dużą zasługę w tej mierze należy przypisać kierownikom sekretariatów, którzy koordynują prawidłowe ich
funkcjonowanie, również w zakresie prowadzenia biurowości w systemie informatycznym, wykazując się przy tym dużym
zaangażowaniem.
Mimo jednakże tej okoliczności stwierdzono w działalności sekretariatów pewne niedociągniecia, które
szczegółowo opisano w poszczególnych częściach niniejszego protokołu. W dalszym ciągu w pracy sekretariatów zdarzają
się przypadki niedostosowania się do przepisu § 16 ust. 2 i 3 zarządzenia M. S., a mianowicie adnotacje o wykonaniu
zarządzenia, przedłożenia akt sędziemu opatrywane są parafką osoby, która czynność tę wykonała. W przypadku spraw
kierowanych do postępowania egzekucyjnego czy też ponagleń skazanych o zapłatę należności, zarządzenia te nie zawierają
adnotacji o ich wykonaniu - § 16 ust. 2 zarządzenia M. S. Również na pozostawianych w aktach kopiach pism wysyłanych
przez sąd brak jest podpisu osoby sporządzającej dokument – jak to stanowi przepis § 20 zarządzenia M. S. W przypadku
wpływu do sprawy wniosku skazanego np. o odroczenie kary pozbawienia wolności, o umorzenie kosztów czy też rozłożenia
ich na raty, pisma KMP stanowiącego odpowiedź na zapytanie sądu odnośnie stanu poszukiwań skazanych brak jest na
dokumencie adnotacji o przedłożeniu akt sędziemu – co wynika z przepisu § 9 ust. 1 zarządzenia M. S.
Czynności należące do zadań sekretariatu wykonywane są sprawnie, a terminowość wykonywania zarządzeń
sędziów nie budzi zastrzeżeń. Wyjątek w tym zakresie stanowią sprawy w których oskarżonych skazano na karę pozbawienia
wolności lub też zarządzono im zastępczą karę pozbawienia wolności, a nie zostali jeszcze osadzeni w zakładach karnych.
W związku z powyższym zobowiązuje się wszystkich pracowników sekretariatu o przestrzeganie art. 6 Ustawy
o pracownikach sądów i prokuratury, zgodnie z którym urzędnik zobowiązany jest sprawnie, terminowo wykonywać każdą
powierzona czynność, a kierownika sekretariatu Sekcji Wykonawczej o nadzór nad tymi sprawami - § 5 ust. 1 zarz. M. S.
Odnośnie systemu informatycznego z którego korzysta wydział karny i sekcja wykonawcza stwierdzono, że
w zasadzie funkcjonuje on prawidłowo. Urządzenia ewidencyjne prowadzone są prawidłowo, wykorzystywane są poprawnie
ich możliwości. W prawidłowy sposób oddany jest tok postępowania w poszczególnych sprawach. Dane wprowadzane są
w sposób rzetelny, umożliwiający sporządzanie, a wydruki tych urządzeń faktycznie odzwierciedlają tradycyjne urządzenie
ewidencyjne. W systemie w module karnym widnieje ujednolicony katalog czynności nadzorczych oraz merytorycznych,
który przesłany został do sądu rejonowego przy piśmie Pana Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 14 marca 2012
roku i stwierdzono, że wykorzystywany jest prawidłowo, a czynności już niewykorzystywane ukryte zostały przez
informatyków sądu. Również w systemie utworzone są i prawidłowo wykorzystywane szablony pism, orzeczeń jak również
z systemu sporządzane są koperty i zwrotne poświadczenia odbioru. W przypadku pojawienia się jakichkolwiek
nieprawidłowości, informację w tym zakresie w dalszym ciągu należy zgłaszać wyznaczonemu do współpracy z Currendą
informatykowi sądu – jak to stanowi przepis § 5 ust. 2 pkt 9 zarządzenia M. S.
Po zakończeniu kontroli omówiono z Panią kierownik sekretariatu wydziału i Panią kierownik sekretariatu sekcji
wykonawczej szczegółowo uchybienia oraz udzielono instruktażu co do sposobu ich wyeliminowania.
Swoje spostrzeżenia i uwagi przekazano Pani Prezes Sądu Rejonowego w Jastrzębiu Zdroju pełniącej jednocześnie
funkcję Przewodniczącego II Wydziału Karnego oraz w tym okresie zastępującą Kierownika Sekcji Wykonawczej.
Gliwice, dnia 10 września 2012 roku
st. inspektor ds. biurowości sądowej
/-/ Barbara Urbanek